Apa itu mail merge pada Microsoft Word?

Suara.com - Mail merge merupakan fitur pada Microsoft Word yang memudahkan pengguna menyelesaikan pekerjaan yang berhubungan dengan surat-menyurat.

Fitur mail merge ini berfungsi untuk membuat surat ataupun dokumen tertentu yang memiliki format sama dalam jumlah banyak.

Jika pengguna menggunakan fitur mail merge, maka pengguna hanya perlu membuat satu jenis surat. Hasil surat tersebut juga dapat dikirim ke beberapa penerima yang berbeda.

Sebelum menggunakan fitur mail merge, pengguna harus menyiapkan dokumen utama yang akan menjadi format dasar dari surat yang dikirim dan sumber data yang merupakan data tujuan sebagai penghubung dengan dokumen utama.

Baca Juga: Cara Menyisipkan Gambar di Microsoft Word, Anti Repot!

Sumber data tersebut bisa berasal dari file Microsoft Office Outloot Contact List, Microsoft Office Access Database Tables, Microsoft Office Word Tables, ataupun Microsoft Office Excel Worksheet.

Dihimpun dari berbagai sumber, berikut ini fungsi dan kegunaan mail merge di Microsoft Word:

1. Memberikan kemudahan pada saat berkirim surat

Dengan adanya fitur mail merge, pengguna tidak harus membuat surat sesuai dengan jumlah penerima. Pengguna hanya perlu membuat satu jenis surat sebagai dokumen utama lalu surat tersebut bisa dikirimkan ke banyak penerima sekaligus.

2. Mempercepat pekerjaan
Melalui fitur mail merge, pengguna bisa menyiapkan dokumen dan mengirimkannya ke banyak penerima sekaligus dengan lebih cepat, lebih praktis, dan efisien.

Baca Juga: Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word, Mudah dan Praktis!

3. Membuat banyak jenis dokumen
Mail merge bisa digunakan untuk membuat berbagai macam jenis dokumen, mulai dari amplop, sertifikat, label, stiker undangan, hingga surat.

Suara.com - Mail merge merupakan salah satu fitur dalam Microsoft Word untuk membuat tulisan dalam jumlah banyak berdasarkan informasi yang disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet.

Membuat mail merge sangat mudah, namun tidak semua pengguna tahu caranya. Jika pengguna dapat membuat mail merge, maka pengguna bisa dengan mudah menghasilkan berbagai jenis dokumen dalam format yang sama lebih cepat dan praktis.

Sebelum membuat mail merge, pengguna harus menyiapkan dua file. Satu file tersebut akan berperan sebagai dokumen utama dan lainnya akan berfungsi sebagai sumber data untuk dimasukkan ke dokumen utama.

Untuk membuat mail merge di Microsoft Word, cukup ikuti langkah-lagkah di bawah ini:

Baca Juga: Cara Membuat Nickname Akun FF Tak Terlihat, Bisa Jadi Player Misterius

1. Buka Microsoft Word.
2. Klik menu Mailings dan pilih opsi menu Start mail merge.
3. Pilih format dokumen yang ingin dibuat, seperti surat atau email.
4. Selanjutnya, buat dokumen utama sesuai dengan format dokumen yang dipilih sebelumnya.
5. Jika dokumen utama telah selesai dibuat, klik menu Mailings dan klik opsi menu Select recipients untuk memilih penerima dokumen utama.
6. Selanjutnya, jika pengguna telah menyiapkan file sumber data penerima dokumen utama, maka pengguna cukup mengklik opsi Use an existing list lalu pilih file sumber data.
7. Klik Open.
8. Pengguna akan melihat dialog box open workbook.
9. Pilih file sumber data yang digunakan dan klik Ok.
10. Setelah dokumen utama terhubung dengan file sumber data, atur tata letak dokumen utama dan file sumber data agar sesuai dengan cara pada dokumen utama.
11. Arahkan kursor di tempat yang sesuai untuk diisi data, kemudian klik pada opsi menu Insert merge field dan pilih opsi yang sesuai dengan file sumber data yang diinginkan.
12. Jika sudah selesai, periksa hasil dokumen utama yang telah dibuat dengan cara mengklik pada opsi Preview results.
13. Jika hasil dokumen utama telah sesuai, pengguna bisa langsung menyimpan file dengan mengklik menu Mailings, lalu pilih opsi Finish & Merge.
14. Setelahnya, pengguna akan melihat tiga opsi menu yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan, yaitu:

• Edit individual document: Untuk menyimpan file sesuai dengan file sumber data dalam bentuk dokumen Microsoft Word baru.
• Print documents: Untuk mencetak dokumen sesuai dengan tampilan Microsoft Word tanpa menyimpan dokumen tersebut terlebih dahulu.
• Send e-mail messages: Untuk mengirimkan file dengan format email.

Pengguna harus memilih salah satu opsi dari ketiga menu di atas sesuai dengan kebutuhan dan mail merge selesai dilakukan.

Cara di atas merupakan langkah yang bisa diikuti pengguna untuk membuat mail merge di Microsoft Word. Dengan mail merge, pengguna dapat membuat sebuah dokumen dalam bentuk surat, label, amplop, ataupun tag nama dengan mudah. (Jeffry Francisco)