Jenis analisis kebutuhan yang mengelompokkan tipe mutu dan harga barang disebut jenis analisis

3.10 Menganalisis perencanaan kebutuhan sarana & prasarana 4.10 Membuat perencanaan kebutuhan sarana & prasarana Sarana adalah segala yang dapat dipakai sebagai alat atau media dalam mencapai sesuatu atau tujuan. Prasarana adalah perangkat dan penentuan penunjang utama suatu proses atau usaha agar tujuan perusahaan dapat tercapai. A. Pengertian perencanaan Keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan di kerjakan dimasa yang akan dating dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan (sondang p. siaglan).  Prinsip – prinsip - Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan harus realltis sesuai dengan kenyataan anggaran - Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan harus betul- betul merupakan program intelektual - Perencanaan di dasarkan pada analisis kebutuhan melalui studi komprehensip mengenai masyarakat pendidikan dan kemungkinan pertumbuhan serta prediksi populasi sekolah. - Visual hasil perencanaan sarana dan prasarana pendidikan harus jelas dan rinci baik jumlah, jenis, merek dan harganya. B. Karakteristik perencanaan sarana dan prasarana Sebelum perencanaan harus di dasarkan dari sebuah karakteristik. Karakteristik dari perencanaan ialah harus dilandaskan atas perhitungan dan selalu mengandung kegiatan/ tindakan/ usaha. 1. *Pengertian perencanaan dalam sapras adalah sebagai keselurahan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan rehabilitas distribusi sewa/ pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai kebutuhan. *Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi perencanaan yang memepertimbangkan suatu factor kebutuhan yang harus dipenuhi. 2. Tujuan dan manfaat sarana dan prasarana * Demi menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan dan untuk meningkatkan efektivitas dan enteriensi dalam pelaksanaannya. *Manfaat perencanaan sapras pendidikan, dapat membuat dalam menentukan tujuan, meletakan dasar- dasar dan menetapkan langkah-langkah, meningkatan ketidakpastian, dapat dijadikan suatu pendoman/ dasar untuk melakukan pengawasan pengendalian dan bahkan jiwa penilaian.  Prosedur perencanaan - Menganalisis kebutuhan - Menginventarisasi sapras yang ada - Mengadakan seleksi - Menyediakan dana - Pemberian wewenang untuk melaksanakan tugas penyediaan sapras Hendaknya di dalam perencanaan sapras perkantoran harus dilandaskan atas perhitungan dan selalu mengandung kegiatan atau tindakan/ usaha. Sasaran perencanaan kerja sama dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Patokan didalam perencanaan pengadaan saran adan prasarana perkantoran yaitu sebagai berikut: a. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya. b. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan kantor yang diajukan oleh setiap unit kerja/ menginvest kekurangan perlengkapan kantor. c. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan kantor untuk periode tertentu. d. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran yang tersedia apabila dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua kebutuhan tersebut maka perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urgensi perlengkapan yang dibutuhkan. e. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia apabila melebihi anggaran yang tersedia maka perlu dilakukan seleksi bagi dengan cara membuat skala prioritas. f. Penetapan rencana pengadaan akhir, perencanaan pengadaan sarana dan prasarana tidak mudah karena harus dilaksanakan secara sistematis, rinci dan teliti berdasarkan informasi yang realitis dengan kondisi organisasiperencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor perlu melibatkan semua pihak yang memahami kebutuhan organisasi, perlengkapan yang sudah dimiliki (jenis, jumlah dan kualitas) sumber dana yang tersedia serta harga pasar.  perencanaan Perusahaan barokah yang bergerak dibidang jasa akan melakukan penambahan ruang kerja sebanyak 4 unit diantaranya: Ruang pimpinan, ruang sekertaris, ruang kehumasan & ruang perusahaan. Tersedia sebelumnya: # barang tidak habis pakai:  Ruang kerja  Kursi kerja  Meja kerja  Komputer  Printer  Scanner  Perforator  Stepler  Map  Rak arsip  Ordner  Box file  Ac  Intercom  Wifi  Penghapus kertas  Dispenser  Proyektor  Layar LED = 5 ruang = 7 unit/1 ruang/30 unit = 7 unit/1 ruang/30 unit = 7 unit/1 ruang/30 unit = 7 unit/1 ruang/30 unit = 1 unit/1 ruang/6 unit = 3 unit/1 ruang/10 unit = 1 unit/1 ruang/5 unit = 1 unit/1 ruang/5 unit = 1 unit/1 ruang/5 unit = = = # Barang habis pakai:              Pensil Tip x Penghapus Note Pulpen Tinta mesin print& spidol Spidol Steples Kertas HVS Buku agenda Ruang kerja Meja kerja Kursi kerja = 4 unit = 6x3 ruang=18 unit=Rp. 600.000/1 meja = 6x3 ruang=18 unit=Rp. 150.000/1 kursi                 Meja& kursi pimpinan Komputer Printer Scanner Meja rapat & kursi rapat Ac Intercom Wifi Penghapus kertas Rak arsip Proyektor Layar LED Perforator Stepler Map Ordner = 1=Rp. 5.500.000 = 6x3=18 unit+ 1 unit=Rp. 4.000.000/1 unit = 6x3=18 unit+1 unit=Rp. 500.000/1 unit = 1x3=3 unit=Rp. 4.000.000/1 unit = Rp.2.00.000 = 2x4=8 unit=Rp. 500.000/1 = 1x4=4 unit=RP. 200.000/1 = 1x4=4 unit=Rp. 150.000/1 = 1x4=4 unit=Rp. 2500.000/1 = 1x4=4 unit=Rp. 500.000/1 = 1x4=4 unit=Rp. 500.000/1 = 1=Rp. 18.000.000 = 10x4=Rp. 70.000/10 = 10x4=Rp. 50.000/10 = 50x4=Rp. 30.000/1 = 50x4=Rp. 25000/1  Format delivery note No Nama Barang Jumlah Satuan Keterangan  Format delivery order -Nama perusahaan -Jenis perusahaan -Alamat kantor -Email Logo perusahaan Kop surat  Delivery order Surat jalan Dengan kendaraan ini ……….……No.B…….………kami kirimkan barang QTY BANYAKNYA DESCRITIONS OF GOODS PERINCIAN BARANG- BARANG ………………………. Po. Nomor:………………… Tanda terima Phong:………………… Fax:……………………. Hormat Kami  Delivery order (DO) Nama pelanggan Alamat : : Bersama ini kami kirimkan barang- barang berikut: No Kode Barang Nama Barang Jumlah Keterangan Tanda terima Hormat kami,  Delivery note (DN) Dokumen pengiriman Penerima Sendi Sahrial Ramadhan PT Persoda Mustika Jl. Raya Mawar No.3 Margahayu, Bekasi Timur, 17113 Waktu pemesanan Waktu pengiriman Catatan No 1092 1098 9 juli 2019 11 juli 2019 Segera kirim Nama barang Flasdisk Alb( media penyimpanan 1666 Printer Epson 1220( alat pencatat Epson 1220) Catatan Pengiriman (Bapak/Ibu) Nomor Invoico Pengiriman Inv8885166 Keny Express Satuan Pcs Pcs Jumlah 50 11  Perlengkapan kantor (1) No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 18. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. Nama Barang Kertas HVS Polio Karton Tinta Lem Karet penghapus Pipa mesintik Paper clip Binder clip Staples Spidol Pensil Pulpen Tip x Penggaris Gunting Rautan Isi kater Pisau cutter Sticky note Note book Buku agenda Kwitansi Faktur Buku ekspedisi Kalender Map Snel hecter Kertas Kode 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17 1.18 1.19 1.20 1.21 1.22 1.23 1.24 1.25 1.25.1 1.25.2  Peralatan kantor (2) No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. Nama Barang Bak surat Kalender Penggaris Gunting Cap Cap instansi Cap tanggal Bantalan cap Perforator Map arsip Guide Stapler Label File Flasdisk Tempat pensil Rautan pensil Kunci Kunci pintu Kunci inggris Obeng Taspen Bingkai foto Peralatan pembersih Sapu Kain pel Serokan Tempat sampah Kanebocairan pembrsih Kode 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.15.1 2.15.2 2.16 2.17 2.18 2.19 2.19.1 2.19.2 2.19.3 2.19.4 2.19.5 2.19.6  Mesin-mesin kantor (3) No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. Nama Barang Mesin penghitung uang Mesin absensi Mesin penghancur kertas Mesin penggada Mesin tulis Mesin komunikasi Telepon Fax Intercom Mesin perekam Tape recorder Distaphone Trancriber LCP OHP Komputer Mesin penomor Scanner Ac Kulkas Mesin pembuat kopi Mesin penghangat teh Mesin tik Wifi-i Cctv Mesin potong Genseb Mesin penanlenasi Mesin penghitung Mesin lebel Kode 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.7 3.7.1 3.7.2 3.7.3 3.8 3.8.1 3.8.2 3.8.3 3.8.4 3.8.5 3.8.6 3.9 3.10 3.11 3.14 3.15 1.16 3.18 3.20 3.21 3.22 3.19 3.17 3.9 3.6  Perabot kantor (4) No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. Nama Barang Meja Meja karyawan Meja pimpinan Meja resepsionis Meja rapat Meja sidang Kursi Kursi kerja Kursi pimpinan Pisau Kursi seminar Sofa Filing cabinet Rak arsip Dispenser Piring Gelas Gelas lusinan Gelas cangkir Gelas tinggi Nampan Penyedot debu Tisu ruangan Sendok Sendok the Sendok nasi Sendok makan Pisau bolu Pisau serba guna Rak dapur Kode 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.2 4.2.1 4.2.2 4.12 4.2.3 4.2.4. 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.7.1 4.7.2 4.7.3 4.8 4.9 4.10 4.11 4.11.1 4.11.2 4.11.3 4.12.1 4.12.2 4.13  Interior kantor (5) No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Nama Barang Tirai Vas bunga Vas bunga besar Vas bunga meja Jam dinding Foto presiden/ wakil Lampu Pengharum ruangan Lukisan Piagam penghargaan Kode 5.1 5.2 5.21 5.2.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 1. Prosedur perencanaan sarana dan prasarana a. Identifikasi dan analisis kebutuhan kantor Identifikasi adalah pencatatan dan pendaftaran secara tertib dan teratur terhadap seluruh kebutuhan sarana dan prasarana kantor yang dapat menunjang kelancaran pekerjaan. Baik untuk kebutuhan sekarang maupun yang akan datang ada beberapa hal diantaranya sebagai berikut. 1. Adanya kebutuhan sarana dan prasarana sesuai dengan perkembangan kantor 2. Adanya sarana dan parasarana yang rusak dihapuskan hilang atau sebab lain yang dapat dipertanggung jawabkan sehingga memerlukan penggantian. 3. Adanya kebutuhan sarana dan prasarana yang dirasakan oleh terjadi mutasi kebutuhan-kebutuhan sarana dan prasarana 4. Adanya persediaan sarana dan prasarana untuk tahun anggaran mendatang. b. Investarisasi sarana dan prasarana Jika tahapan diidentifikasi dan analisis kebutuhan telah dilakukan langka selanjutnya adalah diadakan pengurusan, penyelenggaraan, penganturan dan pencatatan barangbarang kantor kedalam suatu teratur menurut ketentuan yang berlaku. c. Mengadakan seleksi Tahapan pengadaan seleksi perencanaan sarana dan prasarana diantaranya sebagai berikut: 1.) Menyusun konsep program a. Ada penanggung jawab yang memimpin pelaksanaan program. b. Ada kegiatan konkret yang dilakukan. c. Ada sasaran (target) teruntuk yang ingin dicapai. d. Ada batasan waktu. e. Ada alokasi anggaran yang pasti untuk melaksanakan program. 2.) Pendataan a. Jenis barang. b. Jumlah barang. c. Kondisi (kualitas) barang. d. Sumber anggaran atau dana. C. Pengadaan sarana dan prasaran kantor 1. Pengertian kebutuhan pengadaan sarana dan prasarana Kebutuhan sarana dan prasarana dilaksanakan sebagai penunjang kesuksesan pelaksanaan tugas perkantoran. Ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan dalam pengadaan perbekalan kentor. Diantaranya sebagai berikut: a. Mengetik surat permohonan atau daftar permintaan barang kegudang. b. Petugas melakukan pemeriksaan terhadap persediaan atau stok barang digudang. c. Surat permohonan atau daftar permintaan barang diserahkan kebendahara kantor. d. Meminta persetujuan pimpinan atau kepala. e. Jika surat sudah setujui, surat tersebut kemudian diserahkan kebagian logistic untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan. f. Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji terlebih dahuhlu. g. Apabila barang sudah cocok, barang diterima dengan menggunakan buku serah terima dan penerima barang. h. Sesudah barang dicatat, barang tersebut disimpan digudang untuk didistribusikan kebagian atau unit kantor yang membutuhkan. 2. Asas-asas pengadaan sarana dan prasarana kantor - Standarisasi - Kemampuan dan kelayakan - Harga dan penawaran modal - Pekerjaan dan kegiatan - Keperluan disesuaikan dengan kondisi setempat - Nilai keindahan (estetika) a. Standarisasi Berfungsi sebagai petunjuk atau aturan dalam hal pemakaian peralatan dan perabot kantor harus disesuaikan dengan ukuran bentuk, warna dan buatan yang sama untuk seluruh organisasi. b. Kemampuan dan kelayakan Kemampuan dan kelayakan dari peralatan atau alat tulis kantor mesin kantor, serta perabot kantor, harus menjadi pertimbangan dalam pembelian baranngbarang tersebut. c. Fleksibilitas Peralatan dan perlengkapan kantor seperti mesin kantor dan perabot kantor tidak hanya untuk suatu kegiatan (pekerjaan), tetapi juga dipergunakan untuk beberapa jenis kegiatan. d. Harga dan penawaran modal Masalah harga atau nilai peralatan serta perabot harus dipertimbangkan dan dibandingkan dengan keuntungan yang diperoleh dari pelayanan yang diberikan oleh pekerjaan kantor kepada para pelanggan. e. Pekerjaan dan kegiatan Hendaknya tujuan dari pekerjaan dan kegiatan yang disesuaikan harus dirumuskan dengan jelas dan saksama serta diuji secara kritik. f. Keperluan disesuakian dengan kondisi setempat Setiap organisasi, instansi, atau perusahaan, mempunyai situasi dan kondisi yang berbeda-beda. g. Nilai keindahan (estetika) Estetika atau nilai keindahan penting dalam hal pengadaan sarana dan prasarana kantor. Hendaknya bentuk, ukuran, dan warna alat-alat perabot kantor dapat memberi kesan yang baik bagi yang melihat. 3. Fungsi seksi perbekalan dalam pengadaan sarana dan prasarana a. Melakukan penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Fakor-faktor 1. Faktor fungsional 2. Faktor ongkos 3. Faktor prestise 4. Faktor standarisasi dan normalisasi b. Membuat standarisasi dan normalisasi 1. Mengklarifikasikan dan menggolongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu. 2. Melakukan spesifikasi dan perincian alat-alat berdasarkan kemampuannya. 3. Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan penggunaan dalam jangka waktu lama dan efesiensi kerja. c. Melakukan pembelian benda atau perlengkapan kerja d. Melakukan pengiriman barang 4. Prosedur pengadaan sarana dan prasarana a. Menyediakan dan meggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional pelaksanaan kegiatan. b. Menyediakan perbekalan sesuai dengan angggaran yang berlaku. c. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan. d. Menentukan jenis, kualitas perlengkapan yang diperlukan. e. Mengumpulkan dan mengolah data pembekalan kantor. f. Menghapus perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur g. Menyimpan dan merawat perlengkapan. Adapun prosedur pengadaan sarana dan prasarana perkantoran sebgai berikut. a. Pelaksaan prosedur pengadaan barang habis pakai. 1. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan. 2. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan. 3. Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan, kemudian menjadi rencana tahunan. b. Pelaksanan prosedur pengadaan barang tidak habis pakai 1. Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan barang yang masih yang dipakai. 2. Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang lebih ditetapkan. 3. Menetapkan skala prioritas berdasarkan dana, urgensi kebutuhan, dan menyusun rencana pengadaan tahunan. c. Cara penanganan peralatan atau perbekalan kantor Dalam prinsip pengadaan sarana dan prasarana perkantoran, jika aktivitas pengadaan barang telah terlaksana, langkah berikutnya adalah melakukan kegiatan penyimpanan yang terdiri atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran atas penyaluran ketiga kegiatan tersebut tidak dapat terpisahan dan merupakan proses kegiatan penyimpanan yang harus dilakukan. Tahap-tahap yang dilakukan dalam penyimpanan barang 1.) Penerimaan barang Kegiatan pengiriman barang hendaknya didahului dengan pemberitahuan kepada penerima barang bahwa barang akan dikirim pada waktu, jumlah, dan spesifikasi tertentu. 2.) Penyimpanan barang a.) Pengelompokan barang yang disimpan b.) Penataan barang yang disimpan 3.) Pencatatan barang d. Pengeluaran barang 1. Pengeluaran barang harus dicatat pada buku pengeluaran 2. Setiap barang yang dikeluarkan atau diserahkan harus disertai berita acara atau pengeluaran lainnya 3. Setiap pengeluaran barang harus berdasarkan surat pesanan atau bon permintaan 4. Pengeluaran barang meliputi pengeluaran untuk gudang lain 5. Pengeluaran untuk gudang penyimpanan lain dalam lingkungan satu kerja meliputi pengeluaran atas permintaan pimpinan atasan Penerimaan sarana dan prasarana kantor Tugas 2.1 1. Lakukan browsing internet, lalu carilah dokumen pengiriman yaitu delivery note (DN) dan delivery order (DO) 2. Pelajarilah sampai benar-benar mengerti dan memahaminya 3. Catat hal-hal penting dari perbedaan kedua dokumen tersebut 4. Tuliskan hasilnya dalam buku latihan “perbedaan delivery note dan delivery order” Delivery note/ Dokumen pengiriman adalah dokumen yang dikirim oleh pemasok kepada pelanggan pada saat produk disampaikan yang merinci jumlah fisik barang yang dikirim. Kemudian, faktur (INVOICE) biasanya dikirimkan kepada langganan yang menunjukkan jumlah nilai uang dari produk yang disampaikan . Delivery note adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang, memberikan deskripsi, unit, dan jumlah barang yang termasuk dalam pengiriman. Delivery note menggambarkan isi suatu paket, termasuk perincian tentang jenis dan jumlah barang yang dikirim. Delivery note juga menjelaskan apakah barang dalam urutan asli tidak terlampir, dengan demikian memberikan gambaran umum tentang apa yang telah dipesan menerima dan apa yang telah dikirim dalam pengiriman khusus itu. Dalam beberapa kasus, Salinan catatan pengirim ditanda tangan oleh penerima dan kemudian dikembalikan ke penjual atau pengirim sebagai bukti pengiriman. Meskipun delivery note bersifat opsional, setiap delivery note yang dikirim harus tetap mengikuti serangkaian persyaratan informasi untuk memastikan komunikasi yang jelas kepada pengirim dan pelanggan yang menerima barang. Hal yang biasa dicantumkan adalah : - Nama detail kontak penjual Nama dan detail kontak pelanggan Tanggal pengeluaran Tanggal pengiriman barang Deskripsi barang yang terkandung dalam pesanan Jumlah setiap jenis barang Tanda tangan dan stempel pelanggan yang mengonfirmasikan pengiriman telah diterima Delivery order Adalah dokumen penting yang merinci informasi pengiriman suatu barang dalam 2 cara, yaitu memiliki rincian lengkap tentang bagaimana pengiriman akan terjadi, dan dalam beberapa kasus, menjamin pembebasan pengiriman dari pihak yang berwenang. Ketika barang dikirim, pesanan pengiriman menjelaskan kepada siapa barang itu akan dikirim, bagaimana barang akan dikirm, dibutuhkan khusus untuk mengirim dan kapan harus melepaskan pengiriman. Dari sini dapat disimpulkan bahwa perbedaan antara delivery note dan delivery order adalah dari isinya, dimana delivery notemenjelaskan detail barangnya beserta pengirim dan penerimanya, sedangkan delivery order menyangkut informasi prosesnya. Tutorial penerimaan sarana dan prasarana kantor Format penerimaan barang 1. Buka ms. Access 2. Klik file number, tulis “penerimaan barang” klik corret 3. Pilih menu view 4. Data view 5. Tulis nama data table name “buka penerimaan barang” > ok 6. Data type Flead name Data type Nomor urut Auto nomor Tanggal terima Text Alamat Text Tanda bukti pengirim Text Uraian barang nama merk Text Kuantitas Number Nama satuan Text Harga Kurensi Keterangan text              Klik ms access Ketik penerimaan barang pada file name >klik create Klik view >klik design view >ketik penerimaan barang pada table name >klik ok. Klik penerimaan >primary key >klik save >klik view >data seet view >ratakan >masukan datanya. Klik penerimaan barang >klik save >klik create >klik avery design >klik add >close. Klik dalam kolom table >klik tanda panah >pilih penerimaan barang >klik kolom flied >lalu pilih secara urut. Klik avery 1 >klik save >ketik query penerimaan barang > ok. Klik view >klik data seet view >ketik kembali data-data yang akan dimasukan. Klik query penerimaan barang >kllik save >klik create >klik from witard. Pilih table penerimaan barang dalam queries >klik tanda “>>”next >klik kolom nomor >pilih mody the from >fresh. Klik from penerimaan barang disebelah kiri. Klik from penerimaan barang diatas >klik save >klik view >klik from view >kalian bisa masukkan kembali data-datanya. Close query penerimaan barang >close penerimaan barang >klik penerimaan barang >klik query penerimaan barang untuk mengetahui sudah masuk atau belum.  Klik menu create >klik repont wizard >queris pilih table penerimaan barang >klik tanda “>>” next >pilih nomor dalam kolom >klik accending >klik decending >tabular >klik lanscape >klik mody the repont’s design >fresh >atur dengan rapih.  Klik penerimaan barang >klik save >klik menu view. A. Konsep inventaris sarana dan prasarana kantor 1. Pengertian inventarisasi sarana dan prasarana Inventaris atau bahasa latin yaitu inventarium, yaitu berarti daftar barang-barang dan bahan sebagai fungsi sebuah kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus baik yang diadakan melalui anggaran belanja, sumbangan mapun hibah. 2. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor a. Mewujudkan tertib administrasi sarana dan prasarana dalam instansi perkantoran b. Menghemat keungan kantor dalam hal sistem dan prasarana dalam instansi perkantoran, penghapusan c. Sebagai pedoman dalam perhitungan kekayaan dan perusahaan 3. Manfaat inventarisasi sarana dan prasarana kantor a. Memberikan kemudahan dalam hal menyediakan data dan informasi seputar penentuan kebutuhan dan menyusun rencana b. Memberikan informasi tentang semua data sarana dan prasarana perkantoran yang dipakai sebagai pedoman dalam pengarahan pedoman sarana dan prasarana c. Memberikan informasi tentang semua data sarana dan prasarana perkantoran yang dijadikan pedoman dalam penyaluran barang d. Sebagai cara untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian baranng sarana dan prasarana perkantoran 4. Jenis inventarisasi sarana dan parasarana kantor Jenis inventaris ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam kegiatan inventaris sarana dan prasarana yaitu pengadministrasian A. Pengadministrasian barang inventaris Menggunakan buku induk barang inventaris, buku golongan inventaris, dan buku catatan barang non inventaris. 1. Buku induk barang inventaris Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah dimiliki oleh suatu kantor atau satuan organisasi dilingkungannya. Identitas : Nama dan alamat : BUKU INDUK BARANG INVENTARIS No. urut Tanggan pembuku an Kode baran g Keteranga n barang kuanti tas Nama satuan Tahun pemb uatan Asal baran g Kelengkapa n dokumen tanggan/ penyerahan barang Keada an baran g harg a ket 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 a. Diisi dengan nomor menurut urutan pembukuan barang inventaris kedalam buku induk barang inventaris, sesuai dengan bukti penyerahan barang b. Diisi sesuai dengan tanggal pencatatan barang kedalam buku induk barang inventaris c. Diisi sesuai dengan table klasifikasi kode baranng inventaris d. Diisi sesuai dengan istilah Bahasa Indonesia yang sudah dilakukan e. Diisi sesuai dengan merk, nomor, tipe, dan ukuran f. Diisi dengan jumlah barang inventaris yang dibutuhkan g. Diisi sesuai dengan sebutan yang berlaku (misal setel lembar m, m2) h. Diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris yang dibukukan (misalnya dari pabrik dan sebagainya) i. Disebutkan sumber perolehan barang, misalnya anggaran rutin, hibah bantuan dan buatan sendiri j. Disebutkan satu persatu kelengkapan dokumen yang dimiliki (seperti sertifikat tanah, akta jual beli, izin bangunan) serta tanggal penyerahan atau perolehan barang k. Diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima l. Diisi sesuai harga faktur atau bukti penyerahan barang adapun untuk barang-barang bantuan atau sumbangan Penilaian pendahuluan Hal-65 A. PG 1. Menerima fisik barang dari distribusi yang di sesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barang merupakan pengertian dari..C. penerimaan barang 2. Hal hal yang tidak perlu diperhatikan dalam memastikan keabsahan proses penerimaan barang adalah…C. kuantitas barang dapat dicek belakangan dan tidak perlu mengunakan dokumen 3. Dokumen pengiriman disebut juga….D. delivery note 4. Dokumen yang berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang kepada pembawa surat tersebut, yang ditunjukan kepada bagaian yang menyimpan barang (bagian gudang) milik perusahaan disebut…B. delivery order 5. Metode barang dengan masa kedaluarsa yang terdekat harus keluar lebih dulu. Yaitu...E. FEFO 6. Hal yang tidak harus dilampirkan dalam menyampaikan laporan sarana dan prasarana adalah…B. kartu tunjuk silang 7. Aplikasi yang dapat digunakan untuk penerimaan barang adalah...D. Ms. Acess 8. Perhatikan data berikut. 1.) Menyampaikan barang atau jasa dari konsumen ke produsen 2.) Mempercepat sampainya hasil produksi ketangan produsen 3.) Tercapainya pemeratan produksi 4.) Menjaga kontinuitas produksi Dari data tersebut yang merupakan tujuan distribusi di tunjukan pada nomor… .C. (2), (3),dan (4) 9. Usaha untuk mencapai persetujuan akhir mengenai harga dan hal-hal sehubungan perpindahan hak pemilik atau penguasaan bisa dilakukan disebut…A. negosiasi 10. Asas yang bertujuan untuk mencapai batas optimal, baik dalam hal kualitas maupun kuantitasnya. Selain itu, asas ini juga memeperhatikan aspek efesiensi baik dari segi waktu, tenaga mapun finansial yaitu…B. kelepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampaikan 11. Perhatikan gambar dibawah ini! SURAT JALAN Kepada Nama No. telp : : : Nama barang Catatan No. invoice Tanggal Qty : : Keterangan PERHATIKAN: 1. Surat jalan ini merupakan bukti resmi penerimaan barang. 2. Surat jalan ini bukti penjualan 3. Surat jalan ini akan dilengkapi invoice sebagai buktipenjualan BARANG SUDAH DI TERIMA DALAM KEADAAN BAIK DAN CUKUP OLEH : (tanda tangan dan cap (stempel) perusahaan ) Penerima/ pembeli Bagian pengiriman Petugas gudang Gambar diatas adalah contoh format….C. packing list atau surat dalam 12. Pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirim disebut dengan…A. Dokumen 13. Truk merupakan alat angkut darat yang paling cepet menuju target, efektif efesien dan fleksibel. Truk merupakan salah satu jenis moda transportasi….B. Darat 14. Penyimpanan barang diatur dalam….B. Pemendagri No.17 tahun 2007 15. Berikut yang bukan merupakan hal-hal yang harus diperhatikan saat proses pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang adalah….E. Pembuk B. Essay 1. Tuliskan tiga hal yang harus diperhatikan dalam penerimaan barang…. 2. Tuliskan langkah-langkah pencatatan penerimaan barang…. 3. Jelaskan keunggulan FIFO…. 4. Tuliskan pengertian dan asas FEFO…. 5. Tuliskan proses penyimpanan barang digudang…. 6. Tuliskan dan jelaskan jenis gudang dan fungsinya….. 7. Jelaskan asas penyaluran sarana dan prasarana…. 8. Jelaskan proses penyerahan barang pada proses penyaluran sarana dan prasarana…. 9. Tuliskan hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan alokasi barang…. 10. Tuliskan tujuan dan fungis penyaluran…. Jawaban 1.  Bukti pesanan barang dari gudang (untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi tepat)  Bukti tanda barang diterima (untuk penagihan)  Cek bukti pesanan dengan fisik barang 2. a) Pada saat barang tiba, petugas penerima segera melakukan pemeriksaan, baik secara fisik maupun administrative b) Apabila sudah cocok, petugas penerima membuat berita acara pemeriksaan dan bukti penerimaan barang c) Setelah selesai dibuat, bukti penerimaan tersebut ditanda tangani, baik oleh pengantar barang maupun penerima barang, dan diberikan lagi pada pengantar atau pengirim barang tersebut 3. Keunggulan FIFO adalah persedian akhir mendekati harga pokok berjalan karena barang yang masuk pertama merupakan barang yang pertama keluar sehinggan jumlah persedian akhir terdiri dari pembelian yang paling baru. 4. FEFO (Firsh Expired Frist Out) adalah metode yang digunakan dengan melihat masa kedaluarsa produk yang terdekat. Yang harus dikeluarkan lebih dulu. 5. a) Menerima barang yang dilampiri delivery slip sesuai dengan order b) Memeriksa/ menghitung dan menata letak barang c) Membuat kartu stok yang digunakan untuk mengecek persediaan barang pada rak 6. a. b. c. d. e. f. Gudang penyimpanan barang baku Gudang tempat penyimpanan barang setengah jadi Gudang penyimpanan hasil produksi Gudang sebagai pusat konsolidasi dan transit Gudang sebagi pusat transhipmen Gudamg sebagai pusat sortir - Tepat waktu Tepat jumlah Tepat mutu Ekonomis 7. 8. Dalam penyerahan barang, jangan lupa untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, bagian pengiriman dan sebagi berikut. Barang yang telah diterima lalu diinventarisasikan oleh panitia pengadaan. 9. - Penerimaan barang Waktu penyerahan barang Jenis barang Jumlah barang Kegunaan/ keperluan barang a. b. c. d. e. f. Menyanpaikan barang atau jasa dan produsen kekonsumen Mempercepat sampainya hasil produksi ke tangan konsumen Tercapainya pemerataan produksi Menjadi kontinuitas poduksi Meningkatkan kualitas dan kuantitas produksi Meningkatkan nilai guna barang dan jasa 10. Fungsi a. b. c. d. Menjembatani antara prodisen dan konsumen Saluran distribusi ikut serta dalam penetapan harga Saluran distribusi aktif dalam promosi Saluran distribusi dapat menurunkan dan dan biaya A. PG Hal-80 1. Inventarisasi berasl dari kata inventaris yang berarti…B. daftar barang-barang 2. Dalam daftar inventaris terdapat beberapa ketentuan yang harus diperhatikan. Hal-hal yang tidak harus diperhatikan dalam metodedata adalah….E. harga bahan baku barang 3. Hal pertama yang harus dilakukan pada saat pencatatan persedian barang adalah…..A. pencatatan jumlah 4. Pencatatan dan penyusunan daftar barang milik negara secara sistematis tertib, dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pendoman yang berlaku merupakan pengertian inventarisasi menurut…. D. Ibrahim bafadal 5. Inventarisasi sarana dan prasarana digunakan untuk….A. melakukan pengawasan dalam pengendalian barang 6. Yang menjadi landasan dalam melakukan inventarisasi barang adalah….E. peraturan pemerintah nomor 6 tahun 2007 7. Perhatikan data berikut. 1. mencatat dan menghimpun data asset yang kuasai unit organisasi/ departemen 2. menyimpan dan menyediakan bahan laporam pertanggung jawaban dan penguasaan dan pengelolaan asset organisasi/ negara 3. memberikan data informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang 4. menyediakan informasi mengenai aset organisasi/ negara yang dikuasai departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan pengadaan, dan pengelolaan pelengkapan departemen 5. menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukan kebutuhan dan menyusun rencana kebutuhan barang dari data diatas, yang termasuk manfaat inventarisasi adalah…E. (3), (4), (5) 8. Seseorang yang ditugasi menerima, menyimpan dan mengeluarkan barang atas perintah kuasa barang disebut….E. unit pengelola barang 9. Yang disebut sebagai pengawasan gudang adalah….D. pejabat eselon 1 10. Pada umumnya, nomor kode untuk barang terdiri dari….D. tujuh deret 11. Lajur satu dalam lembar hasil pengamatan berisikan tentang….A. nomor urut saat dilakukan penghitungan utang 12. Table tersebut merupakan tabel dari….C. buku golongan barang inventaris (BGBI) 13. Peraturan pemerintah nomor 6 tahun 2006 berisikan tentang pengelolaan….E. barang milik neraga/ daerah 14. Berikut yang tidak termasuk dari kode klasifikasi barang inventaris adalah….E. dua angka setelah titik ketiga melampangkan barang jadi 15. Pada umumnya, nomor kode itu terdiri dari 7 (tujuh) deretan (digit) angka yang tersusun menjadi 4 kelompok angka yang dipisahkan dengan….D. 3 (tiga) tanda titik B. Essay 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Tuliskan langka-langkah inventarisasi sarana dan prasarana Jelaskan tujuan inventarisasi sarana dan prasarana menurut pendapat anda Tuliskan manfaat inventarisasi saran adan prasarana Jelaskan yang dimaksud dengan buku induk barang inventaris (BIBI) Jelaskan tujuan menyimpan kode klasifikasi barang inventaris Jelaskan pola susunan kode inventarisasi Jelaskan yang dimaksud dengan buku golongan barang inventaris dan manfaatnya Tuliskan peraturan pemerintah nomor 6 tahun 2006 tentang pengelolaan barang milik daerah/ negara 9. Jelaskan yang dimaksud dengan lembar hasil opname barang inventaris (LHOPBI) dan buatlah tabel LHOPBI tersebut 10. Tuliskan dasar hokum inventarisasi sarana dan prasarana Jawaban 1. - Menyimpan lembar hasil opname barang inventaris (LHOPB) Menyimpan buku induk barang inventaris (BIBI) Menyimpan buku golongan barang inventaris (BGBI) Menyiapkan kode klasifikasi barang inventaris Menyimpan daftar kode akuntan penggunan barang Menyimpan daftar kode wilayah 2. Untuk menjaga, menciptakan, memudahkan, pengawasan agar tertib administrasi sarana dan prasarana 3. a. Menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukan kebutuhan dan menyusun rencana kebutuhan barang b. Memberikan data dan infomasi untuk menjadikan bahan/ pedoman dalam pengarahan pengadaan barang c. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/ pedoman dalam penyaluran barang d. Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang (tua, rusak, atau lebih) sebagai dasar untuk menetapkan penghapusannya e. Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang 4. Buku induk barang inventaris (BIBI) adalah buku induk registrasi tempat memcatat segala macam barang inventaris baik barang bergerak maupun tidak. 5. Ingin tercapai dalam penggolongan barang adalah agar terdapat cara yang cukup mudah dan efesien untuk mencatat dan mencari kembali barang tertentu baik secara fisik maupun secara administarsi. 6. Yaitu agar mudah diinget dan dikendali serta memberi petunjuk mengenai formulir mana yang harus dipergunakan untuk mencatat jenis barang tertentu. 7. Buku golongan barang inventaris (BGBI) adalah buku pembantu tempat mencatat barang-barang inventaris menurut golongan masing-masing 8. PP No 6 Tahun yaitu yang mengantur tentang hak kepemilikan pengelolaan dan ha katas kuasa harta/ kekayaan milik negara. 9. Lembar hasil opname barang inventaris (LHOPBI) adalah daftar yang memuat identitas barang saat dilakukan perhitungan periodic. No. urut Tgl Pembuk uan Nama baran g Merek/ Spesifi kais kuanti tas Tahun Asal pemb baran uatan g Kelengk Keadaan apan barang dokumen harga lokasi 10. Dasar hokum pengelolaan inventarisasi untuk barang-barang milik negara terdapat pada peraturan pemerintah (PP) nomor 6 tahun 2006 tentang hak kepemilikan pengelolaan dan ha katas kuasa harta/ kekayaan milik negara. ket Penilaian pengetahuan A. PG 1. Kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/ bahan kantor tetap dalam keadan baik atau siap untuk digunakan disebut….A. pemeliharaan 2. Pedoman teknis pengelolaan barang milik daerah yang menjelaskan pemeliharaan terdapat pada….E. peraturan menteri dalam negeri no.17 tahun 2007 3. Kegiatan pemeriksaan terhadap suatu sarana dan prasaran disebut…..E. inpeksi 4. Tindakan yang dilakukan untuk mencegah timbulnya kerusakan-kerusakan yang tidak terduga adalah salah satu jenis pencegah….A. preventif 5. Perhatikan pernyataan-pernyataan berikut ini. 1. Pemeliharaan sehari-hari, yaitu pemeliharaan yang dilakukan setiap saat (hari) dan dikerjakan oleh orang yang bertanggung jawab/ menggunakan barang tersebut 2. Pemeliharaan berkala, yaitu dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu, misalnya satu bulan sekali atau tiga bulan sekali, dan dikerjakan baik oleh sendiri maupun dengan meminta bantuan oranng lain Pernyataan tersebut merupakan macam-macam pemeliharaan barang-barang kantor menurut….D. kurun waktu 6. Pemeliharaan barang dapat dilakukan setiap hari dengan tujuan untuk mencegah kerusakan dan mencegah pemborosan, baik energy maupun biaya. Pernyataan tersebut merupakan pemeliharaan barang kantor tersebut….D. kurun waktu 7. Pernyataan yang dilakukan dengan memperkirakan kondisi peraltan mesin pada waktu atau masa yang akan datang merupakan perawatan yang bersifat….C. prediktif 8. Berikut yang tidak termasuk manfaat dari pemeliharaan sarana dan pemeliharaan adalah….D. mengurangi biaya perawatan dan pemeliharaan 9. Kegiatan yang dilakukan dengan mempersiapkan pengajuan angggaran pemeliharaan selanjutnya dan membuat daftra kebutuhan akan bahan-bahan guna pemeliharaan merupakan tahap….D. pasca pelaksanaan pekerjaan 10. Berikut yang tidak termasuk dalam tahapan pemeliharaan sarana dan prasarana adalah….E. peresmian 11. Berikut yang bukan termasuk dalam tujuan pemeliharaan sapras adalah….D. menghindari penyimpanan yang teratur 12. Mendesain system pemeliharaan dalam memperkirakan anggaran, dan menyediakan tenaga yang cukup dan terampil merupakan bagian dari….A. perencanaan kegiatan 13. Berikut yang tidak termasuk caea pemeliharaan dan perawatan barang kantor yang baik adalah….D. selalu mendaur ulang kembali baranng yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar 14. Berikut yang tidak termasuk hal-hal yang perlu disiapkan dalam kegiatan perencanaan pengamanan dan pemeliharaan adalah….E. laporan kinerja pegawai 15. Menurut ating tedjasutrisna macam-macam pemeliharaan barang-barang kantor ada dua, yaitu dari segi….A. menurut kurun waktu jenis barang B. Essay 1. Jelaskan yang dimaksud dengan pemeliharaan menurut para ahli 2. Jelaskan yang dimaksud dengan inpeksi pada sebuah kantor 3. Jelaskan macam-macam pemeliharaan menurut purwanto 4. Tuliskan beberapa manfaat pemeliharaan sarpas 5. Tuliskan cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor yang baik 6. Jelaskan tujuan dari kegiatan inpeksi 7. Jelaskan tahap-tahap pemeliharaan sapras 8. Jelaskan tujuan pemeliharaan sapras 9. Jelaskan perbedaan antara perawatan preventif dan korektiv 10. Tuliskan cara pengamanan sapras kantor Jawaban 1. Pemeliharaan menurut sri endang rahayu, dkk (2010) adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakkan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai 2. Inpeksi adalah pemeriksaan dengan detail dan cermat mengenai kesesuaian dengan aturan atau standar yang ada 3.  Perawatan preventif  Perawatan korektif  Perawatan prediktif  Perawatan tidak terencana  Perawatan secara produktif  Perawatan produktif menyeluruh 4. a. Mengurangi terjadinya sapras yang mengalami break down atau berhenti beroperasi b. Konserfasi aset menajdi lebih baik c. Mengingkatkan ekspektasi umur peralat dan komponene sehinggan mengurangi penggantiam dini terhadap bagaian atau suku cadangan sapras 5. - Membersihkan barang-barang atau alat kerja setelah selesai digunakan Mengoperasikan atau menggunakan barang-barang atau alat kantor sesuai petunjuk aturan pakai - Pemakai barang atau alat hendaknya mengetahui cara memperbaiki penanganan jika barang atau alat yang digunakan mengalami kerusakan sebelum dibutuhkan perbaikan oleh ahlinya - Menyimpan kembali barang atau alat yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik 6. Untuk pemeriksaan dengan detail dan cermat mengenai kesesuaian dengan aturan atau standar yang ada 7. a. Perencanaan kegiatan pemeliharaan sapras b. Pelaksanaan pemeliharaan sapras c. Pasca pelaksanaan pemeliharaan sapras 8. a) Barang-barang (alat/mesin) terpelihara dengan baik sehinggan jarang terjadi kerusakan b) Mengoptimalkan usia alat/ mesin karena terpelihara c) Menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal d) Menjamin kesedian peralatan yang diperlukan melalui pengecekan secara rutin dan teratur 9. Perawatan preventif dilakukan untuk mencegah timbulnya kerusakan- kerusakan yang tidak terduga dan menemukan kondisi atau keadaan yang dapat menyebabkan peralatan/ mesin mengalami kerusukan pada waktu digunakan saat bekerja perawatan korektif dilakukan setelah peralatan/ mesin mengalami kerusakan atau ketidak normal fungsi sehingga tidak dapat beroperasi dengan baik. 10. a) Kepemilikan tanah perusahaan harus dibuat sertifikat atas nama perusahaan b) Kepemilikan bangunan harus dilengkapi dengan bukti kepemilikan c) Kepemilikan perusahaan atas barang-barang selain tanah dan bangunan harus dilengkapi bukti status kepemilikan d) Pengasuransian aset perusahaan perlu dilakukan untuk menjamin kelangsungan hidup perusahaan Sekertaris : Selamat pagi, PT. BERKAH MEBEL. Ada yang bisa saya bantu? Penelepon : Selamat pagi, saya ibu salwa selaku sekertaris bapak sendi, dari PT. MANDIRI JAYA ingin berbicara dengan bapak sahrial selaku direktur PT. BERKAH MEBEL Sekertaris : Mohon maaf ibu salwa, bapak sharial sedang tidak berada ditempat. Beliau sedang ada perjalanan bisnis ke Jakarta. Apakah ada pesan yang ingin disampaikan untuk beliau. Penelepon : Iya ibu, bapak sendi selaku pimpinan kami ingin mengadakan pertemuan dengan bapak sahrial untuk membicarakan masalah kerjasama mengenai pengoboran minyak lepas pantai dikalimantan timur. Pertemuan akan dilakukan pada hari kamis 30 januari 2020 pukul 10.00 WIB bertempat dilestoran mahardika Jl. B. Budi No. 08 Jakarta. Sekertaris : Baikilah, akan saya sampaikan pesan ibu kepada bapak sahrial dan untuk konfirmasi lebih lanjut, akan saya hubungi kembali. Bolehkah saya tahu alamat beserta nomor telepon dari PT. BERKAH MEBEL? Penelepon : Kantor kami beralamatkan di Jl. Basuki Rahmat No. 02 Jakarta dan nomor telepon yang dapat dihubungi (031) 5552011. Sekertaris : Maaf ibu salwa, mungkin ada yang bisa saya bantu kembali? Penelepon : Tidak terima kasih. Saya tunggun konfirmasi dari ibu secepatnya. Sekertaris : Baikalah, ibu salwa akan segera saya hubungi setelah pesan tersebut mendapat tindak lanjut dari pimpinan kami. Penelepon : Terima kasih, selamat pagi Sekertaris : Selamat pagi. Soal 1. Pengadaan sarana dan prasarana perkantoran dilaksanakan dengan cara sistematis dan terstruktur. Apa tujuan perencanaan sarana dan prasarana kantor? 2. Apakah yang dimaksud analisis kebutuhan kualitatif dalam perencanaan sarana dan prasarana? 3. Jelaskan yang dimaksud analisis kebutuhan kuantitatif? 4. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor harus berdasrkan kepada pengusulan atau penentuan kebutuhan, lalu bagaimana wujud dari aktivitas pengusulan atau penentuan kebutuhan kantor tersebut? 5. Jelaskan urutan perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor khususnya untuk barang tidak habis pakai? 6. Sebutkan tiga langkah yang ditempuh untuk mengusahakan standarisasi? 7. Sebutkan minimal 6 tata cara pengadaan sarana dan prasarana? 8. Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan sarpas? Sebutkan minimal 5! 9. Apa yang dimasud asas pekerjaan dan kegiatan pengadaan sarpas kantor? 10. Jelaskan mengenai asas fleksibelitas kegunaan dan biaya dalam pengadaan peralatan kantor! Jawaban 1. Tujuan sarana dan prasarana kantor: 1) Menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan 2) Meningkatkan efektivitas dan efesiensi dalam pelaksanaannya. Salah rencana dan penentuan kebutuhan merupakan kekeliruan dalam menetapkan kebutuhan sarana dan parasana yang kurang/ tidak memandang kebutuhan kedepan, dan kurang cermat dalam menganalisis kebutuhan sesuai dengan dana yang tersedia dan tingkat kepentingan 2. Analisis kebutuhan kulitatif merupakan analisis terhadap pengelompokan tentang jenis kegiatan dalam suatu organisasi seperti tipe, ukuran, mutu, dan harga. Data yang dikumpulkan adalaah perlengkapan yang telah ada, bagaimana kondisiny, dan fasilitas lain yang berhubungan. 3. Analisis kebutuhan kuantitatif merupakan analisis tentang prekuensi kegiatan, berapa jumlah perlengkapan, serta bagaimana penggunaannya. 4. Bentuk pengusulan atau penentuan kebutuhan kantor seperti mengusukan terlebih dahulu kebutuhan/ barang-barang yang akan digunakan, dan ada juga pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa, yaitu pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan inventarisasi dan laopra sarana dan prasarana. 5. Prosedur pengadaan baraang tidak habis pakai  Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan memeperhatikan barang yang masih layak pakai Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan meyusun rencana pengadaan tahunan   6. Langkah- langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah: o Klasifikasi alat-alat, menggolong- golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama o Spesifikasi dan penilaian alat-alat dengan menggunakan kemampuan o Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan pertimbangan efesiensi kerja. 7.         Pembelian Pembuatan sendiri Penerimaan hibah atau bantuan Penyewaan Pinjaman Pendar ulang Penukaran Perbaikan atau rekondasi a) b) c) d) e) f) g) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan Menentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang perlukan Menyediakan dana penggunaan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku Menyimpan dan memelihara perlengkapan Mengumpulkan dan mengelola data perbekalan kantor Menghapus perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur 8. 9. Untuk mengadakan peralatan kantor, perlu memperhatikan asas-asas pengadaan kantor. Sebab jika tidak sesuai dengan kebutuhan akan mengakibatkan pemborosan. Asas-asas sebagai berikut: 1. Pekerjaan dan kegiatan 2. Keperluan disesuaikan dengan kondisi setempat 3. Fleksibilitas kegunaan dan biaya 4. Nilai keindahan dan keseragaman 5. Standarisasi 6. Kamampuan dan kelayakan 10. Asas fleksibilitas kegunaan dan biaya. Kegunaan suatu alat tidak hanya untuk sesuai kegiatan (pekerjaan), tetapi juga dipergunakan untuk beberapa jenis kegiatan dengan demikian akan berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan misalnya: dengan membeli peralatan yang dapat digunakan untuk beberapa pekerjaan akan lebih mudah dari pada pembelian dua buah peralatan yang digunakan untuk tiap keperluan. A. Tujuan perencanaan sarana dan prasarana Perencanaan sarana dan prasarana kantor dibuat dengan tujuan sebagai berikut: 1.) Menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan 2.) Meningkatkan efektivitas dan efesiensi dalampelaksanaannya. Pada hakikatnya pelaksanaan rencana pengadaan sarana dan prasarana didasrkan pada analisis kebutuhan dan penentuan skala prioritas kegiatan yang disesuaikan dengan terjadinya dana dan tingkat kepentingan. B. Manfaat perencanaa sarana dan prasarana kantor Manfaat perencanaan sarana dan prasarana kantor, diantaranya sebagai berikut: 1.) Membantu dalam menentukan tujuan 2.) Sebagai pendoman atau dasar untuk melakukan pengawasan 3.) Sebagai bahan pengendalian dan penilaian agar kegiatan berjalan dengan efektif dan efesien 4.) Sebagai peletak dasar-dasar dan menetapkan langkah-langkah 5.) Menghilangkan ketidakpastian dalam perencanaan sarana dan prasarana kantor. 3. unsur- unsur yang terlibat dalam perencanaan sarana dan prasarana supaya pemenuhan tuntutan peralatan kantor sesuai dengan kebutuhan dalam kegiatan perencanaan perlu mengikutsertakan beberapa unsur dan pihak yang terkait, yaitu sebagi berikut: a. b. c. d. e. kepala divisi kepala unit kepala tv bendahara pengurus perlengkapan kantor 4. syarat-syarat penyususnan perencanaan sarana dan prasarana a. perencanaan harus jelas kejelasan suatu rencana pengadaan sarana dan prasarana harus dilihat dalam beberapa hal berikut ini: 1) Tujuan dan sasaran penyusunan rencana pengadaan sarana dan prasarana harus didasarkan perkiraan biaya atau harga keperluan pengadaan 2) Jenis dan bentuk tindakan atau kegiatan yang akan dilaksanakan 3) Petugas pelaksana, misalnya pimpinan dan karyawan 4) Bahan dan peralatan yang dibutuhkan 5) Kapan dan dimana kegiatan dilaksanakan 6) Realisasi kegiatan b. Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan Kesepakatan dan keputusan bersama yang dibuat dengan pihak yang terlibat dalam perencanaan, antara lain sebagai berikut. 1.) Kesepakatan dan keputusan dibuat menurut pedoman (standar) jenis, kuantitas, dan kualitas sesuai dengan skala prioritas 2.) Perencanaan pengadaan sesuai dengan plafon anggaran yang disediakan kantor 3.) Kesepakatan dan keputusan harus sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan 4.) Kesepakatan dan keputusan bersifat fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan 5.) Perencanaan bisa dibuat pada jangka pendek (3 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), dan jangka panjang (10-15 tahun). C. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor humas dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas pekerjaan Sarana dan prasarana perkantoran yang wujudnya berupa alat tulis kantor (ATK), mesin-mesin kantor, perabot kantor, serta alat komunikasi kantor, harus direncanakan pengadaannya. Selain itu, semua sarana dan prasarana tersebut juga diusahakan tersedia secara lengkap. Jika perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor tersebut lengkap maka seluruh sarana dan prasarana dapat menunjang pekerjaan kantor menjadi lebih lebih cepat dan berkualitas. Namun, jika sarana dan prasarana tidak tersedia lengkap maka pekerjaan akan mengalami hambatan. Oleh karena itu, pengadaan sarana dan prasarana kantor harus direncanakan secara matang perencanaan demi kemajuan perusahaan. 5. Analisis kebutuhan sarana dan prasarana kantor Analisis kebutuhan sarana dan prasarana kantor penting dilakukan sebelum diadakan perencanaan mengenai kebutuhan sarana dan prasarana kantor. Analisis kebutuhan sarana dan prasaarana kantor dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu sebagai berikut. a. Analisis kebutuhan kuantitatif Analisis kebutuhan kuantitatif merupakan analisis tentang frekuensi kegiatan, berapa jumlah perlengkapan, serta bagaimana penggunaannya. b. Analisis kebutuhan kualitatif Analisis kebutuhan kualitatif merupaka analisis terhadap pengelompokan tentang jenis kegiatan dalam suatu organisasi seperti tipe, ukuran, kutu, dan harga. Data yang dikumpulkan adalah pelengkapan yang telah ada, bagaimana kondisinya, dan fasilitas lain yang berhubungan. 6. Pegusulan dan penentuan kebutuhan sarana dan prasarana A. Perencanaan pengadaan barang bergerak - Perencanaan barang habis pakai a. Daftar pelengkapan disusun dengan menyesuaikan kebutuhan dari rencana kegiatan yang akan dilaksanakan b. Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang sarana dan prasarana kantor tersebut setiap bulan c. Rencana pengadaan barang disusun menjadi rencana triwulan, kemudian menjadi rencana tahunan. - Perencanaan pengadaan barang tidak habis pakai a. Membuat analisis dan membuat susunan daftar kebutuhan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipakai dikantor b. Membuat perkiraan biaya perlengkapan yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan c. Mempersiapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan, dan menyusun rencana pengadaan tahunan. B. Perencanaan kebutuhan tidak bergerak 1) Melakukan survei tentang keperluan bangunan yang akan direnovasi dengan maksud untuk memperoleh data mengenai fungsi bangunan, struktur organisasi, jumlah alat dan perabot yang akan ditempatkan dikantor 2) Melakukan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dan disusun atas dasar data survey 3) Menyusun rencana anggaran biaya 4) Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan anggaran yang disediakan 5) Menghitung kebutuhan ruang kerja C. Pengusulan/ penentuan perencanaan pengadaan barang bergerak  Syarat-syarat perabot kantor - Ukuran fisik pemakai disesuaikan - Bentuk dasar perabot memenuhi syarat - Kontruksi perabot yang memenuhi syarat  Syarat-syarat perlengkapan kantor - Kuat tetapi ringan dan tidak membahayakan pekerja - Konstruksi harus diatas sesuai kondisi karyawan - Direncanakan dengan teliti dan baik D. Penyusulan/ penentuan rencana pengadaan barang tidak bergerak 1.) Tanah - Mudah dicapai dengan berjalan kaki atau kendaraan - Terletak dilingkungan yang memiliki hubungan dengan kantor - Cukup luas bentuk maupun topografiknya - Mudah kering jika digenangi air, bebas dari pembusukan dan bukan tanah hasil buatan/ timbangan/ urugan - Memperoleh sinar matahari yang cukup  Langkah-langkah perencanaan tanah - Menganalisis kebutuhan tanah - Mengadakan survei kondisi tanah - Mengadakan survei harga tanah 2.) Bangunan - Menyusun rencana bangunan yang dibutuhkan - Melakukan survei terhadap tanah - Menyusun/ mengecek rencana konstruksi dan arsitektur - Pentahapan rencana anggaran biay disesuaikan dengan anggaran yang akan disediakan setiap tahun, dan skala prioritas. 7. Prosedur perencanaan sarana dan prasarana - Adanya kebutuhan sarana dan prasarana sesuai dengan perkembangan kantor - Adanya kebutuhan sarana dan prasaran yang rusak, hilang dll - Adanya kebutuhan perorangan jika terjadi mutasi pegawai sehingga memengaruhi  Kebutuhan sarana dan prasarana a. Invenhtarisasi saran dan prasarana yang ada Pengurusan penyelenggaraan, dan pencatatan barang-barang kantor kedalam daftar inventarisasi. b. Mangadakan seleksi 1. Menyusun konsep program 2. Pendataan  Pengadaan sarana dan prasarana  Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam pengadaan perbekalan kantor: - Mengetik surat permohonan/ permintaan barang - Melakukan pemeriksaan - Surat permohonan diserahkan kebendahara - Meminta persetujuan pimpinan - Kemudian diserahkan kelogistik untuk melakukan pembelian - Barang diperiksa sebelum diterima - Kemudian barang diterima menggunakan buku serah terima - Barang disimpan digudang untuk didistribusikan  Asas-asas pengadaan sarana dan prasarana kantor - Standarisasi - Kemapuan dan kelayakan - Fleksibel kegunaan dan biaya - Harga dan penawaran modal - Pekerjaan dan kegiatan - Keperluan disesuaikan dengan kondisi setempat - Nilai keindahan (estetika) 3.) Fungsi pembekalan dalam pengadaan sarana dan prasarana a. Melakukan penelitian kebutuhan perlengkapan kerja b. Membuat standarisasi dan perincian benda c. Melakukan pembelian benda/ perlengkapan kerja d. Melakukan pengiriman kerja 4.) Prosedir pengadaan sarana dan prasarana kantor Hal yang diperhatikan: a. Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor b. Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku c. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan d. Menentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan e. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor f. Menghapus perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan g. Menyimpan dan merawat perlengkapan Adapun prosedur pengadaan sarana dan prasarana a. Pelaksanaan prosedur pengadaan barang habis pakai 1) Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan 2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan 3) Menyusun rencana pengadaan barang b. Pelaksanaan prosedur pengadaan barang tidak habis pakai 1) Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana 2) Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar 3) Menetapkan skala prioritas berdasarkan data, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan c. Cara penanganan peralatan dan perbekalan kantor 1) Penerimaan barang 2) Penyimpanan barang Hal-hal yang berkaitan: a. Pengelompokkan barang yang disimpan b. Penataan barang yang disimpan 3) Pencatatan barang Hal-hal yang berkaitan a. Metode pencatatan baranng Yang berhubungan dengan jenis, ukuran dan harga barang dapat dicatat dalam dua metode: 1. Metode pencatatan sediaan indivioluan Digunakan dalam pencatatan barang individu yang sejenis Contoh: merk, nomor, dan tahun pembuatan 2. Metode pencatatan kelektif Digunakan dalam pencatatan barang secara individu tidak dapat dibedakan dengan barang sejenis b. Isi kartu barang Setiap barang yang keluar atau masuk terlebih dahulu dicatat pada kartu dan diberi paraf sehingga sediaan barang digudang atau tempat penyimpanan lainnya dapat diketahui setiap saat. c. Pengeluaran barang Hal yang harus diperhatikan: 1) Pengeluaran harus dicatat pada kartu atau buku pengeluaran 2) Setiap barang yang keluar atau diserahkan harus disertai 3) Setiap pengeluaran barang harus berdasarkan surat peronan 4) Pengeluaran meliputi pengeluaran untuk gudang lain, pemakai, penghapusan, perbaikan, peminjaman 5) Pengeluaran untuk gudang dalam lingkungan kerja 6) Setiap barang yang dikeluarkan harus dicatat pada kartu barang agar dapat diketahui sebagai dokume Tugas 2.2 No Cara pembuatan kartu Laporan penerimaan barang Persiapan data 1. 2. Buat forocast 3. Lakukan pengecekan Sebelum barang disimpan 4. Beri kode pada Setiap barang Pisahkan stok lama dengan yang baru 5. penjelasan Anda bisa tau data dan penode sebelumnnya dan akhirnya menentukan target pemasaran serta lamaran penjualan pada penode saat ini. Dilakukan untuk mencatata jumlah persedian yang dibutuhkan penode ini dan harus menentukan peritem Beri kode pada barang untuk mengetahui ada atau tidaknya barang yang dicatat dan anda bisa mengetahui barang nama yang dicatat Langkah ini membantu ketika akan melakukan Penjualan barang Agar memudahkan anda dalam menghitung jumlah stock lama yang penjual dan belum terjual perbedaan Delivery note Adalah menjelaskan detail Barangnya berserta pengiriman dan penerimaannya Delivery order Adalah menyangkut informasi prosesnya TUGAS PORTOFOLIO SARANA DAN PRASARANA DiSusun Oleh: SALWA AKMALIAH LESTARI

YAYASAN NURUL WALIDAIN T.H. SMK PELITA 1 CIAMPEA PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN JL.Raya Warung Borong Telp.(0251)8627289 Fax.(0251)8627289 E-mail: [email protected] Blog: smkpelita-ciampea.blogspot.com Bogor 16620

DAPAT DIPERBAIKI