Sebutkan apa saja urutan dari ruang lingkup administrasi?

Administrasi Kepegawaian

Bag 1

Pengertian Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian berkaitan dengan penggunaan sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Berkaitan dengan hal tersebut, dalam kegiatan belajar ini telah dikemukakan beberapa pendapat para ahli tentang pengertian, ruang lingkup, dan fungsi/aktivitas kepegawaian.

Sistem Administrasi Kepegawaian

Sistem administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi negara yang kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu negara, apakah federal ataukah kesatuan.

Kebijaksanaan dasar sistem administrasi kepegawaian di negara kita mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Dalam undang-undang tersebut dinyatakan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern, demokratis, adil, dan bermoral tinggi, diperlukan pegawai negeri yang merupakan unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945.

Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu fungsi manajerial, dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sedangkan fungsi operatif (teknis), berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik, meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.

FUNGSI UMUM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Perencanaan Pegawai

Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dari dan sebagai kontributor pada proses perencanaan strategis karena membantu organisasi dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan dan membantu menentukan apa yang benar-benar dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia.

Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai, menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian dan unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui kekurangan dibanding kebutuhan sehingga dapat dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan transfer secara proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan organisasi.

Dalam membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan faktor internal dan eksternal organisasi. Di samping itu, perlu pula diperhatikan langkah-langkah yang harus ditempuh sebagaimana dikemukakan Miller Burack dan Maryann.

Pengorganisasian Kepegawaian

Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu akibat dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur organisasi akan nampak bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit lain. Dengan kata lain, struktur organisasi akan mempengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan pengendalian, serta arus perintah dan pertanggungjawaban. Oleh karena itu, dalam mendesain struktur organisasi bagian kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai faktor sebagaimana telah diuraikan dalam kegiatan belajar ini.

Pengarahan Pegawai

Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi organisasi untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala apa pun, membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi setiap pegawai adalah tidak praktis. Namun, ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai berikut.

1. Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka;

2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai;

3. Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja adalah objektif;

4. Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya;

5. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan

6. Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang dapat dicapai tetapi dapat terus berkembang;

7. Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan.

Pengendalian Pegawai

Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.

Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil nyata. Banyak jenis standar yang dapat dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-kegiatan kepegawaian. Dalam mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus mampu menemukan butir-butir pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan penyimpangan.

PENGADAAN PEGAWAI
Perencanaan dan Rekrutmen

Salah satu fungsi Kepegawaian adalah pengadaan pegawai. Dalam kegiatan pengadaan pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi yang lowong, di samping itu perlu pula dilihat kebutuhan sumber daya manusia, banyaknya kebutuhan dan jenisnya pekerjaan. Setelah pasti ada formasi yang lowong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.

Sedangkan perekrutan merupakan proses penarikan sejumlah calon yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan. Perekrutan yang efektif secara konseptual memiliki beberapa hambatan yang dapat bersumber dari kebijakan organisasi maupun dari perencanaan sumber daya manusia. Dalam ketentuan perundang-undangan Kepegawaian Negara terdapat ketentuan yang mengatur formasi yaitu Peraturan Pemerintah No. 54 Tahun 2003 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.

Dalam rangka menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan oleh suatu unit organisasi, harus ditetapkan oleh seorang pejabat yang berwenang dalam jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan, dengan tujuan agar unit organisasi itu mampu melaksanakan tugasnya dengan baik dan tepat pada waktunya.

Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan

Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian banyak pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki. Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja. Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru. Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut.

Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun informal. Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga perlu. Mereka dapat belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya.

Sumber buku Administrasi Kepegawaian Karya Enceng dkk

Administrasi Perkantoran – Pengertian, Ruang Lingkup, Kegiatan, Tujuan, Fasilitas, Karakteristik, Asas, Pekerjaan, Para Ahli : Adaministrasi perkantoran ialah sebuah proses pengawasan “controlling” dari pengoprasian kantor sehari-harinya. Dan tugas yang dilakukan oleh administrasi kantor biasanya dilakukan oleh seorang pegawai administrasi ataupun manajer kantor.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Adaministrasi perkantoran ialah sebuah proses pengawasan “controlling” dari pengoprasian kantor sehari-harinya. Dan tugas yang dilakukan oleh administrasi kantor biasanya dilakukan oleh seorang pegawai administrasi ataupun manajer kantor.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian, Fungsi Dan Tugas Customer Service Secara Lengkap

Akan tetapi hal ini tergantung kepada struktur dari setiap organisasi kantor dan juga kompleksitas tugas yang juga berkaitan dengan operasi dan pada umumnya tanggung jawab dari pegawai administrasi perkantoran yang memfokuskan kepada tugas utama ataupun melibatkan pengelolaan dari berbagai macam fungsi.

Jadi bisa diartikan juga administrasi perkantoran ialah sebuah rangkaian kegiatan ataupun aktivitas perencanaan, pengorganisasian “menyusun ataupun mengatur” serta mengarahkan dan juga mengawasi “controlling” yang menyelenggarakan berbagai macam pekerjaan kantor ataupun ketatausahakan kantor.

Menurut Pendapat William Spriegel dan Ernest Davies, yang dituliskan dalam buku beliau yaitu Principle of Business Organization and Operation, Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan dan penjualan.

Menurut Edwin Robinson Dan William Leffingwell dalam buku beliau yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa administrasi perkantoran sebagai fungsi,yang merupakan turunan dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kator secara efisien,kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.

Menurut Arthur Granger, dalam buku beliau yang berjudul National Office Management Association Report, administrasi perkantoran adalah fungsi untuk menyelenggarakan tata pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

George R.Terry mengemukakan dalam buku beliau yang berjudul Office Management and Control, administrasi perkantoran adalah perencanaan , pengorganisasian ,perngkordinasian , dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian Jasa Menurut Para Ahli Beserta Karakteristik Dan Bisnis Dibidangnya

Dalam pengertian lain yang disempitkan .administrasi perkantoran adalah segala kegiatan yang sifatnya teknis seperti ketatausahaan dari suatu kantor yang mempunyai peranan yang penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang operatif, menyediakan keterangan untuk pimpinan,dan juga fungsi untuk membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dan dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bawah administrasi perkantoran atau manajemen kantor ,merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,mengorganisasi (mengatur dan menyusun),mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol),serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran dan pekerjaan ketatausahaan.

Tidak terjadinya administrasi perkantoran akan berakibat terjadinya ketidak tertiban dalam pekerjaan ketatausahaan yang akan menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif,menghambat pengambilan kebijaksanaan atau keputusan oleh pimpinan,dan menghambat perkembangan suatu organisasi.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut :

Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian Proses Bisnis Menurut Para Ahli Beserta Karakteristik, Tipe Dan Contohnya

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .

Perencanaan perkantoran, meliputi :

1. Perencanaan gedung
2. Tata ruang kantor
3. Penerangan/cahaya
4. Ventilasi
5. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6. Anggaran (budgeting) perkantoran
7. Standar kualitas kerja,
8. Sistem informasi dan telekomunikasi
   

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

1. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.
2. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3. Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
   

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :

1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
2. Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
4. Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
5. Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.
6. Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.
   

   Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :

1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3. Kualitas pekerjaan kantor
4. Pelayanan kantor
5. Waktu
6. Biaya perkantoran
   

Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut:

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain :

1. Faktor keamanan
2. Faktor lingkungan
3. Faktor harga
   

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :

1. Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2. Gedung memiliki fasilitas yang memadai
3. Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan
   

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut

1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.
2. Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
   

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,  seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Kantor” Pengertian & ( Tujuan – Fungsi – Unsur – Ciri )

Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:

• Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
• Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
• Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.
  
• Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
• Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.
• Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.
  

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Bersifat Pelayanan

Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain(pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif.

Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi. Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.

Contoh :

• Tenaga penjualan terbantu dengan pekerjaan administrasi penjualannya.
• Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai kedudukan keuangan perusahaan.
• Bagian produksi terbantu untuk memperbaiki pelayanan dan menentukan biaya-biaya yang lebih rendah.
• Petugas perpustakaan melakukan pencatatan siswa yang meminjam bukudi perpustakaan.
• Teller bank, mendata orang yang menabung di bank.
  

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian, Ciri Dan Fungsi Administrasi Beserta 4 Tujuannya Terlengkap

Bersifat Terbuka dan Luas

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor (gedung) saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor (diluar gedung) sekalipun. Administrasi perkantoran diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi.

Contoh:

• Seorang petugas sensus penduduk melakukan pekerjaan kantor saat ia melakukan pendataan dengan mendatangi rumah-rumah.
• Petugas listrik melakukan pencatatan meteran listrik ke rumah-rumah.
• Petugas pemeriksa karcis kereta api melakukan pemeriksaan karcis keda penumpang.
• Petugas PDAM melakukan pencatatan meteran air ke rumah-rumah.
  

Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah.

Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Contoh :

• Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi.
• Pengisian jurnal kelas, dapat dilakukan oleh siswa lain selain sekretaris kelas.
• Seorang kurir, dalam menyampaikan surat kepada orang lain ia akan melakukan pencatatan dan meminta bukti penerimaan surat kepada pihakyang dituju.
  

Asas-Asas Administrasi Perkantoran

1. Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu demi mencapai tujuan tertentu. Misalnya, semua surat yang dibuat atau diarsip haruslah jelas maksud dan manfaatnya. Kalau tidak, berarti surat atau arsip tersebut tidak diperlukan. Perencanaan juga berarti bahwa setiap prosedur harus diatur dan ditentukan sebelumnya, bukannya dibiarkan tumbuh atau jalan dengan sendirinya. Agar perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.

2. Semua pekerjaan kantor harus diupayakan agar dapat dijalankan dengan cara sesederhana dan semudah mungkin. Tata cara yang rumit hendaknya dihindarkan bila memang dapat dicarikan alternatif yang lebih mudah. Penyederhanaan juga berarti sedapat mungkin menghindarkan penggandaan arsip yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.

3. Semua pekerjaan kantor harus diupayakan agar dapat dijalankan dengan cara sehemat mungkin, yakni cara yang paling mudah (menghemat pikiran), yang paling ringan (menghemat gerak dan tenaga), yang paling cepat (menghemat waktu), yang paling dekat (menghemat ruang), yang paling murah (menghemat biaya).

4. Semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan. Misalnya, bila ada dua orang ditugaskan memelihara arsip, sedangkan jumlah arsip tidak banyak sehingga sebenarnya dapat diurus oleh satu petugas saja, maka salah satu petugas harus ditiadakan atau diberi tugas lain yang lebih diperlukan. Contoh lain, bila semua pekerjaan surat menyurat telah dapat dilakukan dengan memakai komputer dan printer, maka mesin tik yang ada di kantor tidak lagi berguna sehingga bisa dijual saja.

5. Semua pekerjaan yang mempunyai persamaan atau berkaitan erat hendaknya digabung atau didekatkan. Misalnya, pekerjaan menagih piutang dan pekerjaan mengirim surat dibebankan pada satu orang petugas, atau untuk pencetakan dari lima pesawat komputer cukup disediakan satu buah printer saja.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Administrasi Perkantoran” Pengertian & ( Ruang Lingkupnya )

Pekerjaan Kantor Administrasi Perkantoran

Di masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga disebut sebagai tatausaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:

1. Menghimpun : Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.
2. Mencatat : Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
   
3. Mengolah : Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan : Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim : Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lainnya
6. Menyimpan : Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
   

   Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Pelayanan Prima” Pengertian & ( Tujuan – Fungsi – Contoh )

Mungkin Dibawah Ini yang Kamu Cari