Persyaratan apa saja yang harus diperhatikan dalam kegiatan perencanaan sarana dan prasarana?

Table of Contents Show

Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Cara Belanja Fasilitas Sarana dan Prasarana Kantor (Office Supplies) yang Baik
Karakteristik Sarana dan Prasarana Kantor yang Baik
Video yang berhubungan

Tuesday, August 20, 2019 Pengadaan

Untuk menunjang motivasi pegawai dalam menyelesaikan suatu pekerjaan sangat bergantung pada sarana dan sistem pengelolaan yang efektif. Tanpa adanya fasilitas sarana dan prasarana kantor, tidak mungkin tujuan suatu lembaga dapat tercapai.

Ilustrasi: Sarana dan Prasarana Kantor

Mengingat pentingnya sarana dan prasarana kantor dalam upaya meningkatkan motivasi kerja pegawai dan memperlancar aktivitas kerja pegawai, maka dibutuhkan pengelolaan sarana dan prasarana kantor yang baik. Pengelolaan sarana dan prasarana kantor tidak hanya menjadi tugas General Affairs (GA), namun melibatkan semua unsur pegawai yang ada, agar sarana dan prasarana yang ada dipakai secara efektif dan efisien sesuai dengan prosedur penggunaannya. Pengelolaan sarana dan prasarana kantor yang baik membutuhkan beberapa aspek yang salah satunya yaitu pengadaan dan pemeliharaan secara profesional. Kegiatan tersebut hendaknya menjadi perhatian bagi semua pihak (manajemen) dan dijalankan dengan benar agar aktivitas kerja pegawai dapat berjalan lancar. Pengadaan sarana dan prasarana merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas pegawai kantor. Jadi, pengadaan fasilitas sarana dan prasarana kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan yang mendukrung penyelesaian tugas pekerjaan seluruh pegawai.

Baca juga: Barang Habis Pakai dan Tidak Habis Pakai Kantor

Pengadaan sarana dan prasarana kantor itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan sarana dan prasarana kantor tersebut dapat dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, belanja, membuat sendiri, dan menerima hibah dari pihak lain. Khusus belanja pengadaan sarana dan prasarana fasilitas kantor melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah (K/L/PD) yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan Penyedia. Dalam pelaksanaanya kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan;
Menentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan;
Menyediakan dan menggunakan fasilitas sarana dan prasarana kantor dalam kegiatan operasional;
Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran operasional yang berlaku;
Menyimpan dan memelihara perlengkapan kantor;
Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor;
Menghapuskan perlengkapan sarana dan prasarana kantor yang sudah tidak dapat digunakan sesuai dengan prosedur penggunaan barang.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor terdapat seksi perbekalan yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut ini: a. Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Seksi perbekalan perlu memperhatikan beberapa faktor dalam penentuan kebutuhan perlengkapan kerja seperti faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi. b. Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh oleh seksi perbekalan dalam mengusahakan standarisasi adalah berikut ini:

Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
Standarisasi peralatan/barang dengan pertimbangan penggunaan dalam jangka waktu berapa lama dan pertimbangan efisiensi kinerja alat/barangnya.

c. Pembelian benda perbekalan. Seksi perbekalan perlu memperhatikan beberapa pertimbangan dalam pembelian alat-alat atau barang-barang, yaitu sbb:

Sebisa mungkin mengurangi pembiayaan/pembelian baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang berstock lebih.
Menimbulkan kompetensi antar Penyedia dengan membuat spesifikasi barang yang akan dibeli, dan mengadakan penelitian atau pertimbangan yang seksama diantara Penyedia dengan baik.
Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas barang-barang, keadaan pasar dan harga.
Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.
Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.

d. Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan dengan melalui jalan darat, laut maupun udara.

Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Prosedur pengadaan sarana dan prasarana kantor berbeda pada setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan/fasilitas kantor, tingkat kompetensi antar karyawan, dan juga perbedaan jenis bidang usaha yang bergerak pada perusahaan tersebut. Pada umumnya pengadaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini:

Unit pengguna mengajukan bon permintaan/surat permohonan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan;
Bagian administrasi gudang memeriksa stock barang yang diminta apakah masih tersedia di dalam gudang;
Apabila permintaannya memenuhi syarat, selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan;
Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan (barang) sesuai dengan bon permintaan dan disampaikan kepada unit pengguna;
Tim administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut,
Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik,
Tim administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya,
Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

Cara Belanja Fasilitas Sarana dan Prasarana Kantor (Office Supplies) yang Baik

Belanja sarana dan prasarana dalam ruang lingkup kantor/perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir. Untuk menentukan sarana dan prasarana apa saja yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan tersebut. Berikut ini cara belanja fasilitas kantor yang baik.

Ceklis alat kantor yang akan dibeli
Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan berguna atau tidak
Memilih teman berbekanja yang tepat
Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor
Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan
Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri

Baca juga: Cara Mencari Supplier untuk Mendapatkan Harga Terbaik

Sebenarnya tidak sulit cara belanja sarana dan prasarana untuk keperluan kantor. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor yang lebih tahu atau lebih senior juga tidak ada salahnya. Kamu bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi kebutuhan alat kantor tempatmu bekerja.

Karakteristik Sarana dan Prasarana Kantor yang Baik

Dalam memilih berbagai perlengkapan sarana dan prasarana kantor, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar kamu tidak menyesal setelah membeli sarana dan prasarana kantor yang kamu butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli fasilitas sarana dan prasarana kantor, kamu tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kamu ketahui kualitas dari barang-barang tersebut. Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor (sarana dan prasarana) yang baik, yaitu :

Peralatan kantor tersebut benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerjaan kantor;
Sarana dan prasarana kantor yang akan dibeli mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai;
Dapat membantu pekerjaan kantor sehari-hari menjadi lebih efektif dan efisien.

Baca juga: Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Tersedianya sarana dan prasarana kantor yang cukup dengan kualitas yang baik menjadi bagian penting yang perlu disiapkan secara optimal dan berkesinambungan sehingga dapat menjamin kelancaran aktivitas kerja pegawai.

Demikianlah penjelasan mengenai pengelolaan sarana dan prasarana kantor. Semoga bermanfaat!

PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

1. Pengertian Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan (Sondang P. Siagian). Menurut Roger A. Kauffman seperti yang dikutip oleh Nanang Fatah, perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.

Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian. Dengan kata lain, planning adalah memikirkan sekarang untuk tindakan yang akan datang. Perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan,rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi perencanaan yang mempertimbangkan suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dalam menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data diantaranya adalah distribusi dan komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi (kualitas) sehingga berhasil guna, tepat guna, dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia.

2. Prosedur Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Berikut ini beberapa Prosedur Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana di Kantor:

A. Menganalisis kebutuhan

B. Menginventarisasi saran dan prasarana yang ada

C. Mengadakan seleksi

D. Menyediakan dana

E. Memberikan wewenang untuk melaksanakan tugas penyediaan sarana dan prasarana

Dalam Pandangan lain juga dikemukakan oleh Emery Stoops dan Russel E Johnson (1969), keduanya menegaskan bahwa prosedur perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan, sebagai berikut:

· Pembentukan panitia pengadaan barang atau perlengkapan.

· Penetapan kebutuhan perlengkapan

· Penetapan spesifikasi.

· Penetapan harga satuan perlengkapan.

· Pengujian segala kemungkinan.

· Rekomendasi.

· Penilaian kembali.

Menurut Djati Juliatriarsa (1998) dalam bukunya Manajemen Umum, menyebutkan lima syarat perencanaan yang baik, diantaranya yaitu:

1. Berdasarkan alternatif

Ketika menerapkan suatu perencanaan, sebaiknya ada alternatif perencanaan untuk mempertimbangkan untung dan ruginya (cost & benefit) sehingga ada alternatif perencanaan terbaik

2. Realistis

Perencaanaan tidak hanya tertulis dilaporan, tetapi harus dapat dilaksanakan. Rencana-rencana realistis bisa saja terjadi karena para pembuat rencana tidak memperkirakan adanya kekuatan, kelemahan, kesempatan dan batas-batasan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan

3. Ekonomis

Apabila dalam pembuatan rencana tidak ada pertimbangan faktor ekonomis, kemungkinan saat pelaksanaan perencanaan tersebut akan timbul pemborosan-pemborosan, baik dari segi tenaga, waktu maupun sumber daya

4. Fleksibel/luwes

Perencanaan yang sudah dibuat hendaknya dapat dievaluasi setiap waktu yang dapat disesuaikan dengan perkembangan organisasi/perusahaan ataupun situasi dan kondisi pada waktu tersebut

5. Rencana harus dilandasi partisipasi

Ketika anda membuat perencanaan, hendaknya anda melibatkan berbagai pihak pada organisasi/perusahaan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.

Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.

Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.

Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

3. Analisis perencanaan sarana prasarana

Dalam sebuah perencanaan sarana prasarana juga harus mengadakan analisis agar perencanaan itu berjalan dengan baik. Departemen pendidikan nasional merinci analisisis kebutuhan sarana dan prasarana sebagai berikut :

ü Analisis kebutuhan dan perencanaan pengadaan alat, Analisis kebutuhan alat dan pengadaannya dilaksanakan melalu pendekatan sebagai berikut :

· Tuntutan kompetensi yang tertuang dalam dokumen kurikulum. Kegiatan analisis ini lebih difokuskan pada pencermatan berbagai keteknikan atau praktek keterampilan yang tersirat dan tersurat dalam semua kompetensi yang telah terformulasikan dalam kurikulum.

· Jumlah kelompok belajar atau kelompok praktik. Jumlah kelompok belajar teori klasikal (36 atau 40 peserta didik pada setiap tingkat). Jumlah kelompok belajar praktek disesuaikan dengan pola pengetahuan peserta didik secara seri, paralel, atau semi paralel.

· Komposisi kelas praktek. Pada dasarnya, kebutuhan alat dalam komposisi kelas paralel adalah sama dengan jumlah alat yang digunakan untuk satu kelas paralel.

· Alokasi waktu untuk mencapai kompetensi yang tertuang dalam dokumen kurikulum pada dasarnya merupakan satuan waktu total untuk mencapai kompetensi dalam program pendidikan.

· Faktor guna alat, merupakan koefisien dari jam alat yang disediakan dengan jam alat yang dipergunakan.

· Spesifikasi alat, ditentukan berdasarkan tuntutan kompetensi. Selain itu juga didasarkan pada tuntutan memenuhi kapasitas, kemampuan, keamanan, dan kenyamanan, serta kelestarian desain alat agar tidak kadaluarsa (out of date).

Berdasarkan pendekatan tersebut, sekolah perlu menentukan jenis, spesifikasi dan jumlah alat yang dibutuhkan dengan menggunakan rumus :

JKA= JAD/JAS X FGA

Keterangan :

JKA ; Jumlah Kebutuhan Alat

JAD ; Jumlah Alat yang Dibutuhkan

JAS ; Jumlah Alat yang Disediakan

FGA : Faktor Guna Alat

Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :

l Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.

l Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah :

1. Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.

2. Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.

3. Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja.

l Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau barang-barang ialah:

1. Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan.

2. Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik.

3. Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.

4. Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.

5. Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.

l Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.

Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:

a. Barang habis pakai

Kegiatan perencanaan barang habis pakai:

1. Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan

2. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang

3. Menyusun rencana pengadaan barang

b. Barang tak habis pakai

1. Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada

2. Memperkirakan biaya perlengkapan

3. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia

4. Menyusun rencana pengadaan tahunan

c. Barang tidak bergerak

1) Tanah

Perencanaan tanah sebagai berikut;

a) Menyusun rencana pengadaan tanah

b) Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah

c) Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan

d) Mengadakan survei harga dilokasi

e) Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey

2) Bangunan

Perencanaan bangunan meliputi:

a) Mengadakan survei tentang keperluan bangunan

b) Mengadakan perhitungan luas bangunan

c) Menyusun rencana anggaran biaya

d) Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas