Penulisan frase atau klausa pembuka dalam kalimat pembuka surat yang benar ialah

(1) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 22 Juli 2003, No. 225/U.IV/2003 tentang permintaan tenaga pengajar bahasa Indonesia untuk orang asing. Kami ingin menanggapi sebagai berikut.

(2) Menjawab surat Saudara tanggal 17 April 2003, No.257/F/III/2003 tentang pen­calonan peserta Seminar Lingkungan Hidup di Jakarta, kami beri tahu­kan bahwa semua peserta yang diusulkan dapat dite­rima.

(3) Bersama ini kami beri tahukan bahwa rapat pemegang saham PT Malabar di­batalkan karena pembukuan keuangan belum semua di­laporkan.

Penggunaan kalimat pembuka surat seperti (1), (2), dan (3) itu perlu di­cermat­kan. Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya se­suai de­ngan kaidah bahasa. Kalimat untuk itu sekurang-kurangnya me­miliki subjek, dan predikat. Selain itu, kalimat yang digunakan tidak per­lu berbelit-belit. Apabila kita perhatikan, kalimat (1) tidak benar karena unsur yang ada hanya berupa keterangan yang ditandai oleh kelompok kata sehubungan de­ngan dan diakhiri tanda titik (.) sebelum kalimat itu selesai. Kesalahan kalimat (2) disebabkan oleh tidak adanya kata penghubung sebagai penanda keterangan yang berbentuk anak kalimat. Kalimat (1) dan (2) di atas dapat diperbaiki menjadi sebagai berikut.

(1a) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 22 Juli 2003, No. 225/U.IV/2003, tentang permintaan tenaga pengajar bahasa Indonesia untuk orang asing, kami ingin menanggapi beberapa hal sebagai berikut.

(2a) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 17 April 2003, No.257/F/III/2003, tentang pencalonan peserta Seminar Lingkungan Hidup di Jakarta, kami beri tahukan bahwa semua peserta yang Saudara usulkan dapat kami terima.

Kesalahan kalimat (3) terletak pada isinya. Surat itu hanya memberita­hukan sesuatu, tidak menyertakan lampiran dan bukan merupakan surat pem­beritahuan tentang pengiriman barang sehingga tidak tepat menggu­nakan ungkapan bersama ini. Kelompok kata bersama ini digunakan jika ada lampiran yang disertakan atau surat itu memberitahukan bahwa ada sesuatu yang dikirimkan bersama-sama pengiriman surat itu. Dengan de­mikian, kalimat (3) sebaiknya diperbaiki menjadi sebagai berikut.

(3a) Kami beri tahukan bahwa rapat pemegang saham PT Malabar dibatalkan karena pembukuan keuangan belum semua dilaporkan. Berikut ini contoh kalimat pembuka surat yang disertai
lampiran atau pem­beri­tahuan pengiriman barang (4) dan kalimat pembuka surat yang berisi pemberitahuan (5), (6), dan kalimatpembuka surat untuk surat balasan (7).

(4) Bersama ini kami kirimkan contoh laporan yang Saudara minta.

(5) Kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diselengga­rakan pada hari selasa, tanggal 6 Agustus 2003.

(6) Sesuai dengan surat Saudara tanggal 14 Februari 2003, No.986/I/IX/2003, tentang penerimaan pegawai baru, kami ingin memberitahukan beberapa hal berikut.

(7) Surat Anda tanggal 25 Januari 2003 No. 453/L/II/2003 sudah kami terima. Sehubungan dengan itu, berikut kami sampaikan jawaban kami atas per­tanyaan Anda.

Surat merupakan sarana komunikasi tulis. Agar dapat dipahami oleh pem­bacanya, di dalam penulisan surat (resmi), penulis perlu mempertim­bangkan faktor kesederhana­an, kesantunan bahasa, kelugasan kalimat, ke­cermatan dan ketepatan dalam pemilihan kata dan struktur kalimat, serta keserasian atak. Walau­pun demikian, faktor kelaziman juga perlu diper­hatikan. Oleh karena itu, bagian isi surat selalu terdiri atas bagian pem­buka, bagian isi, dan bagian pe­nutup.

Bagian penutup surat dapat berupa harapan pengirim surat atau ucap­an terima kasih kepada penerima surat. Hingga saat ini masih terdapat kalimat pada bagian penutup surat resmi sebagai berikut.

(1) Demikian agar Saudara maklum adanya.

(2) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.

(3) Demikian, atas perhatian Bapak, kami haturkan terima kasih.

Setiap surat yang dikirimkan tentu diharapkan untuk dapat dimaklumi oleh pene­rima surat. Oleh karena itu, pernyataan seperti pada kalimat (1) tidak diperlukan lagi. Selain itu, pernyataan pada kalimat (1) “Demikian agar Saudara maklum adanya” bukanlah sebuah kalimat yang lengkap karena tidak memiliki subjek dan predikat. Pernyataan itu hanya berupa anak kalimat yang tidak disertai induk kalimatnya. Oleh karena itu, pernyataan itu dapat dikatakan mubazir karena tidak informatif. Pada kalimat (2) penggunaan kata ganti-nya pada Atas perhatiannya di­ucapkan terima kasih tidak jelas mengacu kepada siapa. Bentuk -nya itu lebih tepat jika diganti dengan kata sapaan untuk orang kedua, seperti Saudara, Bapak, atau Anda karena komunikasi yang terjadi di dalam surat ialah komuni­kasi antara pihak pertama dan ke­dua. Selain itu, peng­gunaan imbuhan di- pada kata diucapkan terasa tidak masuk akal karena secara logika akan timbul pertanyaan, “Siapakah yang mengucapkan teri­ma kasih itu.” Ucapan terima kasih itu disampaikan oleh penulis surat kepada penerima surat. Oleh karena itu, kalimat penutup surat yang dapat digunakan ialah, Atas per­hatian Saudara, kami sampaikan ucapan

terima kasih. Pada contoh kalimat penutup surat nomor (3), Demikian atas per­hatian Bapak, kami haturkan terima kasih. Kata demikiantidak diperlu­kan pada penutup surat itu karena penggunaan kata itu tidak memberikan informasi apa pun. Selain itu, penggunaan kata haturkan tidaklah tepat karena kata haturkan itu masih bersifat kedaerahan, sedangkan surat yang dibuatnya adalah surat resmi, yang menuntut penggunaan kosakata baku bahasa Indone­sia. Oleh karena itu, kata haturkan lebih tepat jika diganti dengan kata ucapkan apabila kita menekankan pada keinginan untuk mengucapkan sesuatu, atau kata sampaikan apa­bila kita memang ingin menyampaikan sesuatu, yaitu ucap­an terima kasih kepada penerima surat. Jadi, di dalam penulisan surat dinas, pada kalimat penutup surat se­baik­­nya tidak digunakan kata-kata yang masih bersifat kedaerahan dan tidak digunakan kata-kata yang tidak memberikan kejelasan informasi.