Berikut ini saya ringkas dari berbagai sumber berkaitan dengan prosedur kerja dan aturan kerja. PROSEDUR KERJA DAN ATURAN KERJA Prosedur kerja adalah suatu rangkaian dari tata kerja yang saling berhubungan satu dengan yang lain dimana terlihat adanya suatu urutan tahap demi tahap dan jalan yang harus ditempuh dalam rangka menyelesaikan suatu bidang tugas. Tata kerja adalah suatu cara dalam pelaksanaan suatu tugas atau pekerjaan dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia seefisien mungkin. Sistem kerja adalah rangkaian antara tata kerja dan prosedur kerja yang dapat membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan. Manfaat tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja :
Asas-asas penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
Pengaturan pokok dibidang tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dalam organisasi
Lingkungan kerja adalah setiap ruangan tertutup atau terbuka, bergerak atau tetap di mana tenaga kerja bekerja atau yang sering dimasuki tenaga kerja untuk keperluan suatu usaha dan di mana terdapat sumber-sumber nahaya. Unsur lingkungan kerja antara lain : Tenaga kerja adalah orang yang bekerja, yang terdiri dari : ü Pekerja : orang yang bekerja di suatu perusahaan/kantor/organisasi dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan segala tugas dan pekerjaan yang diserahkan oleh pimpinan suatu perusahaan/organisasi/kantor ü Pengusaha : seorang atau sekelompok orang atau suatu badan hokum yang memiliki atau berhak mewakili pemilik suatu perusahaan/organisasi/kantor. ü Direktur : orang yang memimpin secara langsung suatu perusahaan/organisasi/kantor dan bertugas untuk mengorganisasi semua pekerja yang berada dibawahnya. ü Pegawai pengawas : orang yang mempunyai keahlian di dalam mengawasi para pekerja dan menguasasi pengetahuan dasar dalam bidang keselamatan dan kesehatan kerja. Bahaya kerja adalah suatu keadaan yang dapat mengakibatkan kecelakaan/kerugian berupa cedera, penyakit dan kerusakan di dalam melaksanakan fungsi yang telah ditetapkan Tempat kerja adalah tempat untuk bekerja yang memenuhi berbagai persyaratan, seperti penerangan/cahaya, tata warna, ventilasi/pengaturan udara, dekorasi, suara bising, music dan keamanan. Penerangan harus baik agar tidak mengakibatkan kerusakan pada mata para pekerjanya, ada 2 macam penerangan :
Warna yang digunakan hendaknya mempunyai sifat yang dapat merangsang perasaan manusia, seperti perasaan senang, bersemangat dsb. Selain itu warna juga berfungsi sebagai pemantul sinar yang diterimanya. Ventilasi atau pengaturan udara yang baik dimana suhu berkisar antara 13 – 24 derajat celcius. Pengaturan udara yang baik akan membuat pekerja dapat bekerja dengan lancar karena mendapat udara yang segar dan nyaman. Dekorasi yang baik harus memperhatikan letak, susunan dan tata warna perlengkapan yang akan dipasangnya Lingkungan kerja yang baik menghindari suara bising dari kendaraan bermotor karena setiap pekerja membutuhkan konsentrasi di dalam menyelesaikan suatu pekerjaan Ada baiknya perusahaan/kantor/organisasi memutar music untuk membangkitkan semangat kerja. Merupakan unsure yang sangat penting dalam menciptakan suatu lingkungan kerja yang baik. Memahami aturan kerja Sistem kerja yang baik membantu terbentuknya tata kerja yang baik. Sebuah sistem mengandaikan adanya kesinambungan dan sinergi antara aturan, tugas yang dilaksanakan, pelaksanaan aturan dan output yang dihasilkan dan sistem kerja selalu terbuka pada hal-hal baru dan perubahan. Perusahaan yang baik selalu memerlukan perangkat, aturan dan tata kelola yang baik agar menghasilkan sesuatu yang baik pula. Tujuan suatu perusahaan/kantor/organisasi dituangkan dalam visi dan misinya, visi sebagai konsep ideal yang dijabarkan ke dalam misinya sebagai penerapan langkah atau strategi yang baik. Karena itu tata kelola perusahaan harus memenuhi prinsip-prinsip mendasar yang perlu dijalankan secara benar dan perlu dikembangkan kerjasama tim yang baik dengan berbagai pihak, terutama dari seluruh karyawan dan top managemen sehingga memberikan banyak manfaat termasuk bagi stakeholder. Visi adalah cita – cita atau impian sebuah organisasi atau perusahaan yang ingin dicapai di masa depan untuk menjamin kelestarian dan kesuksesan jangka panjang. Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mewujudkan Visi. Dalam operasionalnya orang berpedoman pada pernyataan misi yang merupakan hasil kompromi intepretasi Visi. Misi merupakan sesuatu yang nyata untuk dituju serta dapat pula memberikan petunjuk garis besar cara pencapaian Visi. Mengenal dan melaksanakan prinsip –prinsip tata kelola perusahaan yang baik 1. Prinsip akuntabilitas (accountability) Memuat kewenangan – kewenangan yang harus dimiliki oleh semua pihak yang terlibat dalam perusahaan/organisasi dengan memahami visi dan misi, target perusahaan, peran, tugas, tanggung jawab, menaati sistem dan prosedur, melakukan proses cek and balance, melakukan penilaian kinerja, pertanggungjawaban dan mendokumentasikan hasil pekerjaan. 2. Prinsip pertanggungjawaban ( responsibility) Mengelola perusahaan/organisasi secara bertanggung jawab dengan memahami aturan, menerapkan sistem tata nilai dan budaya perusahaan, menaati sistem dan prosedur dalam pengambilan keputusan, bekerja sesuai standar operasional, terdapat pendelegasian wewenang, dan mempertanggung jawabkan hasil kerja secara teratur. 3. Prinsip keterbukaan (transparency) Dalam prinsip ini informasi harus diungkapkan secara tepat waktu, akurat, obyektif dengan tetap menjaga syarat –syarat kerahasiaan. Prinsip ini dilaksanakan terutama dalam hal pengambilan keputusan, pelaporan kepada pihak eksternal dan audit 4. Prinsip kewajaran ( fairness) Semua pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan memiliki kesempatan untuk mendapatkan perlakuan yang adil dari perusahaan, semua pihak memperoleh hak dan melaksanakan kewajiban secara adil dan wajar. 5. Prinsip kemandirian (independency) Para pengelola perusahaan/organisasi dituntut untuk bertindak secara mandiri sesuai peran dan fungsi yang dimiliki tanpa adanya tekanan – tekanan dari pihak manapun yang tidak sesuai dengan sistem operasional.
You're Reading a Free Preview
Perusahaan sebagai pemberi kerja tentu mempunyai beberapa harapan terhadap karyawan yang dipekerjakannya. Untuk dapat memenuhi harapan-harapan perusahaan tersebut, perusahaan memberikan berbagai peraturan yang harus dipatuhi oleh setiap karyawan. Akan tetapi meskipun sudah ada peraturan, masih ada saja karyawan yang bertindak melanggar peraturan tersebut sehingga dapat merusak kelancaran bisnis, seperti misalnya menciptakan suasana yang tidak nyaman bagi rekan kerja ataupun pelanggan. Salah satu cara untuk memperjelas apa saja yang menjadi tujuan atau harapan perusahaan ialah dengan membuat peraturan secara tertulis. Dengan membuat peraturan kerja secara tertulis serta disepakati oleh kedua belah pihak, maka tindakan-tindakan yang merugikan perusahaan dan karyawan dapat teratasi dengan lebih baik. Dalam hal ini peraturan tersebut bisa berbentuk pedoman, prosedur ataupun aturan kerja di perusahaan. Di perusahaan manapun pasti akan ada pedoman kerja, prosedur kerja, aturan kerja, ketentuan, atau perjanjian-perjanjian yang semuanya pada dasarnya mengatur mengenai hak dan kewajiban perusahaan dan karyawan secara timbal balik. Pedoman kerja, aturan kerja, prosedur kerja, dan ketentuan lainnya disusun dengan memperhatikan keseimbangan antara hak dan kewajiban adalah sebuah tuntutan yang perlu diwujudkan karena apabila tidak terwujud maka mungkin akan menimbulkan gangguan yang pada akhirnya akan berdampak negatif terhadap kelangsungan hidup perusahaan itu sendiri. Lebih lanjut, keseimbangan antara hak dan kewajiban menuntut adanya kejelasan tentang hak dan kewajiban dari masing-masing pihak di dalam perusahaan. Karyawan harus memperoleh pekerjaan sesuai dengan kemampuan, keahlian, gaji yang pantas, keamanan di tempat kerja, perlakuan yang adil dan manusiawi, promosi, serta perlindungan kesehatan, merupakan rangkaian hak-hak karyawan yang menjadi kewajiban bagi perusahaan untuk menjaminnya. Disisi lain, perusahaan berhak mendapatkan dedikasi, kesetiaan, kehadiran di tempat kerja, serta produktivitas kerja karyawan. Pedoman kerja adalah suatu standar atau pedoman tertulis yang dipakai untuk mendorong dan penggerakan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara ataupun tahapan yang dibakukan serta yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. Pedoman kerja memiliki beberapa tujuan, dalam hal ini tujuan pedoman kerja antara lain yaitu: 1) Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/ pegawai terkait. 2) Memperjelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi. 3) Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin. 4) Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktik atau kesalahan administrasi lainnya. 5) Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja. 6) Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keragunan, duplikasi, dan inefisiensi. 7) Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja. 8) Sebagai dasar hokum bila terjadi penyimpangan. Pedoman kerja dibutuhkan pada kondisi-kondisi tertentu, yaitu: 1) Sebelum suatu pekerjaan dilaksanakan 2) Ketika terjadi revisi, apabila ada perubahan langkah kerja yang bisa mempengaruhi lingkungan kerja. 3) Ketika mengadakan penilaian apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak. Dengan adanya pedoman kerja terdapat beberapa keuntungan yang diperoleh, keuntungan pedoman kerja tersebut antara lain yaitu: 1) Pedoman kerja ialah pegangan bagi pelaksanaan, alat komunikasi, serta pengawasan sehingga pekerjaan bisa diselesaikan secara konsisten. 2) Para pegawai akan lebih mempunyai percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaannya. 3) Dapat digunakan sebagai salah satu alat pelatihan dan mengukur kinerja pegawai. Selain untuk hal tersebut, pedoman kerja juga memiliki kegunaan sebagai berikut: 1) Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru. 2) Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat. 3) Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja. 4) Alat untuk mengatur tata ruang kantor. 5) Alat perencanaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari. 6) Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk. 7) Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja. 8) Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan. 9) Alat untuk mempersiapkan mekanisme prosedur. Dalam operasional perusahaan, para pegawai mempunyai kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu dibutuhkan standar prosedur kerja atau biasa dikenal dengan sebutan Standard Operating Procedure (SOP) sebagai sebuah pedoman untuk melaksanakan segala kegiatan yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Berikut pengertian tentang prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja. Prosedur kerja adalah serangkaian tata kerja yang saling berkaitan satu sama lain sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap dan jalan yang harus di tempuh dalam rangka untuk menyelesaikan suatu bidang tugas tertentu. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang dilakukan seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, fasilitas, tenaga kerja, peralatan, waktu, ruang dan biaya yang tersedia. Sistem kerja adalah serangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka untuk melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan. Berdasarkan pengertian yang ada maka manfaat yang bisa didapatkan dari adanya prosedur kerja, tata kerja dan sistem kerja, antara lain yaitu: 1) Melalui prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, maka dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan sangat tepat pula. 2) Prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja sangat penting artinya karena merupakan penjabaran dari tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi serta kebijakan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan operasional perusahaan sehari-hari. 3) Prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja sangat bermanfaat baik bagi para pelaksana ataupun seluruh pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai panduan dalam bekerja. Dalam penyusunan prosedur kerja, tata kerja dan sistem kerja, maka perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini: 1) Harus sesuai dengan kebijakan pimpinan dan kebijakan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi. 2) Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis serta dituangkan secara bentuk manual (dicetak). 3) Harus bisa mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi. 4) Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada seluruh petugas atau pihak yang berkepentingan. 5) Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta jika perlu direvisi dan disesuaikan dengan kondisi terkini. Secara umum pengaturan kebijakan prosedur kerja, tata kerja dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut: 1) Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk serta bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala dengan tepat pada waktunya. 2) Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi serta singkronisasi, baik dalam lingkungan instansi masing-masing ataupun dengan instansi atau kantor lain. 3) Setiap pimpinan organisasi wajib mengolah serta memanfaatkan laporan guna bahan pengambilan keputusan, penyusunan laporan lebih lanjut serta memberikan petunjuk kepada bawahan. 4) Dalam penyampaian suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib memberikan tembusan kepada satuan organisasi lainnya yang secara fungsional memiliki hubungan kerja.
Manajemen perusahaan mempunyai hak untuk berharap agar karyawannya mematuhi standar kode etik yang sewajarnya. Karyawan yang bertindak tidak sesuai atau diluar kewajaran bisa merusak jalannya bisnis perusahaan. Sangat berisiko jika manajemen beranggapan bahwa setiap karyawan sudah mempunyai pandangan yang sama dengannya. Oleh karena itu, salah satu cara terbaik untuk memperjelas mengenai apa yang diharapkan oleh manajemen terhadap karyawannya ialah dengan membuat aturan kerja yang umum. Dalam hal ini Aturan Kerja adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh perusahaan yang memuat hal-hal umum tentang perilaku di dalam bekerja. Aturan kerja berlaku bagi seluruh pegawai dan seluruh unsur yang terlibat dalam perusahaan, pimpinan perusahaan, atasan langsung pegawai, serta disesuaikan dengan peraturan dari departemen tenaga kerja dan transmigrasi. 1) Penetapan waktu kerja didasarkan kepada kebutuhan perusahaan dengan memperhatikan peraturan perundangan yang berlaku. 2) Jam kerja di Perusahaan adalah 7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu. 3) Waktu kerja di perusahaan adalah 6 (enam) hari dalam satu minggu. 4) Waktu dan jam kerja di perusahaan diatur sebagai berikut: Non Operasional Hari Senin s/d jum’at: jam 08.00 – 12.00 12.00 – 13.00 istirahat 13.00 – 16.00 Hari Sabtu : jam 08.00 – 13.00 Operasional Hari dan jam kerja pegawai operasional diatur sesuai dengan kebutuhan operasi perusahaan dengan bekerja dalam shift (pagi, siang, malam) berdasarkan jadwal kerja yang sudah ditetapkan atasannya. 5) Jam istirahat tidak diperhitungkan sebagai jam kerja. 6) Setiap perubahan jam kerja oleh perusahaan diberitahukan sebelumnya kepada pegawai dengan tenggang waktu yang layak. 7) Pekerjaan yang dilaksanakan lebih dari 7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu dihitung sebagai kerja lembur. 8) Setiap pegawai wajib hadir dan mulai bekerja pada waktu hadir yang ditetapkan oleh perusahaan. 9) Bagi pegawai yang melaksanakan tugas tertentu untuk kepentingan perusahaan berlaku jam kerja tersendiri sesuai dengan sifat pekerjaan. 10) Keterlambatan masuk kerja ataupun meninggalkan tempat kerja sebelum jam kerja berakhir serta ketidakhadiran sehari penuh dianggap sebagai pelanggaran tata tertib kecuali dengan izin tertulis atasan langsung dengan alasan-alasan yang dapat diterima. 11) Pegawai mencatatkan sendiri kehadirannya pada waktu hadir yang disediakan oleh perusahaan setiap masuk ke dan pulang dari tempat kerja. Pegawai yang menyuruh orang lain untuk mencatatkan waktu hadirnya dianggap melakukan pelanggaran tata tertib. 12) Pada waktu kerja pegawai diwajibkan memakai Kartu Tanda Pengenal Pegawai (ID Card) selama dalam lingkungan perusahaan atau memakai papan nama (Name Tage) yang ditempatkan sebelah kiri atas dari kemeja atau blouse untuk wanita. 13) Pegawai yang tidak masuk kerja karena sakit ataupun karena alasan lain yang bisa diterima perusahaan wajib memberitahukan kepada atasannya paling lambat pada saat yang masuk kerja. Jika ketidakhadiran karena sakit lebih dari 2 (dua) hari maka diwajibkan memberikan surat keterangan dokter segera mungkin atau setelah masuk kerja kembali. Dan untuk hal-hal lainnya pegawai diwajibkan membuat pemberitahuan tertulis. 14) Setiap pegawai yang akan meninggalkan kantor atau tempat kerja ataupun tidak masuk kerja harus memperoleh izin dari bagian personalia serta mengisi formulir izin. 1) Pegawai tertentu yang karena tugasnya demi keseragaman diharuskan mengenakan seragam kerja. 2) Setiap pegawai yang mendapatkan pakaian kerja/seragam diwajibkan mengenakannya selama waktu kerja. 3) Pakaian kerja disediakan oleh perusahaan untuk periode kerja tertentu sesuai dengan standar kualitas perlengkapan kerja yang berlaku serta diatur dalam peraturan tersendiri. 4) Pada wakktu kerja pegawai diwajibkan mengenakan pakaian kerja yang rapi dan sopan. 1) Setiap pegawai wajib menggunakan alat-alat keselamatan kerja dan juga mematuhi ketentuan-ketentuan tentang keselamatan & perlindungan kerja yang berlaku. 2) Jika pegawai menemui hal-hal yang bisa membahayakan terhadap keselamatan pegawai dan perusahaan agar segera melaporkan kepada pimpinan atau atasan. 3) Setiap pegawai diwajibkan memelihara alat maupun perlengkapan kerja milik perusahaan dengan baik dan teliti. 4) Setiap pegawai diwajibkan ikut menjaga ketertiban, kebersihan, keamanan, dan keselamatan kerja di tempat kerja maupun di lingkungan kerjanya. 5) Setiap pegawai dilarang membawa, memindahkan dan meminjamkan alat dan/atau perlengkapan milik perusahaan tanpa izin yang berwenang. 1) Setiap pegawai wajib melaksanakan perintah dan petunjuk dari atasan dengan penuh tanggung jawab. 2) Memelihara dan menjaga barang-barang milik perusahaan yang digunakan atau dipercayakan kepadanya. 3) Mentaati tata tertib dan peraturan perusahaan serta ketentuan-ketentuan yang berlaku. 4) Menyimpan dan menjaga kerahasiaan seluruh keterangan yang didapat dalam pelaksanaan pekerjaanya. 5) Memberikan keterangan atau laporan yang sebenarnya tentang pekerjaan kepada perusahaan dalam hubungan dengan tugasnya. 6) Mengemukakan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan kepada atasannya ataupun melalui saluran lain yang ditetapkan. |
Rangkaian urutan kerja yang ditempuh dalam melakukan suatu pekerjaan secara sistematis
Pos Terkait
Copyright © 2024 toptenid.com Inc.
