Lihat Foto Show KOMPAS.com - Pengadaan sarana dan prasarana harus direncanakan dengan matang supaya tidak terjadi kesalahan. Pengadaan ini diperlukan untuk mencukupi kebutuhan akan sarana dan prasarana. Menurut H. Syarwani Ahmad dan Zahruddin Hodsay dalam buku Profesi Kependidikan dan Keguruan (2020), pengadaan sarana dan prasarana adalah kegiatan untuk menghadirkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan sesuai keperluan. Cara melakukan pengadaan sarana dan prasaranaSebelum melakukan pengadaan sarana dan prasarana, proses perencanaan harus dilakukan, supaya dapat meminimalisasi kesalahan yang mungkin terjadi. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan dan penentuan skala prioritas. Sebagai contoh perlengkapan yang sudah habis akan diprioritaskan untuk didapatkan terlebih dahulu dibanding perlengkapan lainnya. Tidak hanya menyusun analisis kebutuhan dan skala prioritas, dalam proses perencanaan juga dibutuhkan penyusunan proposal pengadaan sarana dan prasarana, serta pembuatan draf anggaran atau biaya yang dibutuhkan. Baca juga: Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor Setelah perencanaan, proses pengadaan akan mulai dilaksanakan dengan memperhitungkan cara pemerolehan sarana dan prasarana tersebut. Mengutip dari buku Seminar Ke-SD an (Dalam Pendidikan Tinggi untuk Penulisan Skripsi dan Tesis) (2020) karya Yullys Helsa dan Syamsu Arlis, pemerolehan atau pengadaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan membeli, membuat sendiri, penerimaan bantuan, menyewa, meminjam, atau mendaur ulang barang sebelumnya. Bisa disimpulkan, ada dua cara melakukan pengadaan sarana dan prasarana, yakni:
Tujuan pengadaan sarana dan prasaranaDalam jurnal Manajemen Sarana dan Prasarana di SMKN 1 Kasihan Bantul (2013) karya Putri Isnaeni Kurniawati dan Suminto A. Sayuti, disebutkan bahwa pengadaan sarana dan prasarana dilakukan untuk menyediakan barang sesuai kebutuhan. Baca juga: Komunikasi Kantor: Definisi, Bentuk, dan Ruang Lingkup Dapat dikatakan bahwa salah satu tujuan pengadaan sarana dan prasarana ialah untuk memenuhi kebutuhan agar kegiatan dapat berjalan lancar serta tidak terhambat. Selain untuk memenuhi kebutuhan, pengadaan sarana dan prasarana juga ditujukan untuk mengganti barang yang rusak atau sudah tidak layak digunakan, menjaga ketersediaan barang yang dibutuhkan, serta membantu perencanaan anggaran di periode mendatang. Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link https://t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.Baca berikutnya
Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan tersebut. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, membeli, membuat sendiri, maupun menerima hibah dari pihak lain. Proses pengadaan fasilitas kantor melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh instansi-instansi pemerintah yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan pihak lain. Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor/perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan tersebut. Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:
Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya. Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai :
Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut:
Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut: a) Penyimpanan Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan :
b) Pemeliharaan Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan. c) Adminstrasi perlengkapan Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencatatan atau pendataan kegiatan administrasi perlengkapan lain adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan. Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana. Permintaan dalam ilmu ekonomi merupakan jumlah barang yang diminta oleh konsumen terhadap suatu produk. Permintaan sarpras disini bisa diartikan sebagai suatu kegiatan meminta sejumlah sarana maupun prasarana yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarpras. Permintaan sarpras ditujukan untuk diajukannya permintaan pengadaan sarpras. Oleh karena itu, permintaan sarpras harus dilandasi dengan ketentuan pengadaan sarpras.
Sebenarnya tidak sulit cara membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor, hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Kita bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat kita bekerja. Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor yang kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut. Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang baik, yaitu :
Penyusun : Wiwin Windarti
MODUL, Administrasi Sarana dan Prasarana Administrasi
Perencanaan Pengadaan dan Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor |