Kegiatan inventarisasi sumber daya yang dimiliki dalam suatu usaha merupakan fungsi dari

Dalam sebuah usaha atau bisnis,mungkin sudah banyak orang yang sering mendengar istilah inventaris. Misalnya saat di kantor, ada teman yang menyebut gunakan laptop secara baik ya, karena ini inventaris kantor. Jadi, apakah itu inventaris? Apakah hanya berupa barang dengan kategori tertentu? Yuk pahami apa itu inventaris.

Pengertian Inventaris

inventaris adalah sebuah catatan, berisi semua daftar barang yang dimiliki oleh sebuah lembaga atau institusi, lengkap dengan detail informasi kondisi barang.

Ada juga beberapa rujukan Pengertian inventaris yang bisa dijadikan acuan. Dari mulai pengertian berdasarkan KBBI sampai menurut beberapa ahli.

JIka merujuk pada KBBI, arti inventaris adalah daftar keseluruhan barang milik institusi baik itu sekolah, kantor, perusahaan, maupun pemerintah yang digunakan sebagai alat untuk kegiatan operasionalnya.

Beliau menjelaskan jika arti inventaris adalah semua barang yang dimanfaatkan kantor dan disertai dengan kondisi barang tersebut, jenis, harga, dan yang terpenting jumlahnya.

Menurutnya, arti inventaris adalah daftar atau catatan dari barang yang perusahaan miliki dan digunakan untuk menjalankan kegiatan usaha tersebut.

Jika melihat dari semua penjelasan di atas, maka inventarisasi merupakan daftar ataupun catatan dari semua sumber daya yang perusahaan miiki, dimana semua sumber daya tersebut akan sangat bermanfaat untuk pengelolaan dan juga operasional dari perusahaan.

Namun, jika dilihat dari sisi akuntansi, maka arti inventaris ini tidak hanya sekedar catatan jumlah dan kondisi barang. Namun akan lebih detail, termasuk ke bagaimana cara mendapatkan barang tersebut, dan dari mana sumber dananya. Nantinya, data ini juga akan dijadikan acuan dalam penyusunan laporan keuangan.

Baca Juga: Pengertian Laporan Keuangan, Contoh, Dan Fungsinya Untuk Bisnis

Manfaat Inventaris

Inventaris termasuk kegiatan yang perlu kamu lakukan jika memiliki usaha. Ada banyak manfaat dari melakukan pengelolaan inventaris, beberapa diantaranya seperti:

1. Memudahkan Kendali Aset

Hal pertama yang akan menjadi manfaat dari mengelola inventaris yaitu kemudahan ketika melakukan pengendalian aset.

Dengan adanya data ini maka perusahaan akan tahu apa saja barang yang mereka miliki dan siapa yang menggunakannya. Pengendalian ini juga akan berguna jika suatu waktu terjadi kerusakan ataupun kehilangan.

Baca Juga: Aset adalah: Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya

2. Keamanan Aset

Manfaat melakukan inventaris lainnya yakni keamanan. Sebenarnya hal ini juga berkaitan dengan masalah pengendalian.

Nantinya, selain mengetahui apa saja yang mereka punya dan siapa yang menggunakannya. Perusahaan juga bisa tahu bagaimana kondisi barang tersebut, berapa jumlahnya, berapa yang siap pakai, dan lainnya.

3. Menghemat Keuangan

Kegiatan inventarisasi ini juga akan berkaitan dengan penghematan. Dengan adanya catatan untuk setiap barang yang mereka punya, maka perusahaan juga bisa melihat  apakah barang tersebut perlu penambahan atau tidak.

Di sisi lain, inventaris juga akan memperlihatkan bagaimana kondisi dari barang tersebut. Nantinya, perusahaan bisa menilai apakah barang tersebut perlu service atau tidak.

Dengan catatan dan data yang baik serta lengkap, maka pengambilan keputusan pun akan jauh lebih cepat. Selain itu, hal ini juga menghindari perusahaan dari membeli barang yang tidak penting ataupun membeli sesuatu yang sudah mereka miliki dan tidak perlu penambahan

4. Dasar Perhitungan Kekayaan

Dalam banyak kasus, catatan inventaris yang lengkap dan baik juga bisa kamu gunakan sebagai salah satu cara untuk melihat kekayaan. Dengan semua data yang lengkap, maka estimasi harga pun bisa dengan mudah untuk dilakukan.

Kegiatan inventarisir ini juga terkait mengenai data semua harta yang ada, mulai dari harta bergerak sampai dengan harta tidak bergerak.

5. Menjaga Alur Bisnis

Dengan pemanfaatan yang baik, penggunaan inventaris juga bisa kamu manfaatkan untuk menjaga alur bisnis.

Inventaris yang rapi bisa menunjukan kepada kamu berapa stok yang masih kamu punya, berapa kebutuhan yang biasanya perlu kamu siapkan, dan lainnya. Hal ini membuat kamu bisa memutuskan dengan cepat kapan waktu untuk membeli setiap bahan yang mau habis.

Selain bisa menjaga alur bisnis, cara ini tentu saja juga berkaitan dengan kepuasaan pelanggan. Coba bayangkan, ketika konsumen sedang ramai namun bisnis yang kamu punya tidak bisa beroperasi karena kehabisan bahan baku. Tentu hal tersebut selain mengecewakan konsumen, juga bisa menjadi hambatan dari laju bisnis.

6. Menciptakan Transparansi dan Akuntabilitas

Hal lain yang juga menjadi manfaat inventaris yaitu menciptakan transparansi dan akuntabilitas. Perusahaan akan lebih mudah untuk melakukan kontrol terhadap aset yang mereka miliki. Selain itu, nantinya perusahan juga bisa dengan mudah menghitung apa saja aset yang hilang atau bertambah.

7. Dasar Pengambilan Keputusan

Dalam banyak kasus, manfaat dari data inventaris digunakan untuk dasar ketika akan mengambil keputusan. Misalkan, ketika perusahaan akan memutuskan menambah aset, maka perusahaan bisa melihat data inventaris lebih dulu dan memutuskan apa saja barang yang akan mereka beli.

Lebih lanjut, mereka juga bisa melihat bagaimana kondisi barang yang lain. Seperti, berapa banyak barang yang rusak, berapa yang bisa diperbaiki, dan berapa yang perlu diganti. Nantinya, hal ini juga akan sangat berkaitan dengan penentuan masalah anggaran.

8. Memonitor Kinerja

Penggunaan inventaris ini juga berguna untuk kebutuhan pemantauan kinerja. Baik kinerja internal maupun eksternal. Inilah pentingnya memasukkan unsur kualitas dalam data inventaris. Nantinya kamu bisa memantau bagaimana perkembangan kualitas dari barang yang kamu punya.

Lebih lanjut, jika barang yang kamu punya sering rusak, maka kamu bisa melihat apakah team yang kamu punya menggunakan alat tersebut dengan baik atau tidak. Contoh lainnya, kamu juga bisa melihat bagaimana kinerja dari para staf yang kamu miliki.

9. Analisis Laporan

Data dari inventaris bisa kamu jadikan sebagai bahan pembanding untuk laporan akhir, contohnya laporan penjualan. Misalkan, setiap awal bulan kamu membuat data inventaris untuk setiap produk yang akan kamu jual. Dan di akhir, kamu akan membuat laporan penjualan.

Kamu bisa membandingkan mana barang yang laku dan tidak. Lebih lanjut, kamu bisa melakukan salah satu keputusan terkait kebutuhan bisnis dengan mengandalkan laporan tersebut.

Tujuan Inventarisasi

Selain memiliki banyak manfaat Inventarisasi juga perlu kamu lakukan karena hal ini juga memiliki banyak tujuan. Tujuan utamanya tentu saja untuk memudahkan proses administrasi. Namun selain itu, inventaris juga memiliki beberapa tujuan lain, seperti:

• Mempercepat proses pembuatan laporan
• Salah satu acuan untuk menghitung kekayaan
• Bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan dalam hal pengadaan ataupun pemeliharaan.
• Mengontrol setiap laju barang
• Membantu menjaga sarana dan prasarana
• Membantu melakukan perencanaan ,penyaluran, pemeliharaan, pemindahan, ataupun menentukan tempat penyimpanan

Cara Mengelola Inventaris dengan Tepat

Untuk mendapatkan catatan hasil inventaris yang tepat dan rapi, maka ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan. Berikut adalah cara mengelola inventaris dengan tepat.

1. Catat Semua Produk dengan Lengkap

Hal pertama yang perlu kamu lakukan ketika akan melakukan pengelolaan inventaris yaitu membuat catatan dari semua barang tersebut dengan lengkap. Mungkin kamu pernah melihat barang yang diberi ID number atau Serial number. Dengan nomor unik tersebut, kamu bisa mencatat lebih jelas.

Misalnya kamu mencatat merk dan seri barang tersebut, kapan pembeliannya, kapan terakhir kali melakukan perbaikan dan perawatan, serta info lainnya.

Dengan mencatat produk secara lengkap, maka akan berguna ketika kamu perlu mengambil keputusan nantinya. Misal, apakah perlu membeli barang baru atau barang lama masih bisa digunakan?

2. Lakukan Stock Opname Secara Berkala

Hal lain yang perlu dilakukan saat membuat inventaris yaitu melakukan stock opname. Perlu kamu perhatikan, bahwa stock opname jangan dilakukan hanya sesekali saja, tetapi lakukanlah secara berkala.

Ini bertujuan agar data yang kamu miliki merupakan data terbaru yang sebenarnya dan cocok dengan kondisi terakhir yang ada.

Dengan melakukan stock opname secara berkala, kamu juga bisa melihat progress dari tiap barang yang kamu punya. MIsal jika terjadi kerusakan, kehilangan, atau yang lainnya. Kamu juga bisa melihat bagaimana kondisi barang-barang tersebut dari waktu ke waktu.

3. Menciptakan Skala Prioritas

Skala prioritas ini akan sangat berkaitan dengan kebutuhan. Setelah memiliki data inventaris yang cukup lengkap, maka kamu bisa menentukan mana barang yang perlu kamu perbanyak, mana yang pengadaanya perlu cepat, dan lainnya. Dari sinilah kamu akan menentukan barang-barang prioritas tersebut.

4. Buat dalam Form yang Mudah Dipahami

Ada banyak form yang bisa kamu gunakan untuk membuat data inventaris. Dari mulai yang sederhana sampai yang sangat kompleks dan memiliki banyak data.

Namun satu hal yang pasti, ketika kamu membuat data inventaris, maka buatlah dengan menggunakan form atau bentuk yang mudah dipahami oleh banyak orang. Hal ini untuk memastikan data tersebut bisa dibaca oleh semua orang yang membutuhkan.

Contoh Daftar Inventaris

Untuk kamu yang bingung, maka berikut adalah contoh daftar inventaris peralatan kantor

Dari contoh daftar inventaris peralatan kantor tersebut terlihat apa saja barang yang kantor miliki. Selain itu, terlihat juga berapa jumlah barang yang dibutuhkan dan berapa banyak yang mereka punya saat itu.

Data ini nantinya akan menjadi salah satu pertimbangan ketika melakukan pembelian atau penambahan aset.

Itulah beberapa hal yang perlu kamu pahami tentang inventaris Inventaris bisa disimpulkan menjadi salah satu hal yang penting, yang harus perusahaan miliki. Penggunaan data ini juga menjadi salah satu acuan dalam mengambil keputusan untuk banyak hal. Yuk, kelola inventaris perusahaan dengan baik.

Baca Juga: Ini Simpanan dengan Jasa Penyimpanan Mencapai 10% Per-tahun