Tanggal 11-13 Agustus 2015 STMIK Palangkaraya melaksanakan kegiatan Pengabdian pada Masyarakat (Sulistyowati, Susi Hendartie dan Suparno) ke Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Katingan di Kasongan sebagai narasumber pada Pendidikan dan Pelatihan Aplikasi Perkantoran bagi Operator Komputer di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Katingan Tahun 2015. Peserta Pelatihan adalah operator komputer seluruh SKPD di lingkungan Kabupaten Katingan sebanyak 60 orang. Show Nah pada saat menyampaikan materi Mail Merge dalam kegiatan Pelatihan tersebut ada peserta yang menanyakan cara menyisipkan gambar pada dokumen mail merge, dalam pemikiran beliau jika seandainya pembuatan Piagam atau Sertifikat Pelatihan selain langsung dicetak dengan data pesertanya juga langsung dicetak dengan Foto dari Peserta yang bersangkutan maka akan lebih menghemat waktu lagi karena tidak perlu nempel foto lagi. Pertanyaan yang sangat bagus tersebut belum bisa kami berikan jawabannya karena setelah dicoba berulang-ulang selalu gagal, setelah cari referensi dengan searching di internet ternyata banyak blogger yang menulis bahwa penyisipan gambar dalam Mail Merge tidak bisa dilakukan untuk Ms Word versi 2007 dan 2010, termasuk peserta yang bertanya juga telah searching di internet dan juga menemukan informasi yang sama alias tidak bisa dilakukan pada Ms Word versi 2007 dan 2010 namun hanya bisa dilakukan pada versi Word 97 dan Word 2003. Permasalah bagus ini merupakan tantangan untuk menambah wawasan keterampilan yang telah dimiliki sebelumnya dan hasil coba-coba selanjutnya dengan referensi yang telah didapat dari hasil searching ternyata penyisipan file gambar dalam mail merge menggunakan Ms Word 2007 dan 2010 juga dapat dilakukan, beginilah langkah-langkahnya :
{ MERGEFIELD Foto }
{{ MERGEFIELD Foto }}
{{IF TRUE{ MERGEFIELD Foto }}}
Semoa tulisan ini juga bermanfaat bagi pembaca sekalian yang sudah meluangkan waktunya untuk berkunjung ke situs ini, terima kasih.
Fungsi menu mailings pada microsoft word adalah membuat, dan mengelola surat menyurat dari pengirim ke penerima surat secara personal maupun masal dengan dokumen microsoft word. Mailings artinya pengiriman pos surat. Menu Mailings terdiri atas 5 group yaitu Create, Start Mail Merge, Write & Insert Field, Preview Result, dan Finsih.
Group dan ikon yang ada di dalam menu Mailings yaitu 1. CreateGroup / Sub menu Create pada menu mailings ber fungsi untuk membuat dan menentukan ukuran, serta desain surat yang akan dibuat, beserta format di dalamnya seperti Alamat pengiriman, dan Label. Submenu Creat terdiri atas 2 ikon yaitu Envelopes, dan Label. EnvelopesEnvelopes yang terdapat dalam group Creat berfungsi untuk mengatur format pos surat seperti alamat pengirim, penerima, dan ukuran dari surat tersebut. Contohnya nih: Bentuknya amplop (Envelop). Alamatnya penerima: A. Alamat penerima: B. LabelLabel dalam group Creat digunakan untuk menambahkan dan mengelola label di dalam pos surat. Label itu penjelasan mengenai isi darisurat tersebut. Misalnya ya: Undangan, KTP dll. Intinya yang menjelaskan isi / garis besar dari surat tersebut. 2. Start Mail MargeSubmenu Start Mail Merge adalah group yang terdapat pada menu Mailings pada microsoft word yang fungsi nya untuk membuat surat secara masal / dengan banyak penerima menggunakan data yang berasal dri file excel. Group Start Mail Merge terdiri atas beberapa Icon yaitu Start Mail Merge, Select Recipient, dan Edit recipient. Start Mail MergeBerfungsi untuk mengelola bentuk dari pos surat tersebut apakah pos surat, dan email. Select RecipientDigunakan untuk menambahkan penerima surat. Edit RecipientBerfungsi untuk mengedit dan menghapus penerima surat. 3. Write & Insert FieldSubmenu Write & Insert Field pada menu Mailings microsoft word memiliki fungsi untuk menulis, menyunting, dan memeriksa pos surat sebelum dikirim. Di dalam kelompok Write & Insert Field, terdapat beberapa ikon yaitu Highlight Merge Field, Address Block, Greeting Line, Insert Merge Field, Rules, Match Field, dan Update Label.
4. Preview ResultsGroup Preview Result dalam menu Mailings pada microsoft memiliki fungsi untuk meninjau / memeriksa surat yang telah dibuat sebelum dikirim agar tidak terjadi kesalahan penulisan. Submenu Preview result terdiri atas beberapa ikon antara lain:
5. Finsih & MergeSubmenu / Group Finish & Merge dalam menu Mailings pada software microsoft word ber fungsi untuk mengakhiri pembuatan pos surat dengan cara mengirim, atau mencetak dokumen tersebut. |