Langkah langkah yang tepat saat melakukan panggilan telepon?

Hallo guys Semangat pagi, semoga kita semua diberikan kesehatan dan di jauhkan dari virus corona, tetap jaga kesehatan dan jauhi keramaian yaa. Semoga covid 19 ini cepat berlalu dan kita semua bias beraktivitas seperti biasanya lagi.

Table of Contents Show

Pendahuluan
Cara Menerima Telepon dan Menelepon dengan Baik
Video yang berhubungan

Pendahuluan

Dalam artikel kali ini saya akan membahas gimana sih cara menerima telepon dengan baik? Saya juga awalnya tidak tau gimana cara menerima telepon dan menelpon dengan baik , tapi semenjak saya kuliah saya ngerti semuanya. Bukan hanya perilaku aja yang harus ada etika, tapi menerima telpon juga harus ada etikanya, apa aja ? Berikut diantara nya ya teman-teman

Cara Menerima Telepon dan Menelepon dengan Baik

Hal-hal penting menerapkan etika ketika sedang bertelepon adalah

angan biarkan telepon berdering 2-3 kali segeralah angkat.
mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).
Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon.
Berikan respon secara tepat dan lugas.
Berbicaraseperlunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.
Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

Langkah-langkah dan teknik menerima telepon yang baik antara lain.

Segeralah angkat jika telepon berdering.
Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.(hindari kata menggunakan hallo)
Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon

Langkah-langkah dan teknik menelepon

Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi
Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam. Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.
Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

Cara menggunakan telepon yang baik

Cara menggunakan telepon yang baikSimak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.
Akhiri pembicaraan dengan salam.
Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan telepon

Suara terlalu keras.
Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.
Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.
Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
Berbicara dengan nada memerintah.
Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah

Penutup

Nah, itu dia tips dari saya ya teman-teman . Semoga dengan adanya tips ini ketika kita kerja disuatu perushaan tidak akan salah lagi cara menerima telepon dan menelepon. Semoga bermanfaat yaaa.

Ditulis oleh :
Annisa fadillah
S1 Manajemen Perkantoran

Sumber

Dalam Uji Kompetensi, biasanya penanganan telepon akan dilakukan ditengah-tengah anda bekerja. Sehingga seringkali anda merasa belum siap, sementara telepon di meja telah berdering. Bila kondisi seperti ini yang anda alami, dipastikan anda akan gugup, sehingga hal yang sebelumnya mudah berubah menjadi rumit. Untuk itu lakukan langkah-langkah berikut:

1. Setelah mengikuti tugas mengetik cepat (Typing Master), yang dilaksanakan serentak segera buatlah catatan kecil tentang:

a) Identitas anda dan pimpinan anda secara lengkap (pada kertas kecil)
b) Identitas orang yang akan anda hubungi (lihat pada soal telepon keluar)
c) Inti materi yang akan dibahas dalam penangan telepon (buatlah secara terpisah anatar soal telepon masuk dan keluar)
2. Selanjutnya satukan catatn kecil tadi dengan block note dan LPT (menggunakan paper clip)
3. Letakan tersebut pada tempat yang mudah anda lihat, sehingga pada saat anda menerima telepon mendadak, anda tidak kebingungan mencari soal dan perlengkapannya.

 Langkah-Langkah Menangani Telepon Masuk

1. Angkat gagang telepon segera setelah telepon berdering (menggunakan tangan kiri). Ucapkan salam, identitas, dan tawarkan bantuan. Misalnya: “Pagi, Surya Kencana, ada yang bisa kami bantu?”
2. Ambil catatan kecil yang sudah anda buat. Siapkan bolpoin dan block note.
3. Dengarkan permintaan penelepon, misalnya: “Saya mau bicara dengan Bapak Iskandar, apakah beliau ada?”, sebelum anda menjawab, cek dahulu apakah penelepon sudah menunjukan identitasnya. Bila belum, tanyakan dahulu identitas penelepon secara lengkap, kemudian anda jawab. Misalnya: “Sayang sekali Bapak skandar saat ini sedang tidak ada di tempat, apakah ada pesan untuk beliau?”. Jangan lupa semua data tentang identitas penelepon dicatat dalam block note.
4. Bila penelepon meninggalkan pesan, segera catat di block note. Jangan mencatat pesan penelepon di kertas lain. Yakinkan diri bahwa catatan sudah lengkap dengan cara melakukan konfirmasi pesan, misalnya: “Baik Ibu/Bapak, saya akan membaca kembali pesan ibu yaitu ......... apakah benar begitu?”.
5. Sebelum penelepon mengakhiri pembicaraan, cek dengan cepat hal-hal yang mungkin masih belum tercatat, seperti nomor telepon atau keterangan lain yang dibutuhkan. Bila belum ada lengkapilah. Bila sudah, yakinkan penelepon bahwa pesannya akan disampaikan dengan segera. Misalnya: “Baiklah bu/pak, pesan ibu/bapak akan segera saya sampaikan secepatnya setelah beliau kembali ke kantor.
6. Mengakhiri pembicaraan dilakukan setelah penelepon memberikan ucapan terima kasih dan salam. Balas dengan cara yang sama, misalnya: terima kasih, selamat pagi”. Kemudian menutup pesawat telepon dilakukan setelah penelepon menutupnya. Tutup dengan tenang, tidak terburu-buru, dan jangan dibanting.
7. Selanjutnya segera pindahkan catatan yang ada pada block note ke dalam LPT. Yang perlu diingat bahwa semua yang tertulis di dalam LPT ada di block note, tapi tidak semua yang terdapat di block note disalin ke dalam LPT.

 Langkah-Langkah Menangani Telepon keluar

1. Ambil dan cermati catatan anda tentang perintah tellepon keluar, di antaranya identitas yang akan dihubungi, nomor telepon, dan pesan yang akan disampaikan. Biasanya nomor telepon yang akan dihubungi diganti, sesuai dengan kondisi TUK/sekolah masing-masing.
2. Mulailah dengan menekan nomor yang dituju, tunggu samapai penerima mengangkat gagang telepon. Jawab salam, sampaikan identitas, dan sampaikan maksud/tujuan menelepon. Misalnya: “Pagi, saya Sarah Sekretaris Bpk. Iskandar dari PT Surya Kencana. Saya ingin bicara dengan Bpk. Fariz, apakah beliau ada di tempat?”
3. Bila penerima menyampaikan bahwa beliau tidak ada ditempat dan menawarkan untuk meninggalkan pesan, berikan pesan sesuai dengan soal. Contoh: “kalau begitu tolong sampaikan kepada Bpk. Fariz, bahwa beliu diundang rapat oleh Bpk. Iskandar untuk membahas tentang negosisasi waralaba, yang akan diselenggarakan pada hari Rabu tanggal 28 Maret 2020 pukul 10.00 – 12.00 di Hotel Menara Gading, Jl. Kayu Jati No. 10, Jakarta Barat.”

4. Setelah penerima telepon mencatat pesan, segera akhiri pembicaraan dengan mengucapkan terima kasih dan salam. Kemudian tutup pesawat telepon dengan tenang dan hati-hati.

Sumber : Seri Pendalaman Materi Administrasi perkantoran (Erlangga 2013)