Surat adalah salah satu bentuk media komunikasi yang cukup populer. Sejak jaman dulu sampai sekarang, surat masih memainkan peran besar dalam hal komunikasi. Bahkan, di era modern yang sudah begitu akrab dengan dunia digital ini pun, surat juga masih sering digunakan. Show
Karena surat masih terus difungsikan hingga sekarang, maka penting pula bagi kita untuk mengetahui pengertian surat dan juga jenis jenis surat serta pembagian surat. Perkara surat menyurat ini terutama penting bagi para pelajar administrasi perkantoran yang umumnya masih sering menggunakan surat sebagai salah satu bentuk komunikasinya.  Pengertian suratBerdasarkan pendapat Drs. I.G. Wursanto yang tertulis dalam bukunya berjudul Teknologi Perkantoran I, pengertian surat adalah media komunikasi berisi bermacam keterangan tertulis yang tujuannya disampaikan untuk pihak lain yang membutuhkannya, baik berupa informasi maupun untuk mendapatkan pengertian atau untuk menghasilkan kerjasama dari kedua belah pihak. Dari pengertian surat ini, dapat diketahui bahwa surat melibatkan dua pihak utama yaitu pihak pengirim dan penerima surat. Ketika pengirim dan penerima tersebut melakukan hubungan terus-menerus dan berkesinambungan melalui surat, maka terjadilah hal yang disebut surat-menyurat atau koresponden. Aneka jenis SuratJenis surat ada bermacam -macam. Jenis surat ini digolongkan berdasarkan beberapa hal tertentu. Berikut ini adalah pembagian jenis - jenis surat menurut berbagai aspek : 1) Jenis surat berdasarkan wujud surata. Surat biasa atau surat bersampulSurat biasa atau bersampul adalah jenis surat yang ditulis di atas kertas, yang biasanya surat tersebut dimasukkan dalam sampul oleh si pengirim untuk dikirimkan pada pihak yang dituju. b. Memo dan notaMemo atau nota adalah jenis surat yang digunakan secara intern di dalam kantor atau organisasi. Biasanya, memo digunakan untuk mencari atau menyampaikan informasi serta petunjuk yang singkat antar pejabat kantor. lihat contoh c. Kartu posKartu pos adalah benda pos berupa kartu berukuran 10 x 15 cm atau 15 x 20 cm. Kartu pos biasa digunakan untuk surat yang berisi pesan singkat dan tidak rahasia karena dapat langsung dibaca. d. Warkat posWarkat pos adalah jenis surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Warkat pos digunakan untuk surat dengan isi yang lebih panjang dari kartu pos. Isi warkat pos umumnya bersifat privat atau pribadi karena hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yang namanya tercantum di alamat surat. e. TelegramTelegram adalah jenis surat yang ditulis di blanko telegram khusus, berisi pesan singkat atau pokok-pokok permasalahan secara singkat. f. Surat tanda buktiSurat tanda bukti adalah jenis surat berbentuk formulir yang digunakan sebagai tanda bukti keabsahan terkait aktifitas tertentu antar dua pihak. Contoh surat tanda bukti adalah kuitansi, faktur, tanda terima, dan lain sejenisnya. 2) Jenis surat menurut sifat isia. Surat pribadiSurat pribadi adalah jenis surat yang dibuat seseorang yang isinya bermacam hal terkait kepentingan pribadi si penulis surat. Surat pribadi digolongkan dalam dua macam yakni surat pribadi yang bersifat kekeluargaan dan surat pribadi yang bersifat setengah resmi. Contoh: Surat Lamaran Pekerjaan, Surat Pengunduran Diri, Surat untuk Orang Tua b. Surat dinasSurat dinas adalah jenis surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh lembaga atau organisasi tertentu, baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta, yang isinya terkait kepentingan dinas dan ditandatangani pejabat atau yang mewakili. Surat dinas dapat dibagi lagi dalam dua macam, yakni surat dinas pemerintah atau surat dinas yang dilakukan lembaga pemerintah dan surat dinas swasta atau yang dibuat oleh lembaga non pemerintah. Selengkapnya mengenai Macam Macam Surat Dinas 3) Jenis surat menurut keamanan isia. Surat biasaSurat biasa adalah jenis surat yang apabila isinya diketahui atau dibaca orang lain, maka tidak akan menimbulkan masalah atau akibat buruk atau merugikan organisasi atau pejabat yang bersangkutan. b. Surat rahasiaSurat rahasia adalah jenis surat yang isi suratnya tidak boleh diketahui oleh orang lain, selain yang berhak yang namanya tercantum pada sampul surat. Sebab, bila isi surat sampai diketahui pihak lain, dikhawatirkan dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Surat jenis rahasia biasanya ditandai dengan kode RHS atau R pada sampulnya. Contoh: Surat Berita Acara Pemeriksaan, c. Surat sangat rahasiaSurat sangat rahasia adalah jenis surat yang isinya tentang masalah yang sangat penting sehingga tidak boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang yang tidak berkepentingan dan isinya hanya boleh dibaca oleh orang tertentu saja yang memang berhak mengambil keputusan terkait atau menyelesaikannya. Surat sangat rahasia biasanya ditandai dengan kode SRHS atau SR pada sampulnya. 4) Jenis surat menurut proses penyelesaiannyaa. Surat biasaSurat biasa menurut proses penyelesaian adalah jenis surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan cepat atau segera. Surat jenis ini dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima. b. Surat segeraSurat segera adalah jenis surat yang isinya membutuhkan tanggapan atau proses penyelesaian dengan segera sehingga harus lebih cepat diproses dari surat biasa, atau harus didahulukan. c. Surat sangat segeraSurat sangat segera memerlukan tanggapan penyelesaian dengan secepat mungkin, jadi harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau harus untuk dijadikan sebagai prioritas utama. 5) Jenis surat menurut kegiatana. Surat internSurat intern adalah jenis surat yang ditujukan untuk lingkungan organisasi atau instansi itu sendiri, artinya baik pengirim maupun penerima surat berada di dalam satu instansi. b. Surat eksternSurat ekstern adalah jenis surat yang ditujukan untuk pihak lingkungan di luar lembaga atau di luar organisasi atau instansi pengirim surat. 6) Jenis surat menurut sasaran yang ditujua. Surat biasaSurat biasa menurut sasaran yang dituju ini adalah jenis surat yang ditujukan secara khusus kepada seseorang atau organisasi tertentu saja, sesuai dengan nama yang tercantum dalam alamat atau tujuan surat yang tertera. b. Surat edaranSurat edaran adalah surat dengan sasaran tujuan yang luas atau tidak terbatas. Jadi, isi surat edaran ini dapat ditujukan pada beberapa orang atau organisasi terkait secara umum yang jumlahnya tidak terbatas. Lihat contoh disini. 7) Jenis surat menurut dinas posa. Surat biasaSurat biasa menurut dinas pos ini adalah surat yang dalam pengirimannya tidak perlu dikirim segera atau secepatnya, karena surat ini tidak mendesak atau tidak memerlukan tanggapan sesegera mungkin. b. Surat kilatSurat kilat dalam dinas pos harus segera ditanggapi penerima surat terlebih dahulu, sehingga proses penyelesaiannya pun juga harus didahulukan. c. Surat kilat khususSurat kilat khusus adalah jenis surat yang dikirimkan lebih dahulu atau mendapat prioritas utama di dalam proses pengirimannya, sehingga surat kilat khusus dibuatkan resi khusus sebagai tanda bukti. d. Surat tercatatSurat tercatat adalah jenis surat yang dikirim secara biasa, namun pada surat ini ditambahi tanda pengiriman yang dibuat oleh kantor pos secara khusus. e. Surat berhargaSurat berharga adalah jenis surat yang dapat dipercaya kebenarannya sehingga bisa dijadikan sebagai bukti atau keterangan akan suatu hal tertentu. Contoh surat berharga adalah sertifikat, akte, surat perjanjian dan sejenisnya. *Penulis: Hasna Wijayati Materi lain: tirto.id - Surat resmi adalah surat yang dipakai untuk urusan kerja atau instansi. Surat sendiri sering dipakai untuk berbagai kebutuhan, baik personal maupun urusan pekerjaan yang berkaitan dengan instansi. Surat resmi merupakan surat yang dikeluarkan oleh perseorangan, organisasi, maupun instansi tertentu, yang sifatnya formal dan berkepentingan resmi. Biasanya surat ini menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan.
Perbedaan Surat Resmi dengan Tidak Resmi
Selain itu, terdapat perbedaan mendasar antara surat resmi dengan surat tidak resmi, yakni penggunaan bahasa dan penulisan. Surat resmi memakai bahasa yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) dengan beberapa ketentuan penulisan. Berikut beberapa fungsi, jenis, komponen penulisan surat resmi sebagaimana dilansir dari karya ilmiah Syafiq Hakim Noor yang berjudul "PENINGKATAN KETERAMPILAN MENULIS SURAT RESMI MELALUI PENDEKATAN KETERAMPILAN PROSES"
Fungsi Surat Resmi
Jenis Surat Resmi
Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya bahwa berdasarkan tujuannya, penulisan surat resmi atau surat dinas dapat digolongkan sebagai berikut.
Cara Membuat Surat ResmiBerikut tata cara dan langkah-langkah dalam membuat surat resmi: 1. Kepala Surat Atau Kop Surat Kop surat merupakan identitas pertama yang dilihat oleh penerima surat. Kop surat ini memiliki fungsi sebagai media promosi, mengetahui alamat dan nama instansi, memberikan informasi tentang jenis kegiatan dan/atau bidang usaha. 2. Nomor Surat Penomoran surat pada surat resmi bertujuan untuk memudahkan instansi dalam pengarsipan atau penyimpanan data kapan terakhir pembuatan dan pengeluaran surat. Nomor surat berisi nomor urut, bulan, dan tahun pembuatan/pengeluaran surat. Letak nomor surat biasanya di bawah kop surat di sebelah kiri. Sama halnya dengan kop surat, nomor surat memiliki fungsi sebagai berikut:
Saat Anda membuat nomor surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu:
Contoh:
Untuk Lampiran disertakan kalau ada, tetapi kalau tidak ada cukup diberi tanda (-). 3. Tanggal Penulisan Surat Tanggal penulisan surat berfungsi untuk mengetahui kapan surat tersebut di buat. Dengan adanya tanggal penulisan, maka akan diketahui masa berlakunya surat tersebut. Oleh karenanya, tanggal penulisan surat adalah komponen yang sangat penting didalam penulisan sebuah surat resmi. 4. Lampiran Lampiran merupakan dokumen yang ikut dilampirkan dalam pembuatan surat resmi oleh suatu instansi maupun perseorangan. Lampiran memiliki fungsi untuk menunjukkan jika ada dokumen penting sebagai penunjang surat tersebut. Contoh:
Hal ini menunjukkan jika surat itu menyertakan 3 lembar dokumen di dalam surat tersebut. 5. Perihal Perihal dalam surat resmi merupakan hal pokok yang merupakan tujuan utama dalam surat tersebut. Dengan demikian penerima dapat segera mengetahui tujuan pengirim mengirimkan surat resmi tersebut. 6. Alamat Tujuan Hal terpenting di dalam dalam sebuah surat adalah kepada siapa surat itu ditujukan. Oleh sebab itu alamat surat menjadi hal jangan sampai salah kata atau salah tujuan. Penulisan alamat dilakukan sebanyak dua kali, yang pertama pada amplop surat dan yang kedua pada isi surat itu sendiri. Untuk isi surat alamat tidak harus ditulis lengkap sebab sudah ditulis di dalam amplop. 7. Salam Pembuka Salam pembuka juga merupakan komponen penting dalam sebuah surat resmi. Hal ini dikarenakan salam pembuka berfungsi sebagai pembuka sebelum sampai ke inti atau pokok isi surat. Contoh kata kata salam pembuka seperti Assalamualaikum, Dengan Hormat, Salam Sejahtera dan lain sebagainya. 8. Isi Surat Isi surat adalah komponen utama dari sebuah surat, di mana pokok-pokok atau inti yang sedang dibahas tertuang di dalam isi surat. Di dalam sebuah surat terdapat bagian-bagian seperti karangan yang lainnya, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup. Tujuan dari bagian pembuka ini adalah sebagai pengantar untuk pembaca sebelum mengetahui inti surat. Di dalam pembuka juga berisi inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat. Inti. Merupakan komponen pokok inti isi surat ada pada sebuah surat. Bagian ini berisi bagian utama yang akan disampaikan kepada pengirim. Pada bagian penutup, berisi tentang penegasan, simpulan, ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai jika uraian pokok yang akan disampaikan melalui surat sudah berakhir. Penulisan penutup pada surat resmi sebaiknya singkat namun tegas. 9. Salam Penutup Salam penutup berisi kata-kata penutup yang umumnya digunakan untuk menambahkan kesantunan di dalam berkomunikasi. Meskipun salam penutup ini baik jika digunakan dalam sebuah surat, namun bukan berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat resmi yang contohnya seperti pada surat-surat berita. 10. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab Pada surat resmi salah satu komponen yang disertakan yaitu nama penanggung jawab dan tanda tangan. Nama penanggung jawab adalah penanda jika nama tersebut yang bertanggung jawab dan dikuatkan dengan tanda tangan. Penanda tangan dalam surat harus sesuai dengan nama orang yang tercantum pada surat tersebut. 11. Tembusan Tembusan digunakan ketika jika terdapat pihak yang di anggap perlu mengetahui isi surat itu.
Baca juga: Bagaimana Membuat Surat Lamaran Kerja yang Baik?
Baca juga
artikel terkait
KOP SURAT
atau
tulisan menarik lainnya
Sarah Rahma Agustin
Subscribe for updates Unsubscribe from updates
|
Surat yang dibuat atau ditujukan untuk suatu organisasi instansi atau perusahaan disebut
Pos Terkait
Copyright © 2024 toptenid.com Inc.
