Kegiatan pada tahap ini diawali dengan adanya pemberitahuan akan adanya produk/barang yang akan masuk dengan informasi yang didapatkan melalui surat pemberitahuan yang diterima secara langsung maupun informasi melalui berbagai media komunikasi lainnya. Mengenai batasan waktu atas pemberitahuan akan datangnya produk/ barang yang masuk, tergantung kepada pihak pengelola gudang berdasarkan standar ideal yang telah dibuat serta ketentuan lain yang secara administratif maupun teknis pihak gudang dapat mempersiapkan secara baik agar pelayanan yang diberikan selama dilakukannya proses penerimaan produk/ barang dapat berjalan secara efektif serta mampu meminimalisir risiko yang mungkin dapat terjadi. Setelah dilakukan verifikasi informasi atas produk/barang yang akan masuk, maka tahapan selanjutnya adalah mempersiapkan petugas yang akan menanganai secara langsung serta kondisi kesiapan berbagai fasilitas dan area tempat untuk menyimpan produk/barang yang akan diterima. Tahap ini dilakukan ketika produk/barang yang dikirimkan sudah tiba, dengan langkan persiapan awal yaitu menghitung volume keseluruhan dan identifikasi secara spesifik seperti nama barang, kode, jumlah item, ukuran dan berat produk/barang melalui form check list yang disiapkan untuk memudahkan penentuan atas produk/barang yang masuk. Terkait dengan form check list sebagai dokumen yang dapat dijadikan dasar pertanggungjawaban, maka harus dipastikan setiap petugas penanganan mermiliki kemampuan dalam melakukan pengecekan secara teliti dan akurat sehinggan dapat dipastikan seluruh produk/barang yang ditrerima dan disimpan dalam keadaan baik. Tindakan lainnya yang juga berguna untuk memastikan produk/barang yang diterima sesuai pada informasi awal, maka dapat dilakukan dokumentasi visual (misalnya foto) sebelum barang diturunkan dari sarana transportasi pengiriman/kendaraan pengangkut barang, yang nantinya akan dilampirkan pada dokumen terkait dalam hal ini form check list. Akhir tahapan kegiatan ini yaitu menyiapkan dokumen serah terima barang dimana secara administrasi gudang biasanya difasilitasi dengan dokumen kantor yang disebut dengan berita acara serah terima barang. Berita acara serah terima barang ini penting untuk disiapkan karena menunjukan bukti otentik atas pihak-pihak yang secara langsung berhubungan pada saat produk/barang diterima, rincian kondisi fisik produk/barang serta waktu dilakukannya penerimaan.
Biasanya yang melakukan pengantaran mencantumkan keterangan berupa dokumen tersebut harus memiliki keabsahan/legalitas lengkap dengan tambahan informasi lainnya yang mempermudah ketika diperlukan konfirmasi tambahan. Begitu juga dengan gudang sebagai pihak penerima produk/barang, harus mencantumkan data/informasi tambahan secara lengkap. Berkas terkait dengan proses produk/barang masuk hendaknya disiapkan minimal dua rangkap, agar setiap pihak yang saling berkepentingan memiliki arsip yang dapat dijadikan bukti rekaman sebagai ketentuan administrasi gudang yang nantinya dapat dijadikan sebagai ukuran keterlaksanaan kegiatan secara baik serta bahan evaluasi untuk tindakan perbaikan berkelanjutan.
 Perusahaan yang terus memperkuat sistem pengendalian dan pengawasan persediaan maka perusahaan tersebut sedang melakukan proses penghitungan fisik dengan bukti dokumen secara periodik. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar dapat memastikan produk/barang persediaan berdasarkan fisik maupun jumlahnya sama dengan perpetual pada buku persediaan. Hasil penghitungannya merupakan bahan koreksi catatan pada buku persediaan, mengelompokan unsur biaya dan aktiva bisa saja tercampur pada nilai persediaan dengan akun terkait, serta ketepatan sistem pengendalian persediaan itu sendiri. Kegiatan monitoring dan evaluasi mensyaratkan agar menghitung nilai persediaan dapat dilakukan minimal satu tahu sekali. Namun hasil penghitungannya secara umum tidak dapat dilakukan rekap dalam kartu gudang, tidak dapat menggantikan angka sebagaimana dasar, melainkan hanya sebagai pelengkap untuk mengecek kecermatan serta untuk mengoreksi perbedaan yang ada. Hasil perhitungan antara jumlah produk/barang persediaan dengan bukti catatan persediaan dapat saja berbeda, hal ini secara umum lebih karena terjadinya penyusutan atau terdapat kesalahan dalam data yang telah dicatat. Dilakukannya penghitungan persediaan sebagai upaya untuk memperbaiki kesalahan, juga diperlukan sebagaimana yang dipersyaratkan apabila perusahaan menerapkan standar manajemen mutu. Pada saat dilakukan proses audit terhadap fisik produk/barang persediaan, intensitas penghitungannya banyak dipengaruhi intensitas jenis pengelolaan yang berlangsung, tingkat pengendalian yang sangat baik, serta pemenuhan laporan yang transparan dan dapat dipertanggungjawabkan. Jadwal dilakukannya proses penghitungan persediaan dapat dilaksanakan secara periodik misalnya perminggu, perbulan, triwulan, semesteran, atau tahunan. Penghitungan persediaan bisa saja dilakukan tahunan, semesteran, triwulan, bulanan, dua mingguan atau bahkan seminggu sekali. Dalam hal ini gudang dapat menentukannya berdaarkan dinamika serta kebutuhan dilakukannya proses penghitungan persediaan untuk memberi kemudahan dalam operasi pengelolaan gudang secara tepat dan baik. Adapun penghitungan secara general dilakukan pada kondisi tingkat frekuensi yang rendah, dan untuk proses penghitungan dengan kategori penting dan memiliki nilai tinggi maka dapat dilakukan setiap hari. Masa penghitungan persediaan hendaknya dilaksanakan ketika proses kegiatan gudang sedang tidak banyak agar secara program tidak mengganggu jalannya aktivitas perusahaan. Perusahaan yang menerapkan sistem perpetual dengan baik, maka pada saat penghitungan persediaan tidak selamanya harus sama/identik dengan tanggal penutupan buku. Dalam meminimalisir risiko perbedaan catatan maka dilakukan untuk terus melakukan. pengecekan secara teratur. Laporan pertanggungjawaban setap akhir taun hendaknya mampu memberi contoh yang baik terutama berkenaan dengan seluruh aspek kegiatan yang dilakukan oleh personil gudang. Biasanya perusahaan membentuk semacam tim khusus yang benar-benar menguasai teknik penghitungan barang. Barang-barang yang akan masuk proses penghitungan sebaiknya dipersiapkan dan disusun rapi serta memiliki kelengkapan dokumen lengkap sebelum dihitung. Sebagai alat pengendali maka digunakan formulir penghitungan, dengan bentuk formulir penghitungan persediaan yang harus dikoordinasikan dengan pihak pencatatan harga sehingga penghitungan bisa dilaksanakan lebih efisien. Formulir penghitungan bisa dibuat satu jenis saja yang dapat digunakan untuk mencatat hasil penghitungann kuantitas maupun untuk mencatat harga. Namun demikian formulir juga bisa dibuat menjadi beberapa jenis, yang intinya dilakukan untuk mencatat hasil penghitungan fisik, untuk mencatat akumulasi informasi yang tercantum pada formulir hasil penghitungan fisik, serta mencatat harga dan ikhtisar total persediaan. Aplikasi komputer dengan segala kelebihannya serta mampu mengatur berbagai transaksi di gudang dalam menerapkan sistem tata kelola gudang mampu men-support aktivitas gudang seperti kegiatan mengambil produk/pengambilan (picking) dilakukan pemuatan ke sarana angkut (delivery transportation), secara baik dan real time begitu dibutuhkan. Sistem aplikasi gudang yang digunakan tentunya mampu membantu mendeteksi berbagai informasi yang dibutuhkan oleh user seperti customer terlebih lagi bagi owner. Intinya bagaimana sistem manajemen gudang memungkinkan untuk dapat memantau dan mengendalikan setiap aktivitas terkait adanya proses distribusi produk/barang baik penerimaan maupun pengiriman, serta memungkinkan menjadi sistem database yang dapat mengontrol secara rinci. Sistem manajemen gudang merupakan satu prosedur penunjang di gudang dengan mekanisme yang menunjukan tahapan dari urutan kegiatan sebagai fase supply pada rantai produk/barang dan menjadi unsur utama dari volume pasokan agar mampu memonitor arus perpindahan serta menyimpan produk/barang di gudang. Selain itu penerapan sistem ini mampu memproses transaksi terkait, termasuk distribusi barang keluar, distribusi penentuan atas barang yang masuk, pengepakan serta pelepasan. Dalam sistem yang dijalankan mampu mengarahkan dan mengoptimalkan stock putaway dengan data yang real time. a. Receiving and Putaway Awal proses ini dilakukan pada saat produk/barang tiba di gudang. Item berupa wujud barang setelah tiba selanjutnya diinput pada sistem WMS, hal ini bertujuan agar database setiap saat selalu ter-update. Ketika dilakukan input atau memasukan data barang yang dijadikan dasar adalah data PO (Purchase Order) yang dilakukan oleh petugas pada unit/bagian pembelian baik secara manual maupun otomatis (digital). Dilakukannya tahapan ini harus berprinsip pada kesesuaian fisik barang yang masuk dengan kapasitas terpasang/ukuran gudang agar dapat mengatur sirkulasi/perputaran barang ketika dilakukan cycle count atau stock opname. Apabila penerimaan barang telah selesai dilakukan, berikutnya barang ditempatkan pada area gudang yang sudah ditentukan (Putaway), mengingat keharusan dalam mengetahui data barang tersebut serta menentukan barang tersebut masuk kategori dalam sistem FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out). b. Dispacthing Dispatching dilakukan untuk men-support aktivitas mengeluarkan barang (picking and delivery) untuk selanjutnya didistribusikan/disalurkan menuju gerai/outlet maupun konsumen langsung. Penetrasi atau penentuan titik lokasi dalam kegiatan picking semakin lebih cepat dan akurat dengan penerapan warehouse management system (WMS). Fitur ini bagi personil yang ada di gudang membantu pencarian semakin efisien dan akurat. Dengan hanya melihat setiap yang telah masuk pada bagian sistem yaitu device handheld serta scanning barcode pada bagian identifikasi pallet (biasanya berbentuk sticker) untuk menyatakan stock barang sudah diambil dan digantikan oleh barang lainnya yang baru masuk. Kegiatan picking harus menginformasikan kepada pegawai terutama operator atas barang-barang yang harus dikirimkan ke lokasi tertentu, dan melalui WMS ini setiap barang pesanan dari konsumen akan ditandai dengan sticker barcode berdasarkan volume/kuantitas serta fisik barangnya. c. Delivery Note Kegiatan pada tahap berikutnya yaitu validasi terhadap setiap item barang hasil picking dengan setiap gerai/outlet maupun konsumen. Dalam hal ini WMS harus dapat menganalisis dan menetapkan hasil validasi dengan penyediaan dokumen yang disebut delivery note. Kegunaan dari delivery note adalah untuk memperingan aktivitas gudang dalam mengecek dan membandingkan oleh petugas checker dari setiap barang hasil picking yang dimasukan ke dalam sarana angkut seperti “truck”. d. Double Check Fitur yang dibutuhkan selain delivery note yaitu double deck yang bertujuan untuk meyakinkan bahwa keseluruhan barang yang disiapkan untuk dikirim secara fisik dan jenis adalah barang pesanan dari konsumen. Pemanfaatan double deck dapat dilengkapi dengan sticker dispatch label yang fungsinya memberikan panduan bagi setiap petugas melakukan loading ke sarana angkutan “truck” yang akan membawa barang. Dispatch label dapat berperan secara ganda dalam proses double deck pada akhir lokasi pengiriman. Ketika dilakukan dispatch maka peran WMS secara otomatis melakukan pengurangan sejumlah barang yang telah dikirim ke lokasi tujuan artinya setiap sirkulasi barang yang ada digudang akan selalu terkendali terutama dari resiko berkurangnya barang karena faktor kehilangan. e. Stock Take Stoke take dilakukan untuk menyesuaikan antara fisik barang persediaan (stock) dengan stock barang yang terdata di komputer. Hasil perbandingan ini nantinya diharapkan akan berdampak terhadap efisiensi pengeluaran biaya dalam penanganan barang persediaan. Stock take sendiri sebagai satu kegiatan yang beresiko terhadap kapasitas serta membutuhkan waktu yang tidak sedikit bagi petugas gudang. Pada situasi dan kondisi tertentu proses stock take dilaksanakan dengan melibatkan pegawai di gudang dalam jumlah yang banyak. WMS dapat memperingan pekerjaan dengan informasi rinci dari setiap barang dan lokasi, sehingga memudahkan petugas untuk melakukan stock take. Dalam alur prosedur kerja WMS, secara operasional gudang tentunya tidak memunculkan selisih antara fisik barang dengan stock komputer. Kemudian report stock take yang dicetak setelah hasil penghitungan fisik selesai, secara ideal adalah 0 (nol) artinya tidak terjadi selisih barang antara data komputer dengan fisik barang. apabila terdapat nilai selisih telah membantu melakukan referensi posisi barang yang terjadi selisih, petugas tidak perlu menuju lokasi penempatan dan menghitung/memeriksa seluruh barang di gudang melainkan cukup dengan menghitung ke lokasi yang menurut report terjadi selisih. Setelah selesai seluruh penghitungan, selanjutnya komputer akan melakukan adjustment plus-minus terhadap penghitungan fisik. Pada tahapan ini maka gudang telah memiliki stock update yang sesuai antara data dengan fisik. f. Reporting Reporting merupakan fitur pendukung yang sangat penting. Setiap hasil kegiatan yang terdokumentasi khususnya laporan digital pada WMS harus dapat menjelaskan terkait barang kepada pihak pemesan. Laporan dipersiapkan dengan baik dan valid agar setiap saat dapat memberikan informasi untuk bahan pengambilan keputusan manajemen yang ditunjang rekam data yang dapat dipertanggungjawabkan. Berbagai fasilitas layanan dalam reporting harus dapat memenuhi kebutuhan gudang akan informasi yang spesifik dan akurat. Artinya setiap pihak dapat menafsirkan dengan mudah atas segala informasi yang diberikan seperti reporting persediaan harian (Inventory Days) yang berada pada tingkat minimum, misalnya penetapan selama 5 hari kerja. Apabila reporting menunjukkan stock gudang tersedia banyak untuk 5 hari, maka kepala gudang dapat membuat keputusan untuk bagaimana mengurangi tingkat order dan terus mendorong agar barang dapat dikeluarkan sehingga persediaan dapat turut pada volume yang stabil. Report ini juga diperlukan customer/konsumen untuk mengidentifikasi dan mengetahui mengenai barang yang tersedia dan akan dikirim dari gudang menuju gerai/outlet ataupun consumen akhir. Selain itu reporting juga harus mampu menjadi pusat penghubung dengan Key Performance Indicator (KPI) dari gudang. Sebagai contoh KPI dari variansi stock adalah 1%, maka report harus mampu mengeluarkan laporan selisih barang hasil stock opname. Untuk kebutuhan berikutnya (biasanya digunakan oleh analis data). Format tampilan yang banyak digunakan di gudang dalam memudahkan akses dari fitur reporting bisanya diolah dalam bentuk Ms. Excel yang sebelumnya merupakan hasil olahan dari file .dbf .csv atau .xls. Adapun fitur standard dari WMS sebagaimana di atas seyogyanya dapat didapatkan pada setiap hasil pengelolaan administratif gudang, dan hal itu tergantung dari adanya mobilitas barang yang terjadi. Untuk instalasi software WMS dibutuhkan biaya cukup besar setidaknya membutuhkan satu orang atau lebih dedicated adminyang bertanggung jawab secara langsung atas pengelolaan WMS ini. Pengadministrasian produk/barang persediaan dapat dilaksanakan melalui pencatatan manual maupun berbasis komputer (digital). Adapun pencatatan yang dilakukan secara manual terdiri atas dua sistem:
1) First In First Out (FIFO) Metode ini memiliki ciri dimana barang yang masuk pertama kali maka barang tersebut harus dikeluarkan terlebih dahulu atau istilah lain masuk pertama. 2) Last In First Out (LIFO) Memiliki ciri dimana barang yang terakhir datang ke gudang, maka harus yang paling awal dikeluarkan. 3) Weight Average Cost (WAC) atau Average Cost (AC) Berbeda dari kedua metode sebelumnya, maka pencatatan metode ini yaitu menentukan barang yang telah dikirimkan (keluar) kemudian dilakukan pencatatan dengan mengacu pada harga rata-rata. Petugas pengadministrasi gudang harus memperhatikan pentingnya mengarsipkan setiap dokumen karena bagi perusahaan setiap catatan ataupun data pembukuan tersebut merupakan bagian laporan aktivitas yang harus dipertanggungjawabkan. Secara keseluruhan dokumen tersebut disiapkan dalam pengelolaan administrasi gudang mulai tahapan penerimaan barang, proses penyimpanan barang, catatan mutasi barang, sampai pada laporan persediaan barang. Sebagai bentuk wewenang dan tanggung jawab terhadap setiap produk/ barang yang dikelolanya, terutama kepala gudang harus menyiapkan pembukuan seluruh barang yang ada di gudang meliputi:
|
Apa yang dimaksud penerimaan barang
Pos Terkait
Copyright © 2024 toptenid.com Inc.
