Jika dalam satu laci memuat arsip selama satu tahun berapa perkiraan folder yang dibutuhkan

Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Abjad

A. Pengertian Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.

Sistem ini merupakan dasar dari sistem penyimpanan yang lain. Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang paling banyak digunakan. Disebut sistem langsung (direct filing system) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks. Sistem ini juga sederhana dan mudah karena pada umumnya orang mempunyai kecenderungan lebih mudah mengingat nama orang/badan organisasi dibandingan dengan nomor atau angka.

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena:

1. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun

2. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama

3. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama

4. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

Keuntungan dari pemakaian sistem abjad antara lain:

1. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu

2. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map

3. Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan

4. Mudah diterapkan

Kerugian dari pemakaian sistem abjad antara lain:

1. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya

2. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya

3. Harus mempergunakan peraturan mengindeks

4. Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti, karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan

1. Peraturan Mengindeks

Penyimpanan pada sistem abjad, seseorang haruslah mengetahui peraturan mengindeks, baik itu nama orang/badan/organisasi, karena penyimpanan ini didasarkan pada nama-nama tersebut.

Dalam penyimpanan sistem abjad, pengelompokan arsip disusun berdasarkan nama orang/badan/organisasi. Sedangkan indeks adalah sarana penemuan kembali arsip dengan cara mengidentifikasi naskah/berkas melalui penunjukan suatu benda pengenal, yang dapat membedakan arsip tersebut dengan yang lainnya.Dalam mengindeks nama orang/badan/organisasi, ada beberapa peraturan mengindeks yang sudah menjadi ketentuan yang berlaku secara universal dalam bidang administrasi kearsipan.

Soedarmayanti (dalam Suputra, 2009:127) mengemukakan peraturan mengindeks dapat digolongkan ke dalam empat kategori yaitu:

1. Indeks nama badan pemerintahan atau swasta

2. Indeks nama organisasi atau badan sosial dan lainnya

3. Indeks nama tempat atau wilayah

4. Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:

a. Nama yang memakai nama keluarga

b. Nama yang memakai nama marga

c. Nama yang memakai nama baptis

2. Daftar Klasifikasi Abjad

Daftar klasifikasi dalam sistem abjad dapat diartikan sebagai pengelompokan arsip berdasarkan nama orang/badan/organisasi, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Nama terdiri dari beberapa macam, antara lain:

a. Nama perorangan

b. Nama perusahaan

c. Instansi pemerintah

d. Nama organisasi dan perhimpunan

Setelah nama diindeks, kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tetapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga, dan seterusnya.

Berikut contoh susunan klasifikasi abjad

A, B, C, ............................................................... Z

Aa, Ab, Ac, ......................................................... Az

Aba, Abb, Abc, ................................................... Abz

Aca, Acb, Acc, ................................................... Acz

Ba, Bb, Bc, ......................................................... Bz

Baa, Bbb, Bcc ..................................................... Bzz

B. Alat Bantu Sistem Abjad

Pada dasarnya semua jenis perlengkapan arsip dapat digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan penyimpanan sistem abjad. Dalam hal ini penggunaan alat kearsipan yang digunakan, lebih ditekankan untuk alat-alat yang paling sering digunakan di semua kantor, khususnya untuk menyimpan arsip-arsip aktif. Alat bantu yang digunakan dalam penyimpanan arsip menggunakan sistem abjad sebagai berikut:

1. Filing Cabinet

Laci filing cabinet dapat menampung surat sekitar 3500-4000 lembar. Jadi penggunaan filing cabinet dapat disesuaikan dengan banyaknya arsip yang ada di kantor. Paling tidak 1 filing cabinet harus disediakan jika arsip tidak banyak. Laci tersebut diberi kode A-Z. Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak, bisa saja 1 laci hanya untuk satu kode huruf. Jadi dibutuhkan sebanyak 26 laci.

2. Guide

Guide sebagai pembatas antara kelompok arsip yang satu dengan yang lainnya. Sebanyak 26 guide juga harus disediakan dan diberi kode A-Z

3. Hanging Folder

Untuk menyimpan surat dalam filing cabinet, surat terlebih dahulu harus dimasukkan kedalam hanging folder. Jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Hanging folder ditempatkan dibelakang guide. Misalnya jika ditempatkan dibelakang guide A, hanging folder diberi kode Aa, Ab, Ac, dan seterusnya.

4. Alat Sortir

Untuk memudahkan dalam menyortir arsip, diperlukan alat sortir yang memadai yaitu 26 kotak yang disediakan.

C. Cara Menyimpan Arsip dengan Sistem Abjad

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai berikut:

1. Memeriksa surat/berkas

Sebelum surat disimpan, terlebih dahulu petugas memeriksa surat/arsip yang akan disimpan. Apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan, ataukah sebenarnya surat tersebut masih belum selesai prosesnya. Untuk mengetahui apakah surat sudah boleh disimpan atau belum, dapat dilihat pada surat tersebut apakah terdapat tanda-tanda perintah penyimpanan atau tidak (release mark), seperti tanda “file”, “simpan”, “dep” (deponeren atau simpan). Tetapi jika tidak terdapat tanda-tanda tersebut dan petugas ragu, maka sebaiknya menanyakan langsung kepada pimpinan, atau orang yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Setelah yakin surat sudah boleh disimpan, maka lakukan langkah berikutnya.

2. Mengindeks surat/berkas

Surat dibaca, kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka yang diindeks adalah nama pengirim surat.Jika surat keluar maka yang diindeks adalah nama tujuan. Jika kesulitan menetapkan indeks dapat dilihat pada buku panduan mengindeks yang sudah ditetapkanoleh perusahaan atau dapat ditanyakan pada pimpinan. Oleh karena itu, petugas kearsipan haruslah menguasai benar tentang peraturan mengindeks demi kemudahan atau kecepatan dalam bekerja.

Arsiparis menyimpan surat-surat dengan menggunakan sistem abjad di filing cabinet.Berikut contoh nama-nama pengirim surat yang masuk dan surat keluar dalam sebuah perusahaan yang hendak diarsipkan.

a. Surat dari Drs. Januar abidin

b. Surat untuk Irdan Batubara

c. Surat dari Irdan Romula Batubara

d. Surat untuk Irfan Batubara

e. Surat dari PT Bumi Sentosa

f. Surat dari Apotek Cempaka

g. Surat untuk Rumah Makan Angkasa

h. Surat dari Radio Delta Mas FM

i. Surat dari Deliawati

j. Surat dari Adi Nugroho Afiudin

Setelah arsiparis mengindeks surat-surat tersebut diatas, maka hasil yang akan didapat adalah:

a. Abidin, Januar, Drs

b. Batubara, Irdan

c. Batubara, Irdan Romula

d. Batubara, Irfan

e. Bumi Sentosa, PT

f. Cempaka, Apotek

g. Angkasa, Rumah Makan

h. Delta Mas FM, Radio

i. Deliawati

j. Afiudin, Adi Nugroho

3. Mengkode surat/berkas

Kode surat didapat setelah mengetahui indeks. Kode abjad siambil dari dua huruf pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis dipojok kanan bawah. Sedangkan jika penyimpanan secara horizontal, kode ditulis di pojok kanan atas. Penulisan kode sebaiknya menggunakan pensil, hal ini bertujuan apabila sewaktu-waktu arsip tersebut dipinjam dan akan difotokopi, maka kode tersebut dapat dihapus sementara, untuk kemudian ditulis lagi jika akan disimpan kembali. Dengan adanya kode memudahkan petugas untuk menyimpan surat dan mengembalikan surat pada tempat semula.

Contoh mengkode surat berdasarkan surat yang telah diindeks yang tercatat dalam contoh di subbab sebelumnya.

a. Ab

b. Ba

c. Ba

d. Ba

e. Bu

f. Ce

g. An

h. De

i. De

j. Af

4. Menyortir surat

Menyortir surat adalah mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu mondar-mandir. Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat yang bersamaan dalam jumlah banyak. Jadi surat yang mempunyai kode sama/sejenis dikelompokkan menjadi satu. Hasil pengelompokkan surat-surat pada contoh sebelumnya sebagai berikut:

Kelompok A: Surat No. 1, 7, dan 10

Kelompok B: Surat no. 2, 3, 4, dan 5

Kelompok C: Surat no. 6

Kelompok D: Surat no 8 dan 9

5. Menempatkan surat/berkas

Langkah terakhir dari proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada tempatnya. Tentukan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan. Contoh: surat yang telah diberi kode diatas akan ditempatkan pada laci filing cabinet, dengan memperhatikan antara kode surat dan kode pada laci, guide, dan folder.

Surat kelompok A ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode A,didalam hanging folder berkode Ab (Surat 1), Af (Surat 10), dan An (Surat 7).

Surat kelompok B ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode B, di dalam hanging folder berkode Ba (Surat 2, 3, dan 4), Bu (Surat 5)

Surat kelompok C ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode C, di dalam hanging folder berkode Ce (Surat 6).

Surat kelompok D ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode D, di dalam hanging folder berkode De (Surat 8 dan 9)

D. Prosedur Penemuan Kembali Arsip

Surat yang telah disimpan, pada suatu saat dapat dicari kembali. Keberhasilan dari kegiatan kearsipan adalah apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat. Hal penting yang harus diingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman. Ini sangat penting dilakukan karena sering kali kehilangan arsip disebabkan karena peminjaman yang tidak tertib, artinya peminjaman tidak dicatat. Kehilangan arsip berarti kehilangan informasi.

Prosedur penemuan kembali arsip dengan menggunakan sistem abjad sebagai berikut:

1. Menentukan judul surat

Petugas harus mengetahui judul dari arsip yang dicari, yaitu nama pengirim (jika surat masuk) atau nama yang dituju (surat keluar).

2. Menentukan indeks

Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks namaorang/badan/organisasi.

3. Menentukan kode/surat

Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, sebagai pedoman/alat bantu untuk mencari arsip.

4. Mencari arsip di tempat penyimpanan

Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat.

5. Mengambil arsip

Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambillah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip

6. Memberikan arsip kepada peminjam

Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip (lembar 2) untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan

7. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file

Lembar pinjam arsip disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip terhadap arsip-arsip yang dipinjam.

PENYIMPANAN ARSIP SISTEM WI;LAYAH

Teori Singkat Kearsipan
Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP” berasal dari bahasa yunani yaitu “ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling.

Menurut UU No. tahun 1971, mengenai ketatausahaan Pokok Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah;

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerinah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keaadan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut The Liang Gie dalam bukunya “Adiministrasi Perkantoran” arsip adalah warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai suatu kegunaan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Drs. E. Martonono yang dimaksud dengan kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar sistem-sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehibgga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.
Menurut Drs. Anhar Kearsipan merupakan suatu proses pengaturan yang penyimpanan bahan-bahan/warkat-warkat secara sistematis sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.

Jadi kearsipan adalah suatu kegiatan pengaturan dari penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu secara sistematis sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat.
ü Menurut Fungsinya

Arsip Dinamis ialah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan yang kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

a) Arsip Aktif : Arsip dinamis yang masih dipergunakan secara terus-menerus bagi pelasksanan kelangsungan pekerjaan dalam penyelenggaraan administrasi.
b) Arsip in aktif : Arsif dinamis yang penggunaanya sudah berkurang dan tidak dipergunakan lagi secara terus-menerus karena penyelengaraan administrasinya.

Arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun penyelengaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

ü Menurut tempat penyimpanannya

Arsip Sentral: Arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang dipusatkan penyimpananya. Arsip ini disebut juga arsip umum.
Arsip Unit: Arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip ini disebut juga arsip khusus

ü Menurut Bendanya

Arsip Primer : Arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya.
Arsip Sekunder : Arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau microfilm.

ü Menurut Lamanya Penyimpanan

Arsip Abadi : Arsip yang kegunaannya berlangsung untuk waktu yang lama dan abadi seperti arsip sejarah dan lain-lain.
Arsip tidak : Arsip yang kegunaannya hanya untuk sementara waktu atau hanya pada saat itu saja.

ü Menurut Ensiklopedia Adiministrasi

Guna Informasi : Memberikan suatu keterangan tentang hal atau peristiwa.
Guna Yuridis : Menjadi bahan pembuktian dalam suatu proses pengadilan.
Guna Historis : Menggambarkan keadaan atau peristiwa masa lalu.
Guna Ilmiah : Penemuan-penemuan suatu ekspedisi ilmiah.

ü Menurut The Liang Gie

Administrasi : Untuk menyelesaikan persoalan yang dihadapi pimpinan
Hukum : Sebagai bahan pembuktian dalam suatu proses penghasilan
Keuangan : Menyangkut keuangan
Haluan organisasi : Landasan untuk kebijaksanaan
Organisasi : Sebagai dasar lanjutan suatu pekerjaan
- Sejarah : Menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau
- Penelitian : Bahan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan
- Penerangan : Memberikan penerangan kepada khalayak ramai

ü Menurut Asrip Nasional Republik Indonesia

a. Nilai Guna Secara Primer

Nilai guna administrasi : Kegunaan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/ instansi pencipta arsip
Nilai guna hukum : Jika ber-isikan bukti yang mempunyai kekuatan hukum
Keuangan : Jika menyangkut masalah keuangan
Ilmu dan teknologi : Sebagai akibat dari hasil penelitian murni atau terapan

b. Nilai Guna Secara Sekunder

Pembuktian : Keterangan pembangunan diatur
Informasional : Informasi mengenai penelitian dan kesejahteraan

Jadi guna kearsipan :

Hukum :Pembuktian hukum
Administrasi :Syarat penyelenggaraan kegiatan organisasi
Fisikal :Informasi pembuktian dibidang perpajakan dan keuangan
Perorangan :Data perorangan
Pemeriksaan :Pemeriksaan menyangkut keuangan, perpajakan, hukum dan perjanjian bisnis
Penelitian ilmiah : Bahan penelitan ilmiah
Kebijaksanaan/Haluan Organisasi : Bahan pengambilan kebijaksanaan suatu organisasi
Organisasi : Dasar tindak lanjut pelaksanaan suatu organisasi
Sejarah : Menjelaskan peritiwa-peristiwa masa lalu

D.Tujuan Kearsipan

ü   Menurut UU No.7 tahun 1971 Bab 1 Pasal 3, bahwa tujuan arsip adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehiduapan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
ü   Menurut Drs. Anshar tujuan kearsipan adalah menyimpan warkat sedimikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali jika sewaku –waktu diperlukan.
ü   Menurut Drs. E. Martono tujuan Arsip: 1)       Menyediakan warkat jika diperlukan 2)       Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan. 3)       Mengumpulkan warkat yang mempunyai hubungan antara satu dengan yang lain 4)       Menghemat tempat penyimpanan 5)       Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian atau kebakaran 6)       Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan

ü Menurut Drs. Soewito tujuan arsip :

1) Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman 2) Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan 3) Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan 4) Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip 5) Untuk menjaga kerahasiaan arsip 6) Untuk menjaga kelestarian arsip

Jadi Tujuan kearsipan adalah

v Menjaga keselamatan bahan (dokumen/warkat) pertanggungjawaban v Menyimpan warkat secara sistematis v Mempermudah menemukan warkat pada saat diperlukan v Menjaga/memelihara kelestarian dan kerahasian arsip v Meningkatkan efisiensi dan efektiivitas

E.Macam-macam Sistem Penyimpanan Arsip

Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan arsip (Sistem Filling), namun yang umum digunakan ada lima macam yaitu :

Filling Sistem Abjad
Filling Sistem Tanggal
Filling Sistem Nomor
Filling Sistem Wilayah
Filling Sistem Subjek/Pokok Masalah

Pengertian Filing system wilayah (geografis) Pengertian Filing sistem wilayah (geografis) ialah kearsipan/klasifikasi surat/warkat yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat yang dierima. Dalam penyelenggaraannya system ini harus pula dibantu oleh system yang lain yaitu dengan system abjad atau sistem tanggal.

Penyusunan dengan system wilayah (geografi) digunakan untuk

1) Perusahaan yang memiliki cabang diberbagai lokasi seperti bank, asuransi, dan otomotif 2) Perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroperasi diprovinsi tertentu namun tidak boleh giat dikawasan lain. Dalam hal demikian berkas arsip dinamis disusun menurut provinsi tempat perusahaan beroperasi. 3) Perusahaan Utilitas semacam perusahaan gas, listrik, telepon, air dimana nomor dan nama jalan merupakan hal penting bila timbul masalah, misalnya listrik mati atau gas bocor. 4) Perusahaan pengembang (developer), real estate yang memiliki daftar tanah dan bangunan yang disusun menurut daerah. 5) Ppenjua melaluil pos, penerbit, toko buku, pedagang kelas besar, yang menggunakan jasa pos serta memasarkannya menurut ancangan geografis. 6) Perusahaan yang mengkhususkan diri berpromosi pada kawasan tertentu. 7) Instansi atau lembaga yang menyusun berkas mereka menurut propinsi, kabupaten, atau koktamadya, kecamatan, atau pembagian geografis lainnya (misalnlya Kawasan Indonesias Timur) 8) Grosir yang membeli barang dalam kuantitas besar kemudian menyebarkannya menurut pembagian geografi. 9) Perusahaan multinasional yang memiliki cabang di dalam dan luar negeri, termasuk di dalamnya perusahaan asing yang beroperasi di Indonesia. 10) Perusahaan survey yang melakukan survey menurut daerah. 11) Lembaga yang memeiliki kegiatan khusus khas serta cabang yang tersebar di berbagai tempat di Indonesia seperti gereja. Menjid, atau Yayasan social.

Prosedur dalam menerapkan Filing Sistem Wilayah

Merancang Klasifikasi Wilayah

Dibuat dengan tujuan agar dalam mencari kembali surat dapat dilakukan dengan cepat.

DAFTAR KLASIFIKASI

B-1 = Bandung J-1 = Jakarta 2 = Banjarmasin 2 = Jambi 3 = Bogor C-1 = Cianjur M-1 = Malang 2 = Cilacap 2 = Medan b. Kartu Klaper Baik surat masuk maupun surat keluar dibuat kartu klaper yang disesuaikan dengan isi surat masuk atau keluar tanpa menyimpang dari daftar klasifikasi untuk kode wilayah tersebut. Contoh kartu klaper surat masuk

No Urut

Nomor Surat

Tanggal

Surat

Perusahaan /

Instansi

Isi surat

1134 AW/SMK-IBG/I/2008

24/1/2008

SMK INFORMATIKA BINA GENERASI PT ANGKA WIJAYA SENTOSA

Pemberian izin Praktek industri kpd mhsiswa BEC

Menyiapkan jenis perlengkapan

ü Filing Cabinet: untuk menyiapkan guide serta folder dalam laci-laci filing cabinet, disesuaikan dengan surat yang akan disimpan sesuai dengan wilayah masing-masing. Misalnya, laci untuk daerah Sumatra, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, dll. ü Guide Jumlah guide disesuaikan dengan jumlah daerah yang berkaitan dengan surat yang berkaitan dengan surat-surat yang disimpan. ü Map (folder): Disediakan sebanyak cabang-cabang atau langganan yang ada. ü Rak Penyortir : untuk penyortir surat-surat yang akan disimpan ü Rak kartu Klaper : untuk menyimpan kartu klaper, kartu ini disimpan disesuaikan dengan urutan A sampai dengan Z, ataupun disesuaikan dengan jumlah kartu yang akan disimpan. Bentuknknya hamper sama dengan Rak kartu Indeks.

Menyimpan dan menemukan kembali arsip

Setiap surat yang masuk hendaknya dibaca dengan teliti, sehingga dapat diketahui dari daerah mana surat tersebut dikirim. Sehingga mempermudah menentukan kode kartu klaper
Sisterm wilayah menghendaki agar setiap surat yang berasal dari daerah yang sama disimpan ditempat yang sama.

Penyimpanan filing system wilayah murni

Contoh: pada daerah Jawa Barat sebagai pembagian utama dan Bandung sebagai pembagian pembantu.

Penyimpanan filing system wilayah yang memadukan dengan

Filing system abjad Contoh: Bandung tertera sebagai jududl pada guide, sedangkan surat disusun dari surat yang pertama dengan abjad Ba, Ce, Ha, In (Bank, Bali, Hotel Braga,Universits Indonesia) Prosedur pencarian atau penemuan kembali arsip hendaknya melalui prosedur sebagai berikut;

Membuka rak kartu indeks atau kartu kaper.
Setelah mengetahui kode kartu klaper, misalnya kartu klaper dengan kode B-2 maka langkah berikutnya mencari surat yang berasal dari daerah Bandung. Maka secara cepat dapat ditemukan surat dari PT Sinar Terang Bandung

Pemberkasan geografi memiliki keuntungan dan kerugian yaitu :

1) Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks 2) Penentuan lokasi berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya megetahui subjek yang dibahas 3) Manajer pemasaran dapat menilai keberhasilan atau kegagalan tenaga pemasaran yang berada di berbagai daerah bila berkas disusun menurut berkas geoegrafi. Manajer pemasaran dapat mengambil garis haluan (polity) yang cocok untuk masing-masing daerah berdasarkan analisis informasi daerah yang terdapat di berkas masing-masing. 4) Perkiraan visual aktivitas berkas dalam sebuah kawasan dapat segera diketahui berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun dengan mudah. 1) Perlu kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas yaitu berkas berdasarkan geografi dan berkas abjad untuk indeks. Indeks ini merupakan sarana rujukan yang baik dan cepat. 2) Bila perorangan atau badan memiliki dua alamat. Manajer arsip dinamis harus menyusun rujukan ke kedua alamat. 3) Salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama (misalnaya Blitar untuk Jawa Timur dan Lampung) dan nama jalan yang sama yang terletak di suatu kota atau beberapa kota ( misalnya jalan Pahlawan Revolusi ) untuk mengatasi kendala ini. Pemakai perlu menggunakan buku rujukan semacam kamus geografi dan atlas untuk mengetahui lokasi yang pasti. Sebagai contoh pemakai harus mengetahui secara tepat lokasi yang dimaksud misalnya Nagoya (di jepang ataukah di pulau Batam), Glenmore (di Banyuwangi ataukah di Irlandia). Juga terdapat beberapa kota yang semula merupakan tempat yang kurang terkenal namun kini mulai terkenal. Nama tempat semacam itu misalnya Pendopo (Riau), Tembaga Pura (Irian Jaya). Timika (Irian Jaya), atau Kuala Kencana (Irian Jaya). 4) Untuk memperoleh hasil yang lebih baik, metode hendaknya digabungkan dengan metode alfabetis atau numeric. 1) Drawer Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar dan kedalam. 2) Lateral Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu-pintu yang mempunyai papan alas untuk menaruh arsip. 3) Guide adalah Sekat penunjuk atau tanda. 4) Folder yaitu map map tempat surat atau warkat. 5) Pelubang Kertas 6) Paper Clip 7) Lem 8) Gunting 9) Penggaris 10) Alat Tulis PENYIMPANAN ARSIP SISTEM TANGGAL Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.

Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari januari, februari, sampai dengan desember), dan jumlah tanggl pada setiap bulannya (terdiri 28-31 hari).

Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari: Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci Bulan (sub tanggal) sebagai kode guide Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder

arsip sistem tanggal

Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;

a) Filing Cabinet

Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

b) Guide

Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

c) Hanging Folder

Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.

d) Kartu Indeks

Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal ini silahkan baca jenis-jenis perlengkapan arsip.

Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut.

a) Memeriksa surat/berkas

Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh: Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013. Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.

b) Mengindeks

Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh: Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1).

c) Mengode

Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.

d) Menyortir

Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.

e) Menempatkan

Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.

Prosedur penemuan kembali arsip sistem tanggal

Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.

Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2012.
Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari didalam hanging folder 5.
Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip (lembar 2)
Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file

Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut.

Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan. contoh, Arip akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang tidak diketahui tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah Retno Ismaningsih.
Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Agus.
Tentukan kodenya menjadi Is
Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide berkode I dan hanging folder Is.
Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. contoh untuk kasus diatas setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2012.
Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012, dibelakang guide Februari, dalam hanging folder 5.
Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.
PENYIMPANA ARSIP SISTEM SUBJEK
1.    Pengertian Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusunberdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.
Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.

2. Kelebihan sistem subjek dan Kelemahan sistem subjek

mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui. dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Kelemahan sistem subjek
sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

3. Daftar Klasifikasi Subjek

Daftar klasifikasi arsip ini adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip berdasarkanmasalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut:

1.                  Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam

2.                  Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.

3.                  Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula.

Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut. Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas) Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)
Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)

Masalah Utama Masalah Sub Masalah
Kp  : Kepegawaian Cuti

untuk instansi yang ruang lingkupnya luas, dapat menggunakan daftar klasifikasi subjek sampai 3 tingkatan atau lebih, sedangkan instansi yang bidang kerjanya kecil cukup menggunakan satu atau dua tingkatan saja.

Adapun daftar klasifikasi subjek dibagi menjadi 2, yaitu sebagai berikut :

1.
Daftar Klasifikasi Subjek Standar Daftar subjek ini disebut standar karena daftar ini sudah merupakan standar umum di tingkat internasional. Daftar standar ini banyak dipergunakan untuk mengelompokkan buku-buku di perpustakaan dan penggolongan penyimpanan arsip. Arsip-arsip yang memiliki masalah (subjek) yang banyak dan luas memerlukan notasi terperinci agar lokasi penyimpanan arsipnya jelas. Misalnya, di nasional arsip suatu Negara. Alasan pemakaian daftar standar penggunaan daftar standar ini sangat sesuai dengan keperluan. Tetapi untuk suatu instansi yang mempergunakansistem subjek, penggunaan daftar standar ini kurang tepat karena setiap instansi memiliki kegiatan di bidang tertentu dan terbatas. Ada beberapa daftar klasifikasi subjek standar yang cukup banyak digunakan secara internasional, yaitu DDC (Dewey Decimal Clasification); UDC (Universal Decimal Clasification); LC (Library of Congress Clasification). DDC membagi subjeknya ke dalam 10 kelas utama, sama seperti UDC, sedangkan LC membagi subjeknya ke dalam 20 kelas utama. Ketiga jenis klasifikasi itu membagi subjeknya berdasarkan pembagian ilmu pengetahuan. Oleh karena itu ketiganya cocok dipergunakan untuk mengelompokkan koleksi buku di perpustakaan. Sebagai contoh, diambilkan pembagian kelas dari DDC yang sebenarnya sama dengan pembagian UDC. Semua ilmu pengetahuan oleh pendiri DDC, yaitu Melvil Dewey diklasifikasikan menjadi sepuluh kelas utama seperti berikut. 000 Umum 100 Filsafat 200 Agama 300 Ilmu Sosial 400 Bahasa 500 Ilmu Murni 600 Ilmu Terapan 700 Kesenian 800 Kesusastraan
900 Sejarah dan Ilmu Bumi.

Notasi DDC adalah angka decimal, misalnya untuk Filsafat berkisar antara 100--199. Kelas utama dibagi lagi ke dalam 10 kelas kedua (devisi). Kelas kedua dibagi lagi dalam 10 kelas ketiga (seksi). Misalnya, 600 adalah Ilmu Terapan, 630 adalah Pertanian, 631 adalah Teknik dan Alat Pertanian, 631.3 adalah Alat Pertanian, 631,31 adalah Mesin Pengerjaan Tanah, 631,312 adalah Bajak. Notasi atau nomor klasifikasi untuk menentukan letak bahan di tempat penyimpanan. Perpustakaan atau arsip nasional yang memiliki koleksi dalam jumlah besar dan mencakup 10 bidang ilmu pengetahuan, niscaya tepat untuk menggunakan sistem subjek DDC atau UDC. Jika 10 kelas utama tersebut masih kurang terperinci, maka bagan LC yang terdiri atas 20 kelas utama dapat digunakan. Untuk arsip kantor pemerintah daerah penggunaan UDC tampaknya tidak cocok karena tiga hal berikut:

1.    Arsip pemerintah daerah hanya mencakup subjek-subjek administrasi negara yang di dalam DDC atau UDC hanya mencakup nomor 350 sehingga nomor yang dipakai akan terdiri atas digit yang banyak.

2.    Notasi UDC sukar digunakan sebagai tanda pengenal arsip dan lokasinya.

3.    Petugas arsip harus memperoleh pendidikan khusus, padahal jumlah petugas arsip relatif banyak.

Untuk pengelolaan arsip, bagan subjek yang sangat cocok dipergunakan adalah bagan klasifikasisubjek buatan sendiri. Jika untuk pengelolaan arsip nasional sesuatu negara yang mencakup semua bidang kegiatan negara bagan klasifikasi standar seperti DDC, UDC dan LC bisa digunakan.

4.        Daftar Klasifikasi Subjek Buatan Sendiri
Cara yang terbaik dalam penyimpanan arsip yang mempergunakan sistem subjek adalah mempergunakan daftar klasifikasi subjek buatan sendiri. Hal ini disebabkan oleh kebutuhan, fungsi, dan tugas setiap kantor tidaklah sama. Daftar buatan sendiri lebih cocok dengan kebutuhan dan tujuan kantor masing-masing. Ada beberapa cara membuat daftar klasifikasi adalah sebagai berikut :

1.              mencatat setiap isi (perihal) surat yang diterima secara satu per satu di dalam satu buku tulis. Daftar itu kemudian disusun menurut abjad. Beberapa istilah yang sama cukup diambil satu untuk dimasukkan dalam daftar. Istilah subjek yang dipilih untuk daftar subjek hendaklah memenuhi persyaratan:

1.        kata benda atau yang dibendakan

2.        sedapat mungkin terdiri atas satu kata

3.        pengertiannya jelas satu masalah atau subjek.

4.              mengumpulkan semua masalah yang ada pada seluruh instansi. Fungsi dan tugas masing-masing unit kerja sudah jelas maka istilah subjek dapat diambil dari fungsi dan tugas tersebut yang disesuaikan dengan kebutuhan suatu daftar subjek. Misalnya, Personalia sebagaisubjek pertama, kemudian Kesejahteraan sebagai subjek kedua, dan Cuti sebagai subjek ketiga, dan seterusnya.

Penulisan daftar klasifikasi subjek dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut :

1.        Daftar Klasifikasi Subjek Murni
Daftar subjek murni adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subjek tanpa disertai kode (notasi) dan disusun menurut urutan abjad. Daftar tersebut dapat disusun menurut dua cara urutan abjad, yakni urutan abjad kamus dan urutan abjad ensiklopedia:

1.              Urutan abjad kamus adalah urutan abjad dari istilah-istilah yang disusun secara terpisah, seperti pada susunan kamus, tanpa melihat hubunganhubungan istilah dan tingkatan-tingkatannya.

2.              Urutan abjad ensiklopedia adalah urutan abjad berdasarkan istilah dari kelompok yang jenjangnya setingkat, yakni setingkat dengan tingkatantingkatan masing-masing kelompok seperti yang biasa digunakan pada susunan eksiklopedia.

Contoh urutan abjad kamus: Bonus Cuti Gaji Hukuman Kesehatan Kesejahteraan Keuangan Koperasi Kredit Lamaran Mutasi Pajak Pangkat Pendidikan Pengadaan Pegawai Pengangkatan Pensiun Percobaan Personalia Seleksi Abjad Ensiklopedis adalah urutan abjad berdasarkan istilah dari kelompok yang jenjangnya setingkat, sesuai dengan tingkatan masing-masing kelompok istilah seperti yang biasa dipergunakan pada susunan ensiklopedis. Contoh Abjad ensiklopedis: Keuangan               Kredit               Pajak Personalia               Kesejahteraan                             Bonus                             Cuti                             Gaji                             Kesehatan                             Koperasi                             Pensiun               Mutasi                             Hukuman                             Pangkat                             Pengangkatan Pendidikan Pengadaan Pegawai               Lamaran               Percobaan               Seleksi

3.                  Daftar Klasifikasi Subjek Berkode
Daftar subjek berkode adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subjek yang dilengkapi dengan kode dari istilah subjek bersangkutan. Kode atau biasa juga disebut notasi adalah tanda pengenal (identitas) dari sesuatu istilah subjek.

Kegunaan kode ini sesungguhnya adalah:

1.                  untuk memudahkan mengetahui kelompok dari sesuatu subjek

2.                  untuk memudahkan penentuan lokasi dan urutan-urutan penyimpanan bahan-bahan dari subjekbersangkutan.

Kegunaan kode yang terakhir lebih ditujukan kepada penggunaan koleksi perpustakaan, rakberdasarkan kode yang ditempelkan pada punggung buku. Untuk arsip yang banyak, seperti Arsip Nasional atau Sentral Arsip suatu instansi, kode memang sangat diperlukan untuk menentukan lokasi dan urut-urutan penyimpanan. Sementara itu, untuk arsip-arsip di bagian atau unit suatu instansi penyertaan kode pada istilah subjek agaknya tidaklah diperlukan benar, bahkan dapat menyulitkan petugas dalam mengingat kode untuk mengetahui lokasi arsip.

Persyaratan bagi model kode yang dipilih adalah:

2.                  mudah dipahami dan diingat

4.                  sederhana dalam penulisan.

Penulisan kode dapat dilakukan dengan cara :

1.         angka Arab, misalnya 1,2,3

2.         angka Romawi misalnya I, II, III

3.         angka desimal misalnya 00, 11, 12.31

4.         angka Duplex misalnya 1-3, 7-10, 11-13.

1.    huruf besar seperti A, B, C

2.    huruf kecil seperti a, b, c, d

3.    gabungan huruf AA, AB, ac, ad, Ac

4.    kependekakan seperti KU (keuangan), KP (kepegawaian), PL (perlengkapan).

5.
Kode gabungan angka dan huruf atau huruf dan angka, misalnya KP.001, 2.a., a.21, 23.a.b. Salah satu contoh dari daftar subjek berkode dicantumkan berikut ini, yang diambil sebagian dari Daftar Klasifikasi Kearsipan Dep. Dalam Negeri RI. 000 Umum         020 Peralatan                021 Alat Tulis                022 Mesin kantor 100 Pemerintahan         110 Pemerintahan Pusat                111 Presiden                112 Wakil Presiden 190 Hubungan Luar Negeri         191 Perwakilan asing                195 PBB 200 Politik         200 Politik                202 Orde Baru Kode yang mewakili kelas masalah sebenarnya sudah cukup memadai bagi penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Jika untuk keperluan khusus terutama untuk kecermatan dan ketepatan lebih lanjut, masalah atau subjek dapat diteruskan dengan tambahan kode seperti bentuk penyajian, wilayah, dan komponen. Bentuk penyajian mendapat tambahan kode sebagaimana contoh berikut ini. --01 Laporan --02 Statistik --03 Seminar, Lokakarya --04 Peraturan Perundang-undangan --05 Penelitian --06 Pendidikan --07 Perencanaan --08 Panitia
--09 Ceramah

Contoh kode subjek yang mempergunakan tambahan bentuk penyajian. 480 Media Massa --03 Lokakarya 480.03 Lokakarya Media Massa Untuk melengkapi masalah dengan wilayah maka kode masalah dapat ditambah dengan kode wilayah sebagai berikut. --1 Pusat --2 Sumatra --21 Aceh --22 Sumatra Utara --23-- --3 Jawa --31 DKI Jakarta --32 Jawa Barat --33 -- --4 Kalimantan --41 Kalimantan Barat --42 Kalimantan Tengah --43 -- --5 Sulawesi --51 Sulawesi Utara --52 Sulawesi tengah
--53 –

Kode masalah dapat juga ditambah dengan kode singkatan nama instansi sebagaimana contoh berikut. --IJ Inspektorat Jenderal --SJ Sekretaris Jenderal
--SP Direktorat Jenderal Sosial Politik dan seterusnya.

Contoh kode subjek yang disertai oleh kode singkatan nama instansi. 700 Pengawasan --SJ Sekretariat Jenderal
700-SJ Pengawasan di Sekretariat Jenderal

Dari pembehasan di atas, jelas bahwa pola klasifikasi dan kode yang akan diterapkan sebaiknya adalah buatan sendiri sehingga akan sesuai dengan kebutuhan arsip instansi bersangkutan

6. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem subjek

Kebutuhan filling cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. satu laci fillng cabinet dapat memuat satu masalah utama. Jika masalah utama ada 10, maka diperlukan 10 laci ( 3 filling cabinet @ 4 laci ). Dapat juga satu laci untuk memuat satu sub masalah.

Jika satu laci memuat satu masalah utama, maka jumlah guide yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub masalah, ditambah dengan sub-sub masalah. Jika satu laci memuat satu sub masalah, maka jumlah guide yang digunakan sebanyak jumlah sub-sub masalah.

Hanging folder yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub-sub masalah, atau sebanyak jumlah masalah yang ada pada tingkatan terakhir.

Setiap satu jenis surat (hal surat) dibuatkan satu kartu indeksnya. Jadi, semua surat yang disimpan mempunyai kartu indeks.

Tidak semua surat yang disimpan dibuat kartu tunjuk silang. Tetapi hanya surat surat yang berisikan lebih dari satu masalah, baru dibuatkan tunjuk silang.

Diperlukan untuk menyortir surat berdasarkan subjek. Jumlah subjek yang ada dapat dijadikan dasar untuk menentukan berapa banyak alat sortir yang digunakan.

Digunakan untuk menyimpan kartu indeks, yang penyusunan kartu indeksnya berdasarkan abjad.

8.        Prosedur penyimpanan arsip
Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistemyang lain, yaitu sebagai berikut.

1.
memeriksa tanda pelepas Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan. Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut.
Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berarti surat tersebut subjeknya adalah Cuti Sakit.

2.                  mengindeks
Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

3.                  mengode
Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomorsubjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil.

4.                  menyortir
Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu. Apabila surat hanya satu, maka tidak perlu disortir.

5.
menempatkan Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan. contoh: surat sakit dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian, dibelakang guide cuti dan di dalam hangin folder Cuti sakit.
Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan, jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu.

6.       Prosedur penemuan kembali

Langkah-lanhkah menemukan arsip dalam sistem subjek adalah sebagai berikut :

1.                  tentukan subjek surat yang dicari

bapak anwar ingin mencari arsip tentang SPT ( surat pemberitahuan pajak ) tahun 2008. Oleh karena itu, afifah sebagai arsiparis menentukan subjek surat tersebut, yaitu SPT

2.                  menentukan indeks subjek surat kemudian diindeks dengan cara mencocokan subjek surat dengan daftar klasifikasi subjek

Berati surat tersebut indeksnya PPh – Pajak – Keuangan.

contoh : surat tersebut kodenya PPh

4.                  mencari arsip pada tempat penyimpanan

contoh: arsip tersebut dicari pada laci beerkode keuangan, di belakang guide berkode pajak, di dalam hanging folder berkode PPh

5.                  mengambil arsip pada tempat penyimpanan

ambillaharsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip ( lembar 1 )

6.                  mengambil arsip jika memang benar arsip yang dicari

arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip ( lembar 2 )

7.                  memberikan arsip pada peminjam

jika tidak mengetahui permasalahan surat, namun hanya diketahui nama orang / perusahaan sebagai identitas surat yang dicari. Untuk demikian, maka arsip tersebut dapat ditemukan tetapi dalam hal ini perlu alat bantu, yaitu kartu indeks.

Berikut langkah yang dapat dilakukan jika arsip yang dicari tidak diketahui subjeknya :

1.        tentukan nama orang/badan/perusahaan sebagai identitas surat

andika ingin mencari arsip atas nama gunawan wubisono, tetapi dia tidak mengetahui subjek ssratnya. Dengan demikian identitas surat tersebut adalah gunawan wibisono.

2.        indekslah nama tersebut

indeks nama dari gunawan wibisono adalah, wibisono, gunawan

3.        tentukan kodenya, yaitu Wi

4.        carilah kartu indeks pada laci cardex yang berkode W, dibelakang guide Wi.

5.        Lihatlah kode surat yang tertera pada kartu indeks.

6.        Cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek

7.        Cari arsip tersebut pada laci yang berkode kepegawaian, di belakang guide cuti.

8.        Ambil arsip tersebut jika memang benar arsip yang dicari dan tukar dengan lembar pinjam arsip ( lembar 1 )

9.        Serahkan arsip pada peminjam beerikut lembar pinjam arsip ( lembar 2 )
10.    Simpan lembar pinjam arsip ( lembar 3 ) pada tickler file.