Jika seorang karyawan melakukan bepergian untuk seminar maka tujuan utama bepergian adalah

Sebagai karyawan perusahaan swasta ataupun aparatur sipil negara (ASN), kita pasti tidak asing dengan istilah perjalanan dinas. Pergi ke luar kota bahkan ke luar negeri untuk menyelesaikan urusan pekerjaan bangi banyak orang terkesan bisa jadi momen menyenangkan. Meskipun urusannya tetap pekerjaan, namun setidaknya suasana yang dihadapi dalam perjalanan dinas tidak sama dengan kehidupan sehari-hari di kantor.

Table of Contents Show

1. Jaga Stamina Selalu Fit
2. Cek Detail Transportasi dan Akomodasi
3. Cek Ulang Agenda Meeting dengan Klien atau Mitra
4. Siapkan Kelengkapan Materi Dinas
5. Siapkan Pakaian dan Kebutuhan Pribadi
6. Cek Waktu Luang Untuk Sedikit Jalan-Jalan
Video yang berhubungan

Bahkan tak jarang kita bisa 'curi-curi' waktu untuk jalan-jalan ke lokasi wisata di saat perjalanan dinas. Ya refreshing lah, kalau kata orang. Namun, jangan salah, pekerjaan dinas bisa menjadi kurang menyenangkan apabila kita tidak punya persiapan khusus. Meski sebetulnya perjalanan dinas bisa jadi aktivitas rutin bagi seorang pekerja, namun tetap saja hal ini harus dipersiapkan. Berikut 6 hal yang perlu dipersiapkan sebelum perjalanan dinas.

1. Jaga Stamina Selalu Fit

Fisik menjadi modal awal bagi seseorang dalam menjalankan tugasnya, baik di kantor atau saat melakukan perjalanan dinas. Apalagi di saat pandemi seperti sekarang, perjalanan dinas tentu memiliki risiko tinggi untuk terkena virus corona. Jika memang sudah tugas harus melakukan perjalanan dinas, sebaiknya kamu menjaga stamina agar selalu fit.

Misalnya, perjalanan dinas yang tujuannya untuk survei lapangan atau perjalanan dinas untuk mengambil sampel data. Perjalanan dinas semacam ini tentu membutuhkan fisik yang benar-benar prima. Beberapa hari sebelum perjalanan dinas dimulai, pastikan kamu punya waktu tidur yang cukup, asupan makanan yang sehat, dan sempatkan untuk olahraga ringan. Sehingga saat hari keberangkatan, kamu benar-benar siap melakukan pekerjaan yang cukup melelahkan di kota tujuan.

2. Cek Detail Transportasi dan Akomodasi

Tidak semua perjalanan dinas diurus sepenuhnya oleh kantor atau perusahaan. Ada beberapa kasus, pegawai yang melakukan perjalanan dinas diberi uang saku di awal. Uang saku ini digunakan untuk seluruh keperluan selama perjalanan dinas, seperti penginapan, transportasi, konsumsi, hingga kebutuhan lain seperti upah pekerja tambahan. Artinya, si pegawai itu harus mengurus keberangkatannya seorang diri.

Misal, seorang jurnalis yang bekerja untuk sebuah media nasional ternama melakukan perjalanan dinas untuk kebutuhan investigasi. Si jurnalis itu mendapat uang saku Rp 20 juta dan dia punya kewajiban untuk mencatat seluruh pengeluaran selama perjalanan dinas dan menyimpan semua nota pembayaran sebagai bukti laporan keuangan ke perusahaan.

Nah, bila kondisinya seperti ini maka seorang pegawai harus pandai-pandai mengatur perencanaan perjalanan dinas. Pastikan akomodasi dasar seperti penginapan dan transportasi sudah dihubungi sebelum keberangkatan. Pemesanan penginapan misalnya, bisa dengan mudah dilakukan melalui berbagai aplikasi digital.

3. Cek Ulang Agenda Meeting dengan Klien atau Mitra

Perjalanan dinas biasanya melibatkan klien atau mitra di kota tujuan. Dalam menyelesaikan pekerjaan misalnya, kita diminta kantor untuk bertemu dengan mitra kerja atau untuk mengikuti meeting di luar kota sebagai wakil dari perusahaan.

Untuk memastikan seluruh jadwal berjalan dengan baik, maka pastikan kamu sudah menghubungi klien atau mitra kerja di kota yang akan didatangi. Sehingga ketika tiba di kota tujuan, semua agenda sudah tersusun dengan baik.

4. Siapkan Kelengkapan Materi Dinas

Menyambung poin nomor 3 mengenai pertemuan dengan klien, kamu harus menyiapkan seluruh bahan atau materi meeting. Siapkan materi ini sebelum perjalanan kamu dimulai agar tidak terburu-buru. Misalnya, materi presentasi atau dokumen yang akan digunakan dalam meeting.

Termasuk pula peralatan survei bila perjalanan dinas kamu berkaitan dengan pekerjaan lapangan. Pada prinsipnya, siapkan seluruh 'alat tempur' yang akan pakai dalam perjalanan dinas nanti, entah berupa materi presentasi, dokumen, atau peralatan lain yang akan digunakan di lapangan.

5. Siapkan Pakaian dan Kebutuhan Pribadi

Sama halnya dengan perencanaan traveling untuk liburan, perjalanan dinas juga memerlukan persiapan 'packing' pakaian yang matang. Berikan waktu yang cukup untuk menyiapkan baju yang akan dikenakan saat bekerja di kota tujuan. Tentunya disesuaikan dengan jenis acara, apakah pekerjaan dalam ruang atau luar ruang. Yang paling sesuai dengan kondisi acara dan nyaman pakai. Selain pakaian, siapkan pula obat-obatan pribadi yang kira-kira perlukan untuk berjaga-jaga dalam kondisi kedaruratan tertentu.

6. Cek Waktu Luang Untuk Sedikit Jalan-Jalan

Tak ada salahnya kalau kamu memanfaatkan perjalanan dinas untuk sedikit refreshing. Coba rencanakan dari jauh-jauh hari apakah memungkinkan untuk memperpanjang hari perjalanan dinas. Misalnya, pekerjaan inti bisa dilakukan selama 3 hari, coba minta kantor menambah jatah perjalanan dinas menjadi 5 hari. Bila diizinkan, dua hari sisanya bisa kamu manfaatkan untuk sedikit melepas penat dari rutinitas kantor.

Tips ini cukup sering dilakukan oleh para pekerja yang mendapat kesempatan perjalanan dinas, terlebih lagi tujuannya kota wisata dan destinasi menarik di luar negeri.

Demi kelancaran perjalanan dinas, pastikan semua hal dipersiapkan matang dan tidak ada hal yang terlewatkan. Pastikan juga fisik tetap prima supaya bisa menyelesaikan semua tugas dengan baik.

MEKANISME PENANGANAN ADMINISTRASI

PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI

A. Ketentuan Umum

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penanganan administrasi perjalanan dinas luar negeri adalah sebagai berikut.

Perjalanan dinas luar negeri terlebih dahulu memerlukan izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk.
Izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk diterbitkan melalui Sekretariat Negara.
Permohonan izin perjalanan dinas ke luar negeri diajukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum keberangkatan.
Apabila sampai dengan tanggal keberangkatan yang diusulkan belum mendapat persetujuan tertulis dari Presiden atau pejabat yang ditunjuk, yang bersangkutan tidak diizinkan melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri.
Perjalanan dinas luar negeri untuk menghadiri seminar, lokakarya, simposium, konferensi, peninjauan, studi perbandingan, dan inspeksi harus dibatasi dengan ketat sepanjang menggunakan dana APBN/APBD.
Pejabat yang berwenang wajib membatasi pelaksanaan perjalanan dinas luar negeri untuk hal-hal yang mempunyai prioritas tinggi dan penting dengan mengurangi frekuensi, jumlah orang dan lamanya perjalanan, serta dilakukan sepanjang tugas yang bersangkutan di dalam negeri tidak ada yang mendesak, dan dengan memperhatikan efisiensi APBN/APBD.
Perjalanan dinas luar negeri dengan biaya negara (APBN/APBD) dilaksanakan dengan mengutamakan perusahaan penerbangan nasional atau perusahaan pengangkutan nasional lainnya.
Perjalanan dinas ke negara yang belum memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia, diperlukan rekomendasi dari Departemen Luar Negeri.
Pejabat Negara, Pejabat Lainnya, Pegawai Negeri, Pegawai BUMN/BUMD, dan Tenaga Indonesia yang telah melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri wajib membuat laporan tertulis tentang pelaksanaan tugasnya, sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Surat Persetujuan.
Perjalanan dinas luar negeri dengan biaya donor luar/dalam negeri tidak menimbulkan ikatan apapun terhadap Pemerintah.

B. Prosedur Pengusulan Perjalanan Dinas Luar Negeri

Pejabat Negara, Pejabat Lainnya, Pegawai Negeri, Pegawai BUMN/BUMD, dan Tenaga Indonesia yang akan melaksanakan perjalanan dinas luar negeri harus diusulkan oleh Lembaga Negara atau Instansi Pemerintah untuk mendapatkan Surat Persetujuan.
Instansi pengusul mengajukan surat permohonan persetujuan dengan ketentuan sebagai berikut.

Permohonan ditujukan kepada Presiden, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Pimpinan Lembaga Negara, Menteri, Jaksa Agung, Panglima TNI, Kapolri, Kepala LPND, dan Gubernur. Surat permohonan persetujuan ditandatangani oleh Pimpinan Lembaga Negara/Menteri/Ketua LPND atau pejabat yang ditunjuk. Secara skematis prosedur tersebut diuraikan sebagaimana bagan berikut :

Permohonan ditujukan kepada Menteri Sekretaris Negara, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Anggota Lembaga Negara dan Pejabat Lainnya. Surat permohonan persetujuan ditandatangani oleh pejabat Eselon I atau setingkat yang ditunjuk oleh instansinya. Secara skematis prosedur tersebut diuraikan sebagaimana bagan berikut :

Permohonan ditujukan kepada Sekretaris Menteri Sekretaris Negara, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh pejabat Eselon I atau yang setingkat. Surat permohonan persetujuan ditandatangani oleh pejabat Eselon I atau setingkat yang ditunjuk oleh instansinya. Secara skematis prosedur tersebut diuraikan sebagaimana bagan berikut :

Permohonan ditujukan kepada Sekretaris Menteri Sekretaris Negara u.p. Kepala Biro KTLN, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilaksanakan oleh pejabat Eselon II, III dan IV atau yang setingkat, pegawai non eselon, Pegawai BUMN/BUMD, dan Tenaga Indonesia. Surat permohonan persetujuan ditandatangani oleh pejabat Eselon I atau pejabat yang ditunjuk oleh instansinya serendah-rendahnya Eselon II. Secara skematis prosedur tersebut diuraikan sebagaimana bagan berikut :

Bagi pejabat/pegawai pemerintahan daerah, permohonan persetujuan diajukan oleh pejabat terkait pada instansi pemerintahan pusat.
Surat permohonan persetujuan perjalanan dinas luar negeri sekurang-kurangnya memuat:

nama dan jabatan yang akan melakukan perjalanan dinas luar negeri;
NIP atau nomor identitas yang disetarakan (khusus untuk Pegawai Negeri dan Pegawai BUMN/BUMD);
tujuan kegiatan perjalanan dinas luar negeri;
kota dan negara yang dituju;
jangka waktu perjalanan dinas luar negeri;
sumber pembiayaan.

Surat permohonan perjalanan dinas luar negeri dilengkapi dengan:

surat undangan atau pemberitahuan penyelenggaraan kegiatan dari penyelenggara/mitra kerjasama di luar negeri atau surat konfirmasi dari Perwakilan Pemerintah Republik Indonesia di Luar Negeri di negara yang dituju;
dokumen/surat resmi yang menerangkan sumber pembiayaan (antara lain DIPA, surat dari donor, kontrak/perjanjian/MoU, atau surat pernyataan biaya sendiri yang ditandatangani di atas materai);
jadwal dan agenda kegiatan di luar negeri;
penjelasan mengenai relevansi, urgensi/alasan perjalanan dan rincian programnya dengan menyertakan dokumen yang berkaitan;
izin tertulis dari instansi yang bersangkutan apabila seorang pejabat/pegawai diajukan oleh instansi lain;
kertas posisi dan/atau pedoman delegasi, apabila perjalanan dinas luar negeri dalam rangka menghadiri pertemuan/sidang internasional;
brosur atau sejenisnya yang memberikan gambaran umum mengenai kegiatan promosi/pameran, apabila perjalanan dinas luar negeri dalam rangka mengikuti promosi/pameran;
draft perjanjian internasional yang telah dibahas dengan instansi terkait, apabila perjalanan dinas luar negeri untuk penandatanganan perjanjian internasional.

C. Proses Penanganan Administrasi Perjalanan Dinas Luar Negeri

Biro KTLN melakukan penelitian terhadap dokumen yang disampaikan oleh Lembaga Negara atau Instansi Pemerintah pengusul.
Apabila permohonan telah memenuhi persyaratan, maka Biro KTLN akan mempersiapkan/menerbitkan Surat Persetujuan untuk melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri yang ditujukan kepadaLembaga Negara atau Instansi Pemerintah pengusul, yang memuat :

nama dan jabatan;
NIP atau nomor identitas yang disetarakan (khusus untuk Pegawai Negeri dan Pegawai BUMN/BUMD;

tujuan kegiatan perjalanan dinas luar negeri;
kota dan/atau negara yang dituju;
jangka waktu perjalanan;
ketentuan-ketentuan yang meliputi:

1) sumber pembiayaan perjalanan dinas luar negeri;

2) kewajiban untuk menghubungi dan menyampaikan maksud kedatangan kepada Perwakilan Pemerintah Republik Indonesia di negara yang dituju;

3) kewajiban untuk menyampaikan laporan setelah selesai melakukan perjalanan dinas luar negeri;

4) perjalanan dinas luar negeri dengan biaya donor luar/dalam negeri tidak menimbulkan ikatan apapun terhadap Pemerintah;

5) kewajiban untuk menggunakan perusahaan penerbangan nasional, sepanjang jalurnya memungkinkan (untuk perjalanan dinas yang biaya transportasinya berasal dari APBN/APBD);

6) pemberlakuan ketentuan keberangkatan ke luar negeri bukan Pegawai Negeri (untuk perjalanan dinas yang dilaksanakan oleh Tenaga Indonesia).
Tembusan disampaikan kepada pejabat di instansi terkait.

Penandatanganan Surat Persetujuan oleh:

Menteri Sekretaris Negara, untuk Pimpinan Lembaga Negara, Menteri, Jaksa Agung, Panglima TNI, Kapolri, Kepala LPND, dan Gubernur;
Sekretaris Menteri Sekretaris Negara a.n. Menteri Sekretaris Negara, untuk Anggota Lembaga Negara dan Pejabat Lainnya;
Kepala Biro KTLN a.n. Sekretaris Menteri Sekretaris Negara, untuk Pejabat Negara selain yang tersebut pada butir a dan b, pejabat Eselon I, II, III dan IV atau yang setingkat, pegawai non eselon, Pegawai BUMN/BUMD, dan Tenaga Indonesia.