jelaskan tentang aktivitas penerimaan barang sarana dan prasarana perkantoran

Materi Penerimaan dan Pendistribusian Sarana dan Prasarana

1. Pengertian Penerimaan Sarana Kantor

Penerimaan Barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. Didalam aktifitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:

Fisik barang yang diterima

Dokumentasi

Cara penanganan barang

1. Fisik Barang Yang Diterima

Adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb.

Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja.

Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.

Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan

Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch

Kuantitas barang VS dokumen

2. Dokumentasi

Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.

Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan.

Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).

Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

3. Cara Penanganan Barang

Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima. Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.

· Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya

· Gunakan peralatan yang sesuai

· Pahami aturan keselamatannya

Dalam kegiatan administrasi penerimaan sarana kantor biasanya beberapa dokumen sebagai berikut :

1. Bukti penerimaan barang

2. Laporan penerimaan baran (receiving report).

Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.

Tahapan Penerimaan Barang:

1. Masuk gudang.

2. Parkir dan antri.

3. Bongkar muat di loading dock.

4. Penyusunan barang bongkaran.

5. Pengecekan barang vs dokumen.

6. Pemasukan data kedalam system

7. Legitimasi dokumen.

8. Keluar gudang.

Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :

1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.

2. Menerima barang yang rusak.

3. Menerima barang dengan kuantitas rendah.

Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

Penerimaan dan Penyimpanan.

Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memferifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau pencurian.

Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan barang.

- Penerima barang yang tidak dipesan.

Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok.

- Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima.

Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting dalam menyelenggaan catatan persediaan perpetual yang akurat.

- Pencurian Barang.

Kehilangan barang dapat diatasi dengan prosedur :

a. Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi.

b. Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan.

2. Pendistribusian sarana dan prasarana kantor.

Pengertian Pendistribusian Sarana Prasarana.

Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang lain. Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus diperhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya, ketepatan kondisi barang yang di salurkan. Dalam rangka itu paling tidak 3 langkah yang sebaiknya di tempuh pleh bagian penanggung jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu :

a. Penyusunan alokasi barang;

b. Pengiriman barang;

c. Penyerahan barang.

Langkah- langkah Pendistribusian Sarana Prasarana

1). Penyusunan Alokasi

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional.

Dalam penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a. penerimaan barang

b. waktu penyerahan barang

c. jenis barang

d. jumlah barang

e. kegunaan/ keperluan barang

2). Pengiriman Barang

Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a. cara pengiriman

b. pengemasan

c. pemuatan

d. pengangkutan

e. pembongkaran

3). Penyerahan Barang

Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.