Pengangkatan seorang pegawai didasarkan pada kecakapan yang dimiliki disebut

FORMASI KEPEGAWAIAN, PENGADAAN PEGAWAI,CARA PENANGANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

 I.      Formasi Kepegawaian

Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi  Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. Pegawai merupakan faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan baik perusahaan negara maupun perusahaan swasta. Walaupun sedimikian canggaihnya teknologi saat ini, tanpa kehadiran pegawai semua itu belum mempunyai arti apa-apa. Karena sangat pentingnya pegawai dalam suatu perusahaan. maka untuk ini dapat digunakan berbagai system formasi kepegawaian, antara lain sistem kawan, sistem kecakapan, dan sistem karier.

A.  Sistem Formasi Kawan (Patronage System)

Sistem kawan merupakan suatu sistam kepegawaian yang bersifat subyektif,artinya pengangkatan seorang pegawai berdasarkan atas hubungan pribadi antara pihak yang mengangkat dengan yang diangkat. Sistem kepegawaian yang subyektif ini dapat dibedakan antara yang bersifat politis dengan yang bersifat nonpolitis. Sistem yang bersifat politis dikenal dengan istilah spoil system, diambil dari ucapan senator Wiliam L. Mercy dari New York: To the victor belongs the spoilof war (semua rampasan perang menjadi milik yang menang). Menurut sisitem ini pengangakatan seseorang didasarkan atas jasanya terhadap kemenangan partai. Sistem kepegawaian yang bersifat nonpolitis biasa dikenal dengan istilah “nepotisme”. Kata nepotisme berasal dari kata Inggris nepotism, yang akar katanya nepos atau kemenakan.

B.   Sistem Formasi Kecakapan (Merit System)

Berbeda dengan sistem kawan, sistem kecakapan bersifat obyektif. Pengangkatan seorang pegawai didasarkan pada kecakapan yang dimiliki. Ukuran awal untuk mengetahui kecakapan seorang calon pegawai antara lain adalah ijazah yang dimiliki atau hasil tes yang dicapainya. Dalam praktek kepegawaian, sistem ini bukan saja dipergunakan pada pengangkatan pertama seorang pegawai, tetapi juda pada proses kepegawaian berikutnya, antara lain untuk menentukan kenaikan gaji, kenaikan tingkat, dan sebagainya.

C.   Sistem Formasi Karier (Career System)

Menurut sistem karier ini seseorang diterima menjadi pegawai karena pertimbangan kecakapan. Kesempatan untuk mengembangkan bakat serta kecakapan terbuka selama pegawai mampu bekerja. Pangkatnyapun dapat dinaikkan setinggi mungkin. Sistem ini merupakan konsekuensi logis dari system kepegawaian yang berdasarkan kecakapan.

B.   Prinsip Penyusunan Formasi

Kebutuhan pegawai baik di perusahaan swasta maupun di lingkungan Dinas Pemerintahan akan selalu bertambah seiring berkembangnya institusi yang menaungi. Perkembangan perusahaan/institusi ini tak pelak membutuhkan pegawai baru yang mengisi unit bagian yang semakin banyak. Untuk merekrut pegawai baru, ada beberapa hal yang harus dicermati mengenai analisis analisis kebutuhan pegawai.

Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:

1.  setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya.

2.  setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong.

3.   selama beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai tidak berubah.

C.  Analisa Kebutuhan Pegawai

Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan.

Analisa kebutuhan pegawai dilakukan berdasarkan :

1.      Jenis Pekerjaan

2.      Sifat Pekerjaan

3.      Analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang pegawai

4.      Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan,

5.      Peralatan yang Tersedia

6.      Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat

7.      Analisis Jabatan

8.      Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah

 II.   Pengadaan Pegawai

1.   Perencanaan dan Rekrutmen

Salah satu fungsi Kepegawaian adalah pengadaan pegawai. Dalam kegiatan pengadaan pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi yang lowong, di samping itu perlu pula dilihat kebutuhan sumber daya manusia, banyaknya kebutuhan dan jenisnya pekerjaan. Setelah pasti ada formasi yang lowong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.

Sedangkan perekrutan merupakan proses penarikan sejumlah calon yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan. Perekrutan yang efektif secara konseptual memiliki beberapa hambatan yang dapat bersumber dari kebijakan organisasi maupun dari perencanaan sumber daya manusia. Dalam ketentuan perundang-undangan Kepegawaian Negara terdapat ketentuan yang mengatur formasi yaitu Peraturan Pemerintah No. 54 Tahun 2003 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.

Dalam rangka menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan oleh suatu unit organisasi, harus ditetapkan oleh seorang pejabat yang berwenang dalam jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan, dengan tujuan agar unit organisasi itu mampu melaksanakan tugasnya dengan baik dan tepat pada waktunya.

2.  Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan

Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian banyak pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki. Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja. Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru. Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut.

Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun informal. Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga perlu. Mereka dapat belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya.

Pengadaan Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah proses kegiatan utnuk mengisi formasi yang lowong. Lowongan formasi dalam satuan organisasi negara pada umumnya disebabkan oleh adanya PNS yang berhenti, meninggal dunia, mutasi jabatan dan adanya pengembangan organisasi. Pengadaan dilaksanakan atas dasar kebutuhan baik dalam arti jumlah dan mutu pegawai maupun kompetensi jabatan yang diperlukan. Pengadaan PNS dilakukan mulai dari perencanaan, pengumuman, pelamaran, penyaringan, pengangkatan calon PNS sampai dengan pengangkatan menjadi PNS.

Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di hararapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya merupakn langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan sifat pekerjaan yang lowong serta keadaan dan sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sesungguhnya pencarian atau penarikan tenaga kerja di lakukan setelah diketahui kualifikasi yang harus dimiliki tenaga kerja yang akan dicari, antara lain menyangkut pengetahuan, pengalaman, kepribadiannya dan sebagainya.

Namun sebelum mencari pegawai baru ada beberapa hal yang harus diperhatikan baik untuk instansi pemerintah, maupun swasta, hal ini meliputi; prinsip-prinsip penyusunan formasi, sistem penyusunan formasi, analisa jabatan, sampai pada anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu harus dicermati dengan baik.

Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar, maka pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga menghasilkan penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan.

2.  Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern.

3.  Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan.

4.  Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.

5.   Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang masuk

6.   Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi persyaratan).

7.   Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)

8.   Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau ujian.

9.  Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi, psikotes, dan kesehatan jasmani.

10.  Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus.

11.  Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan.

12.  Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa percobaan.

13.  Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.

14.  Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.

15.  Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.

16.  Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap.

17. Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugass, wewenang dan tanggung jawab.

18. Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai, agar para pegawai berkembang dan betah bekerja di perusahaan.

 III.   Cara Penanganan Dokumen Adminsitrasi Kepegawaian

Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan dengan cara, sebagai berikut :

1)         Menghimpun :

Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang diperlukan untuk keperluan tertentu yang sebelumnya masih belum diklasifikasikan penghimpunannya.

2)         Mencatat :

mencatat adalah kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting, dengan tujuan agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan

.

3)         Mengolah :

 mengolah yakni mencakup macam - macam kegiatan yang dilakukan dengan cara mengolah berbagai keterangan yang ada dengan tujuan untuk menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.

4)         Menggandakan :

 menggandakan adalah kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu sesuai yang diinginkan.

5)         Mengirim :

 mengirim merupakan bentuk kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan perantara.

6)         Menyimpan :

 menyimpan adalah kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu, dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat nanti ketika diperlukan.

Cara Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

Sedangkan untuk memelihara dokumen pada administrasi kepegawaian, dapat dilakukan dengan beberapa cara, tergantung pada bentuk dokumen yang dikelola. Bentuk dokumen tersebut dapat berupa data fisik maupun data digital.

1)         Data Fisik:

Untuk penyimpanan dokumen berupa fisik artinya penyimpanan dokumen atau file tersebut berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut sebagai bentuk arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dengan diberi label tertentu.

2)         Data Digital

Pada penyimpanan dokumen berupa data digital, hal ini merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data komputer atau hasil scanning dari file data fisik.

Terdapat beberapa kelebihan dari penyimpanan dengan sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan. Kelebihan penyimpanan sistem data digital yakni :

1)     Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan sistem data digital ini karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh sistem komputer.

2)      Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat. Ini karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan juga dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional yang bila semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.

3)      Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan pada setiap saat sesuai kebutuhan. Apabila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Sedangkan jika pada data konvensional, apabila dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.

4)      Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem.

5)     Sistem data digital akan memberikan kemudahan akses terhadap data. Penggunaannya  sangat fleksible dan distribusi data digital juga lebih mudah ketika diperlukan.

Sumber: