Perbedaan surat pribadi dan surat dinas dari segi bentuk

Ilustrasi bagaimana ciri surat dinas dari segi bentuk dan isi? sumber gambar: https://www.unsplash.com/

Bagaimana ciri surat dinas dari segi bentuk dan isi? Seperti yang diketahui, surat dinas merupakan surat yang dibuat untuk lembaga atau instansi yang bersifat formal. Surat dinas berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan yang ada pada lembaga atau instansi tertentu.

Mengutip buku Bahasa Indonesia Tataran Unggul untuk SMK dan MAK Kelas XII (2006), surat dinas dibuat oleh instansi yang ditujukan kepada instansi atau oleh individu untuk keperluan kedinasan. Surat resmi ini bisa mencakup pengumuman, surat tugas. surat izin, dan lain-lain.

Itulah sebabnya surat dinas tidak menggunakan atas nama seseorang atau individu. Dalam pembuatannya, surat dinas harus disusun berdasarkan kaidah atau aturan yang telah ditentukan, termasuk dalam penggunaan bahasa yang baku.

Ciri-ciri Surat Dinas dari Segi Bentuk

Ciri-ciri surat dinas dilihat dari segi bentuk yaitu sebagai berikut:

Mempunyai kepala surat. Kepala surat ialah bagian yang berisi lembaga pengirim surat. Bagian ini umumnya berisi nama instansi yang dibuat dengan format kapital tebal. Selain itu, ada pula logo instansi dan alamat lengkap.

Ilustrasi bagaimana ciri surat dinas dari segi bentuk dan isi? sumber gambar: https://www.unsplash.com/

2. Memiliki Perihal, Nomor Surat, dan Lampiran

Ciri-ciri surat dinas yang kedua yakni terdapat perihal, nomor surat, dan lampiran. Perihal adalah bagian surat yang berisi tujuan surat tersebut dikirimkan.

Nomor surat adalah nomor yang mengandung kode khusus yang dikeluarkan oleh instansi pengirim surat. Adapun lampiran adalah bagian surat yang memuat jumlah lembar tambahan dan biasanya terletak di halaman belakang surat.

3. Disertai Tanda Tangan, Nama, dan Jabatan.

Ciri ciri surat dinas dari segi bentuk yang berikutnya adalah disertai dengan tanda tangan, nama, dan jabatan. Bagian ini memuat nama dan jabatan pengirim yang disertai tanda tangan, sehingga memperkuat formalitas surat dinas.

Ciri-ciri Surat Dinas dari Segi Isi

Ciri-ciri surat dinas berdasarkan isinya yaitu sebagai berikut:

1. Menggunakan Bahasa Baku

Ciri-ciri surat dinas berdasarkan isinya yaitu menggunakan bahasa yang baku. Hal ini karena sifat dari surat ini adalah resmi. Jadi, bahasa yang dipakai adalah baku dan sesuai PUEBI.

2. Kata Sapaan yang Formal

Ciri-ciri yang selanjutnya yakni menggunakan kata sapaan seperti Bapak, Ibu, atau Saudara yang sifatnya formal. Kata sapaan tersebut sangat umum digunakan untuk membuat surat dinas.

3. Memiliki Tujuan yang Jelas

Dalam penerbitan surat dinas harus memperhatikan tujuannya. Jadi, jika tidak memiliki tujuan yang jelas atau pasti, maka surat dinas tidak bisa diterbitkan oleh lembaga atau organisasi tersebut.

Dari pemaparan di atas, dapat diketahui bahwa ciri-ciri surat dinas berdasarkan bentuknya yakni memiliki kepala surat, perihal, nomor surat, lampiran, dan disertai tanda tangan, nama, serta jabatan. Sedangkan ciri surat dinas berdasarkan isinya yakni menggunakan bahasa formal, baku, dan memiliki tujuan yang jelas.

DEFINISI SURAT PRIBADI :

Surat pribadi adalah bentuk komunikasi tulis (surat-menyurat) yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain sebagai pribadi bukan wakil / urusan yang berkaitan dengan kelembagaan / kedinasan / resmi.

Surat pribadi adalah bentuk komunikasi interaktif antara orang pertama (pengirim) dan orang kedua (penerima).
Surat pribadi adalah jenis tulisan yang berisi keperluan pribadi antara satu orang dengan orang yang lain

ISI SURAT PRIBADI :

Berkaitan dengan masalah pribadi, menanyakan kabar, keperluan pribadi, dan tujuan komunikasi pribadi lainnya.

UNSUR PADA SURAT PRIBADI :

Tanggal surat
Alamat surat
Pembuka surat
Pendahuluan
Isi
Penutup Surat
Nama pengirin surat beserta tanda tangannya

CIRI PENGGUNAAN BAHASA PADA SURAT PRIBADI

Pilihan kata sapaan bersifat pribadi (kata emosi dan ekspresif)
Bahasa surat pribadi tidak formal tetapi santun
Pilihan ragam bahasa tergantung siapa penerima surat
Menggunakan sapaan (seperti orang bercakap)
Menggunakan kata ganti orang pertama (untuk pengirim) dan kata ganti orang kedua untuk penerima

RAGAM BAHASA PADA SURAT PRIBADI :

Bahasa Indonesia baku : digunakan untuk tujuan yang bersifat serius. Contohnya turut berduka cita / bersimpati atas musibah yang menimpa seseorang dan ditujukan pada orang yan lebih tua.

Bahasa Indonesia ragam informal
Ragam bahasa khusus (bahasa gaul)

STRUKTUR / BAGIAN SURAT PRIBADI DAN PENERAPANNYA :

Alamat dan tanggal surat :
Salam pembuka :
Kalimat pembuka paragraf pertama :
Isi surat
Penutup surat :
Salam akhir :
Nama dan tanda tangan

HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN SAAT MENULIS SURAT :

PENERIMA SURAT :

1. USIA :
Lebih muda, sebaya, dan lebih tua

2. JENIS KELAMIN :
Laki-laki dan perempuan

3. HUBUNGAN :
Akrab, tidak akrab, baru kenal.

TUJUAN MENGIRIM SURAT :

Mengundang
Mengajukan permohonan (berupa barang / informasi) atau meminta informasi
Menjawab undangan : menerima dan menolak
Merencanakan sesuatu dengan orang lain
Memohon maaf
Mengucapkan selamat atas hal baik yang terjadi pada seseorang
Menulis surat simpati atas musibah yang menimpa seseorang
Mengucapkan terima kasih
Mengabarkan / memberikan informasi

MENGUNDANG :

Contoh surat mengundang adalah mengundang seorang teman agar tingggal sementara dengannya.

Dengan ciri yaitu menggunakan ungkapan mengundang, contohnya :

Bagaimana kalau kamu tinggal.
Kami sangat berharap kamu bisa datang
Jika ada kesempatan, singgahlah…
Kami sekeluarga mengundang bapak / ibu untuk datang …
Kami sangat mengharapkan kedatangan bapak / ibu …
Besar harapan kami bapak / ibu dapat datang ke …

SURAT DINAS

DEFINISI SURAT DINAS :

Surat dinas adalah surat yang ditulis dalam situasi formal dan untuk kepentingan formal.

ISI SURAT DINAS :

Keperluan kedinasan yang bersifat resmi
Berkaitan dengan topik kedinasan
Undangan rapat

· Permohonan maaf suatu instansi kepada orang / instansi /perusahaan

Lamaran pekerjaan
Surat permintaan izin tidak masuk
Izin menggunakan tempat

PENULIS / YANG DAPAT MENULIS SURAT DINAS :

Pribadi / atas nama suatu lembaga pemerintahan, perusahaan, organisasiyang ditujukan kepada lembaga
Ditulis oleh instansi kepada instansi lain/ individu.
Seseorang atas nama individu tidak boleh menulis surat dinas, karena surat dinas disertai dengan kepala surat /nomor surat

CIRI BAHASA PADA SURAT DINAS :

a. Pilihan kata sapaan bersifat formal

b. Bahasa ragam baku

STRUKTUR SURAT DINAS :