Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dalam mengajukan pertanyaan atau penyampaian gagasan dalam seminar?

Pesan presentasi yang testruktur, slide presentasi yang menarik tidak akan berarti apa-apa jika Anda tidak mampu membawakan presentasi dengan meyakinkan. Dalam banyak presentasi, sering kita temui presenters memliki pesan presentasi yang bagus, slide yang memesona, tetapi karena penyampaiannya tidak meyakinkan yang disampaikan tetap saja membosankan.

Perlu Anda ketahui bahwa Anda adalah aktor utama presentasi. Audiens hadir untuk melihat dan mendengarkan presentasi Anda. Mereka tidak peduli seberapa lama persiapan Anda. Mereka tidak mau tahu. Mereka tidak akan menilai persiapan Anda, tetapi mereka menilai penyampaian presentasi Anda.

Oleh karena itu, penyampaian presentasi juga merupakan bagian yang sangat penting dan menentukan keberhasilan presentasi Anda, selain penyusunan pesan yang terstruktur dan pembuatan slide yang menarik.

Jika Anda tidak menguasainya, maka bisa terjadi pesan dan slide presentasi yang sudah Anda siapkan dengan serius akhirnya menjadi tidak bermanfaat, karena audiens Anda tidak benar-benar menangkap apa yang Anda sampaikan.

Akan tetapi, jika Anda dapat menyampaikan presentasi secara meyakinkan, maka audiens Anda akan mampu menyerap informasi dengan baik. Akibatnya, Anda akan mampu menarik perhatian mereka dan mereka benar-benar dapat terhubung dengan mereka.

Jika tahap penyusunan pesan presentasi merupakan bentuk komunikasi verbal, maka teknik penyampaian presentasi lebih banyak berkaitan dengan komunikasi non verbal. Komunikasi non verbal terdiri dari 2 komponen, yaitu bahasa tubuh dan intonasi suara.

Yang termasuk bahasa tubuh yang perlu Anda perhatikan adalah cara berdiri, pergerakan badan, kontak mata, ekspresi wajah, dan gesture. Sementara, yang termasuk dalam intonasi suara yang perlu Anda kuasai adalah : tinggi rendah suara, cepat lambat berbicara, dan keras lemah suara.

Dalam komunikasi, kata-kata pembicara hanyalah sebagian kecil dari usahanya. Tinggi rendah suara, cepat lambat berbicara, keras lemah kata yang diucapkan, dan jeda di antara kata-kata itu dapat mengungkapkan lebih dari apa yang dikomunikasikan dengan kata-kata saja. Selanjutnya, gerak tubuh, cara berdiri, kontak mata, ekspresi wajah, dan gesture biasanya menyampaikan berbagai sinyal halus. Elemen non verbal ini dapat memberikan indikasi kepada audiens sebuah petunjuk penting tentang pikiran dan perasaan pembicara yang dapat memperkuat atau bertentangan dengan kata-katanya.

Nagesh Belludi (2008) menyebutkan bahwa jika kita berbicara tentang komunikasi non verbal, maka banyak orang mengutip sebuah riset yang dilakukan oleh Prof. Albert Mehrabian dari University of California, Los Angeles. Riset tersebut menjelaskan bahwa dalam komunikasi besarnya pengaruh dari masing-masing komponen adalah sebagai berikut :

Bahasa tubuh 55 %
Intonasi suara 38 %
Kata-kata 7 %

Dengan memperhatikan informasi ini mungkin Anda berkomentar, “ternyata komunikasi non verbal (bahasa tubuh dan intonasi suara) memegang peranan besar yang kalau keduanya dijumlahkan mencapai 93 %. Jika saya melakukan presentasi asalkan bahasa tubuh dan intonasi suara sudah sesuai, maka kata-kata nggak penting-penting amat karena kata-kata hanya 7 %.

Komentar tersebut menunjukkan bahwa banyak orang yang kurang tepat memaknai hasil riset tersebut. Maksud dari hasil riset tersebut adalah jika terjadi ketidaksinkronan dalam berkomunikasi, maka yang dipercaya adalah faktor yang mempunyai persentase yang lebih besar.

Sebagai contoh, jika Anda mengatakan pada audiens, “Aku tidak punya masalah denganmu!” sambil Anda menghindari kontak mata, terlihat cemas, dan mempertahankan bahasa tubuh yang tertutup, maka audiens Anda tidak akan mempercayai Anda. Mereka lebih percaya pada apa yang mereka tangkap melalui bahasa tubuh Anda.

Demikian juga halnya, ketika Anda mengatakan pada audiens “saya merasa senang berada disini”, akan tetapi dalam menyampaikannya nada suara Anda terdengar datar dan tidak bersemangat, maka audiens juga tidak akan percaya. Mereka akan lebih percaya pada interpretasi dari intonasi suara Anda yang terkesan datar dan tidak semangat.

Karena begitu pentingnya aspek non verbal dalam penyampaian presentasi, maka satu aspek terpenting yang harus Anda ketahui dalam penyampaian pesan presentasi adalah membuat sinkronisasi antara kata-kata yang Anda sampaikan dengan bahasa tubuh dan intonasi suara Anda.

Sesuaikanlah bahasa tubuh Anda dengan kata-kata yang Anda sampaikan. Misalnya, tampilkanlah antusiasme dalam ekspresi wajah Anda ketika Anda menyampaikan pesan presentasi. Antusiasme itu menular. Artinya bahwa jika Anda tampil antusias, maka audiens pun juga akan tertular antusiasme Anda.

Contoh lainnya, jika Anda memperhatikan para presenter hebat, mereka memanfaatkan anggota tubuhnya untuk ikut berbicara. Steve Jobs dalam peluncuran produk iphone pada bulan Januari 2007 ketika menjelaskan bahwa iphod mempengaruhi seluruh industri musik, dia menggerakan tangannya dari kiri ke kanan untuk menekankan bahwa iphod mempengaruhi seluruh industri musik.

Begitu pula, hindarilah penyampaian pesan presentasi dengan nada yang monoton yang dapat membuat audiens mengantuk. Untuk itu, berikanlah variasi pada intonasi suara Anda. Ada saatnya Anda berbicara lebih lambat untuk memberikan penekanan pada pesan presentasi yang penting. Di sisi lain, adakalanya Anda perlu berbicara lebih cepat untuk menunjukkan semangat.

Selain itu, Anda perlu berbicara dengan volume suara yang lebih keras untuk menunjukkan pesan yang penting atau ketika suasana lebih tenang dibutuhkan, Anda dapat berbicara dengan volume sedikit lebih kecil.

Bahkan, Anda tidak harus berbicara setiap saat. Berikan jeda sesekali. Sedikit diam akan mengajak audiens Anda berpikir dan merenung. Dengan cara ini, maka Anda dapat menciptakan efek dramatik, namun sekaligus membuat pesan yang Anda sampaikan menjadi pesan yang kuat dan mudah diingat.

Demikianlah, hal terpenting yang perlu Anda kuasai untuk penyampaian pesan presentasi yang dapat meyakinkan audiens Anda, yaitu mensinkronkan antara kata-kata yang Anda sampaikan dengan bahasa tubuh dan intonasi suara Anda.

Sharing knowledge for a better presentation/communication.
Erry Ricardo Nurzal

Ilustrasi murid yang bertanya (Unsplash.com/National Cancer Institute)

Dalam kegiatan belajar-mengajar dan ruang pertemuan umum, seperti acara seminar, biasanya terdapat sesi tanya-jawab untuk memperdalam materi yang dibahas. Dalam sesi ini, murid atau peserta diberi kesempatan untuk mengajukan pertanyaan yang nantinya akan dijawab oleh pengajar atau narasumber.

Sesi tanya-jawab dapat membantu murid dan peserta memperoleh penjelasan lebih rinci dalam memahami suatu topik permasalahan. Namun, bukan hanya asal bertanya. Ada beberapa hal yang harus kita perhatikan ketika mengajukan pertanyaan, di antaranya sebagai berikut.

1. Siapkan pertanyaan yang akan diajukan

Ketika kita ingin mengajukan pertanyaan, ada baiknya kita terlebih dahulu menyiapkan pertanyaan yang akan kita ajukan, misalnya seperti menuangkannya ke dalam catatan. Susun kalimat sebaik dan sesantun mungkin. Kita juga bisa menambahkan kalimat pembuka jika diperlukan.

Menuliskan pertanyaan yang akan diajukan dapat mengatasi rasa gugup yang kerap dirasakan ketika hendak bertanya dan membantu kita untuk menyampaikan pertanyaan dengan lebih lancar dan terstruktur, terlebih jika kita mengajukan pertanyaan yang cukup sulit atau bertanya di hadapan banyak orang.

2. Mengucapkan terima kasih

Dalam acara-acara besar seperti seminar, sering kali tidak semua orang yang ingin bertanya mendapatkan kesempatan. Oleh karena itu, sebelum menyampaikan pertanyaan, alangkah baiknya kita lebih dulu mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada kita untuk bertanya.

3. Menyampaikan pertanyaan dengan singkat, padat dan jelas

Tentunya, yang tak boleh luput dari perhatian kita adalah sebisa mungkin kita menyampaikan pertanyaan dengan singkat, padat, dan jelas.

Pasalnya, orang yang ingin mengajukan pertanyaan tentu bukan hanya kita saja, apalagi jika kita mengajukan pertanyaan dalam acara yang durasinya sudah ditentukan. Pastinya ada keterbatasan waktu dan hak orang lain yang mesti kita perhatikan.

4. Menyesuaikan pertanyaan dengan topik yang dibahas

Pastikan juga bahwa pertanyaan yang kita ajukan telah sesuai atau berkaitan dengan topik yang tengah dibahas. Akan lebih bagus lagi jika pertanyaan kita mewakili pertanyaan sebagian orang yang hadir dan membantu orang lain untuk lebih memahami topik pembahasan secara mendalam.

Demikian empat hal yang harus diperhatikan ketika mengajukan pertanyaan. Semoga bisa membantumu untuk tidak lagi segan bertanya di kelas atau seminar, ya!

Teks diskusi adalah teks yang memuat gagasan atau pendapat yang berbeda mengenai suatu hal sehingga pihak yang berlawanan saling membahas topik yang dipermasalahkan.

Gagasan adalah sesuatu (hasil pemikiran, usulan, keinginan, harapan) yang penulis sampaikan kepada pembaca atau pendengar.

Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan pada saat menyampaikan pendapat atau gagasan dalam diskusi.

Pendapat yang disampaikan harus relevan dengan topik yang didiskusikan.
Pendapat yang disampaikan harus logis atau masuk akal.
Tidak menyinggung atau mengejek orang lain ketika mengemukakan pendapat.
Harus menggunakan bahasa yang baik dan benar ketika menyampaikan pendapat.

Dengan demikian, hal-hal yang harus diperhatikan pada saat menyampaikan pendapat atau gagasan dalam diskusi adalah pendapat yang disampaikan harus relevan dengan topik yang didiskusikan, pendapat yang disampaikan harus logis atau masuk akal, tidak menyinggung atau mengejek orang lain ketika mengemukakan pendapat, dan harus menggunakan bahasa yang baik dan benar ketika menyampaikan pendapat.