Jumlah dana yang diminta bendahara kas kecil sebesar

Langkah-langkah pengelolaan kas kecil, fungsi kas kecil sangatlah membantu perusahaan dalam menjalankan segala aktivitas-aktivitas yang ada, terutama yang berkaitan dengan pengelolaan dana-dana aktivitas perusahaan yang sifatnya rutin dan jumlahnya relatif tidak besar. Kas kecil (petty cash) adalah dana kas yang dibentuk dan disediakan oleh perusahaan untuk pengeluaran-pengeluaran rutin perusahaan dalam jumlah yang kecil. Salah satu tujuan kas kecil yaitu untuk meningkatkan efektifitas dalam penggunaan dana. Kas kecil memiliki peran yang cukup penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Pada umumnya kas kecil digunakan untuk transaksi kecil yang terjadi setiap harinya mulai jam operasional hingga akhir jam operasional atau sore hari. Perusahaan harus memiliki pengelolaan kas kecil yang baik, karena jika tidak dikelola dengan baik maka akan menganggu kelancaran operasional perusahaan tersebut. Misalnya, jika perusahaan kehabisan dana kas kecil (petty cash fund), sementara kebutuhan transportasi (pembelian bensin untuk kendaraan pengiriman barang) harus segera terpenuhi, maka mustahil jika kasir kas kecil memberikan cek atau kartu debit kepada sopir.

Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh bagian kesekretariatan atau petugas keuangan tingkat pemula atas pengeluaran-pengeluaran tunai. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil yaitu agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana ke bagian keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana. Karena pada umumnya, perusahaan akan sering mengeluarkan dana yang relatif kecil untuk berbagai kepentingan. Kas kecil biasanya digunakan untuk pembiayaan operasional perusahaan ataupun hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan.

Berikut ini adalah langkah yang dilakukan dalam pengelolaan kas kecil :

1.  Menetapkan Batas Saldo Kas Kecil

Dari awal dibuatnya akun kas kecil, pihak manajemen harus sudah menetapkan saldo kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional usaha dalam jangka waktu tertentu. Terdapat dua jenis metode pencatatan kas kecil yang dapat digunakan sebagai dasar dalam menentukan jumlah saldo petty cash, yaitu :

a. Metode Imprest

Saldo kas kecil selalu tetap, sebesar jumlah saldo yang sudah ditetapkan perusahaan. Biasanya pada akhir periode, kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecil sejumlah yang sudah dikeluarkan. Dengan demikian pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.

b. Metode Fluktuatif

Saldo kas kecil tidak tetap, namun berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengeluaran kas kecil.

2.  Menentukan Kasir Kas Kecil

Setelah menentukan batas saldo telah ditetapkan, maka selanjutnya harus ada karyawan yang ditunjuk untuk bertanggung jawab terhadap pengelolaan kas kecil atau biasa disebut dengan kasir kas kecil. Karena kasir kas kecil ini menangani transaksi kecil yang sifatnya rutin, tidak semua personel dapat menempati posisi ini. Ada beberapa kriteria yang harus dipertimbangkan dalam menentukan posisi kasir, seperti menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani transaksi dalam jumlah kecil, jujur, konsisten, dan mampu menguasai program komputer seperti Microsoft Excel atau program sejenisnya. Selain itu pihak manajemen sebaiknya juga memberikan training sebelum kasir memulai tugasnya, seperti memberi arahan prosedur pengisian kembali kas kecil hingga cara rekonsiliasi kas kecil serta prosedur pembelian. Akan tetapi dibeberapa perusahaan, kas kecil juga dapat dipegang kendalainya oleh sekretaris pada masing-masing bagian dalam perusahaan.

3.  Pengisian Kembali Kas Kecil

Setelah menentukan batas saldo dan metode pencatatan kas kecil, selanjutnya financial controller memerintahkan pengisian kepada kasir umum dengan menarik kas dari bank. Kemudian uang diserahkan kepada sekretaris atau kasir kas kecil, dilakukan penghitungan secara fisik dan harus ada bukti serah terima dimana sekretaris atau kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana yang diserahkan serta sebagai tanda serah terima tanggung jawab terhadap dana tersebut. Jika suatu saat saldo kas kecil minim, maka kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepada financial controller.

4.  Penggunaan Kas Kecil

Kasir kas kecil hanya diperbolehkan melakukan pembayaran kas kecil untuk permohonan pembayaran atas pembelian yang sudah disetujui oleh financial controller. Sekretaris atau kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil untuk setiap pengeluaran yang ditanda tangani oleh penerima dana. Kemudian transaksi dicatat dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran harus disimpan atau diarsip.

You're Reading a Free Preview
Pages 4 to 5 are not shown in this preview.

You're Reading a Free Preview
Pages 7 to 16 are not shown in this preview.

You're Reading a Free Preview
Pages 20 to 36 are not shown in this preview.

Pernahkan Anda mengeluarkan uang untuk kebutuhan kecil atau tak terduga dalam bisnis misalnya seperti parkir, jamuan makan saat meeting, atau keperluan mendadak lainnya? Uang yang dikeluarkan untuk kebutuhan tersebut adalah bentuk dari kas kecil atau petty cash.

Namun sering sekali kas kecil tersebut membingungkan bagi pengelola usaha, Apakah pengeluaran kecil atau mendadak itu perlu dimasukkan ke dalam pembukuan?

Untuk mencari tahu lebih lanjut tentang petty cash atau kas kecil dalam pembukuan, Anda perlu menyimak artikel ini.

Pengertian Petty Cash atau Kas Kecil

Dikutip dari laman Investopedia, kas kecil atau petty cash merupakan sejumlah kas yang disimpan perusahaan untuk membiayai pengeluaran kecil seperti kebutuhan operasional kantor atau reimbursement.

Singkatnya petty cash merupakan cadangan uang  yang dimiliki oleh perusahaan untuk digunakan pada hal-hal yang sifatnya kecil atau hal-hal yang tidak terduga.

Namun jangan salah, meski kecil, pengeluaran petty cash tetap dibatasi tiap periode pembukuannya dan wajib tercatat dalam laporan keuangan.

Maka dari itu biasanya perusahaan sudah menetapkan berapa uang yang harus dikeluarkan untuk kas kecil pada periode tertentu sesuai dengan kebijakan masing-masing perusahaan.

Tujuan Petty Cash atau Kas Kecil

Tentu dibuatnya petty cash atau kas kecil memiliki tujuan di antaranya adalah;

1. Memangkas birokrasi atau prosedur yang kurang efisien untuk pengeluaran yang cepat dan mendadak terutama pada nominal yang lebih kecil. Contoh kasus petty cash: Pengeluaran kurangnya makanan saat meeting dengan klien.
2. Mempermudah perusahaan terutama karyawan dalam memberikan pelayanan yang maksimal kepada konsumen atau relasi. Contoh kasus petty cash: Kehabisan stok bonus untuk konsumen yang seharusnya ada dalam paket pembelian.
3. Menangani masalah kecil yang sering terjadi pada kegiatan operasional kantor. Contoh kasus petty cash: Parkir dan reimbursement.
4. Mempercepat aktivitas operasional yang membutuhkan dana cepat. Contoh: Biaya ongkos kirim.

Selain itu, terdapat hal-hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan pengeluaran melalui petty cash yaitu:

1. Kas kecil atau petty cash biasanya telah ditentukan batas maksimalnya pada satu periode tertentu.
2. Harus ada bukti pengeluaran kas kecil baik kwitansi, faktur, atau bukti lainnya dan ditandatangani oleh pemegang petty cash yang selanjutnya diberikan kepada bendahara kas.
3. Kasbon atau pinjaman karyawan tidak termasuk dalam petty cash.

Baca Juga: Pembukuan bagi Wajib Pajak

Metode Pencatatan Kas Kecil atau Petty Cash

Satu hal yang perlu diingat adalah pencatatan petty cash atau kas kecil tergantung dari kebijakan perusahaan.

Terkait perbedaan tersebut, ada dua metode pencatatan yang paling umum digunakan yaitu metode tetap atau Imprest Fund System dan metode fluktuatif atau Fluctuating Fund System.

1. Metode Tetap (Imprest Fund System)

Metode pertama adalah metode yang paling umum digunakan oleh banyak perusahaan dimana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap.

Karakteristik dari metode ini pemegang petty cash tidak langsung mencatat pengeluaran namun mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.

Selain itu, jika dana kas kecil hampir habis, bendahara kas melakukan pencatatan berdasarkan bukti transaksi yang telah dikumpulkan.

Selanjutnya, pemegang kas kecil melakukan pengajuan kembali dana kas kecil kepada bendahara kas sebesar nominal yang telah dikeluarkan menurut pembukuan atau bukti transaksi pengeluaran sebelumnya.

Hal tersebut membuat jumlah nominal kas kecil sama dengan jumlah semula.

2. Metode Fluktuatif  (Fluctuating Fund System)

Jika metode tetap menghendaki jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal yang telah ditentukan, maka metode fluktuatif ditetapkan sesuai kebutuhan.

Dalam metode ini, jumlah pengisian kembali petty cash tidak harus sama dengan nominal saldo awal; bisa kurang atau lebih.

Pencatatan kas kecil atau petty cash dengan metode ini harus dimuat dalam jurnal dengan melakukan debit biaya dan kredit pengeluaran

Intinya, jumlah dana pada kas kecil menyesuaikan dengan seberapa banyak kebutuhan bagi penggunanya.

Dokumen yang Biasanya ada dalam Kas Kecil atau Petty Cash

Dalam melakukan pencatatan kas kecil atau petty cash, ada beberapa dokumen yang perlu diperhatikan salah satunya sebagai bukti yang bisa dipertanggungjawabkan adanya pengeluaran kas kecil.

Hal tersebut dilakukan untuk mencegah penyelewengan baik yang dilakukan oleh karyawan maupun manajemen. Beberapa dokumen yang perlu diperhatikan dalam petty cash adalah:

1. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini bertujuan untuk memantau pergerakan pengeluaran kas. Dalam kasus kas kecil, bukti kas keluar digunakan untuk mengevaluasi ketika akan melakukan pengisian ulang saldo kas kecil.

2.Permohonan Pengeluaran Kas Kecil

Ketika saldo dalam petty cash tidak lagi memenuhi kebutuhan, maka pemegang kas kecil bisa mengajukan permohonan pengeluaran.

Pengisian kembali baru bisa diajukan ketika ada dokumen permintaan sebagai bukti pengeluaran untuk menjadi bahan pertimbangan.

3. Bukti Pengeluaran

Bukti pengeluaran termasuk dokumen terpenting yang tidak lepas dari aktivitas yang berasal dari kas kecil.

Dokumen tersebut nantinya dilampirkan bersamaan dengan laporan pengeluaran kas kecil yang terjadi sebagai bukti konkrit yang bisa dipertanggungjawabkan. Contohnya seperti kwitansi, nota, faktur dan bukti-bukti lainnya.

4. Permohonan Pengisian Kas Kecil

Ketika jumlah kas kecil tinggal sedikit, maka pemegang kas kecil atau petty cash perlu mengajukan pengisian ulang. Dokumen permohonan ini diperlukan sebagai bukti pengajuan untuk pengisian dana kas kecil.

Baca Juga: Mengenal Pengertian, Jenis, Fungsi & Contoh Invoice

Contoh Kasus Laporan Petty Cash atau Kas Kecil

Untuk lebih memahami bagaimana penerapan pencatatan petty cash atau kas kecil, marik simak contoh kasus berikut.

PT Sukses Selalu merupakan perusahaan yang mengalokasikan kas kecil pada bulan Februari 2021 dengan rincian sebagai berikut.

• 1 Februari 2021: Penyerahan kas sebesar Rp 2.000.000 untuk kas kecil.
• 3 Februari 2021: Pembelian snack untuk meeting dengan klien senilai Rp 100.000
• 15 Februari 2021: Pembelian alat tulis kantor senilai Rp 100.000
• 19 Februari 2021: Kunjungan ke kantor kolega di luar kota sebesar Rp 300.000
• 26 Februari 2021: Pertanggungjawaban atas pengeluaran kas kecil dan pengisian kembali.

Berdasarkan kasus tersebut, mari buat contoh pencatatan kas kecil dengan dua metode yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnya.

Cara Membuat Petty Cash dengan Metode Tetap (Imprest)

Pembentukan Dana Petty Cash atau Kas Kecil

Pengisian Kembali Dana Petty Cash atau Kas Kecil

Keterangan:

Karena metode tetap dilakukan dengan mengumpulkan bukti-bukti transaksi terlebih dahulu, maka pencatatan hanya dilakukan ketika pemegang kas kecil melaporkan bukti transaksi atau saat melakukan pengisian kembali.

Sehingga dari pencatatan tersebut dapat diketahui pengisian kembali dana petty cash sesuai dengan jumlah pengeluaran yang tercatat yaitu Rp 500.000. Sehingga saldo kas kecil kembali menjadi Rp 2.000.000.

Cara Membuat Petty Cash dengan Metode Fluktuatif

Pembentukan Dana Petty Cash atau Kas Kecil

Pembelian Snack untuk Rapat

Pembelian Alat Tulis Kantor

Perjalanan Dinas

Pengisian Kembali Dana Petty Cash atau Kas Kecil

Penjelasan:

Dari mana angka Rp 800.000 pada pengisian kembali dana kas kecil? 

Angka tersebut hanya sebagai contoh. Karena pada metode fluktuatif, pengisian kembali dana petty cash berdasarkan kebutuhan pemegang dana tersebut.

Katakanlah pada pengisian kembali pemegang dana kas kecil membutuhkan Rp 800.000 maka pencatatan pengisian kembali ditulis sesuai angka kebutuhan tersebut.

Hal tersebut karena dalam metode fluktuasi pengisian kembali dana kas kecil tidak harus sesuai dengan jumlah pengeluaran yang terjadi sehingga saldo dana kas kecil akan berbeda dengan saldo saat pertama kali pembentukan dana petty cash.

Berdasarkan kasus tersebut di mana pada saldo awal kas kecil sebesar Rp 2.000.000 berubah menjadi Rp 2.300.000 yang berasal dari pengurangan saldo awal dengan jumlah pengeluaran ditambah pengisian kembali dana kas kecil di akhir periode.

Kesimpulan

Kas kecil bisa dikatakan sebagai dana tak terduga. Hal ini karena dana yang disimpan berdasarkan kebutuhan-kebutuhan kecil atau darurat di luar dana operasional perusahaan.

Sehingga pos-pos pengeluarannya pun berbeda-beda bagi tiap perusahaan. Misalnya saja ada perusahaan yang mencatat kasbon dalam kas kecil dan sebagian lagi dimasukkan ke dalam akun kas besar.

Selain itu metode pencatatan dana kas kecil atau petty cash sangat bergantung pada kebutuhan perusahaan Anda. Apakah perusahaan Anda lebih cocok menggunakan metode tetap atau fluktuatif.

Apabila anda membutuhkan pendamping akutansi untuk menyelesaikan berbagai masalah pencatatan dan pembukuan perusahaan anda, hubungi kami di sini.