Secara singkat pengertian manajemen perkantoran merupakan bagian dari proses pengarahan secara menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Banyak pendapat lain dari para ahli yang mendefinisikan mengenai manajemen perkantoran (office management), tetapi semua sepakat mengatakan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (menyusun dan mengatur), mengarahkan (memberi arahan dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal), sesuatu hal ini pada umumnya yang berhubungan dengan pekerjaan perkantoran. Namun seiring dengan perkembangan dan kemajuan serta kebutuhan yang mucul, maka manajemen perkantoran saat ini tidak hanya mengatur hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan perkantoran semata, melainkan ruang lingkupnya dan fungsinya telah meluas meliputi banyak hal atau faktor lainnya seperti berikut ini :
Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan segala aktivitas perusahaan, di dalamnya terdapat manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya ini ditujukan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor bisa tercapai tujuan, yakni tersedianya informasi yang siap pakai, oleh karena itu maka hendaklah diterapkan fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber-sumber daya tersebut. Fungsi manajemen perkantoran sama halnya dengan fungsi manajemen pada umumya, di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor. Fungsi manajemen perkantoran diantaranya yaitu : 1. Perencanaan Fungsi perencanaan atau planning dalam manajemen perkantoran adalah fungsi yang akan digunakan dalam menentukan tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jadi, dalam fungsi perencanaan ini manajer harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki. 2. Pengorganisasian Fungsi pengorganisasian (organizing) dalam manajemen perkantoran ini dapat mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang sudah dibagi tersebut. Fungsi pengorganisasian dalam manajemen sangat penting karena dapat membantu mewujudkan struktur organisasi yang jelas; dapat mendeskripsikan tugas setiap bidang atau bagian dalam organisasi secara jelas; wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi menjadi lebih jelas; dapat memperlihatkan antar tugas setiap unit organisasi dan sumber daya manusia yang diperlukan dapat diketahui. 3. Pengarahan Fungsi pengarahan (commanding) dalam manajemen perkantoran merupakan fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah atau instruksi pada bawahan dalam menjalankan tugas, agar tugas dapat dijalankan dengan baik dan tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan sejak awal. 4. Pengawasan Fungsi pengawasan (controling) dalam manajemen perkantoran sangat diperlukan untuk menjaga agar semua kegiatan dan efektivitas penggunaan sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana sehingga tujuan organisasi atau perusahaan bisa terwujud.
Fungsi Pengorganisasian dalam Manajemen Menurut Nurul Huda Kata organisisasi mempunyai dua (2) pengertian umum, Pengertian pertama adalah sebagai wadah, tempat, lembaga atau kelompok fungsional misalnya Perguruan Tinggi, Paguyuban Jawa, Lembaga Adat Melayu, Nahdlatul Ulama, Muhammadiyah dll. Fungsi pengorganisasian (organizing) dalam manajemen adalah proses mengatur tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap individu dalam manajemen. Menjadi satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan. Fungsi pengorganisasian bukan hanya mengatur orang. Tapi semua sumber daya yang dimiliki. Termasuk uang, mesin, waktu, dan semuanya. Tanpa terkecuali. Mengapa fungsi organizing ini perlu dilakukan? Sepenting apa perannya? Dan bagaimana fungsi pengorganisasian dilaksanakan? Juga seperti apa prinsip prinsipnya? Mari kita mulai. Untuk mencapai tujuan perusahaan. 4 Fungsi manajemen wajib dijalankan. Salah satunya adalah fungsi pengorganisasian. Hal pertama untuk mengeksekusi perencanaan adalah fungsi pengorganisasian. Seberapa Penting Fungsi Pengorganisasian? Lihat definisi fungsi manajemen pengoraganisasian diatas. Intinya adalah: mengatur. Organizing adalah tentang mengatur sumber daya. Mengatur agar tepat. Mengatur agar segala sesuatu berjalan dengan semestinya. Sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. Ada banyak orang dalam satu perusahaan. Setiap orang berbeda. Hampir di segala hal. Keahliannya berbeda. Ilmunya berbeda. Motifasinya berbeda. Tingkah lakunya berbeda. Hampir semuanya berbeda. Sementara mereka harus bekerja sama. Sementara mereka harus mewujudkan keinginan perusahaan bersama. Untuk itulah diperlukan sesuatu yang mengaturnya: fungsi pengorganisasian. Yang ahli menjual: biarlah menjadi marketing. Yang ahli akuntansi: biarlah menjadi bagian keuangan. Yang ahli mesin: biarlah menjadi teknisi. Dan semua orang punya keahliannya sendiri. Dalam pengorganisasian: mereka diberi tugas seusai dengan keahliannya. Sesuai kemampuannya. Sesuai kapasitasnya. Agar perusahaan bisa berjalan. Coba bayangkan. Jika tanpa ada fungsi pengorganisasian. Semua bekerja: tanpa diatur. Tanpa di organisir. Siapa mengerjakan apa: tidak jelas. Maka hanya tinggal menunggu waktu. Perusahaan akan gulung tikar.
Bayangkan. Seorang teknisi mengurus pencatatan keuangan: kondisi keuangan tidak jelas. Bayangkan. Seorang bendahara memperbaiki mesin: tambah rusak. Tidak akan bisa berjalan. Karena memang bukan kapasitasnya. Untuk itu penting manajemen menjalankan fungsi organizing. Dengan fungsi pengorganisasian. Semua aktivitas menjadi mudah dijalankan. Semua sumber daya akan memberikan hasil yang maksimal. Semua diatur sedemikian rupa. Sumber daya apa yang harus digunakan. Mau dijadikan apa. Kapan harus digunakan. Dimana akan digunakan. Bagaimana cara menggunakannya. Siapa yang akan menggunakan. Semua menjadi jelas. # Manfaat Fungsi Pengorganisasian Fungsi pengorganisasian wajib dilakukan karena banyak manfaatnya. Untuk perusahaan. Diantaranya: 1. Mempermudah koordinasi antar pihak dalam kelompok 2. Pembagian tugas sesuai dengan kondisi kekinian perusahaan 3. Setiap individu mengetahui apa yang akan dilakukan 4. Mempermudah pengawasan 5. Memaksimalkan manfaat spesialisasi 6. Efisiensi biaya 7. Hubungan antar individu semakin rukun 8. Kalau mau dirangkup. Seperti ini fungsi organizing dalam manajemen. fungsi organizing Bagaimana Proses Fungsi Pengorganisasian Dijalankan? Ada beberapa tahapan dalam menjalankan fungsi pengorganisasian. Tidak serta merta langsung main tunjuk. proses fungsi pengorganisasian #1. Mangacu pada Rencana dan Tujuan Manajemen Proses pengorganisasian dalam manajemen berangkat dari sini: Rencana dan Tujuan. Yang telah disusun sebelumnya. Dan jangan lupa: fungsi pengorganisasian ini merupakan eksekusi dari rencana dan tujuan. Yang diinginkan sebelumnya. Ini adalah tahap awal dalam usaha merealisasikan rencana manajemen. Desain fungsi pengorganisasian dipengaruhi dan disesuaikan dengan perencanaan. Arah pengorganisasian akan ditentukan disini. Setiap personil harus memahami tujuan manajemen. Tanpa terkecuali. Agar arahnya benar. Agar bekerjanya bisa efektif. Agar biaya yang dikeluarkan sedikit. #2. Menentukan Tugas Utama Rencana dan tujuan sudah didapat. Saatnya untuk menentukan dan merinci tugas utama pengorganisasian.
Manajemen punya banyak level. Memiliki sub-sub bagian. Dalam perusahaan terdapat manajemen keuangan, manajemen pemasaran, manajemen operasional. Dan sub manajemen lain. Di tingkatan atau level manajemen yang lain. Yang lebih tinggi, atau yang lebih rendah. Pada tahap ini, tugas utama setiap bagian manajemen ditentukan. Tugas yang diberikan berbeda. Dirinci sesuai dengan bidangnya. Intinya: menetapkan struktur perusahaan. Supaya garisnya jelas. Kewenangannya jelas. Dan tanggung jawabnya juga jelas. #3. Membagi Tugas kepada Individu Ini lanjutan tahap kedua tadi. Setelah tugas utama dirinci: siapa individu yang akan melakukannya? Tahap ini krusial. Eksekutor rencana tadi adalah individu. Keberhasilannya ditentukan oleh individu yang menjalankan. Salah menentukan orang: risiko gagal lebih besar. Pada bagian ini harus hati-hati. Setiap pekerjaan harus diserahkan kepada ahlinya. Yang sudah terbutki rekam jejaknya. Dan juga pengalamannya. Mulai dari pekerjaan besar, hingga pekerjaan kecil. Harus dikerjakan oleh orang yang tepat. Tidak main asal tunjuk. Fungsi Organizing Ini juga berarti: mendelegasikan kewenangan. Kepada individu yang dianggap mampu. Mengerjakan tugas yang diberikan. Hal seperti ini kita kenal sebagai: departemen. Atau departemenisasi. #4. Mengalokasikan Sumber Daya Tugas sudah ditentukan. Orangnya sudah ditunjuk. Kini saatnya untuk mengalokasikan sumber daya perusahaan. Untuk dimanfaatkan, digunakan, dan memberikan manfaat yang maksimal. Apa yang dimiliki perusahaan? uang? mesin? bahan? pasar? resep? atau metode? Semuanya diperhitungkan. Digunakan. Dan dialokasikan secara tepat. Untuk memberikan keuntungan bagi perusahaan. Mau diapakan, terserah. Yang penting sesuai dengan perencanaan. Yang penting sesuai dengan tugas. Yang penting bisa menghasilkan. Dan yang menggunakan sumber daya adalah personel individu yang ditunjuk tadi. #5. Evaluasi Strategi Pengorganisasian Evaluasi adalah tahap terakhir. Akankah strategi pengorganisasian akan berjalan sesuai yang diharapkan? adakah penyimpangan? adakah perubahan? Atau trategi pengorganisasian yang disusun justru menjadi sumber masalah itu sendiri? Inilah gunanya evaluasi. Melihat kembali yang terjadi. Dan mengantisipasi yang akan terjadi. Semua hal buruk bisa saja terjadi. Kapan saja. Perubahan tidak mengenal waktu. Kadang tanpa disertai alasan. Tiba tiba kondisi mengalami perubahan. Drastis. Sesuatu yang tidak diprediksi
sebelumnya. Yang artinya strategi pengorganisasian: tidak sesuai. Dengan kondisi kekinian. Bisa-bisa: gagal. 13 Prinsip Pengorganisasian Ada syaratnya. Agar pengorganisasian berjalan sukses. Setidaknya harus memenuhi 13 prinsip pengorganisasian dibawah ini. #1 Kekuasaan dan Tanggung Jawab Ini sudah sangat jelas. Setiap departemen punya wewenang dan tanggungjawabnya masing masing. Setiap kelompok dan individu: kekuasaan dan tanggung jawabnya tidak sama. Dipisah. Sesuai dengan posisi dan tugasnya. Hierarkinya: jelas. Hitam diatas putihnya juga jelas. Dan hukuman bagi yang melanggar juga harus jelas. #2 Disiplin Disiplin wajib hukumnya. Jika ingin sukses dlam hal apa saja. Terlebih lagi dalam perusahaan. Di dalam organisasi, disiplin bukan hanya sekedar tepat waktu. Tapi juga sesuai dengan prosedur. Sesuai dengan kewenangan. Dan sesuai dengan tanggung jawabnnya. Kegagalan program bisa berawal dari masalah disiplin. Ketidakdisiplinan hanya akan membuat masalah. Setiap masalah hanya akan membuat pekerjaan menjadi berat. #3 Keterpaduan Arah Setiap individu bekerja dengan tugas sendiri. Setiap kelompok juga bekerja dengan tugasnya sendiri. Setiap departemen sibuk dengan pekerjaannya sendiri. Organizing memang membuatnya memiliki tugas yang berbeda. Tapi. Meskipun bekerja sendiri. Sesuai dengan bidangnya. Tapi antara satu dan yang lainnya saling berkaitan. Tetap dalam satu koridor. Satu tujuan. Seperti yang telah disusun dalam perencanaan. Pekerjaan setiap orang memang berbeda. Tugas setiap departemen memang berbeda. Tapi tujuannya sama. Tujuannya hanya satu. #4 Kesatuan Perintah Mungkin anda ingat militer. Tentang kesatuan perintah. Dimana komandan selalu didengar. Perintahnya selalu dikerjakan. Tidak peduli kondisnya seperti apa. Tidak peduli teman sebelah berbicara apa. Perintah komandan harus dilaksanakan. Begitu juga dengan organisaasi manajemen perusahaan. Perintah dari atasan harus dijalankan. Atasan yang mana? Pertanyaan ini penting: atasan yang mana? Yang harus didengarkan. Terkadang beberapa atasan memiliki perintah yang berbeda. Dan anak buah akan bingung. Harus menjalankan yang mana. Inilah pentingnya kesatuan perintah. Tidak terjadi simpang siur perintah. Yang harus dijalankan oleh bawahan.
Semua menjadi jelas. Perintahnya. Tugasnya. Tanggung jawabnya. Evaluasinya. Dan ini: misal kalau gagal, gampang siapa yang akan ditunjuk hidungnya. #5 Sub-Ordinasi Kepentingan Maksudnya adalah mengutamakan kepentingan perusahaan. Kepentingan umum organisasi diatas kepentingan departemen. Kepentingan departemen diatas kepentingan kelompok. Kepentingan kelompok diatas kepentingan pribadi individu. Begitu seterusnya. Terkadang setiap individu memiliki pemikirannya sendiri. Terkadang setiap departemen mempunyai idenya sendiri. Tetapi. Jika dirasa tidak sesuai dengan tujuan dan perencanaan: sebaiknya tidak dijalankan. Karena bisa mengubah banyak hal. Yang sudah direncanakan. Tujuan organisasi bisa meleset. Ide-ide baru atau pemikiran baru harus dibicarakan dulu. Harus disesuaikan dulu. Dengan perencanaan yang sudah dijalankan. #6 Sentralisasi Sentralisasi mungkin berhubungan dengan kesatuan perintah. Sentralisasi merujuk pada terpusatnya kekuasaan di satu titik. Dibagian puncak manajemen. Apa-apa semua berawal dari pusat. Tidak dari perdepartemen. Desentralisasi mungkin masih belum bisa dijalankan untuk organisasi perusahaan. Desentralisasi berpikir secara parsial. Tidak utuh. Hanya terfokus pada keahliannya saja. Kepentingan yang lebih besar tidak bisa terlihat jelas. Dan lagi: kekuasan setiap kelompok tidak banyak. Untuk itulah diperlukan sentralisasi kekuasaan. Pada manajemen puncak. Pemiliknya tetap menunjuk manajer puncak untuk menguasai banyak hal. Itu lumrah. #7 Remunerasi prinsip pengorganisasian Ini masalah yang sensitif. Remunerasi adalah kompensasi yang diterima oleh karyawan. Atas segala usahanya didalam organisasi perusahaan. Kasarnya: pembayaran gaji, bonus, tunjangan dan hal lain yang menjadi hak para karyawan. Jadi remunerasi berbicara tentang perut karyawan. Ujung tombak perusahaan. Remunerasi harus diberikan secara layak. Sesuai dengan kapasitasnya. Sesuai dengan prestasinya. Sesuai dengan haknya. Dan sesuai dengan waktunya. Ini penting. Yang menjalankan roda perusahaan adalah seluruh karyawannya. Jika karyawan kecewa: efeknya negatifnya bisa sangat panjang. Produktifitas bisa menurun. Hubungan antar individu tidak jalan. Kualitas produk tidak sempurna. Penjualan dibawah target. Biaya perusahaan membengkak. Dan banyak efek negatif lainnya. Sangat banyak.
Remunerasi harus dijalankan sebagaimana mestinya. Dan digunakan untuk memotifasi karyawan. Agar mereka menjalankan tugasnya dengan sempurna. #8 Keteraturan Segala sesuatu dalam menjalankan tugas harus dengan teratur. Sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Menjalankan tugas harus dalam koridornya. Setiap sesuatu yang tidak teratur: efeknya selalu negatif untuk perusahaan. Aturan dibuat untuk dilanggar? itu hanya pembenaran bagi pelanggar saja. Itulah yang membuat tidak maju. Aturan dibuat untuk dipatuhi. #9 Inisiatif Terkadang, dalam menjalankan sesuatu. Ada ide-ide baru yang muncul. Ide baru tersebut harus diakomodir. Harus diperhitungkan. Harus dihargai. Tidak peduli munculnya dari mana. Tidak peduli siapa yang mempunyai ide. Tidak peduli bahkan jika ide tersebut berasal dari kuli kasar sekalipun. Harus ada wadah untuk itu. Untuk menyalurkan ide-ide baru itu. Bagus atau tidak idenya. Bisa direalisasikan atau tidak idenya. Yang penting: ditampung. Baru dipikirkan. Dibahas. Dan ditentukan: apakah idenya diterima atau tidak? #10 Rantai Kekuasaan Rantai kekuasasan yang ideal: tidak gemuk. Tidak panjang. Sedikit tapi padat. Padat tapi sedikit. Sedikit tapi efektif. Maksimal. Rantai kekuasaan adalah seberapa panjang tingkat hierarki dalam organisasi. Panjang tidaknya ditentukan oleh kebutuhan. Dan juga skala perusahaan. Semakin besar: semakin panjang, semakin gemuk. Seberapa banyak tingkatan manajemen dalam perusahaan? sekali lagi: tergantung kebutuhan. #11 Stabilitas Hubungan Kerja Anda coba bayangkan. Teman kantor anda rese'. Menyebalkan. Selalu bikin ulah. Bahkan bikin masalah. Ditegur malah ngelunjak. Ujungnya: anda tidak suka dia. Dia juga tidak suka anda. Kerja menjadi tidak nyaman. Kerja menjadi lebih berat. Bahkan konflik bisa meluas. Merembet kerekan terdekat. Menjadi konflik horisontal. Bahkan bisa vertikal. Akhirnya produktifitas tidak jalan. Hal seperti ini harus dihindarkan. Dalam dunia kerja. Dalam organisasi manajamen. Bisa menghambat kinerja organisasi. Perencanaan bisa saja tidak jalan. Untuk itulah kadang manajemen sumber daya manusia dibutuhkan. Mengawasi hubungan kerja para karyawan. #12 Keadilan
Adil dalam lingkup perusahaan. Bentuknya bisa bermacam-macam. Misalnya. Reward and punishment. Yang bekerja bagus dapat bonus. Yang jelek dapat hukuman. Harus adil. Yang bekerja dengan semangat bisa dipromosikan karirnya. Yang bekerja setengah hati bisa dipindahkan posisinya. Ketempat yang mungkin lebih tidak enak. Dan banyak contoh keadilan lainnya. Yang harus dijalankan. #13 Team Work Bukan hal yang mengejutkan lagi. Kerja sama tim dalam organisasi mutlak diperlukan. Tanpa perlu diperdebatkan. Bagaimana setiap individu dan departemen bekerja sama. Dalam prosedur dan tugas yang ditentukan. Dengan hubungan yang mapan. Akan membuahkan kesuksesan dalam eksekusi rencana organisasi. Jika anda merasa ada yang tidak sesuai dengan penjelasan pengorganisasian diatas. Silahkan tinggalkan komentar dibawah ini. Dan jangan lupa membaca artikel lain. Referensi https://www.nurulhuda.id/ https://www.nurulhuda.id/2020/05/fungsi-pengorganisasian-dalam-manajemen.html https://www.jendelaku.com/ |
Mengapa fungsi organizing sebagai salah satu proses manajemen
Pos Terkait
Copyright © 2024 toptenid.com Inc.
