Apa yang kamu ketahui tentang insert row bellow

Excel itu luar biasa, namun mencoba mencari tahu bagaimana menggunakannya tidak akan terlalu jauh karena itu tidak intuitif. Namun jika kamu menggunakan teknik-teknik dan tips dalam tutorial ini, kamu akan dapat menyelesaikan pekerjaanmu lebih cepat tanpa banyak stress.

Pelajari bagaimana menerapkan formula, perhitungan, filtering, manipulasi data, efisiensi alur kerja, dan banyak lagi dalam Excel. Berikut dua belas teknik dan fitur Excel yang perlu kamu ketahui.

Screencast

Sebelum kamu memulai, masuk dan dowload file worksheet Excel gratis. Ada banyak sheet yang tercantum dalam file, satu untuk tiap dua teknik Excel ini. Tonton screencast tutorial lengkap di atas atau lakukan sepanjang versi tertulis langkah demi langkah di bawah.

1. Dasar-Dasar Penulisan Formula

Setiap formula harus dimulai dengan tanda sama dengan. Jika kamu tidak memiliki tanda sama dengan, Excel tidak akan melakukan perhitungan; itu hanya akan menampilkan apa yang ketik. Itu cara Excel mengatakan, "Hey, hitung ini". Pikirkan hasil formula sebagai apa seharusnya pada sisi kiri tanda sama dengan jika kamu menggunakan pensil dan kertas.

Dan dimana kamu menulis sebuah formula? Tuliskan itu di dalam cell yang kamu inginkan jawabannya muncul. Lihat sheet 'simple' dalam file Excel untuk latihan ini.

Contoh: tambahkan nilai B2, B3 dan B4 dan letakkan totalnya dalam B6

Dalam B6, masukkan formula ini:

=B2 + B3 + B4

Kemudian tekan Enter untuk mendapatkan hasilnya. Jika kamu tidak menekan Enter (atau mengklik tanda centang kecil di atas kolom A), tidak ada yang akan terjadi.

Pengurangan, perkalian, pembagian dan pangkat berkerja dengan cara yang sama. Untuk kebanyakan bagian, gunakan simbol yang normalnya kamu gunakan atau lihat panduan chart ini:

2. Untuk Perhitungan Yang Lebih Kompleks, Gunakan Function

Jika kamu ingin melakukan perhitungan yang melibatkan lebih dari sebuah formula sederhana, masukkan sebuah function ke dalam formulamu. Excel memiliki sekitar 400 function, sehingga kamu mungkin akan menemukan beberapa yang kamu butuhkan. Ada function untuk bisnis, statistik, keuangan, tanggal dan waktu, teks, informasi dokumen dan banyak lagi.

Sintaks untuk semua function adalah:

=NAMA FUNCTION(......)

Kamu selalu memulai dengan tanda sama dengan jika function berada di awal formula, lalu nama function itu, kemudian satu set tanda kurung. Biasanya ada sesuatu dalam tanda kurung itu, namun tidak selalu.

Contoh: Temukan total dan rata-rata sebuah kolom angka. Lihat sheet 'functions' di dalam file Excel untuk latihan ini.

Dalam B10, masukkan function:

=SUM(B2:B8)

Dalam B11, masukkan function:

=AVERAGE(B2:B8)

Tekan Enter untuk mendapatkan hasil.

3. Untuk Copy & Paste Yang Cepat dan Pintar, Gunakan AutoFill

Mari katakan kamu menulis sebuah formula di atas sebuah kolom dan ingin menggunakan kembali formula untuk di bawahnya pada kolom yang sama (atau kamu memiliki formula di awal baris dan ingin menggunakan kembali formula itu sepanjang baris). Alih-alih mengkopi dan paste secara manual, gunakan fitur AutoFill untuk menyelesaikan dengan cepat dan membuat formula menyesuaikan secara otomatis. Kamu dapat juga menggunakan AutoFill untuk memasukkan bulan atau hari dalam minggu secara otomatis.

Untuk menggunakan AutoFill, lihat titik kecil pada pojok kanan bawah cell yang dipilih. (Jika kamu memiliki beberapa cell yang dipilih, mereka berbagi titik yang umum). Ketika kamu meletakkan pointer mouse pada titik itu, pointernya berubah menjadi sebuah palang. Lalu tarik palang itu ke bawah pada kolom atau sepanjang baris.

Contoh: lakukan perkalian sederhana dalam D2, lalu lakukan AutoFill ke bawah hingga D8. Lihat sheet 'autofill' dalam file Excel untuk latihan ini.

Tuliskan formula pertama seperti yang normalnya kamu lakukan.

Masukkan formula. Jika perlu, klik kembali ke D2. Arahkan pointer mouse pada titik tebal pada pojok kanan bawah cell, dan pointer akan menjadi sebuah palang.

Kamu bisa menarik palang itu ke bawah pada kolom D, atau hanya dobel klik. Kolom akan mendapatkan formula yang benar dan hasil yang benar pada kolom itu.

4. Memfilter dan Menyusun Data

Kamu dapat menggunakan Excel sebagai database kecil, menyortir baris data secara alfabet atau urutan angka, dan memilah hanya data yang kamu inginkan. Itu berkerja paling baik ketika kolom memiliki header, seperti Nama Depan, Nama Belakang, dan sebagainya.

Hal paling penting untuk diingat adalah jangan memilih sebuah kolom sblm melakukan sorting. Itu akan menyortir kolom secara terpisah dari sisa data, dan kemungkinan bukan itu yang kamu inginkan. Ketika kamu mengklik sebuah kolom, Excel cukup cerdas untuk mengetahui apa yang kamu lakukan.

Ketika itu tentang pemilahan (filtering), Excel memiliki alat yang otomatis juga ampuh.

Contoh: Sortir sebuah daftar berdasarkan nama belakang, kota atau kolom lain, dalam urutan dari rendah ke tinggi atau sebaliknya. Lihat sheet 'filter and sort' dalam file Excel untuk latihan ini.

Klik cell manapun dalam kolom Last Name. Pada tab Home di Ribbon, klik Sort and Filter, lalu pilih A to Z atau Z to A. Coba ini dengan kolom lainnya.

Kamu mungkin menyadari bahwa kamu dapat melakukan filtering dari menu drop-down yang sama.

Contoh: Sekarang pilah daftar untuk menunjukkan alamat yang hanya dari Alaska dan California.

Klik dimanapun dalam area data dan dari menu Sort and Filter, pilih Filter.

Segera setelah kamu melakukannya, kamu akan menyadari header kolom mendapatkan panah drop-down. Sekarang:

• Klik panah drop-down pada kolom State.
• Kemudian klik kotak Select All untuk membersihkan seluruh kotak centang state.
• Pilih ulang hanya AK dan CA, lalu klik OK

Daftar tersebut sekarang menunjukkan hanya baris untuk dua negara bagian tersebut. Jika kamu ingin, sortir negara bagian A ke Z. Ini akan mengelompokkan baris Alaska di atas California (terlihat pada screen shot di bawah).

Jika kamu ingin membersihkan filter, klik panah drop-down pada kolom State lagi dan pilih Clear Filter.

Kamu dapat menghilangkan panah drop-down dengan cara yang sama saat kamu mendapatkannya: klik menu Sort and Filter dan pilih Filter lagi.

5. Menghilangkan Baris Duplikat

Jika kamu memiliki banyak data, khususnya jika itu diimpor dari suatu tempat seperti web form, kamu mungkin memiliki baris duplikat. Excel melakukan pekerjaan yang ampuh untuk menghapus duplikat dan mengijinkanmu untuk menentukan seberapa sama baris itu ditentukan sebagai duplikat.

Contoh: gunakan informasi alamat untuk menentukan baris mana yang duplikat. Lihat sheet 'remove duplicates' dalam file Excel untuk latihan ini.

Ketika kita scroll ke bawah pada file contoh ini, kita melihat ada tiga baris identik dimana namanya adalah Samantha Carter: data dalam semua kolom itu identik, jadi kita tahu bahwa orang yang sama didaftarkan tiga kali. Ada juga dua baris dimana namanya adalah Sharon Valeri, namun semua info lainnya berbeda, jadi kita tahu bahwa ini adalah dua orang dengan nama yang sama.

Pastikan untuk mengklik di suatu area data. Lalu pada tab Data pada ribbon, klik Remove Duplicates.

Biarkan seluruh kotak centang terpilih. Dengan cara ini, Excel akan mempertimbangkan baris sebagai duplikat jika semua kolomnya identik.

Klik OK. Itu memberitahu kita bahwa dua duplikat telah dihapus, yaitu apa yang kita harapkan. Ketika kita scroll ke bawah, kita melihat dua dari tiga nama Samantha Carter telah dihapus, dan kedua catatan Sharon Valeri tetap ada.

6. Memisahkan Data Dalam Satu Kolom Ke Dalam Banyak Kolom

Jika kamu memiliki sebuah kolom data yang perlu kamu pisahkan menjadi banyak kolom, gunakan perintah Text to Columns. Cukup perhatikan bahwa ini tidak sempurna karena itu tidak membaca pikiranmu, jadi kamu mungkin harus melakukan beberapa pembersihan manual.

Contoh: Pisahkan sebuah kolom yang berisi nama lengkap menjadi kolom terpisah untuk nama depan dan nama belakang. Lihat sheet 'splitting' dalam file Excel untuk latihan ini.

Di sini kita memiliki data yang sama seperti contoh sebelumnya. Perhatikan bahwa tiga orang dalam daftar memiliki tiga nama, jadi kita akan memerlukan dua kolom kosong.

Pertama-tama, masukkan dua kolom kosong di sebelah kanan kolom A.

Tempatkan pointer mouse pada header kolom B, sehingga itu menjadi sebuah panah yang mengarah ke bawah. Drag ke kanan, sehingga kolom B dan C terpilih.

Klik kanan dan pilih Insert dalam menu popup. Karena kamu memiliki dua kolom terpilih, sekarang kamu memiliki dua kolom kosong.

Pilih semua nama dalam kolom A. (Cara cepat: klik yang pertama dalam A3, lalu tekan Ctrl + Shift + Panah Bawah. Lalu scroll kembali ke atas).

Pada tab Data, pilih Text to Columns. Pilih Delimited, lalu klik Next.

Pilih Space sebagai delimiter satu-satunya. Treating consecutive delimiters as one akan terpilih secara default, jadi biarkan saja. Scroll ke bawah untuk melihat nama yang akan dipisah dalam tiga kolom.

Klik Next, lalu klik Finish. Kolom A sekarang akan memiliki hanya nama pertama, kolom B akan memiliki nama terakhir, dan kolom C akan memiliki tiga nama yang terpisah.

Kamu dapat secara manual mengedit ketiga nama tersebut, lalu menghapus kolom C, yang seharusnya menjadi kosong.

7. Menggabungkan Beberapa Kolom Ke Dalam Satu Kolom

Excel juga melakukan tugas yang bagus dalam melakukan cara kebalikannya: jika kamu memiliki berbagai kolom dan ingin menggabungkannya menjadi satu Ada berbagai cara untuk melakukan ini, namun saya akan menunjukkanmu cara paling sederhana, yaitu menggunakan sebuah formula. Lihat sheet 'joining' dalam file Excel untuk latihan ini.

Seperti yang kamu lakukan di atas, masukkan sebuah kolom baru setelah kolom B. Posisikan pointer mouse pada header kolom C sehingga pointer itu berubah menjadi panah yang mengarah ke bawah...

...lalu pilih Insert dari menu popup. Berikan kolom baru ini sebuah judul Full Name.

Klik pada cell C3 di atas kolom baru untuk melakukan formula pertama. Untuk membuatnya lebih dapat dimengerti, kita akan melakukannya dengan sebuah kesalahan kecil, lalu memperbaikinya.

Karena kita ingin menggabungkan isi cell, bukan menambahkan angka, operator yang digunakan adalah sebuah "&". Jadi buatkan formula:

=A3 & B3

Namun ketika kamu menekan enter, nama depan dan belakang tertumpuk bersama, tanpa tanda spasi di antaranya. Jadi hapus itu. Tulis ulang formula lagi, namun dengan mencantumkan item lainnya:

=A3 & " " & B3

Meletakkan sebuah spasi di dalam tanda dua kutip berarti formula harus memasukkan sebuah spasi kosong.

Tekan Enter, dan AutoFill ke bawah.

8. Format Angka dan Worksheet Dengan Cepat

Berikut beberapa cara cepat dalam memformat angka (dollar, persen, dll.) dan worksheet (warna, font).

Lihat sheet 'formatting' dalam file Excel untuk latihan ini.

Angka dalam worksheet ini harus memiliki koma untuk memisahkan ribuan, namun tidak membutuhkan desimal. Kamu mungkin ingin menerapkan tanda dollar pada baris pertama, Total row dan Total column. Juga, kolom terakhir diformat sebagai desimal namun seharusnya tampak seperti persentase.

Pilih baris angka paling atas hingga kolom Total.

Tahan tombol Ctrl dan pilih hingga baris Total pada bagian bawah (Baris atas dan bawah seharusnya sudah terpilih sekarang)

Pada ribbon, klik tombol tanda Dollar atau tekan Ctrl + Shift + $. Itu menerapkan tanda dollar, koma dan desimal. (Kita akan menghilangkan desimal dalam waktu singkat).

Sekarang pilih semua angka di antaranya dan klik tombol Comma style atau tekan Ctrl + Shift + !. Itu menerapkan koma dan desimal.

Untuk menghilangkan semua desimal, pilih semua angka dalam sheet kecuali kolom Percent pada bagian akhir dan klik tombol Decrease Decimal dua kali.

Sekarang mari terapkan persentase.

Pilih semua angka di bawah kolom % of Total, lalu klik tanda % atau tekan Ctrl + Shift + %.

Jika kamu ingin, klik tombol Increase Decimal sekali atau dua kali.

Untuk memformat sheet, ada tiga cara untuk melakukannya:

• PIlih header baris dan kolom dan terapkan warna, font, dll secara masing-masing.
• Pilih header baris dan kolom dan terapkan style bawaan.
• Format keseluruhan sheet sebagai tabel dan biarkan Excel yang menerapkan desain.

Untuk kecepatan, adalah metode kedua dan ketiga.

Pilih sema header kolom, lalu pada ribbon, klik Cell Styles. Pilih satu.

Lakukan hal yang sama untuk header baris.

Lakukan undo beberapa kali.

Sekarang klik Format as Table dan pilih sebuah desain.

Klik OK dalam kotak dialog yang muncul. Perhatikan bahwa kolom memiliki panah drop-down sehingga kamu dapat memfilternya.

9. Manipulasi Kolom, Baris, Page Break dan Worksheet

Mengganti Ukuran Baris & Kolom

Jika sebuah kolom terlalu sempit, kamu mungkin memiliki teks yang terpotong atau angka yang menampilkan tanda poundsterling. Jika sebuah baris terlalu pendek, kamu mungkin tidak dapat membacanya. Lihat sheet 'rows & columns' dalam file Excel untuk latihan ini.

Dengan menyesuakan lebar kolom dan tinggi baris pada dasarnya berkerja dengan cara yang sama: letakkan pointer mouse pada tepi kanan atau bawah baris atau kolom sehingga pointer mouse menjadi panah dua sisi, lalu tarik hingga ukuran baris atau kolom sesuai yang kamu inginkan. Atau kamu dapat melakukan dobel klik untuk mendapatkan penyesuaian ukuran baris atau kolom secara otomatis. (Ini berkerja dengan cara yang sama dalam Windows File Explorer pada tampilan details).

Memanipulasi Page Break

Ada dua cara untuk membuat page break:

• Masukkan secara manual, dari tab Page Layout
• Menggunakan Page Break Preview

Untuk memasukkan page break secara manual, pilih header baris atau kolom dimana kamu inginkan posisi page break, lalu dari tab Page Layout pada ribbon, klik drop-down Breaks dan pilih Insert Page Break.

Untuk menyesuaikan page break, gunakan Page Break Preview.

Klik pada icon Page Break Preview pada pojok kanan bawah, lalu tarik garis itu. Garis putus - putus adalah page break otomatis, dan jika kamu memasukkan page break, garis itu akan menjadi solid.

Menyesuaikan Worksheet

Untuk memasukkan, menghapus, menggerakkan atau menamai worksheet, gunakan tab pada pojok kiri bawah layar.

Workbook ini hanya memiliki satu sheet, disebut Sheet1. Untuk menamai ulang:

• Dobel klik pada tab.
• Ketik sebuah nama bar (seperti N. America), lalu tekan Enter.

Untuk memasukkan sebuah sheet baru dan kosong, Klik tanda Plus bulat di sebelah tab.

Untuk menduplikasikan sheet:

• Tarik tab sheet ke kanan hingga kamu melihat sebuah segitiga yang menghadap ke bawah di sebelahnya.
• Tekan Ctrl sehingga kamu melihat sebuah tanda plus kecil dalam pointer mouse.

Lepaskan mouse terlebih dahulu. Kamu akan melihat sebuah sheet baru dengan nama yang sama dan sebuah "(2)" setelahnya.

Kamu dapat menarik sheet ke dalam posisi manapun yang kamu inginkan. Sheet itu dijatuhkan dimana kamu melihat segitiga yang menghadap ke bawah.

10. Menjaga Header Kolom Tetap Terlihat

Ketika kamu memiliki sebuah sheet yang panjang, mudah untuk sebuah header kolom hilang dari pandang saat scrolling, namun ada fitur untuk mencegah itu. Ketika kamu mencetak sebuah sheet yang panjang, kamu ingin memastikan header kolom muncul pada bagian atas tiap halaman—dan tolong, jangan lakukan ini dengan cara copy and paste. Itu akan menjadi sebuah mimpi buruk.

Lihat sheet 'headers' dalam file Excel untuk latihan ini.

Menjaga Header Tetap Tampak Saat Scrolling

Dalam sheet ini, klik pada cell A3, yang hanya berada di bawah baris header kolom. Lalu dalam tab View pada ribbon, klik Freeze Panes. Dan pilih Freeze Panes dari drop-down.

Sekarang kamu dapat melakukan scroll up dan down namun tetap melihat header.

Kamu dapat melakukan unfreeze dengan cara yang sama: klik Freeze Panes, lalu pilih Unfreeze Panes dari drop-down.

Bagaimana pun juga, ini tidak memiliki efek pada printing. Untuk mencetak header kolom pada setiap halaman:

• Pergi ke tab Page Layout pada ribbon dan klik Print Titles.
• Klik di dalam box Rows to Repeat at Top.
• Pada worksheet, pilih header baris 1 dan 2. Itu meletakkan $1:$2 di dalam kotak.

Untuk melihat bahwa itu berkerja, pergi ke Print Preview: File > Print atau tekan Ctrl + P.

Klik pada tab page pada bagian bawah untuk scroll melalui pages dan melihat headernya.

11. Function IF: Membuat Nilai Cell Berdasarkan Pada Sebuah Kondisi

Excel memiliki beberapa function yang dapat membuat keputusan nilai apa yang akan ditampilkan. Ini semua berdasarkan pada function IF. Setelah kamu terbiasa dengannya, itu akan lebih mudah bagimu untuk menggunakan yang lebih kompleks.

Function IF memiliki tiga argumen:

• Kondisi apa yang sedang kamu uji.
• Apa yang harus ditampilkan cell jika kondisinya benar.
• Apa yang harus ditampilkan cell jika kondisinya salah.

Ketika sebuah function memiliki beberapa argumen, kamu memisahkannya dengan koma. Jadi inilah sintaksnya:

=IF(kondisi untuk diuji, apa yang ditampilkan jika benar, apa yang ditampilkan bila salah)

Lihat sheet 'functions' dalam file Excel untuk latihan ini.

Contoh: Kita memiliki sebuah daftar pesanan yang diletakkan orang dalam negara bagian yang bervariasi. Jika sebuah pesanan berasal dari New Jersey, terapkan 7% pajak penjualan. Jika sebuah order berasal dari tempat lainnya yang manapnu, jangan terapkan pajak.

Pada bagian atas kolom Tax (H3), masukkan formula ini:

=IF(C3="nj", G3 * .07, "")

Ini berarti:

• Kondisi untuk diuji adalah: apakah cell dalam kolom State memiliki nilai "nj"? (Perhatikan ini bukan case sensitive, dan karena ini adalah teks, itu harus berada dalam kutip).
• Jika kondisinya benar, cell harus memiliki nilai penjualan dikalikan 7%.
• Jika kondisinya salah, cell seharusnya tidak memiliki nilai (kutipan kosong).

AutoFill hingga ke bawah. Sebagian besar cell dalam kolom Tax akan kosong, cell tersebut tidak memiliki pajak penjualan karena barisnya menunjukkan NJ dalam kolom State, seperti yang tampak di bawah ini.

12. SUMIF dan AVERAGEIF: Menambahkan dan Menghitung Rata-rata Berdasarkan Sebuah Kondisi

Sama halnya dengan function IF, function SUMIF dan AVERAGEIF akan menemukan nilai sum dan average dari rentang cell dimana ada sebuah nilai yang pasti atau ada kondisi.

Function itu mendapatkan tiga argumen:

• Rentang apa yang kita cari untuk menemukan kondisinya?
• Kondisi atau nilai apa yang dicari?
• Dalam baris dimana nilai tersebut ada, dari rentang berapa kita melakukan sum atau average?

Sintaks untuk kedua function tersebut mirip—nama yang berbeda, namun argumen yang sama:

=SUMIF(rentang untuk dicari, rentang untuk dipilih, rentang untuk ditambahkan)

=AVERAGEIF(rentang untuk dicari, nilai yang dipilih, rentang untuk ditambahkan)

Lihat sheet 'SUMIF' dalam file Excel untuk latihan ini.

Contoh: temukan total semua pesanan ke California, dan nilai rata-rata pesanan Kona.

Lakukan SUMIF Terlebih dahulu

Di bagian bawah kolom Sale, dalam G203, masukkan formula ini untuk menemukan total pesanan ke California:

=sumif(C3:C201,"ca",G3:G201)

Ini berarti:

• Lihat kolom C.
• Pada kolom C, pilih baris yang mengandung "ca".
• Pada baris yang sama dimana kita menemukan "ca", tambahkan nilai kolom G ke bagian total.

Melakukan sebuah AVERAGEIF

Sekarang gunakan teknik yang sama untuk menemukan rata-rata seluruh penjualan di Kona.

Pergi ke G204 dan masukkan formula ini:

=averageif(D3:D201,"kona",G3:G201)

Ini berarti:

• Lihat kolom D.
• Pada kolom D, pilih baris yang mengandung "kona".
• Dalam baris yang sama dimana kita menemukan "kona", cantumkan nilai kolom G pada rata-rata.

Ini hasil yang seharusnya:

Menggunakan Teknik Excel Ini

Belajar cara menggunakan Excel sangat bermanfaat. Dengan teknik-teknik dan tips ini, kamu dapat meletakkan lebih banyak fitur yang ampuh dan menghemat waktu untuk digunakan dalam spreadsheet kamu. Lakukan latihan untuk pelajaran di atas, lalu padukan teknik-teknik ini ke dalam alur kerjamu.