Cara menemukan kembali arsip berkaitan erat dengan sistem penyimpanan arsip yang digunakan

tolong dijawab kak buat nanti

tolong jawab 11 sampai 15 aja kak

strongylodon macrobotrys(ratu slur permata hijau) pengertiannyaa apa?

kalo ada yang bisaa tolong bantu yaa, jangan jawab asalll :((

tolong kak klo bisa

5. Perhatikan anggota gerak pada burung berikut! 1) sayap burung 2) tulang dada burung 3) otot burung Kombinasi organ tubuh burung yang dapat mendukun … g gerak terbang burung adalah... A. sayap ringan, tulang dada lemah, dan otot B.kuat sayap berat, tulang dada kuat dan otot C.kuat sayap berat, tulang dada kuat, dan otot D.lemah sayap ringan, tulang dada kuat, dan otot kuat

apa nama buah ini?a.durianb.manggac.sapid.rambutanbuah ini memiliki?a.bulub.duric.bau yang menyengatd.b dan c benaressay1.zombie vegetarian adalah.... … 2.apa itu planaria.....3rosikkkk......

1.Jelaskan perbedaan struktur yang pada akar Zea mays dan Arachis hypogea! 2. Jelaskan perbedaan struktur yang pada batang Zea mays dan drochis hypog … ea! 3. Jelaskan perbedaan struktur yang pada daun Zea mays dan Arachis hypogea!

Erosi plasma Nutfah dapat terjadi karena

taman di pot atau poly bag kan dianjurkan di repotting/diganti tanahnya, tapi tanaman dihutan mengapa bisa subur tanpa repotting

16 negara dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.Contohnya: pengelompokan surat dilihat dari tempat asal surat dan tujuan surat tersebut. Misalnya surat dari Keduber Indonesia di America akan dikelompokan pada “America” demikian pula surat-surat yang diterima dari America lainnya seperti bank, restoran, perusahaan swasta ataupun Kedubes asing lainnya yang beralokasi di America akan dikelompokan label America. Menata berkas artinya mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan yang dibuat, tahap pertama dalam menyusun berkas tersebut yaitu mempersiapkan kelengkapan peralatan sarana untuk berkas tersebut dan kemudian menempatkannya dalam lokasi sesuai dengan kode pola klasifikasi kearsipan. Agar perkerjaan penyimpan atau penataan arsipberjalan dengan mudah dan lancar serta tepat, arsip akan disimpan perlu dipersiapkan terlebih dahulu, kegiatan tersebut meliputi: 1. Memisah-misahkan Segregating Yaitu merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahannya. 2. Meneliti Disposisi Yaitu mengadakan penelitian, agar diketahui surat yang akan disimpan telah mendapat disposisi atau belum. 3. Memadukan Assembling Yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau saling berkaitan. 4. Mengklasifikasi Yaitu mementukan kalsifikasi arsip. 5. Mengindeks Yaitu mementukan inti dari surat dan menentukan indeksnya 6. Mempersipakn Tunjuk Silang Cross Reference Yaitu menggunakan formulir tunjuk silang untuk mempermudakan pencarian kembali arsip bila perlu Universitas Sumatera Utara 17 7. Menyusun arsip yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai dengan sistem yang digunakan. 8. Menyimpan arsip secara benar kedalam tempat penyimpanan sesuai kode masing-masing. Sistem penyimpanan yang sederhana belum tentu memudahkan temu kembali arsip. Tetapi sebaliknya sistem penyimpanan yang sulit juga belum tentu membantu memudahkan dalam proses temu kembali arsip. Sistem penyimpanan arsip harus disesuaikan dengan situasi instansi atau organisasi setempat dan selaras dengan sistem temu kembalinya Storage and retrieval system Tujuan utama dalam penemuan kembali arsip atau disebut pula sistem penemuan kemblai arsip retrieval system adalah menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan semata-mata menemukan arsipnya. Untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat dan tepat salah sudah tentu menghendaki suatu cara atau sistem. Oleh karena itu sistem penemukan kembali arsip sangatlah erat hubungannya dengan sistem penataan dan penyimpanan arsip. Tanpa mengetahui sistem penataan dan penyimpanan, maka penemuan kembali arsip akan mengalami kesulitan. Surat atau file yang akan digunakan mudah ditemukan kembali, syarat pokok yang terpenting antara lain adalah: 1. Pola klasifikasi 2. Indekstunjuk silang 3. Seluruh perlengkapan yang berkaitan dengan sistem tersebut 4. Pegawai file yang terlatih dan terampil Dalam hal pelaksanaan tersebut diatas memang perlu rencana yang matang dan baik. Saat ini semakin meningkatnya penggunaan komputer secara otomatis untuk penemuan kembali surat atau file dengan cepat dan tepat tetapi komputer Universitas Sumatera Utara 18 pun tidak mungkin dapat berfungsi dengan baik, kalau informasi atau data yang terdapat dalam file atau record tidak tersusun dengan baik atau sistematis pula. Penemuan kembali secara manual harus baik sistematis pula terlebih dulu , sehingga untuk selanjutnya otomatis penemuan kembali surat atau file tidak terganggu. Dalam latihan kerja atau penerapan sistem tersebut penemuan kembali surat atau file akan lebih jelas dan mudah terlaksana.

Lihat dokumen lengkap (56 Halaman - 4.17MB)

commit to user 18 4. Sistem Nomor Yang dimaksud dengan sistem penyimpanan arsip dengan nomor yaitu arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka. Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat. 5. Sistem Wilayah Yaitu penyimpanan arsip berdasarkan pengelompokan wilayah tertentu. Sedangkan untuk pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan yang sesuai dengan perusahaan atau organisasi yang bersangkutan, yaitu: a. Penyimpanan Arsip Secara Terpusat Sentralisasi Yaitu penyimpanan semua arsip aktif, kecuali yang masih dalam proses pekerjaan disimpan pada lokasi terpusat satu lokasi. b. Penyimpanan Arsip Secara Desentralisasi Yaitu penyimpanan arsip aktif masing-masing unit kerja disimpan oleh unit kerja yang bersangkutan. Faktor yang mendukung dipilihnya model ini adalah memudahkan dalam mengontrol, mempunyai akses yang sangat cepat. c. Penyimpanan Desentralisasi Terkendali Yaitu kombinasi antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing unit kerja mempunyai tanggung jawab menyimpan dan memelihara arsip aktif yang diciptakannya, namum pelaksanaannya tetap dalam pengawasan dari pusat oleh unit kearsipan. Dengan begitu konsistensi, keseragaman, dan ketertiban pelaksanaan penataan berkas dapat terjamin.

4. Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip

Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip untuk sementara dari tempat penyimpanan arsip karena dibutuhkan oleh pihak lain. Karena arsip itu tidak ada pada tempatnya, sehingga diperlukan pencatatan oleh petugas agar dapat diketahui dimana arsip tersebut berada, siapa yang meminjam, kapan arsip itu dipinjam dan dikembalikan. commit to user 19 Arsip dinamis aktif bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur ditentukan prosedur atau tata cara peminjamannya baik intuk keperluan intern atupun ekstern organisasi perusahaan. Pencatatan tentang peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang disebut bon pinjam atau lembar peminjaman arsip. Lembar peminjaman arsip diisi rangkap 3 yang memiliki fungsi masing-masing, yaitu: a. Lembar peminjaman arsip I berwarna putih. Disimpan oleh penyimpan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebagai bukti peminjaman arsip. b. Lembar peminjaman arsip II berwarna hijau. Oleh penyimpan arsip diletakkan ditempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam. c. Lembar peminjaman arsip III berwarna biru. Disertakan pada pihak yang meminjam arsip. Agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat diperlukan suatu sistem atau tata cara. Oleh sebab itu penemuan kembali arsip erat hubungannya dengan sistem penataan dan penyimpanan arsip tanpa mengetahui sistem penataan dan penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip akan mengalami kesulitan. Dalam penyimpanan arsip tidak boleh dilakukan dengan sembarangan karena arsip itu sangat penting keberadaannya sehingga diperlukan sistem yang baik dan benar dalam penyimpanan arsip sehingga ketika dibutuhkan kembali dapat cepat ditemukan. Ada beberapa syarat yang harus ditaati agar penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan baik, yaitu: a. Kebutuhan pemakai arsip atau surat diteliti dahulu dan sistemnya harus mudah untuk diingat. b. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka disusunlah indeks sebagai tanda pengenal. commit to user 20 c. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisiten dan mudah diingat. d. Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai. e. Selanjutnya penemuaan kembali arsip harus didukung oleh personel yang terlatih dalam bidang kearsipan dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja secara detail tentang informasi. Ada beberapa faktor penunjang yang perlu diperhatikan dalam memudahkan penemuan kembali arsip, yaitu : a. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyususn, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan atau pribadi pimpinan. b. Dalam menciptakan sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar ada beberapa faktor penunjang yang perlu diperhatikan, yaitu: 1. Kesederhanaan Sistem penyimpanan yang dipilih harus mudah, sehingga dapat dimengerti tidak hanya satu orang saja tetapi juga pegawai yang lain. 2. Ketetapan menyimpan arsip Berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat. 3. Memenuhi persyaratan ekonomis. Dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta biaya yang tersedia. 4. Menjamin keamanan Penyimpanan harus ditempat yang benar-benar aman. Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian kemusnahan dan harus aman dari bahaya air, api, binatang, udara yang lembab dan lain- lain. 5. Penempatan arsip commit to user 21 Tempat penyimpanan arsip hendaknya pada tempat yang strategis sehingga mudah dicapai oleh semua unit. 6. Sistem yang digunakan harus fleksibel Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan pada efisiensi kerja. 7. Petugas arsip Petugas arsip perlu memahami pengetahuan dibidang kearsipan. c. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan baik. d. Mencatat dan menyimpan pidati atau peristiwa penting yang terjadi setiap hari secara lengkap dengan tanggal kejadiannya agar dapat menjadi alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. e. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media informasi dan mengajukan saran dalam penyusutan dan pemusnahan bila perlu.