Apa itu sistem pengendalian dan manfaat tujuannya

Sebagian besar dari Anda pasti pernah mendengar istilah manajemen. Manajemen sendiri memiliki banyak jenis seperti manajemen proyek, manajemen operasi dan lain sebagainya. Tetapi bagaimana dengan istilah sistem pengendalian manajemen? Apakah istilah ini asing bagi Anda? Simak artikel kami kali ini, yang mengulas tentang sistem pengendalian manajemen, fungsi, proses serta faktornya.

Sistem pengendalian manajemen berfungsi sebagai alat yang mengarahkan agar perusahaan bisa mencapai tujuannya.

Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen adalah suatu proses yang menjamin bahwa sumber-sumber diperoleh dan digunakan dengan efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan. Pengertian lainnya, sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem yang berisi tuntutan kepada semua orang yang ada dalam perusahaan untuk menjalankan dan mengendalikan sebaik mungkin berdasarkan asumsi-asumsi tertentu.

Berdasarkan pendapat ahli yaitu Anthony dan Reece (1984:824), sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem yang memiliki fungsi pengendalian terhadap aktivitas dalam organisasi yang mengupayakan agar strategi yang diterapkan sesuai untuk mencapai tujuannya.

Sedangkan menurut Suadi (1999:8-9), definisi dari sistem pengendalian manajemen adalah sebuah sistem yang terdiri dari beberapa sub sistem yang saling berkaitan, meliputi penganggaran, pemrograman, pelaporan, akuntansi, dan pertanggungjawaban. Tujuannya adalah untuk membantu manajemen mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan, agar mau menjalankan strategi tertentu secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan.

Komponen dan Karakteristik Sistem Pengendalian Manajemen

Komponen dalam sistem pengendalian manajemen dikenal dengan singkatan WERE yang terdiri dari work (pekerjaan), employee (tenaga kerja atau karyawan), relationship (hubungan), dan environment (lingkungan). Empat komponen ini merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan dalam mencapai tujuan sistem pengendalian manajemen.

Sistem pengendalian manajemen dalam perusahaan harus memenuhi beberapa karakteristik berikut ini :

• Harus selaras dengan strategi dan tujuan perusahaan.

• Harus dibuat sesuai dengan struktur organisasi dan bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan manajer individual.

• Harus efektif untuk memotivasi seorang manajer dan karyawan agar selalu berusaha mencapai tujuan perusahaan dengan berbagai cara, termasuk dengan memberikan penghargaan kepada mereka.

Baca juga : Sistem Informasi Manajemen : Definisi, Fungsi, dan Tujuannya

Fungsi Sistem Pengendalian Manajemen

Fungsi sistem pengendalian manajemen adalah agar perusahaan bisa mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Cara yang dilakukan yaitu dengan membandingkan prestasi kerja agar sesuai rencana semula dan melakukan suatu tindakan yang tepat untuk bisa mengoreksi hal-hal yang menyimpang dari yang sudah ditetapkan.

Dalam sistem pengendalian manajemen semua laporan harus dibuat secara tertulis dan ada pihak yang bertindak sebagai controller. Biasanya seorang akuntan atau keuangan adalah controller yang tepat, karena mereka yang juga membuat laporan biaya. Tujuannya agar pengendalian biaya yang efektif juga bisa dilakukan sehingga tujuan sistem pengendalian manajemen lebih mudah dicapai.

Akuntan harus memberikan informasi yang akurat kepada manajemen dan selalu berkomunikasi dalam proses pengendalian manajemen. Informasi seperti prestasi kerja dan pencapaian karyawan harus diketahui manajemen agar sistem pengendalian manajemen bisa berjalan dengan baik. Informasi seperti juga bisa dipakai dalam menyusun KPI (Key Performance Indikator) agar manajemen mengetahui raport setiap karyawan.

Proses Pengendalian Manajemen

Proses pengendalian manajemen yang efektif adalah yang bersifat formal dengan tahapan sebagai berikut :

1. Sistem Pengendalian Manajemen : Pemrograman

Pada tahap ini, perusahaan menentukan program apa saja yang akan dilakukan. Setelah itu, perusahaan harus memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan program tersebut.

2. Sistem Pengendalian Manajemen : Penganggaran

Pada tahap ini, perusahaan menetapkan anggaran keuangan untuk periode tertentu. Anggaran yang disusun berdasarkan kumpulan anggaran yang bisa dipertanggungjawabkan guna menjalankan program yang dibuat.

3. Sistem Pengendalian Manajemen : Operasi dan Akuntansi

Pada tahap ini, pencatatan dilakukan dari pendapatan yang diperoleh dan dari berbagai sumber daya yang digunakan. Setelah itu, catatan dan biaya tersebut harus dikategorikan sesuai dengan program yang sudah ditetapkan oleh pusat tanggung jawab. Di mana tujuan pengkategorian tersebut adalah untuk mengukur performa manajer yang bersangkutan.

4. Sistem Pengendalian Manajemen : Laporan dan Analisis

Tahapan terakhir dalam proses pengendalian manajemen adalah melakukan analisis dan laporan. Adapun analisa laporan tersebut berupa pemilahan strategi yang perlu ditinjau ulang, menentukan kebijakan seperti menambah, mengubah atau menghapus program di tahun berikutnya serta memberi pertimbangan apakah perlu mengubah anggaran.

Apabila dari analisis ditemukan penyimpangan maka dapat dilakukan tindakan perubahan anggaran, khususnya apabila anggaran yang ada sudah tidak realistis. Dari laporan yang ada dapat diambil kesimpulan apakah memerlukan perbaikan dalam sistem pengendalian manajemen saat ini, khususnya untuk memberikan solusi atas masalah perusahaan yang tidak dapat diantisipasi.

Faktor Sistem Pengendalian Manajemen

Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen adalah :

1. Ukuran dan Penyebaran Enterprise

Perbedaan ukuran dan tingkat penyebaran perusahaan bisa menjadi faktor yang mempengaruhi sistem pengendalian manajemen. Karena penerapannya dalam perusahaan besar tentu berbeda dengan perusahaan kecil. Perbedaan ini akan menentukan isi, sifat dan tujuan sistem pengendalian manajemen di perusahaan tersebut.

2. Struktur Organisasi, Delegasi dan Desentralisasi

Faktor struktur organisasi, delegasi dan desentralisasi sangat mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen. Struktur organisasi membawa dampak dalam pengambilan keputusan dan pengawasan operasional perusahaan. Sedangkan tingkat delegasi dan desentralisasi dalam suatu perusahaan harus disesuaikan dengan tantangan lingkungan yang berubah dan kemungkinan hadirnya peluang.

Contoh sistem pengendalian manajemen karena faktor ini yaitu struktur atau filosofi manajemen dari State Bank of India pasti berbeda dengan Negara Trading Corporation. Perbedaan rancangan pengendalian manajemen antara Allianz dengan Jiwasraya juga merupakan contoh sistem pengendalian manajemen karena faktor struktur organisasi, delegasi dan desentralisasi.

3. Sifat dan Pembagian Operasi

Sifat dan pembagian operasi suatu perusahaan juga mempengaruhi sistem pengendalian manajemen karena dalam implementasinya hal tersebut mempengaruhi manajemen perusahaan untuk membuat strategi atau mengambil keputusan yang tepat.

Contoh sistem pengendalian manajemen yang dipengaruhi oleh sifat dan pembagian operasi yaitu perusahaan produk herbal yang memiliki banyak jenis produk, maka perancangan dan implementasi sistem harus dilihat apakah dapat dibuat berdasarkan produk atau tidak.

4. Jenis Pusat Tanggung Jawab

Berbagai pusat tanggung jawab dalam suatu perusahaan memerlukan sistem pengendalian manajemen yang berbeda. Hal itu untuk menentukan apakah performa pusat tanggung jawab harus diukur berdasarkan dari biaya atau laba suatu investasi, tergantung pada jenis pusat tanggung jawab.

Sebagai seorang pebisnis, Anda seharusnya memahami tentang sistem pengendalian manajemen. Mungkin hal itu bisa diterapkan dalam bisnis Anda agar semakin bertumbuh. Selain itu, agar bisnis bisa berkembang dengan baik, Anda juga harus bisa mengelola keuangannya dengan benar. Agar laporan keuangan usaha bisa dibuat dengan cepat dan mudah, sebaiknya Anda menggunakan software akuntansi dalam mengerjakannya.

Harmony adalah software akuntansi online yang mudah dan praktis digunakan. Harmony memiliki 20 lebih laporan keuangan real time yang akan mempermudah Anda dalam menjalankan usaha. Harmony sudah membantu ribuan pemilik bisnis dalam merapikan pembukuan dan laporan keuangan mereka. Jadi, tunggu apalagi? Coba gunakan GRATIS Harmony 30 hari dengan mendaftar di sini.

Bagaimana jika Anda adalah pebisnis yang sibuk sehingga tidak sempat membuat laporan keuangan? Jangan khawatir, Anda bisa menggunakan Harmony Accounting Service yaitu jasa pembuatan laporan keuangan dengan harga terjangkau yang dikerjakan oleh profesional berpengalaman dalam bidang akuntansi

Anda juga bisa mendapatkan informasi tentang akuntansi, keuangan, pajak, bisnis dan marketing di media sosial Harmony. Follow akun Facebook, Instagram dan LinkedIn Harmony.

LancangKuning - Sistem pengendalian manajemen merupakan salah satu sistem yang cenderung mengarah kepada sebuah pengendalian kegiatan dengan dominasi tinggi dan tentunya menyeluruh untuk dapat memperoleh kepercayaan bahwa strategi dan kinerja dari perusahaan sudah dilakukan secara efektif dan efisien. Sistem pengendalian manajemen tentunya memiliki tujuan dari adanya sistem pengendalian manajemen ini, berikut adalah tujuan dari sistem pengendalian manajemen :

1. Tujuan dari sistem pengendalian manajemen yaitu supaya pada proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan dari rencana
2. Dapat melakukan tindakan perbaikan jika terdapat suatu penyimpangan-penyimpangan
3. Tentunya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencananya
4. Dapat menjadi keamanan harta dari milik suatu organisasi
5. Dapat memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi
6. Dapat memajukan efisiensi dalam sebuah operasi
7. Dapat meningkatkan akuntabilitas
8. Untuk merangsang kepatuhan pada kebijakan rencana prosedur peraturan serta ketentuan yang berlaku.

Sistem pengendalian manajemen memiliki unsur –unsur yang berperan penting, berikut adalah unsur-unsur yang terdapat pada sistem pengendalian manajemen. Sebagai berikut :

1. Pelacak atau detector biasa disebut dengan sensor.
   Pelacak tersebut merupakan sebuah perangkat atau alat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam sebuah proses yang sedang dikendalikan
2. Penilaian atau assessor
   Penilaian merupakan salah satu perangkat yang dapat menentukan signifikasi atau kesesuaian dari peristiwa actual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standard atau sebuah ekspetasi dari apa yang seharusnya terjadi
3. Effector atau sebuah umpan balik
   Effector merupakan sebuah perangkat yang dapat mengubah perilaku jika assessor dapat mengindikasikan kebutuhan untuk dapat melakukan hal tersebut.
4. Jaringan komunikasi
   Terakhir adalah jaringan komunikasi merupakan berbagai perangkat yang dapat meneruskan informasi antara detector dengan assessor maupun antara assessor dengan effector.

Berikut adalah faktor yang dapat mempengaruhi sistem pengendalian manajemen.

1. Ukuran dan penyebaran enterprise

Untuk ukuran dan penyebaran enterprise suatu perusahaan besar pastikan akan berbeda dengan dibandingkan dengan perusahaan kecil. Hal tersebut tentu akan menentukan isi dan sifat dari sistem control untuk setiap organisasi.

1. Struktur organisasi, delegasi dan desentralisasi

Pada anggaran dasar serta konvensi dalam mengatur struktur dari suatu organisasi dan sejauh mana desentralisasi dan delegasi di semua perusahaan.

1. Sifat dan pembagian operasi

Sifat dan pembagian operasi tentunya harus mempengaruhi sistem pengendalian manajemen.

1. Jenis pusat tanggung jawab

Sistem control dari suatu perusahaan tentu berbeda diperlukanuntuk berbagai pusat tanggung jawab atau sub sistem dalam sebuah organisasi.

1. Orang dan persepsi mereka

Persepsi orang di dalam suatu organisasi tentang dampak yang mungkin dari sistem control pada hidup mereka kerja, untuk kepuasan kerja, keamanan kerja, promosi serta kesejahteraan umum dapat berbeda di seluruh organisasi.

Setelah kita mengetahui apa itu sistem pengendalian unsur serta faktor, pastinya terdapat manfaat dari sistem pengendalian manajemen, berikut adalah manfaat dari sistem pengendalian manajement.

1. Sistem pengendalian  manajemen dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilakukan oleh staf apakah sesuai dengan standar atau bahkan rencana kerja, dan apakah sumber daya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan
2. Sistem pengendalian manajemen memiliki fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.
3. Sistem pengendalian manajemen dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya dapat mencukupi kebutuhan dan dapat dimanfaatkan secara efisien
4. Sistem pengendalian manajemen dapat mengetahui sebab-sebab yang terjadi pada penyimpangan
5. Sistem pengendalian informasi dapat untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk dapat merenungkan isi dan pekerjaan mereka.
6. Sistem pengendalian informasi ketika menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan seseorang.
7. Sistem pengendalian informasi untuk menjadi dukungan baik dari segi pribadi ataupun pekerjaan
8. Sistem pengendalian informasi dapat memastikan bahwa pribadi dan sebagai orang pekerja tidak dapat ditinggalkan tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja
9. Sistem pengendalian informasi untuk menjadi pro-aktif bukan sebagai re-aktif
10. Sistem pengendalian informasi dapat memastikan kualitas dari pekerjaan

Demikianlah penjelasan mengenai manfaat sistem pengendalian manajemen. Semoga bermanfaat!(Riela Annisa)