Kapan dilakukan pemusnahan dokumen perusahaan?

Buku, surat, catatan, dan neraca yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesia, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 30 (tiga puluh) tahun, dan pada saat berlakunya Undang-undang ini telah disimpan selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.

Pemindahan, Penyerahan, dan Pemusnahan

Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.

Penyerahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat;

Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya penyerahan
Keterangan tentang pelaksanaan penyerahan
Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan.

Pada berita acara penyerahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan.
Pemusnahan catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.
Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan dan dokumen lainnya dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi.

Pimpinan perusahaan yang bertanggungjawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, bertanggungjawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal ini;

Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan
Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.

Pemusnahan dokumen perusahaan perusahaan yang telah dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya dapat segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan.

Pemusnahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat;

Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya pemusnahan
Keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan
Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang melaksanakan pemusnahan.

Pada berita acara pemusnahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan dimusnahkan.