Siapakah yang bertanggung jawab penuh terhadap dekorasi pagelaran karya seni?

Suatu pameran akan sukses dan lancar jika susunan panitia pameran dibentuk secara rapi dan terorganisir dengan sebaik-baiknya. Penyusunan struktur panitia pameran ini harus disesuaikan dengan situasi, kondisi dan tingkat kebutuhan sekolah masing-masing. Pada umumnya susunan kepanitiaan pameran terdiri dari panitia inti dibantu dengan seksi-seksinya.

Berikut ini adalah pembagian tugas panitia pameran :

a. Ketua

Ketua panitia ialah pemimpin penyelenggaraan kegiatan pameran dan bertanggung-jawab terhadap kelancaran pelaksanaannya. Ketua panitia juga diharapkan bisa mencari solusi untuk menyelesaikan segala persoalan yang ada sejak merencanakan sebuah pameran sampai tahap pelaksanaannya. Sang ketua juga diharapkan mempunyai sikap kepemimpinan yang jujur dan tegas disertai juga sifat bijaksana, sabar dan bertanggung jawab sepenuhnya terhadap tugas dan kewajiban yang dibebankan kepadanya. Juga seorang ketua dalam menjalankan tugasnya, harus dapat bekerja sama dan berkomunikasi dengan berbagai pihak yang ikut men-suport kegiatan pameran.

b. Wakil Ketua
Wakil ketua bertugas sebagai pendamping ketua, bertanggung jawab atas kepengurusan semua masalah dan memperlancar kegiatan para bawahan, juga mengganti tugas ketua, jika ketua berhalangan. Sikap seorang wakil ketua juga mesti punya sikap jujur, tegas, dan punya rasa tanggung jawab pada pekerjaan.

c. Sekretaris
Tugas utama seorang sekretaris dalam kegiatan pameran atau pada organisasi yaitu menulis seluruh kegiatan panitia selama pameran diadakan. Membuatan surat pemberitahuan kepada kepala sekolah, orang tua, kepada Dinas Pendidikan setempat, jika pameran akan digelar di sekolah. Bila pameran akan diselenggarakan di luar sekolah, maka perlu ada surat izin dan dan pemberitahuan kepada instansi pemerintah terkait yang berwewenang. Tugas seorang sekretaris lainnya yaitu mengarsipkan surat-surat penting dan menyusunnya sesuai dengan tanggal, waktu pengeluaran surat-surat tersebut secara teliti, cermat dan teratur. Disamping itu, bersama dengan ketua, seorang sekretaris membuat laporan kegiatan sebelum, sedang dan sesudah pergelaran pameran berlangsung.

d. Bendahara
Bendahara bertanggung jawab penuh tentang penggunaan, penyimpanan, dan penerimaan uang anggaran yang masuk untuk biaya penyelenggaraan pameran. Bendahara juga mesti menyusun laporan pertanggungjawaban atas penggunaan dan pengelolaan keuangan selama pameran dilangsungkan. Maka dari itu seorang bendahara dituntut harus yang benar-benar yang memiliki sikap yang jujur, sabar, cermat, teliti, tidak boros, dan tidak lepas tanggung jawab terhadap seluruh tugas yang harus dilaksanakannya. Disamping susunan panitia inti di atas, seksi-seksi pun perlu dibentuk untuk menunjang pelaksanaan pameran, di antaranya:

e. Seksi Kesekretariatan Bertugas membantu sekretaris dalam pembuatan dokumen tertulis seperti penyusunan proposal kegiatan, surat-menyurat dan mencatat segala sesuatu yang terjadi hingga pameran selesai. Pengertian proposal pameran harus dipahami oleh sekretaris. Dan seksi kesekretarisan harus bisa sebutkan kegunaan proposal dalam pameran. Apa tujuan dituliskannya proposal pameran dan apa kegunaan brosur pada kegiatan pameran harus diketahuinya juga.

f. Seksi Publikasi dan Dokumentasi
Bertugas sebagai juru terang kepada masyarakat umum melalui berbagai media, seperti dengan katalog, surat-surat pemberitahuan, undangan, spanduk kegiatan, pembuatan poster pameran dll. Bilamana masalah pemberitahun tersebut memerlukan surat-surat izin, maka dapat berhubungan dengan sekertaris penyelenggaraan pameran. Seksi publikasi dan dokumentasi juga bertugas membuat laporan dokumentasi pameran, dengan mengumpulkan hasil pemotretan kegiatan pameran dari awal sampai akhir. Dan dokumentasi pameran ini sangatlah penting sebagai tolok ukur dan wawasan di masa mendatang.

g. Seksi Dekorasi dan Penataan Ruang
Bertugas mengatur tata ruang pameran. Selain bertugas untuk menghias ruang pameran, seksi ini juga bertugas mengatur denah dan penempatan karya yang akan dipamerkan. Dalam menata ruang pameran, Seksi Dekorasi dan Penataan Ruang perlu juga memperhatikan hal-hal sebagai berikut ini :

Pengaturan benda-benda yang dipajang tergantung di dinding ruangan berupa lukisan, jangan sampai dicampur adukan dengan benda-benda seni kerajinan lainnya yang dipajang di atas meja pameran, kalau memungkinkan, sediakan ruangan gelar yang terpisah.
Penataan benda-benda untuk mengarahkan pengunjung agar bisa konsentrasi sewaktu menonton dan melihat berbagai barang (karya) yang dipamerkan.
Pemberian hiasan dekorasi ruangan diharapkan tidak berlebihan sehingga dapat mengganggu penikmatan karya yang dipamerkan.
Pengaturan jalan masuk ke dalam ruang pameran sesuai dengan keinginan karya mana yang diharapkan dilihat pertama kali dan karya mana yang diharapkan dilihat terakhir kali.
Penyertaan musik dan lagu sebagai pengantar dan pengisi suasana pameran bertujuan untuk membantu pengunjung pameran menikmati karya yang sedang dipamerkan. Penyertaan musik pengiring yang keras dan berlebihan dapat mengganggu pengunjung pameran sehingga tujuan apresiasi karya dapat tidak tercapai.

h. Seksi Stand
Seksi stand disebut juga petugas stand adalah penjaga pameran yang bertugas menjaga kelancaran penyelenggaraan pameran, mengatur (mengarahkan) pengunjung mulai dari masuk sampai ke luar dari ruang pameran. Petugas penjaga stand juga bertugas melayani para pengunjung secara ramah dan sopan membantu memberikan informasi tentang karya-karya yang sedang dipamerkan.

i. Seksi Pengumpulan dan Seleksi Karya
Karya yang akan dipamerkan harus dipilih, dikumpulkan dan dikategorikan sesuai dengan tema pameran yang ditentukan. Seksi pengumpulan dan seleksi karya bertugas melakukan pencataan dan pendataan karya (nama seniman, judul, tahun pembuatan, kelas, harga, dll) dan melakukan pemilihan karya yang akan dipamerkan.

j. Seksi Perlengkapan Memiliki tugas untuk mengatur berbagai perlengkapan (alat dan fasilitas lain) yang akan digunakan dalam penyelenggaraan kegiatan pameran. Seksi ini bekerjasama dengan seksi dekorasi dan penataan ruang untuk mempersiapkan tempat penyelenggaraan kegiatan pameran dan berkordinasi secara khusus dengan seksi pengumpulan dan seleksi karya di dalam pengumpulan dan pemilihan karya. Susunan Panitia Pameran Susunan Panitia Pameran

k. Seksi Usaha
Berkewajiban membantu Ketua dalam mencaria dana atau sumbangan dari berbagai pihak, untuk membiayai kegiatan pameran. Beberapa usaha untuk memperoleh dana misalnya yaitu :

iuran peserta pameran
sumbangan dari siswa secara kolektif
sumbangan dari donatur atau para simpatisan terhadap diselenggarakannya pameran, baik berupa uang atau barang yang sangat diperlukan dalam penyelenggaraan kegiatan tersebut.

l. Seksi Keamanan Tugas seksi keamanan diantaranya yaitu menjaga keamanan dan ketertiban di lokasi pameran khususnya keamanan karya-karya yang dipamerkan.

m. Seksi Konsumsi
Pada saat pembukaan pameran biasanya disediakan hidangan atau kudapan bagi tamu undangan, dan Seksi Konsumsi inilah yang bertugas menyediakan dan mengatur konsumsi ketika pembukaan pameran tersebut. Seksi konsumsi juga bertanggung jawab untuk menyediakan dan mengatur konsumsi dalam kegiatan kepanitian pameran.

Adapun susunan kepanitiaan itu pada umumnya terdiri dari beberapa kelompok, yaitu sebagai berikut: penasihat, penanggungjawab, ketua pelaksana, sekretaris, bendahara, seksi-seksi.

Untuk lebih jelas untuk fungsi dari masing-masing komponen tersebut, silahkan Anda simak penjelasan berikut.

Biasanya ditunjuk orang yang dianggap paling mampu dalam menyelesaikan permasalahan, dan diharapkan mampu memberikan tuntunan, arahan dan motivasi kepada semua panitia dalam melaksanakan tugas.

• Biasanya tugas yang diberikan pada seorang penasihat adalah:

• Menerima laporan tentangh rencana yang akan dilaksanakan

• Mengevaluasi kerja yang dilakukan

• Memecahkan permasalahan yang ada dalam organisasi

• Ikut bertanggung jawab dalam jalannya pergelaran

Orang yang menjadi penanggung jawab harus seorang pucuk pimpinan, minimal yang menjadi wakil, hal ini harus dapat memantau semua pekerjaanv yang dilakukan secara rutin. Penanggung jawab boleh juga mewakili penasihat, jika penasihat ada suatu masalah yang mendadak.

Ketua adalah orang yang diharapkan dapat mengatur jalannya organisasi, mampu memecahkan berbagai permasalahan yang terdapat pada saat-saat pergelaran berlangsung, memiliki sifat kepemimpinan yang tegas, jujur, sabar dan bijaksana. Seorang ketua harus mampu berkomunikasi dan bekerja sama dengan berbagai pihak serta memiliki rasa tanggung jawab terhadap tugas dan kewajiban yang telah menjadi garapannya. Adapun tugas seorang ketua adalah:

• Sebagai nara sumber dan fasilitator

• Memimpin rapat pada saat-saat tertentu

• Membuat laporan pertanggung jawaban

Sekretaris adalah orang yang bertugas sebagai pencatat data, selain sebagai pencatat data juga sebagai pendamping ketua dalam rapat. Selain itu juga sekretaris sebagai pembuat surat-surat pemberitahuan kepada pihakpihak yang bersangkutan pada kegiatan pergelaran. Sekretaris juga harus dapat membuat pengarsipan surat-surat penting dan menyusunnya sesuai dengan tanggal waktu pengeluaran surat secara tersusun dan teratur. Selain itu harus mengetahui isi surat yang dikirimkan kepada orang lain, mengetahui nomor surat, perihal, lampiran, kepada siapa surat dikirim, tempat, tanggal, waktu dan tema.

Bendahara adalah orang yang bertanggung jawab secara penuh terhadap penggunaan, penyimpanan dan penerimaan uang yang masuk sebagai biayapergelaran. Seorang bendahara harus jujur, cermat sabar dan tidak boros.

Seksi-seksi adalah bagian dari kepanitiaan yang bertugas mengurus sesuatu yang spesifik. Adapun seksi-seksi yang bertugas untuk membantu pergelaran musik agar dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan adalah sebagai berikut.

(1) Seksi Usaha . seksi ini berkewajiban membantu dalam pencarian dana atau sumbangan dari berbagai pihak untuk menunjang pada keberhasilan pergelaran itu sendiri.

(2) Seksi Dokumentasi, Seksi ini tugasnya adalah mengambil gambar untuk dokumen. Seksi ini selalu diidentikkan pada pengambilan foto, selain itu tugas yang harus dikerjakan oleh seksi ini juga:

• Mengetahui susunan acara

• Mengetahui medan dari pergelaran tersebut, sehingga kalau mengambil

• Gambar betul-betul yang dianggap paling tepat dan indah.

• Menyimpan hasil gambar yang akan dijadikan dokumen.

(3) Seksi Perlengkapan, seksi ini diperlukan banyak orang, mengingat tugas yang akan diberikannya cukup berat, Adapun tugas dari seksi ini adalah:

• Mempersiapkan tempat untuk pelaksanaan pergelaran tersebut

• Menyusun serta menata tempat pergelaran, sehingga terlihat indah dan efisien. Penggunaannya yang tentunya akaan disesuaikan dengan warna pertujukan pergelaran itu sendiri.

• Menginventarisasikan barang-barang yang akan dipergunakan dalam pergelaran tersebut. Hal ini untuk memudahkan proses penggunaan, pengambilan, atau penerimaan kembali barang yang diambil.

(4) Seksi Konsumsi, Seksi ini bertugas mengurusi konsumsi pada waktu pembukaan bagi panitia, tamu undangan, dll.