Tata cara PENYIMPANAN dan penemuan kembali arsip berdasarkan subjek dari arsip disebut sistem

BerandaKearsipanPengertian Penyimpanan Berdasarkan Sistem Tanggal, Merancang Klasifikasi Tanggal dan Contohnya

Table of Contents Show

Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?
Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering Digunakan
Video yang berhubungan
Video yang berhubungan

A. Pengertian Penyimpanan Berdasarkan Sistem Tanggal Filing sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan atau tahun. Dalam sistem ini yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali adalah tanggal, bulan atau tahun pembuatan surat atau tanggal surat yang tercantum pada barisan tanggal yang tercantum dalam arsip itu sendiri. Sistem tanggal merupakan sistem yang paling sederhana dan praktis sehingga cocok diterapkan kepada perusahaan kecil yang kegiatannya masih sedikit dan masalahnya belum kompleks.

B. Merancang Klasifikasi Tanggal

Dalam sistem tanggal atau disebut sistem kronologis, pengelompokan tetap dilaksanakan atas sistem subjek, sub subjek, dan satuan sub subjek. Yang dijadikan pengelompokan itu adalah tanggal, bulan, dan tahun yang tercantum pada barisan tanggal surat. Yang ditetapkan sebagai subjek adalah tahun, sebagai sub subjek adalah bulan, dan sebagai satuan sub subjek adalah tanggal. Prinsip klasifikasi seperti yang telah dilakukan pada filing sistem kearsipan yang lain [sistem alpabet, sistem nomor, sistem wilayah, sistem subjek] mengarah pada susunan penataan arsip yaitu mengatur pengelompokan dan penyimpanan arsip pada unit-unit yang lebih kecil. Untuk menghemat tenaga, waktu tempat dan perlu dilakukan pemberian kode. Dari uraian di atas dapat diambil suatu kesimpulan sebagai berikut: 1. Tahun ditetapkan sebagai judul laci. 2. Bulan ditetapkan sebagai judul guide. 3. Tanggal ditetapkan sebagai judul folder. Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan, dan tahun yang ada pada surat [tanggal surat] dijadikan sebagai kode penyimpanan. Klasifikasi sistem tanggal surat atau warkat yang bertahun sama disimpan dalam laci yang sama. Warkat atau surat yang bulannya sama akan berada di belakang guide yang sama, serta surat atau warkat yang bertanggal sama akan terdapat dalam folder yang sama.

Contoh :

Surat yang bertanggal 15 Maret 2013 diindeks sebagai berikut. 2013 = Unit 1 sebagai kode laci. Maret = Unit 2 sebagai kode guide. 15 = Unit 3 sebagai kode folder.

BerandaKearsipanMacam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip [Filing System]

Pada dasarnya penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan cara tertentu secara sistematis dengan maksud untuk membantu dan mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut. Metode penyimpanan yang sistematis tersebut sering disebut dengan sistem penyimpanan arsip [Filing system]. Sistem penyimpanan dapat didefinisikan sebagai sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip terdiri atas 5 [lima], sistem yaitu:

1] Sistem Filing Abjad

Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad nama orang atau nama organisasi menurut tata urutan abjad. Abjad yang dipergunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama organisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan dipergunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad seperti yang digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana.

2] Sistem Tanggal

Sistem Tanggal, adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan, atau tahun. Dalam sistem ini yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali adalah tanggal, bulan atau tahun pembuatan surat atau tanggal surat yang tercantum pada barisan tanggal yang tercantum dalam arsip itu sendiri. Sistem tanggal merupakan sistem yang paling sederhana dan praktis sehingga cocok diterapkan kepada perusahaan kecil yang kegiatannya masih sedikit dan masalahnya belum kompleks.

3] Sistem Subyek

Sistem Subyek, Yang dimaksud dengan pengelolaan arsip sistem pokok masalah adalah tata cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip [arsip surat masuk maupun arsip surat keluar] berdasarkan subyek atau pokok masalah/perihal dari arsip itu. Bila perihal surat tidak sesuai dengan isi surat maka isi surat bisa dijadikan sebagai dasar pencatatan klasifikasi subyek atau pokok masalah.

4] Sistem Wilayah

Sistem Wilayah, adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas dan/atau arsip yang dijadikan pedoman untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang kita kirimi surat. Jika ada surat masuk dan sudah diproses dengan benar, maka arsipnya disimpan berdasarkan wilayah asal surat, sedangkan untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan wilayah pihak yang dikirimi surat. Penyimpanan berkas/arsip yang dipergunakan dalam sistem wilayah adalah serangkaian pembagian wilayah yang disesuaikan dengan kegiatan badan usaha atau jasa di wilayah yang dipergunakan.

5] Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Kode Nomor

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama-orang atau nama badan disebut sistem nomor [numeric filling system]. Sistem Nomor, Yang dimaksud sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode angka/nomor.

Hampir sama dengan sistem-nomor yang penyimpanan arsip berdasarkan kepada nama, hanya nama disini diganti dengan kode nomor. Sebagai misal, surat-surat dari dan ke PT Mekar Abadi akan disimpan dalam map bernomor 1960, atau kartu tabanan Erwita diberi nomor 25416. Pada sistem nomor, nomor yang diberikan kepada PT Mekar Abadi dan rekening bank Erwita selamanya akan tetap sama dan tidak akan berubah.

Sistem penyimpanan arsip ada banyak jenisnya, tapi tidak semuanya cocok jika Anda terapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang dikelola. Perlu Anda ketahui, sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau staf kearsipan ketika melakukan indexing, baik itu melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali, keduanya yang membutuhkan kemampuan arsiparis yang terampil dalam mengklasifikasi arsip.

Untuk itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai setiap sistem penyimpanan arsip, sehingga nantinya Anda dapat memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan dari bagian kearsipan. Apa saja sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?

Menurut Muhidin dan Winata [2016] menyebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang”. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering Digunakan

Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain:

Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.

Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.

Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.

Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing.

Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.

Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat.

Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.

Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad.

Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.

Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.

Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya.

Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci.

Itulah tadi beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Kira-kira manakah yang paling cocok bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Tentunya, sistem di atas juga dapat Anda kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc. Anda dapat menghubungi tim marketing kami untuk informasi selengkapnya.