Apa yang dimaksud dengan administrasi perusahaan?

Thecronutproject.com – Saat menjalankan sebuah bisnis, atau bahkan sebelum memulainya, penting bagimu untuk mempelajari administrasi usaha. 

Administrasi usaha memiliki peran vital sebagai alat untuk mendokumentasikan segala hal yang berkaitan dengan kegiatan maupun keuangan dalam suatu usaha.

Kali ini, artikel ini akan membahas tentang apa itu administrasi usaha, fungsi, dan juga contoh-contohnya. 

Apa yang Dimaksud dengan Administrasi Usaha?

Saat menjalankan sebuah usaha, baik sekedar berjualan online kecil-kecilan, membuka toko di rumah, atau bahkan dalam skala yang lebih besar, kamu pasti melakukan banyak transaksi.

Dalam sebuah usaha, pimpinan perlu mengatur siapa yang akan melakukan pencatatan terkait keuangan, jumlah stok, jadwal aktivitas tertentu, dan sebagainya.

Intinya, banyak hal yang harus kamu tata, kelola, dan atur waktunya, agar sesuai dengan keinginan. Semua hal yang berkaitan dengan aset ataupun keuangan juga perlu tercatat.

Kamu bisa memahami istilah administrasi dari pendapat dua orang ahli berikut ini:

George Terry

Menurut beliau, administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian berbagai tugas dalam sebuah usaha, serta penggerakan sumber daya manusia yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah menjadi kesepakatan.

Baca juga: Mengidentifikasi Dokumen Administrasi Usaha yang Dibutuhkan Adalah?

Profesor  Dr, S. Prajudi Atmosudirjo

Menurut sang ahli ekonomi tersebut, administrasi pada dasarnya adalah sebuah proses dan tata kerja yang terdapat pada setiap unit usaha.

Dalam hal ini mencakup jenis usaha kenegaraan maupun swasta, usaha sipil maupun militer, serta usaha berskala besar maupun kecil.

Dari kedua pendapat ahli tersebut, dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah sebuah proses perencanaan, pengendalian, dan pengaturan tata kerja yang ada pada sebuah unit usaha. Administrasi usaha wajib ada agar tujuan bersama dari sebuah unit usaha dapat tercapai.

Setelah mengetahui definisinya, maka kamu bisa mulai memperkirakan apa saja bentuk administrasi usaha. Contoh administrasi usaha adalah sebagai berikut:

• Presensi pegawai
• Catatan arus barang produksi
• Laporan keuangan
• Laporan aset
• Klasifikasi stok barang
• Catatan pembayaran tagihan

Ada baiknya sebelum menjalankan usaha, kamu mengidentifikasi dokumen administrasi usaha yang dibutuhkan.

Dengan begitu, kamu bisa melakukan berbagai persiapan administrasi usaha. Mulai dari format, hingga tenaga administrasi yang akan mengerjakannya.

Unsur-Unsur

Dalam sebuah administrasi usaha ada beberapa unsur yang saling terkait satu sama lain. Misalnya sebagai berikut. 

1. Organisasi 
2. Manajemen
3. Komunikasi
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Perbekalan
7. Tata Usaha
8. Public Relation

Fungsi

Dengan memahami maknanya, kamu tahu sepenting apa komponen ini. Ada beberapa fungsi administrasi usaha yang perlu kamu ketahui, misalnya:

1. Organizing (Pengaturan)  

Administrasi usaha juga berfungsi untuk mengatur interaksi antar karyawan dalam sebuah usaha.

Tanpa adanya komponen tersebut, akan sulit mengukur kinerja karyawan, serta mengevaluasi pengaruhnya pada ketercapaian target usaha dalam satuan waktu tertentu.

1. Coordinating (Koordinasi)

Fungsi ini mengatur agar berbagai aktivitas usaha berjalan dengan baik, tidak saling bentrok, dan efisien.

Administrasi usaha akan membantu pimpinan dalam menghubungan tugas-tugas yang diberikan kepada setiap karyawan. 

1. Reporting (Pelaporan)

Berbagai laporan keuangan termasuk dalam administrasi usaha. Dengan demikian, bisa disimpulkan bahwa administrasi usaha juga memiliki fungsi pelaporan.

1. Planning (Perencanaan)

Berbagai laporan seperti laporan keuangan, laporan kinerja pegawai, serta laporan aset yang dimiliki perusahaan berguna untuk memudahkan perencanaan. 

Proses perencanaan tentunya harus diawali dengan sebuah evaluasi. Seperti apa laporan keuangan selama setahun belakangan, aset apa saja yang kamu miliki, serta seperti apa profil kinerja pegawai? Semua faktor tersebut bermanfaat untuk menentukan langkah strategis selanjutnya. 

1. Budgeting (Penyusunan Anggaran)

Selain merencanakan strategi, sebuah unit usaha juga perlu melakukan penyusunan anggaran. Adanya evaluasi dan laporan-laporan yang sudah dibuat akan memudahkan pimpinan menentukan seperti apa budgeting mereka pada tahun selanjutnya. 

1. Staffing (Penempatan Sumber Daya Manusia)

Pada posisi mana seseorang harus ditempatkan dalam sebuah perusahaan. Administrasi dapat membantu seorang pimpinan perusahaan melihat divisi mana yang membutuhkan tambahan personil.

Selain itu, data pegawai dan laporan kinerja juga dapat dijadikan sebuah pertimbangan.

1. Directing (Pengarahan)

Dari hasil laporan yang ada, seorang pimpinan dapat membuat arahan dan bimbingan yang sesuai untuk sesuai untuk para anggotanya. Semua arahan tersebut dapat disesuaikan untuk mencapai tujuan perusahaan. 

Baca juga: Definisi, Contoh dan Bentuk-Bentuk Perusahaan

Penutup

Keberadaan administrasi usaha dalam sebuah bisnis memang sangat penting. Komponen ini berurusan dengan berbagai hal yang memerlukan pengaturan. Mulai dari produksi, distribusi, penggajian, dan sebagainya.

Dengan manajemen administrasi yang baik, bisnis yang sedang kamu jalankan akan lebih tertata. Pihak-pihak yang berkepentingan seperti investor dan konsumen juga akan merasakan kemudahan dan manfaatnya.