Mengagendakan surat masukAHMADI AL-AZMIEJika anda selalu berkecimpung dengan surat menyurat maka anda harus
memahami benar bagaimana Tata Cara Penulisan Nomor Surat agar semua surat yang ada bisa lebih tertib. Jangan sampai, saat membuat surat anda sampai lupa meletakkan nomor suratnya. Nah, supaya lebih jelas mari kita bahas satu persatu. Show 100% menganggap dokumen ini bermanfaat (1 suara) 7K tayangan 4 halaman Mengagendakan Surat Masuk © © All Rights Reserved Format TersediaDOCX, PDF, TXT atau baca online dari Scribd Bagikan dokumen IniApakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?100% menganggap dokumen ini bermanfaat (1 suara) 7K tayangan4 halaman Mengagendakan Surat MasukLompat ke Halaman Anda di halaman 1dari 4 You're Reading a Free Preview Puaskan Keingintahuan AndaSegala yang ingin Anda baca. Kapan pun. Di mana pun. Perangkat apa pun. Tanpa Komitmen. Batalkan kapan saja. Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Buku agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk mengagendakan surat masuk maupun surat keluar dalam suatu perusahaan. Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk. Fungsi dari buku agenda :
Bagan Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda Langkah - Langkah Pengurusan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda Surat-menyurat dalam suatu perusahaan adalah sebuah hal yang umum terjadi. Untuk menjaga agar kegiatan surat menyurat tersebut bisa dapat terkontrol dengan jelas, maka kegiatan surat menyurat juga masuk dalam administrasi yang memerlukan prosedur tersendiri. Salah satu cara dalam mengelola atau mengurus surat masuk dapat dilakukan dengan sistem buku agenda. Dalam pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda, ada langkah-langkah tersendiri yang bisa dijadikan patokan. Langkah-langkah pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda adalah sebagai berikut : 1. Penerimaan Surat Surat masuk dapat diterima melalui :
Tugas penerima surat adalah :
Simak juga: Cara Mengisi Lembar Disposisi 2. Penyortiran Surat Penyortiran surat yaitu kegiatan memisah-misahkan surat sesuai dengan jenisnya yang digunakan untuk pengolahan lebih lanjut. Adapun tahap-tahap penyortiran surat adalah sebagai berikut : a. Tahap pertama Dipisahkan antara surat dinas dan surat pribadi. b. Tahap kedua Surat dinas dipilah antara surat rahasia dan surat tidak rahasia c. Tahap ketiga Surat tidak rahasia dibuka dan dipisahkan antara surat biasa dan surat penting. Surat biasa diperiksa kelengkapannya, seperti lampiran (jika ada), surat kemudian distempel penerimaan, ditulis tanggal dan nomor urut setiap bulannya. Tujuan dari penyortiran surat ini adalah :
3. Pencatatan Surat/ Agendaris Kegiatan pencatatatan surat atau agendaris meliputi: 3.a. Menerima semua surat dari penerima surat 3.b. Membuka sampul surat 3.c. Membubuhkan cap agenda Sebelum surat dicatat dalam buku agenda, maka terlebih dahulu dibubuhkan stempel agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat. Stempel agenda bagian arsip dapat berupa: 3.d. Memeriksa kelengkapan surat Untuk memeriksa kelengkapan surat, dapat digunakan buku agenda yang berisi keterangan-keterangan berikut ini. Keterangan memuat informasi surat tentang lampiran. Daftar Lampiran Surat yang Hilang Daftar Lampiran Yang Dikirim Dengan Pos Sendiri Daftar Lampiran Surat Berharga e. Membaca surat, menggaris bawahi isi surat dan membuat catatan penting/ memberi tanda yang membantu pembaca surat f. Mencacat surat dalam buku agenda Buku Agenda Surat Masuk Buku Agenda Tunggal g. Menyampaikan surat yang disertai lembar disposisi kepada pengarah surat Lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat/ agendaris yang dipergunakan untuk membubuhkan disposisi pimpinan. 4. Pengarahan Surat Setelah menerima surat beserta lembar disposisi dari pencatat surat, surat diteliti kebenarannya, selanjutnya surat diserahkan kepada petugas tata usaha unit pengolah (pengolah surat) yang disertai lembar disposisi yang telah diberi keterangan kepada siapa dan tindak lanjut sesuai dengan kepentingan isis surat. Dari tata usaha unit pengolah, pengarah menerima tanda terima melalui buku ekspedisi intern. 5. Unit Pengolah
6. Penyimpanan Surat Penyimpanan surat merupakan kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu. Apa yang dimaksud mengagendakan surat?Mengagendakan Surat Masuk Yang dimaksud dengan mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda. Buku agenda masuk ini biasa disebut daily mail record, petugas pencatat surat disebut agendaris atau mail clerk. Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.
Siapa yang bertugas dalam mengagendakan surat?Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
|