Sebutkan lima contoh kegiatan otomatisasi perkantoran model baru

Semua pengusaha tentunya ingin mengejar efektivitas dan efisiensi usaha demi memaksimalkan laba. Jika melihat konteks zaman sekarang, ketika teknologi berkembang amat pesat, keinginan itu dapat lebih mudah terlaksana. Saat ini sudah banyak tersedia program teknologi informasi yang mempermudah proses usaha. Di antaranya aplikasi otomatisasi perkantoran.

Istilah “otomatisasi perkantoran” mengacu pada kombinasi penggunaan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer serta koneksi jaringan untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi berbagai operasi kantor, seperti manajemen inventaris, manajemen fasilitas, akuntansi, e-mail, pemberkasan, dan pembayaran. Otomatisasi digunakan untuk membuat, menyimpan, mengatur, dan menyampaikan informasi dan data kantor secara digital guna menyelesaikan pekerjaan.

Menurut survei dari lembaga McKinsey pada 2020, perusahaan merasa lebih penting untuk memprioritaskan otomatisasi untuk mencapai kesuksesan. Penggunaan aplikasi otomatisasi perkantoran bisa menjadi salah satu caranya. Aplikasi ini memungkinkan entitas usaha untuk meningkatkan produktivitas dan memanfaatkan cara yang lebih mudah dalam berbisnis demi mendapatkan keuntungan.

Ada berbagai jenis otomatisasi yang dapat digunakan di berbagai industri bisnis di seluruh dunia, dari usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) hingga korporasi raksasa. Sistem otomatisasi perkantoran membantu mengoptimalkan prosedur kantor dengan menghemat waktu, uang, dan tenaga sumber daya manusia.

Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Berikut ini beberapa jenis aplikasi otomatisasi perkantoran serta produknya yang dapat menjadi referensi bagi pengusaha.

1. Keuangan dan Penganggaran

Dengan teknologi otomatisasi, Anda dapat memprediksi, menetapkan, dan mengatur tujuan keuangan yang fleksibel dalam jangka pendek dan panjang. Teknologi ini bisa mengolah basis data Anda dan menyajikan wawasan bisnis untuk merencanakan keuangan dan anggaran secara strategis dan fungsional.

Contoh:

• Xero
• FreshBooks
• Float
• Quick Books
• PlanGuru

(Baca: Otomatisasi Akuntansi dengan Software Akuntansi dan Pembayaran Digital)

2. Rekrutmen

Otomatisasi di departemen sumber daya manusia dapat membantu Anda mengenali dan merekrut talenta dengan lebih cepat dan akurat. Anda dapat menggunakan sistem otomatisasi sejak tahap pengumuman lowongan pekerjaan hingga seleksi kandidat yang sesuai dengan kriteria.

Contoh:

• Beamery
• SmartRecruiters
• Indeed
• iCIMS
• Zoho Recruit

3. Infrastruktur Awan

Awan atau cloud di sini mengacu pada keseluruhan infrastruktur Internet. Penggunaan infrastruktur cloud yang optimal dapat mengurangi biaya kerja dan operasional. Dengan aplikasi otomatisasi perkantoran, Anda bisa meminimalkan sumber daya, tempat, dan waktu sesuai dengan kebutuhan.

Contoh:

• Puppet
• Chef Automate
• AWS CloudFormation
• Google Cloud Deployment Manager
• Microsoft Azure Automation

4. Keamanan

Mengamankan data dari serangan dunia maya, juga ancaman internal, sangat penting untuk melindungi informasi usaha yang sangat berharga. Big data yang dikumpulkan perusahaan bisa mengundang pencoleng dunia maya jika tak punya sistem pengawasan dan pengamanan yang mumpuni. Alat otomatisasi keamanan bisa menjadi solusi untuk hal ini.

Contoh:

• Duo
• Intruder
• Kali Linux
• SolarWinds Security Event Manager
• Splunk

5. Manajemen Pekerjaan/Proyek

Pengusaha mesti dapat mengatur pekerjaan/proyek dan sumber daya manusia agar memperoleh hasil yang optimal. Sistem otomatisasi kantor dapat membantu mengevaluasi, mengelola, dan mengoptimalkan pekerjaan/proyek yang belum dan sedang berjalan. Dengan begitu, para karyawan dapat lebih baik dalam bekerja secara individu ataupun kolaborasi dalam tim karena ada laporan kinerja yang bisa digunakan sebagai tolok ukur performa. Alur kerja juga dapat lebih lancar dan terpantau sehingga bila terjadi kesalahan bisa dilacak dan segera diperbaiki.

Contoh:

• ClickUp
• Flow
• Wrike
• Trello
• Zapier

6. Pengadaan

Teknologi otomatisasi di bidang pengadaan alias procurement bisa mencegah pekerjaan yang berlebihan sehingga pegawai terkait dapat mengalokasikan tenaga dan waktu untuk hal penting lain sesuai dengan kemampuan mereka. Aplikasi otomatisasi perkantoran ini dapat menyeimbangkan biaya pegawai secara transparan, mempersingkat manajemen pengeluaran, menjaga hubungan dengan klien, serta memastikan waktu dimanfaatkan dengan baik.

Contoh:

• Coupa
• e-Procure
• KissFlow
• Procurify
• Tradogram

7. Manajemen SaaS

SaaS adalah singkatan dari software as a service, mengacu pada perangkat lunak yang digunakan perusahaan dengan skema langganan memanfaatkan teknologi Internet. UMKM umumnya menggunakan banyak aplikasi SaaS dalam kegiatan bisnisnya, seperti untuk akuntansi, pengiriman dan penerimaan pesan, penyimpanan data, dan penggajian. Aplikasi otomatisasi perkantoran dapat membantu Anda memantau dan menganalisis proses kerja di setiap software itu tanpa harus mengecek satu per satu.

Contoh:

• Torii
• Blissfully
• BetterCloud
• Alpin
• CloudExchange

8. Back office

Back office mengacu pada bagian kantor yang mengerjakan administrasi kerja secara internal. Kebalikannya adalah front office atau front desk yang berurusan dengan pelanggan atau pihak eksternal. Jika memakai teknologi otomatisasi, tim Anda bisa menangani berbagai kegiatan kantor secara simultan sehingga menghemat waktu dan sumber daya.

Contoh:

• Another Monday
• Automation Anywhere
• Blue Prism
• Linx
• UiPath

(Baca: Ini Cara Otomatisasi Perkantoran dan 8 Manfaatnya untuk Bisnis)

9. Komunikasi

Dari pemilik usaha, karyawan, pelanggan, hingga klien, semuanya butuh komunikasi yang lancar dan mudah. Aplikasi otomatisasi perkantoran dapat memastikan kebutuhan komunikasi itu terpenuhi demi hasil kerja yang lebih baik, aman, dan menguntungkan.

Contoh:

• 8×8
• Slack
• Uberconference
• Workplace
• Yarooms

10. Analisis dan Pelaporan

Teknologi otomatisasi kantor bisa membantu mengumpulkan data tentang tim dan proses kerja yang sedang berlangsung atau yang akan dikerjakan. Bermodal data itu, penanggung jawab pekerjaan dapat menganalisis proses kerja secara keseluruhan sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat. Aplikasi ini juga mencakup business intelligence dan pelaporan performa perusahaan yang dibutuhkan pengusaha untuk menentukan strategi bisnis yang tepat.

Contoh:

• Zoho Analytics
• Tableau
• Answer rocket
• SAP Crystal
• Izenda Reports

11. Kerja dari Jarak Jauh

Perkembangan zaman kini tak membuat karyawan tak selalu harus bekerja masuk kantor. Karyawan bisa bekerja dari mana saja asalkan memenuhi targetnya. Tapi perusahaan tetap harus dapat memantau kinerja karyawan. Karyawan juga butuh teknologi yang membantu pekerjaannya tanpa harus ke kantor. Aplikasi otomatisasi perkantoran bisa menjadi solusi untuk hal tersebut.

Contoh:

• BaseCamp
• Google Drive
• KissFlow
• ProofHub
• TroopMessenger

12. Pembayaran

Bagi pemilik usaha, pembayaran atas berbagai kebutuhan usaha bisa menjadi hal yang sangat merepotkan. Jika manajemen pembayaran kewalahan, bisa terjadi kerugian waktu, tenaga, dan tentu saja biaya. Aplikasi pembayaran bisa menjadi solusi untuk mempersingkat pembayaran tanpa mengesampingkan akurasinya.

Spenmo, misalnya, dapat digunakan untuk pembayaran invoice, transfer ke luar negeri, hingga penggajian karyawan. Spenmo juga merupakan platform manajemen pengeluaran yang terintegrasi dengan software akuntansi sehingga memudahkan pembukuan perusahaan. Lewat Spenmo, perusahaan juga dapat mengakses kartu korporat yang bisa dimanfaatkan karyawan untuk membayar pengeluaran perusahaan.

Terlepas dari besarnya manfaat aplikasi otomatisasi perkantoran, setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda. Terlalu banyak aplikasi bisa jadi malah membingungkan, terutama jika penggunanya belum begitu fasih. Jika bisa memperoleh sejumlah manfaat sekaligus dari satu aplikasi, lebih baik gunakan aplikasi itu.

Kegiatan apa saja yang termasuk otomatisasi perkantoran?

Apa tujuan mempelajari otomatisasi perkantoran?

Siapa saja yang menggunakan otomatisasi perkantoran?

2 Apa yang dimaksud dengan otomatisasi kantor?