Modul Pengoperasian Alat Komunikasi Telepon 1. Prosedur pengoperasian alat komunikasi Keahlian komunikasi seorang tenaga penjual merupakan alat promosi untuk mempengaruhi minat calon pembeli dalam berbelanja. Pengetahuan dan ketrampilan berkomunikasi dengan menggunakan alat-alat komunikasi merupakan ketrampilan dasar yang harus dimiliki oleh seorang pramuniaga atau tenaga penjual. Karena sebagai tenaga penjualan tentunya seorang pramuniaga harus mampu melakukan komunikasi secara baik dengan pembeli, rekan sekerja, maupun atasan yang berkaitan dengan tugas pekerjaannya. Seorang pramuniaga juga harus mampu membangun citra diri atau kepribadian yang baik dan menarik. Karena pramuniaga merupakan ujung tombak suatu perusahaan dan akan menggambarkan image perusahaan kepada pembeli atau pelanggan. Pramuniaga yang memiliki kepribadian yang baik dan menarik merupakan promosi bagi perusahaan,sebaliknya jika pramuniaganya berkepribadian buruk, akan merugikan perusahaan, karena tidak akan ada pembeli yang mengunjungi perusahaan atau toko tersebut. A. Pesawat telepon Pesawat telepon merupakan salah satu mesin bisnis yang berfungsi sebagai alat komunikasi. Pesawat telepon merupakan salah satu alat yang mempunyai fungsi penting, walupun pada umumnya tidak secara langsung digunakan dalam transaksi perdagangan. Ditinjau dari peletakannya, ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi, antara lain sebagai berikut: a. Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan di atas meja. b. Telepon dinding (wallphone), yaitu telepon yang diletakkan pada dinding. c. Telepon mobil, kapal, atau pesawat. Sedangkan dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pesawat telepon, macamnya adalah sebagai berikut a) Satu jalur telepon (single line telephone),bisa dengan sistem tuts atau putarangka. Jenis telepon ini banyak digunakan oleh masyarakat yang memiliki fasilitas telepon di rumah. b) Telepon dengan banyak tuts (multi button telephone), melalui pesawat ini hubungan telepon masuk dapat diatur penyampaiannya kepada orang yang dipanggil. Jenis telepon ini banyak digunakan pada organisasi-organisasi. c) Sistem hunting, yaitu satu nomor telepon dapat digunakan secara serentak untuk beberapa saluran. d) Telepon dengan pengeras suara (loudspeaking telephone), yaitu telepon yang tidak perlu dipegang sewaktu berbicara. Sementara itu, hubungan telepon ditinjau dari segi jarak jangkauannya dapat dibagi menjadi tiga, yaitu: a. Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan pada lingkup daerah tertentu, misalnya daerah Bandung. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju. b. Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang yang jaraknya cukup jauh, misalnya antarkota atau antarprovinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini, terlebih dahulu seseorang harus menekan atau memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju. c. Hubungan internasional, yaitu hubungan telepon dua orang yang jaraknya melewati batas negara. Untuk melakukan hubungan ini, seseorang harus menekan nomor kode sambungan internasional negara yang dituju. 2. Klasifi kasi pesawat telepon dan fungsi tombol pada telepon Berdasarkan klasifi kasinya,telepon dapat dibedakan menjadi empat, yaitu telepon yang menggunakan sistem sambungan, telepon yang menggunakan sistem dialing, telepon yang menggunakan mekanisme mesin dan telepon yang menggunakan fasilitas sambungan. a. Telepon yang menggunakan sistem sambungan Telepon yang menggunakan sistem sambungan ada dua macam yaitu sistem manual dan sistem otomatis.Pesawat telepon yang menggunakan sistem manual memerlukan tenaga operator mengakibatkan ketidakefi sienan dalam melakukan pekerjaan, sedangkan telepon yang menggunakan sistem otomatis tidak memerlukan operator. b. Telepon yang menggunakan sistem dialing Telepon yang menggunakan sistim dialing terdiri dari dua macam, yaitu telepon yang digunakan dengan cara memutar atau menekan tombol tombol angka. c. Telepon yang menggunakan mekanisme mesin Terdiri dari dua macam, yaitu telepon digital dan telepon non digital. Telepon digital biasanya dipergunakan pada kantor-kantor yang sudah modern. d. Telepon yang menggunakan fasilitas sambungan Telepon yang menggunakan fasilitas sambungan dengan menggunakan kabel, satelit dan stasiun microwave. Contoh telepon yang menggunakan fasilitas sistem sambungan satelit adalah telepon WWL (WarellessLine) atau telepon radio,sedangkan telepon yang menggunakan sambungan dengan stasiun microwave ialah telepon selular (hand phone). e. Telepon digital Telepon jenis digital lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan saat ini, hal ini dikarenakan telepon jenis digital mempunyai beberapa keunggulan antara lain:
Dalam menggunakan telepon tentu saja ada ketentuan, aturan, dan kode etik yang perlu diperhatikan. Tata krama dalam bertelepon yaitu sebagai berikut:
Dalam kegiatan bisnis,telepon merupakan media komunikasi yang paling banyak digunakan. Oleh karena itu setiap tenaga pelayanan bisnis, atau seketaris harus menguasai tata-cara menggunakan telepon yang baik dan sopan, sehingga tidak mengecewakan kolega dan pelangan. Sebab kegagalan dalam berkomunikasi akan menghambat jalannya perusahaan. 3. Tata cara dalam menangani telepon masuk
Block Note Contoh formulir penerimaan telepon
4. Penggunaan telepon Hal-hal penting yang berhubungan telepon adalah sebagai berikut:
Seorang sekertaris haruslah memahami keterangan-keterangan yang termuat dalam buku petunjuk telepon, seperti nomor nomor penting dan nomor kode wilayah. b. Mengetahui tata cara interlokal yaitu sebagai berikut: 1) Putar nomor kode wilayah (area kode) 2) Kemudian putar nomor lokal yang dikehendaki Tapi jika daerah/kota yang belum mendapat fasilitas SLJJ (melalui operator), tata caranya sebagai berikut: 1) Putar nomor 100 2) Setelah operator menjawab segera beritahukan nomor telepon kita 3) Nama kantor kita 4) Kota dan nomor telepon kantor/orang yang dipanggil 5) Jenis permintaan yang dikehendaki yaitu biasa atau segera. c. SLI (Saluran langsung jarak jauh) Hubungan telepon keluar Negeri tanpa melalui operator,caranya misalnya dari Indonesia: 001 + Kode Negara + Kode wilayah + Nomor telepon tujuan. Keuntungan penggunaan SLI adalah: 1) 1 Lebih cepat 2) 2 Lebih murah 3) 3 Dapat digunakan untuk hubungan facsmile dapat digunakan untuk komunikasi data ”dial up” 4) Untuk hubungan International melalui operator pertama putar 101, dan langkah berikutnya sama dengan permintaan hubungan International. d. Transfer Charge Collect Call Yaitu biaya percakapan telepon yang dibayar oleh penerima telepon, adapun caranya adalah sebagai berikut: 1) hubungi operator 2) beritahukan kita mau menghubungi siapa tetapi biaya ditanggung oleh penerima 3) tunggu beberapa saat, operator akan menanyakan kepada orang yang dipanggil untuk meminta persetujuan pembayaran biaya telepon. e. Hunting sistem, yaitu sistem memburu saluran kosong secara otomatis, dengan cara ini satu nomor telepon bisa dipergunakan untuk beberapa saluran secara serentak. 5. Mengetahui cara-cara menelepon keluar a. Menerima telepon dari luar (Incoming call) Sistem PABX adalah sistem hubungan telepon tanpa bantuan operator yaitu dengan cara menekan kode tertentu terlebih dahulu. Langkah-langkah yang harus kita lakukan dalam menerima sambungan dari luar yaitu: 1) Apabila terdengar bunyi telepon masuk salah satu lampu pada nomor saluran akan menyala. 2) Kemudian kita menekan nomor saluran yang menyala, ucapkan salam, identitas diri dan tawarkan bantuan. 3) Sambungkan ke nomor yang diminta dengan menekan ”T”(interhal) terlebih dahulu. 4) Apabila kita salah menyambungkan, kembalikan saluran ke awal dengan menekan ”V” (Void) dan hubungkan ke nomor yang benar. 5) Apabila saluran yang diminta kosong beritahukan kepada penerima telepon bahwa ada telepon dari seseorang. 6) Apabila penerima telepon bersedia bicara, sambungkan langsung dan persilahkan bicara dan tekan ”E” (Erase) agar mereka langsung bicara. 7) Apabila penerima telepon tidak mau menerima telepon, karena sesuatu alasan, kembalikan ke saluran awal dengan menekan ”V”(Void) lalu tekan ”U” (under line) untuk kembali berbicara ke luar dengan penelepon, sampaikan alasan penerima tidak mau menerima telepon/berbicara, tawarkan bantuan apabila ada pesan yang harus disampaikan untuk penerima telepon. 8) Apabila saluran yang diminta tidak ada yang mengangkat sampaikan kepada penerima telepon bahwa tidak ada yang mengangkat. b. Saluran sedang sibuk Langkah-langkah yang harus dilakukan jika menangani saluran yang sedang sibuk atau saluran yang sedang dipakai untuk bicara adalah:
c. Saluran dari dalam dan luar Langkah langkah yang harus kita lakukan dalam menerima telepon dari dalam instansi adalah: 1) Apabila lampu ”H” (House) menyala dan terdengar bunyi telepon masuk hal ini menandakan ada telepon dari dalam masuk, tekanlah tombol O” kemudian ucapkan salam identitas penerima telepon, (operator)dan tawarkan bantuan, catatlah setiap pesan dan permintaan setelah selesai dan mengakhiri pembicaraan kemudian tekan ”E”. 2) Menerima permintaan telepon dari luar untuk sistem jenis pesawat telepon PABX (Swtcchboard) setiap saluran dari dalam yang ingin mengadakan telepon keluar dapat menekan kode tertentu misalnya ”9” sampai terdengar ada terdengar ada nada saluran kosong kemudian barulah menekan nomor yang diinginkan. Jika penelepon ingin meminta disambungkan melalui operator maka operator akan mencari kode atau saluran yang kosong apabila sudah ada tekan nomor yang diinginkan, setelah itu barulah disambungkan pada nomor yang diinginkan dengan menekan ”I” lalu tekan ”E” agar mereka dapat berbicara langsung. Hal yang perlu dilakukan dalam melakukan percakapan melalui telepon yaitu :
d. Cara perawatan Agar pesawat telepon dapat dipakai dengan baik diperlukan perawatan, antara lain:
|