Sebutkan dan jelaskan jenis buku inventarisasi sarana dan prasarana kantor

Secara umum, inventaris merupakan daftar yang memuat semua barang milik perusahaan, institusi, kantor, atau pabrik yang dipakai dalam melaksanakan tugas tertentu. Ada pula istilah inventarisasi yang berarti penyusunan daftar barang secara sistematis dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

Inventarisasi dilakukan dalam usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan.

Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai inventaris, mulai dari pengertian, contoh, cara mengisi buku inventaris, hingga formatnya.

Menurut Elizabeth Lucky Maretha dalam Buku Saku Laporan Keuangan Pokdarwis (2020: 44), inventaris adalah daftar barang yang dimiliki suatu perusahaan atau kelompok tertentu. Dalam inventaris dikenal juga istilah inventaris kantor dan inventaris barang.

Inventaris kantor adalah daftar lengkap seluruh barang yang dimiliki kantor, seperti alat tulis kantor, komputer, telepon, mesin fotokopi, dan lain sebagainya. Sementara itu, inventaris barang adalah daftar seluruh barang yang dimiliki suatu perusahaan atau institusi.

Pencatatan inventaris biasanya dilakukan menggunakan buku inventaris. Buku inventaris adalah buku yang berisi semua catatan terkait inventaris perusahaan. Buku inventaris memuat data yang meliputi lokasi, jenis, jumlah, ukuran, harga, tahun pembelian, asal barang, hingga angka barang.

Supaya memudahkan pembuatan inventaris, diperlukan buku-buku atau format pencatatan. Bentuk atau format buku tersebut berbeda-beda setiap organisasi. Mengutip Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana SMK/MAK Kelas XI oleh Badrus Suryadi (2021: 8), berikut beberapa contoh buku inventaris barang.

1. Buku Induk Barang Inventaris

Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang pernah dimiliki oleh suatu perusahaan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang habis pakai dan barang tidak habis pakai.

Berikut contoh buku induk barang inventaris dalam format tabel.

2. Buku Golongan Barang Inventaris

Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

Berikut contoh buku golongan barang inventaris dalam format tabel.

Secara umum, daftar inventaris barang terdiri dari barang bergerak dan barang tidak bergerak. Berikut rinciannya.

Barang bergerak dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

1. Barang habis pakai, yakni barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai. Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya, kertas, karet, penghapus, pensil, karbon, tinta, dan lain-lain.

2. Barang tidak habis pakai, yakni barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnya, mesin tik, pelubang kertas, gunting, lemari, arsip, dan sebagainya.

Barang tidak bergerak misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

Adapun contoh daftar inventaris peralatan kantor seperti dikutip dari laman resmi Kantor Pengadilan Tata Usaha Negara Makassar adalah sebagai berikut.

Dalam melakukan inventarisasi, biasanya ada beberapa surat yang perlu dibuat, seperti surat permintaan barang inventaris, surat pengembalian barang inventaris, dan surat serah terima barang inventaris. Berikut rinciannya.

1. Contoh Surat Permintaan Barang Inventaris

Adapun contoh surat permintaan barang inventaris kantor yang bisa dijadikan referensi adalah sebagai berikut.

Jakarta, 15 Februari 2022

Nomor : - (Diisi dengan nomer surat)

Perihal : Permintaan Barang dan Daftar Harga

Jl. Bambu Timur No. 23, Jakarta

Sehubungan dengan iklan Anda pada sebuah stasiun televisi pada tanggal 12 Februari 2022, kami sangat tertarik untuk membeli aneka jenis peralatan kantor yang Anda tawarkan dalam iklan tersebut.

Untuk itu, kami mohon Anda dapat mengirimkan spesifikasi yang lebih rinci, daftar harga, cara pembelian, dan cara pembayarannya. Adapun masalah pemesanan, akan segera kami lakukan setelah informasi dari Anda kami terima.

Demikian Surat Permintaan Barang ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

2. Contoh Surat Pengembalian Barang Inventaris

Adapun contoh surat pengembalian barang inventaris yang bisa dijadikan referensi adalah sebagai berikut.

Jakarta, 15 Februari 2022

Nomor : - (Diisi dengan nomer surat)

Perihal : Permintaan Pengembalian Barang Milik Perusahaan

Jl. Bambu Timur No. 23, Jakarta

Sehubungan dengan telah berakhirnya hubungan kerja antara Saudara dengan PT Sentosa dan masih dikuasainya barang milik perusahaan oleh Sasudara sebagai berikut.

Jenis Barang : - (Diisi dengan jenis barang)

Merek : - (Diisi dengan merek barang)

Tipe : - (Diisi dengan tipe barang)

Spesifikasi : - (Diisi dengan spesifikasi barang)

Maka dengan ini kami sampaikan agar Saudara dapat mengembalikan barang tersebut kepada PT Sentosa selambat-lambatnya pada tanggal 5 Maret 2022. Pengembalian barang dapat dilakukan ke

Departemen : Departemen Inventaris dan Pemeliharaan

Demikian Surat Permintaan Pengembalian Barang ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

3. Contoh Surat Serah Terima Barang Inventaris

Sidoarjo, 15 Februari 2022

Nomor : 140/Notaris/Dendy/XII/21

Perihal : Surat Serah Terima Barang Inventaris

Kantor Notaris & PPAT Dendy

Jl. Anggrek Mas, Sidoarjo

Pada hari Selasa, 15 Februari 2022, saya yang bertanda tangan di bawah ini akan melaksanakan acara serah terima barang untuk kegiatan Sidoarjo Fair 2022.

Acara tersebut dilakukan pada tanggal 10 Maret 2022 sampai 15 Maret 2022 di lokasi Gedung Serbaguna Sidoarjo.

Dengan rincian barang sebagai berikut:

Demikian berita acara serah terima barang yang saya sebutkan di atas, mohon agar dapat digunakan sebaik-baiknya.

Yang Menerima, Yang Menyerahkan,

Cara Mengisi Buku Inventaris Barang

Dalam pelaksanaan kegiatan administrasi barang inventaris, ada beberapa daftar alat inventarisasi yang digunakan, yaitu sebagai berikut.

1. Buku Induk Barang Inventaris, buku yang mencatat semua barang inventaris dalam lingkungan kantor menurut tanggal penerimaannya.

2. Buku Catatan Non-inventaris, buku yang mencatat semua barang habis pakai.

3. Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris, daftar yang mencatat jumlah bertambah dan atau berkurangnya barang inventaris akibat mutasi yang terjadi dalam triwulan yang bersangkutan.

4. Daftar Isian Inventaris, daftar yang mencatat semua barang inventaris menurut golongan barangnya.

5. Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris, daftar yang menunjukkan jumlah barang inventaris menurut keadaan sesuai tanggal, mutasi barang yang terjadi selama setahun, dan keadaan barang inventaris.

Pada dasarnya, pengisian buku inventaris dilakukan dengan membuat penggolongan barang dalam bentuk sandi atau kode untuk melambangkan nama atau kelompok barang tertentu. Berikut rinciannya.

Cara Pengkodean Barang Inventaris

Kode barang inventaris berbentuk angka bilangan yang tersusun menurut pola tertentu agar mudah diingat dan dikenali. Kode tersebut juga memberi petunjuk mengenai formulir nama yang harus digunakan untuk mencatat jenis barang tertentu.

Mengutip Manajemen Perkantoran Modern oleh Rusdiana dan Qiqi Yuliati Zaqiyah (2022: 157), nomor kode yang digunakan untuk barang umumnya terdiri dari tujuh angka yang tersusun menjadi tiga dan empat angka, serta dipisahkan dengan sebuah tanda titik.

Adapun cara pengkodean barang inventaris kantor adalah sebagai berikut.

1. Angka pertama dari susunan tiga di depan adalah untuk menyatakan jenis formulir yang digunakan.

2. Dua angka berikutnya berada sebelum tanda titik, menjadi kode pokok untuk kelompok barang menurut ketentuan di dalam masing-masing formulir.

Untuk memahami lebih jelas, perhatikan contoh kode untuk barang bergerak dan barang tidak bergerak sebagai berikut.

1. Contoh Kode untuk Barang Bergerak

• 110.0300: kode untuk tanah jalan dan tempat parkir

• 110.0400: kode untuk tanah lapangan olahraga

2. Contoh Kode untuk Barang Tidak Bergerak

• 224.0200: kode untuk kelompok alat acuan atau mesin fotokopi.

• 224.0300: kode untuk sub-kelompok mesin cetak.

• 224.0301: kode untuk jenis barang mesin cetak Letter Press.

• 224.0303: kode untuk mesin cetak fotografi.

Contoh-contoh di atas digunakan untuk memberikan gambaran tentang pembuatan klasifikasi dan kode barang inventaris, termasuk membuat stok barang masuk dan keluar. Perlu diingat, setiap perusahaan bisa memiliki ketentuan kode yang berbeda.

Berikut contoh format buku inventaris barang yang digunakan untuk mencatat barang inventaris yang dimiliki suatu perusahaan.

Contoh format di atas dapat digunakan untuk format inventaris barang sekolah dan format inventaris barang kantor sesuai keperluan.