Kantor Arsip USU Tips Arsip 26 June 2020
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip menjadi suatu hal yang penting karena data atau informasi di dalamnya. Maka dari itu arsip tidak cukup disimpan dengan rapi saja, melainkan juga harus dirawat agar kualitasnya tetap terjaga. Perawatan arsip adalah aktivitas untuk menyimpan dan mempertahankan arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan terhadap arsip yang rusak agar informasinya terpelihara. Pada umumnya, kerusakan arsip yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air, dan terbakar. Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu: Kerusakan terhadap arsip harus di perhatikan karena arsip merupakan suatu dokumen yang sangat penting untuk di jaga dan di pelihara dengan baik, agar tidak rusak dan masih utuh pada saat di butuhkan. Indonesia memiliki beberapa wilayah yang rentan terjadi bencana alam musiman seperti banjir adalah salah satu alasan agar mulai mempertimbangkan pengelolaan dan perawatan arsip yang benar melalui prosedur yang tepat demi mencegah kerusakan arsip. Lalu, bagaimana penanganan arsip yang rusak, baik karena basah atau terkena lumpur akibat banjir? Berikut cara penanganan arsip yang terdampak bencana:
Adapun agar dokumen penting tidak rusak baik karena banjir, longsor bahkan kebakaran, sebaiknya dokumen penting dipisahkan dengan dokumen lainnya dan disimpan ditempat yang aman. Sehingga akan lebih memudahkan relokasi saat bencana banjir terjadi. Sumber: www.kompas.com Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol.1, No.2, Maret 2013, Seri A
1. Konsep
Dasar/Pengertian:
Pemeliharaan arsip adalah usaha pencegahan arsip agar kondisi fisik dan informasinya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik, perlu diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dan cara pencegahannya. Dengan kata lain usaha ini disebut dengan preventif. a. Penyebab kerusakan Arsip Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi 2, yakni factor intrinsik dan ekstrinsik.
Ada
beberapa upaya untuk mencegah kerusakan, antara lain menggunakan bahan yang
bermutu tinggi, Kertas, tinta, karbon, lem, dan bahan-bahan lain yang bermutu
baik sehingga lebih awet. Penjepit kertas (paper
clip) yang terbuat dari plastic lebih baik dari penjepit terbuat dari
logam, karena plastic anti karat. Disamping itu, ruangan penyimpanan arsip harus
dibangun dan diatur sebaik mungkin sehinga mendukung keawetan arsip.
c. Alat Penyimpanan Alat penyimpanan seperti lemari, filing cabinet,rak, dan lainya terbuat dari logam tahan karat. Peralatan dari kayu disamping daya tahanya lebih kecil juga mudah terbakar dan rentan terhadap seragnan rayap dan serangga lainnya. Adapun alat pemeliharaan antara lain mesin penghisap (vacuum cleaner), termohigrometer (alat pengukur temperature dan kelembaban udara) alat pendeteksi api/asap (fire/smoke detector), pemadam kebakaran. Dll.
2. Perawatan Arsip Perawatan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah. Pada umumnya, kerusakan yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar.
1. Pengamanan Arsip Pengamanan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip tidak hilang dan agar isi atau informasinya tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak. Petugas arsip harus mengetahui persis mana saja arsip yang sangat vital bagi organisasinya, mana arsip yang tidak terlalu penting, mana arsip yang sangat rahasia. Usaha pengamanan antara lain dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
Arsip konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas yang berupa tulisan tangan atau ketikan. Karena informasi yang terekam dalam bentuk teks maka arsip ini disebut juga sebagai arsip tekstual (terminologi Kearsipan Nasional, 2002). Kertas permanen adalah kertas yang mampu mempertahankan sifat-sifatnya yang akan mempengaruhi keterbacaan dan penanganan dokumen saat disimpan dalam kondisi tertentu untuk jangka waktu lama. Dua aspek penting kertas permanen adalah daya tahan simpan (permanen) dan tahan pakai (durabilitas). Penggunaan kertas dengan nilai kegunaan dalam jangka waktu lama untuk jangka simpan 10 tahun atau lebih atau bernilai guna permanen harus menggunakan kertas HVS diatas 70 gram atau jenis lain dan serendah-rendahnya dengan nilai keasaman (pH) 7 (Keputusan Menpan No.72/KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas) Referensi: 1. Agus Sugiato dan Teguh Wahyono (2005) Manajemen Kearsipan Modern: dari konvensional ke basis komputer. Yogyakarta: Gava Media. 2. Martoatmodjo, Karmidi (2010) Pelestarian Bahan Pustaka, Jakarta: Universitas Terbuka. 3. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Kertas (2007): Jakarta, Pusdikalat ANRI. Page 2 |