Prosedur pengendalian manakah yang kurang efektif dalam mengurangi ancaman Hilangnya persedian

By Nur Fadhila Amri, SE., M.Si On 3 Des 2015 23.506

Risiko yang Mungkin Terjadi dan Prosedur Pengendalian pada Siklus Pendapatan

Entri Pesanan Penjualan

Tujuan utama proses entri pesanan penjualan adalah secara akurat dan efisien memproses pesanan pelanggan, memastikan bahwa perusahaan dibayar untuk semua penjualan kredit, dan bahwa semua penjualan sah, serta untuk meminimalkan hilangnya pendapatan akibat dari manajemen persediaan yang kurang baik. Dalam proses entri pesanan penjualan terdapat empat ancaman, yaitu sebagai berikut :

“ Ancaman 1: Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat ”

Ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah data yang penting mengenai pesanan tersebut akan hilang ataupun tidak akurat. Kegiatan ini bukan hanya menimbulkan inefisiensi karena perlunya menghubungi kembali pelanggan dan memasukkan kembali pesanan ke dalam sistem, tetapi juga dapat secara negatif mempengaruhi persepsi pelanggan, dan akibatnya, dapat berpengaruh buruk terhadap penjualan di masa mendatang. Beberapa pengendalian edit entri data dapat menghilangkan ancaman tersebut, seperti pemeriksaan kelengkapan dapat memastikan bahwa semua data yang dibutuhkan dimasukkan, pencarian otomatis, uji kewajaran dan uji kelengkapan.

“ Ancaman 2 : Penjualan kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk “

Ancaman kedua dalam entri pesanan penjualan adalah kemungkinan melakukan penjualan yang kemudian menjadi tak tertagih. Mensyaratkan otorisasi yang benar untuk setiap penjualan kredit akan mengurangi ancaman ini. Secara umum, hal ini dicapai dengan menetapkan batas kredit untuk setiap pelanggan dan memberikan pegawai bagian penjualan otorisasi umum untuk menyetujui penjualan kredit tambahan ke pelanggan lama dengan syarat penjualan semacam itu tidak meningkatkan total saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit yang disetujui.

“ Ancaman 3: Keabsahan pesanan “

Ancaman lainnya berkaitan dengan legitimasi pesanan. Dahulu, keabsahan pesanan pelanggan didapat melalui penerimaan pesanan pembelian yang telah ditandatangani dari pelanggan. Bersama peningkatan transaksi bisnis cesara eletronis, penggunaan tanda tangan digital dan sertifikat digital disyaratkan untuk memverifikasi identitas setiap pihak.

“ Ancaman 4: Kehabisan persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga “

Ancaman lain dalam proses entri data adalah penjualan akan hilang karena kehabisan persediaan. Sebaliknya persediaan yang berlebih akan meningkatkan biaya penggudangan dan bahkan dapat memerlukan pengurangan harga yang signifikan. Cara mengatasi masalah ini, perusahaan-perusahaan membuat sistem pengendalian persediaan dan perkiraan penjualan yang akurat.

Pengiriman
Tujuan utama fungsi pengiriman adalah untuk memenuhi pesanan pelanggan secara efisien dan akurat, serta untuk menjaga persediaan. Dalam proses pengiriman terdapat dua ancaman, yaitu sebagai berikut :

“ Ancaman 5: Kesalahan pengiriman “

Mengirimkan barang yang salah atau jumlah barang dagangan yang salah serta mengirimkan ke lokasi yang salah adalah kesalahan serius karena kesalahan-kesalahan tersebut dapat secara signifikan mengurangi kepuasan pelanggan dan berpengaruh pada penjualan di masa mendatang. Kesalahan-kesalahan tersebut juga dapat mengakibatkan hilangnya aset apabila pelanggan tidak membayar barang yang salah kirim. Penggunaan pemindai kode garis untuk mencatat pengambilan dan pengiriman persediaan dapat secara nyata meniadakan kesalahan entri data. Di perusahaan-perusahaan tempat entri data masih dilakukan secara manual, penggunaan pengendalian aplikasi, seperti pemeriksaan field dan uji kelengkapan, dapat mengurangi kesalahan secara signifikan. Hanya setelah sistem tersebut telah memverifikasi bahwa pengiriman benar maka slip pengepakan dan dokumen pengiriman dicetak.

“ Ancaman 6: Pencurian persediaan “

Sebagai tambahan dari kerugian aset, pencurian juga membuat catatan persediaan menjadi tidak akurat, yang dapat mengkibatkan maslaah-masalah dalam memenuhi pesanan pelanggan. Prosedur-prosedur pengendalian yang dapat mengurangi risiko pencurian persediaan terdiri dari dua,yaitu (1) persediaan harus disimpan dalam lokasi yang aman dengan pembatasan akses secara fisik, dan (2) semua transfer persediaan di dalam perusahaan harus didokumentasikan.

Penagihan
Tujuan utama dari fungsi penagihan dan piutang usaha adalah untuk memastikan bahwa para pelanggan ditagih untuk semua penjualan, bahwa faktur akurat, dan bahwa catatan rekening pelanggan dipelihara akurat. Dalam proses penagihan terdapat tiga ancaman, yaitu sebagai berikut:

“ Ancaman 7: Kegagalan untuk menagih pelanggan “

Kegagalan untuk menagih pelanggan atas barang-barang yang sudah dikirim mengakibatkan kerugian aset dan kesalahan dalam data penjualan, persediaan, serta piutang usaha. Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan dapat mengurangi ancaman ini. Pesanan penjualan, kartu pengambilan barang, slip pengepakan, dan faktur penjualan harus secara berurutan diberi nomor dan kemudian secara periodik dipertanggungjawabkan.

“ Ancaman 8: Kesalahan dalam penagihan “

Kesalahan dalam penagihan, seperti kesalahan memberikan harga dan menagih pelanggan untuk barang-barang yang tidak dikirim atau atas pesanan ulang, mencerminkan potensi ancaman lainnya. Kelebihan penagihan dapat mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan, dan kekurangan dalam penagihan dapat mengakibatkan kerugian aset. Kesalahan memberikan harga dapat dihindari dengan cara memerintahkan komputer menarik data yang tepat dari file induk persediaan. Kesalahan yang melibatkan jumlah barang yang dikirim dapat diketahui dengan merekonsiliasi jumlah yang tercantum di slip pengepakan dengan jumlah dalam pesanan penjualan. Apabila memungkinkan, penggunaan pemindai kode garis dapat mengurangi lebih jauh kemungkinan kesalahan entri data.

“ Ancaman 9: Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan “

Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat mengarah pada hilangnya penjualan di masa mendatang dan juga menunjukkan kemungkinan pencurian kas. Pemeriksaan edit berikut ini dapat digunakan untuk memastikan akurasi dalam memperbarui rekening pelanggan : 1. Pemeriksaan validitas atas pelanggan dan nomor faktur. 2. Verifikasi closed-loop untuk memastikan bahwa rekening yang benar yang dikredit.

3. Pemeriksaan field memastikan bahwa hanya nilai numerik yang dimasukkan untuk jumlah pembayaran.

Rekonsiliasi harus dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan transaksi aslinya karena (1) lebih mudah untuk melihat kesalahan orang lain daripada kesalahan anda sendiri dan (2) hal ini memberikan suatu cata untuk mengidentifikasi ketidakberaturan. Terakhir, mengirimkan melalui surat laporan rekening bulanan ke setiap pelanggan memberikan tinjauan independen tambahan atas akurasi proses memasukkan data karena pelanggan akan mengajukan keluhan jika rekening mereka belum dikredit dengan benar untuk pembayaran yang telah mereka kirimkan.

Penagihan Kas
Tujuan utama dari fungsi penagihan kas adalah untuk menjaga kiriman uang pelanggan. Dalam proses penagihan kas terdapat satu ancaman, yaitu sebagai berikut :

“ Ancaman 10: Pencurian kas “

Prosedur pengendalian khusus harus digunakan karena kas mudah dicuri. Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian yang paling efektif untuk mengurangi pencurian. Para pegawai yang memiliki akses secara fisik ke kas harus tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat atau mengotorisasi transaksi apapun yang melibatkan penerimaan kas. Secara khusus, pasangan tugas berikut ini harus dipisahkan : 1. Menangani kas atau cek serta memasukkan data kiriman ke rekening pelanggan. Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat melakukan jenis penggelapan khusus yang disebut gali lubang tutup lubang (lapping). 2. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit. Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat menutupi pencurian kas dengan cara membuat nota kredit yang sama dengan jumlah yang dicuri. 3. Membuat nota kredit dan memelihara rekening pelanggan. . Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat menghapus jumlah tidak tertagih yang merupakan utang teman-temannya. 4. Masalah-masalah Umum Pengendalian

Dua tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam siklus pendapatan adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua aktivitas dilakukan secara efesien dan efektif. Dalam siklus pendapatan terdapat dua ancaman umum, yaitu:

“ Ancaman 11: Kehilangan data “

Ancaman umum yang signifikan dalam siklus pendapatan adalah kehilangan data mengenai rekening pelanggan. Rekening pelanggan dan catatan persediaan yang akurat adalah hal yang penting, tidak hanya untuk tujuan pelaporan eksternal dan internal saja, tetapi juga untuk merespons pertanyaan pelanggan. Selain itu, kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu, catatan-catatan tersebut harus dilindungi dari kehilang atau kerusakan. File-file induk piuang usaha, penjualan dan penerimaan kas harus dibuat cadangannya secara teratur. Dua salinan cadangan file-file kunci, seperti file induk piutang usaha, harus dibuat. Salah satunya harus disimpan di lokasi kantor dan lainnya di luar lokasi kantor. Pengendalian akses juga merupakan hal yang penting. Membocorkan informasi pelanggan ke pesaing dapat menurunkan penjualan dan bahkan membuat perusahaan menghadapi tanggung jawab hukum. Akses tidak sah juga meningkatkan risiko kerusakan file-file data yang penting.

“ Ancaman 12: Kinerja yang kurang baik “

Sebagai tambahan dari memastikan akurasi dan menjaga aset, tujuan lainnya pengendalian internal adalah mendorong dilaksanakannya tugas secara efisien dan efektif. Mempersiapkan dan meninjau laporan memberikan dasar untuk menilai efisiensi dan efektivitas berbagai aktivitas siklus pendapatan dan untuk mengurangi ancaman kinerja yang dibawah standar. Efisiensi dan efektivitas tenaga penjualan dapat dinilai melalui laporan analisis penjualan (sales analysis report), yang merinci penjualan berdasarkan tenaga penjual, daerah, atau produk. Pandangan lebih jauh tentang kinerja penjualan keseluruhan dapat diberikan dengan mempersiapkan laporan analisis profitabilitas (profitability analysis report), yang merinci kontribusi margin laba setiap daerah, pelanggan, saluran distribusi, tenaga penjual, produk, atau dasar lainnya.

...Tuhan tidak pernah menjanjikan bahwa langit itu selalu biru, Bunga selalu mekar, dan Mentari selalu bersinar. Tapi ketahuilah bahwa DIA selalu memberi pelangi di setiap badai, Senyum di setiap air mata, Berkah di setiap cobaan, dan jawaban di setiap doa.