Jelaskan secara singkat langkah-langkah penulisan formula secara otomatis

Salah satu teknik yang perlu dikuasai dalam mengoperasikan microsoft excel adalah melakukan input data.

Daripada memasukkan data secara manual di lembar kerja, kita bisa menggunakan fitur Auto Fill atau Isian Otomatis untuk mengisi sel dengan data yang mengikuti pola atau berdasarkan pada data sel lainnya. Fitur ini sangat berguna saat kita membuat sebuah rumus excel.

Tentang Fitur Autofill Pada Excel

Auto Fill merupakan salah satu fitur pada aplikasi Excel yang digunakan untuk mengisi data pada sebuah range berdasarkan pola tertentu dari data pada sel lain.

Fitur ini kita gunakan misalnya saja untuk membuat penomoran yang berurutan.

Cara Menggunakan Autofill Excel

Cara menggunakan fitur ini relatif sangat mudah, Anda bisa menggunakan tombol Auto Fill dalam group Editing pada tab Home atau menggunakan drag dengan mouse.

Namun demikain saya sendiri lebih menyukai Auto Fill dengan drag mouse karena merupakan cara yang paling mudah untuk dilakukan.

Selain autofill excel juga menyediakan fitur MENU FILL yang salah satu gunanya adalah untuk membuat penomoran otomatis.

Supaya lebih jelas berikut ini contoh cara menggunakan Auto Fill:

1. Pada gambar berikut ini dapat dilihat bahwa sel A2 hingga A3 telah berisi data berupa nomor 1 sampai 3. Jika Anda hendak melanjutkan penomoran tersebut ke sel bawah berikutnya, maka Anda tinggal menyorot sel A2 hingga A3. Kemudian dalam kondisi sel masih tersorot, dekatkan mouse ke sudut kanan bawah hingga pointer mouse berubah menjadi fill handle (simbol tanda plus berwarna hitam) seperti gambar dibawah ini.
   
2. Berikutnya klik dan tahan lalu drag kearah bawah hingga melewati beberapa sel sesuai kebutuhan dan lepaskan tombol mouse. Dalam gambar dibawah ini saya drag mouse sampai angka 10.
   
3. Setelah mouse dilepaskan hasilnya dapat dilihat pada gambar berikut ini dimana sel-sel berikutnya secara otomatis telah terisi dengan nomor yang berurutan.
   
4. Dalam kaitannya dengan penggunaan Formula Excel, Auto Fill ini bisa Anda gunakan untuk menyalin formula dari satu sel ke sel-sel lain yang berdekatan secara cepat. Prinsipnya sama dengan contoh Auto Fill diatas, yaitu selalu mengikuti pola yang sudah terbentuk pada sel yang menjadi acuan. Untuk lebih jelas, perhatikan contoh berikut ini.
   
5. Pada gambar diatas, tentunya dengan mudah kita bisa menghitung hasil penjumlahan Data A dan Data B pada pada kolom C di sel C2 dengan menggunakan Operator Hitung Dasar. Formulanya adalah : =A2+B2
   
6. Berikutnya, bagaimana cara untuk menghitung hasil penjumlahan pada sel-sel berikutnya, yaitu sel C3 sampai C6? Dengan cara manual tentu saja bisa, namun bayangkan seandainya data yang harus kita hitung jumlahnya cukup banyak, maka cara manual atau memasukkan formula satu-persatu tentu tidak efisien.
7. Agar lebih cepat sekaligus mempermudah pekerjaan kita maka kita bisa menggunakan fitur Auto Fill yang telah disediakan Excel. Caranya sama seperti contoh Auto Fill sebelumnya. Anda tinggal memilih sel C2 yang telah berisikan formula perhitungan, lalu mendekatkan pointer mouse ke sudut kanan bawah dan kemudian klik, tahan, lalu drag ke arah bawah (Lihat Gambar Auto Fill Formula 2).
   
8. Setelah sampai di sel C6, lepaskan tombol mouse lalu perhatikan hasilnya. Secara otomatis sel C3 samapi C6 telah berisikan formula dengan mengacu pada formula didalam sel C2.

Setelah mencoba contoh diatas coba juga Auto Fill Formula dengan cara drag/seret mouse tadi ke arah kanan melewati beberapa kolom D, E, F, dst. sesuai kebutuhan.

Jika dianalisa, dari contoh tersebut dapat kita amati bahwa proses Auto Fill pada sel yang berisikan formula tadi akan selalu menambahkan alamat sel dengan sel berikutnya, tergantung kearah mana kita lakukan proses Auto Fill tersebut:

• Jika arahnya kebawah maka nomor baris yang akan selalu bertambah, contohnya 1, 2, 3, 4, 5, dst...
• Jika arahnya kekanan maka nama kolom yang akan selalu bertambah, contohnya A, B, C, D, E, dst...

Pada contoh diatas, arah proses Auto Fill adalah kebawah, hingga nomor baris yang akan selalu bertambah sementara nama kolomnya tetap.

Autofill Excel Tidak Berfungsi

Jika fill handle atau simbol tanda plus berwarna hitam pada sudut cell tidak muncul berarti fitur autofill ini sedang tidak berfungsi/aktif.

Untuk mengaktifkan autofill caranya:

1. Bukalah menu excel option
2. Pada bagian advanced--Editing options, pastikan bagian Enable fill handle and cell drag-and-drop tercentang.

Untuk menuliskan rumus excel yang lebih kompleks terkadang kita menghendaki rujukan sel tertentu tidak berubah saat di auto fill. Jika demikian maka kita butuh menerapkan Sel Absolut yang saya bahas pada artikel tentang Referensi Absolut pada Excel.

Apabila dalam tutorial excel kali ini ada yang belum difahami atau mungkin sobat menemukan kesalahan saya memberikan turorial, jangan sungkan-sungkan untuk menyampaikannya pada kolom komentar yang tersedia. Terima kasih sudah berkenan membaca. Silahkan gabung di Forum Kelas Excel untuk saling berkomunikasi sesama pengguna Excel.

Sebelum beranjak jangan lupa di Bookmark dan share artikel tutorial excel ini dengan tombol yang tersedia di bawah. Salam Kelas Excel.

Sebagaimana yang saya tuliskan sebelumnya pada halaman pengenalan Excel, salah satu hal yang membuat Excel banyak digunakan adalah kelengkapan fitur Formulas dan Functions atau dikenal sebagai Rumus Excel dan Fungsi Excel dalam bahasa Indonesia.

Formula dan fungsi excel ini digunakan untuk membantu kita mempermudah dalam mengerjakan beragam proses perhitungan dan pengolahan data di excel.

Lalu apa yang dimaksud dengan formula dan fungsi pada microsoft excel? Apa pula perbedaan keduanya?

Pengertian Formula/Rumus Excel

Apa yang dimaksud formula pada microsoft excel?

Secara garis besar yang dimaksud formula atau rumus pada microsoft excel adalah persamaan matematika untuk menghitung nilai-nilai tertentu dengan tujuan untuk mendapatkan hasil yang diharapkan pada microsoft excel.

Rumus Excel(Excel Formula) ini bisa kita gunakan dalam perhitungan yang sederhana hingga yang super kompleks, baik untuk data berupa angka, teks, tanggal, waktu, atau kombinasi dari jenis data-data tersebut.

Mengenai jenis data pada excel ini bisa Anda pelajari lebih lanjut pada bagian berikut: Tipe Data Pada Microsoft Excel.

Yang perlu dicatat bahwa cara menggunakan rumus microsoft excel selalu diawali tanda sama dengan (=). Jadi dalam menuliskan rumus pada excel harus didahului dengan sama dengan (=).

Selain itu dalam sebuah rumus excel bisa melibatkan fungsi excel, referensi, konstanta dan umumnya juga melibatkan operator dasar pada microsoft excel.

Sebagai contoh misalnya kita akan menjumlahkan angka 10,20,30 maka formula excelnya adalah:

Contoh lain jika kita ingin mencari rata-rata dari 10,20,30 maka rumus excelnya adalah:

Pada kedua contoh rumus excel di atas, formula excel tersebut menggunakan konstanta(10,20,30,3) serta operator penjumlahan(+) dan pembagian(/).

Contoh rumus excel yang melibatkan fungsi excel adalah sebagai berikut:

Contoh rumus excel yang melibatkan referensi cell adalah sebagai berikut:

Tidak sedikit saya jumpai dan memang sudah umum bahwa formula atau rumus excel disama artikan dengan function atau fungsi excel. Padahal seharusnya kedua istilah pada microsoft excel ini memiliki penjelasan yang berbeda.

Setelah mengenalkan tentang rumus atau formula excel berikutnya akan kita jelaskan mengenai maksud function atau fungsi excel.

Pengertian Function/Fungsi Excel

Adapun yang dimaksud fungsi excel secara garis besar merupakan preset dari formula yang bertujuan untuk menyederhanakan formula hingga membuat proses perhitungan data menjadi lebih singkat dan tentunya relatif lebih mudah untuk dikerjakan.

Fungsi Excel adalah rumus-rumus yang telah didefinisikan oleh microsoft excel atau dengan kata lain formula siap pakai yang dibuat untuk menyederhanakan perhitungan yang panjang dan rumit.

Sebagai contoh, jika kita akan menjumlahkan data berupa angka 10,20,30 maka fungsi yang dapat Anda gunakan adalah fungsi SUM:

Sedangkan untuk mencari rata-rata data tersebut kita gunakan fungsi AVERAGE:

Jika hanya melibatkan tiga angka sebagaimana contoh diatas tentu belum ada perbedaan yang cukup berarti namun coba bayangkan jika kita sudah berhadapan dengan ratusan atau bahkan ribuan data. Keberadaan fungsi pada microsoft excel akan benar-benar kita rasakan manfaatnya.

Dari penjelasan di atas apakah Anda sudah dapat membedakan antara fungsi excel (Excel Function) dan Rumus Excel (Excel Formula)?

Bagian-bagian Rumus Excel

Cara menggunakan rumus atau formula excel selalu diawali dengan tanda sama dengan (=). Selain itu dalam sebuah rumus atau formula excel dapat terdiri atas satu atau semua dari beberapa hal berikut:

• Fungsi-fungsi Excel
• Operator perhitungan
• Nilai dari angka-angka atau teks secara langsung (konstanta)
• Referensi alamat suatu sel atau range
• Nama sel/range

Supaya lebih jelas perhatikan gambar bagian-bagian sebuah rumus excel berikut:

1. SAMA DENGAN(=): Tanda sama dengan atau “=” merupakan tanda awal dari penulisan formula atau rumus excel yang harus dituliskan jika kita hendak membuat atau menggunakan formula apapun.
2. FUNGSI: Fungsi merupakan sebuah kode tertentu yang melakukan kalkulasi tertentu di excel berdasarkan susunan argumen yang telah di tetapkan pada microsoft excel.
   Fungsi bisa digunakan untuk menjalankan perhitungan sederhana atau kompleks. Misalnya fungsi SUM yang merupakan sebuah Fungsi excel yang digunakan untuk menjumlahkan data.
3. REFERENSI: Referensi adalah acuan pada sebuah sel atau range pada lembar kerja, baik pada sheet yang sama maupun sheet yang berbeda.
   Pada contoh di atas misalnya B2:B5 merupakan referensi dalam bentuk Range (Kumpulan Cell) sedangkan C2 Merupakan Referensi dalam bentuk sel tunggal.
4. KONSTANTA: Konstanta merupakan nilai yang bukan hasil dari sebuah kalkulasi perhitungan, karena itu nilainya selalu sama atau tidak berubah. Konstanta dapat berbentuk teks maupun angka yang dimasukkan langsung ke rumus, misalnya angka 3
5. OPERATOR: Operator merupakan simbol karakter yang menentukan tipe perhitungan yang ingin anda jalankan pada sebuah rumus excel.
   Pada contoh diatas yang termasuk operator adalah tanda * (perkalian) dan / (pembagian). Untuk lebih jelas tentang operator silahkan baca artikel tentang Operator Perhitungan dalam Rumus Excel.

Selanjutnya kita akan pelajari tentang sintaksis fungsi di excel

Sintaksis Fungsi Excel

Penggunaan fungsi microsoft excel pada sebuah rumus excel selalu diikuti dengan tanda kurung "(...)" dimana dalam tanda kurung tersebut kita bisa memasukkan argumen-argument atau data tambahan yang akan dikalkulasi oleh fungsi tersebut.

Pada argument Tooltips gambar di bawah ada keterangan argument yang diapit kurung siku"[...]". Tanda kurung siku ini menunjukkan bahwa bagian argument tersebut bersifat opsional atau boleh tidak digunakan.

Beberapa fungsi excel, meskipun tidak membutuhkan argument tetap harus menyertakan tanda kurung saat digunakan untuk menyusun sebuah rumus excel misalnya fungsi NOW dan TODAY. Misal pada fungsi NOW jika digunakan pada rumus excel maka ditulis "=NOW()".

Supaya lebih jelas perhatikan gambar bagian-bagian struktur fungsi excel berikut:

1. STRUKTUR: Struktur fungsi dimulai dengan tanda sama dengan (=), yang diikuti dengan nama fungsi, tanda kurung buka, argumen untuk fungsi yang dipisahkan oleh titik koma(;) untuk format bahasa Indonesia atau koma(,) untuk format English, dan tanda kurung tutup. Struktur Fungsi contoh diatas adalah "=IF(A2=B2;"Sama";"Tidak Sama")".
   Apabila sebuah fungsi excel digunakan tidak pada bagian awal rumus, Tidak perlu menambahkan tanda "=" lagi, cukup 1 sama dengan(=) di awal rumus.
2. NAMA FUNGSI: Nama Fungsi pada contoh diatas adalah Fungsi IF. Nama fungsi. Untuk daftar fungsi yang ada, klik sel dan tekan Shift + F3.
3. ARGUMEN: Argumen bisa berupa angka, teks, nilai logika seperti TRUE atau FALSE, array, nilai kesalahan seperti #N/A, atau referensi sel. Argumen yang Anda tentukan harus menghasilkan nilai yang valid untuk argumen itu. Argumen juga bisa berupa konstanta, rumus, atau fungsi lainnya. Dan untuk catatan bahwa setiap fungsi memiliki argumen yang berbeda-beda.
4. ARGUMENT TOOLTIPS: Tooltips atau tips alat dengan sintaks dan argumen muncul saat Anda mengetikkan fungsi. Tooltips hanya muncul untuk fungsi bawaan excel.

Jika sebuah fungsi memiliki argument lebih dari satu maka argumen-argument tersebut dipisahkan dengan tanda pemisah berupa koma(,) atau titik koma(;) sesuai pengaturan regional setting komputer yang Anda digunakan.

Tentang bagaimana cara mengatur regional setting dan perbedaan apa saja yang dipengaruhinya pada microsoft excel bisa Anda pelajari pada halaman berikut: Pengaturan regional setting dan perbedaannya pada microsoft excel.

Dari sedikit penjelasan tentang Fungsi dan Formula (Rumus Excel) diatas seringkali saya temui pengguna excel salah atau kurang tepat dalam menggunakan kedua istilah pada excel tersebut. Banyak pengguna excel menyamakan atau lebih tepatnya memakai istilah fungsi sebagai rumus excel.

Contoh beserta penjelasan diatas masih sangat sederhana. Penjelasan lebih lanjut tentang formula dan fungsi ini akan saya bahas pada postingan-postingan lain selanjutnya.

Sebelum beranjak jangan lupa Bookmark dan share artikel tutorial excel ini dengan tombol yang sudah tersedia di bawah. Salam Kelas Excel.