Pengantar Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut. Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu : Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor. Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan. Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada. Macam-macam Peralatan Kantor Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu : 1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb. 2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb. sumber;http://mujiana-adp.blogspot.com/2010/08/pengertian-peralatan-kantor.html A) PERLENGKAPAN KANTOR ( OFFICE EQUIPMENT ) Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha. 1) Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor, menurut Leffing Well dan Robinson adalah: § Baki surat (desk tray) Kegunaan dari baki surat ( desk tray ) adalah alat untuk menyimpan surat agar surat tidak berantakkan. § Kalender meja (desk calendar) § Mistar (ruler) Kegunaan dari penggaris adalah untuk mengukur garis dalam melakukan pekerjaan. § Pena (pens) Kegunaan dari Pulpen adalah alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis. § Tangkai pena (pens holder) § Pensil (pencil) Kegunaan dari pensil adalah alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis. § Pensil warna (colored pencil) Pensil adalah perangkat kers yang digunakan untuk mengimplementasikan tulisan atau medium seni yang biasanya dibangun dari grafi dan tanah liat padat, pigmen inti dalam sebuah casing pelindung. § Penghapus pensil (eraser) Kegunaan dari penghapus adalah untuk menghapus dalam kesalahan tulis menulis. § Kertas isap (blotter) § Gunting Kegunaan dari gunting adalah alat untuk mengunting dalam suatu pekerjaan. § Stapler Biasanya alat ini terdiri dari dua macam yaitu penjepret kertas (stapler) dan pembuka isi stapler § Bak untuk jarum § Bak untuk karet gelang § Jepitan berkas (binder) Kegunaan dari penjepit kertas adalah alat untuk menyatukan ( menghimpun, mengumpulkan, mengelompokkan ) surat-surat dan lampiran-lampirannya, agar surat tersebut tidak tercecer sehingga tidak hilang. § Cap tanggalan (band dater) Kegunaan: untuk mengcap tanggalan. § Bantalan cap (stamp pad) Kegunaannya untuk mengecap. § Formulir permintaan keperluan tulis menulis. 2) Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor yaitu: a) Mesin kartu berulang (punched card machines) b) Mesin jumlah (adding machines) c) Mesin hitung (calculating machines) Mesin hitung atau Kalkulator adalah alat di dalam kantor yang digunakan untuk menghitung dari perhitungan sederhana seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian sampai kepada kalkulator sains yang dapat menghitung rumus matematika tertentu. Pada perkembangannya sekarang ini, kalkulator sering dimasukkan sebagai fungsi tambahan daripada handphone , komputer bahkan sampai jam tangan. d) Mesin tulis (typewriter) Mesin ketik atau mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas. e) Mesin pengganda (reproducing machines) Mesin stensil adalah suatu mesin di dalam kantor untuk mencetak dalam jumlah banyak dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi, contohnya untuk memperbanyak formulir, brosur, selebaran, kertas ujian, dan lain-lain Fungsi mesin pengganda surat : 1.Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin 2.Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya 3.Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan 4.Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya 5.Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal f) Mesin label (labeling machines) g) Mesin pembuka sampul surat (letter openers) Mesin ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir sampul. h) Mesin penomor (numbering machines) i) Mesin penghimpun lembar stensil (collator) j) Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul (folding machine and mail inserter) k) Mesin perekam (tape recorder, dictaphone, transcriber) l) OHP (over head Projector) Salah satu cara menyajikan materi dengan lebih jelas adalah dengan menggunakan LCD ( Liquid Crystal Display ) , yaitu suatu mesin yang digunakan untuk menayangkan suatu materi , baik bergambar maupun teks termasuk juga dengan suara guna untuk memperjelas penyampaian . m) Mesin fotokopi. Mesin foto copy merupakan suatu alat penggandaan secara praktis karena setiap saat bisa di perlukan dan dapat di lakukan penggandaan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relative singkat sesuai dengan kebutuhan , tanpa merusak bahan aslinya. Dengan kata lain , foto copy merupakan bagian dalam penyalinan . Kegiatan ini dilakukan dengan cara pemotretan , melalui proses kimiawi atau dengan mmpergunakan tenaga jasmani . Jenis-jenis perlengkapan kantor • Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu: 1) Barang habis pakai Yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai atau tidak tahan lama, hal ini mengandung arti bahwa barang ini habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya: a. Kertas Kegunaan dari kertas adalah untuk mencatat semua kegiatan yang berkaitan dengan proses administrasi. b. Tinta Kegunaannya cairan tinta adalah untuk mengisi printer. c. Karbon Karbon adalah suatu alat didalam kantor yang dipergunakan untuk melapisi kertas yang akan dibuat sama dalam jumlah yang cukup besar. d. Pensil Kegunaan dari pensil adalah alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis. e. Map Kegunaan dari stopmap adalah untuk menyimpan surat-surat, naskah-naskah atau catatan-catatan yang biasanya dalam proses atau hanya untuk sementara. f. Amplop Kegunaan dari amplop adalah untuk menyimpan/ mengirim suatu hal dalam pekerjaan, misalnya mengirim surat dapat menggunakan amplop dan hal yang lainnya. g. Klip atau penjepit kertas Kegunaan dari penjepit kertas adalah alat untuk menyatukan ( menghimpun, mengumpulkan, mengelompokkan ) surat-surat dan lampiran-lampirannya, agar surat tersebut tidak tercecer sehingga tidak hilang. h. Penghapus Kegunaan dari penghapus adalah untuk menghapus dalam kesalahan tulis menulis. i. blangko surat dan sebagainya. 2) Barang tidak habis pakai Yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalaM pemakaiannya. Misalnya: a. Mesin tik Mesin ketik atau mesin tik adalah mesin atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas. b. Perforator Berdasarkan fungsi dan banyaknya lubang, alat pelubang kertas dapat digolongkan menjadi tiga. 1. Pelubang kartu, memiliki satu buah lubang dan dipergunakan untuk melubangi kartu nama, kartu perpustakaan dan lain-lain. 2. Pelubang kertas, memiliki dua lubang dan dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhechter 3. Pelubang kertas pajang, memiliki lima buah lubang dan dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan dalam binders ring. c. Gunting Kegunaan dari gunting adalah alat untuk mengunting dalam suatu pekerjaan. d. Lemari arsip Lemari kantor adalah suatu alat didalam kantor yang diguakan untuk menyimpan dokumen sehingga mempermudah menemukkan dokumen kembali secara cepat dan benar e. Pesawat telepon f. Penggaris Kegunaan dari penggaris adalah untuk mengukur garis dalam melakukan pekerjaan. g. Hecter atau stepler Biasanya alat ini terdiri dari dua macam yaitu penjepret kertas (stapler) dan pembuka isi stapler h. OHP ( over head proyektor ) Salah satu cara menyajikan materi dengan lebih jelas adalah dengan menggunakan LCD ( Liquid Crystal Display ) , yaitu suatu mesin yang digunakan untuk menayangkan suatu materi , baik bergambar maupun teks termasuk juga dengan suara guna untuk memperjelas penyampaian .Macam – macam tombol LCD yaitu : Power ,Input rgb , input video , Freeze , Volume , Auto set up , Zoom , Menu ,Shutter , Std , index Windows . i. Gunting dan lain – lain. • Barang tidak bergerak misalnya tanah, gedung, bangunan dan sebagainya.
j. Grafik dll sumber;https://dyahayyu84.wordpress.com/2014/04/30/peralatan-kantor/ MATERI MENGGUNAKAN PERALATAN KANTORMATERI 1 PENGGUNAAN MESIN-MESIN KOMUNIKASI
Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam. Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai:
Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai:
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Angkat gagang telepon 2) Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud 3) Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut 4) Lakukan pembicaraan
1) Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat 2) Pilih atau cari saluran yang kita tuju 3) Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju
Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.
Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan maupun tulisan.
1) Tekan tombol yang dituju 2) Mulailah pembicaraan 3) Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No 1) Tekan tombol yes 2) Dengarkan pembicaraan 3) Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai Secara umum pengisian pulsa dapat dilakukan:
Adalah suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke tempat yang lain.
1) Memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri 2) Menghemat waktu, tenaga dan biaya 3) Dapat berhubungan dengan pihak luar 1) Setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui operator 2) Jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh nomor telepon yang ada pada perusahaan tersebut
Adalah suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang masuk. Fungsinya adalah untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan sehingga pekerjaan tetap dapat dilakukan secara efektif dan efisien
1) Dapat merekam atau menjawab setiap pembicaraan dari luar 2) Dapat merekam dari dua arah 3) Orang lain dapat mendengarkan hasil pembicaraan 4) Dapat memanggil di mana saja kita berada Yaitu terletak pada kemampuannya dalam merekam hanya 5 menit sekali.
Adalah suatu alat pengirim berita jarak jaug atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk menyampaikan berita-berita dari satu ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar negeri.
1) Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan 2) Ketik naskah yang akan dikirim 3) Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara: – Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak berlubang. – Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek 1) Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat pengirim 2) dDikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang berkode “0” 3) Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim 4) Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali 5) Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai
Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.
1) Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar 2) Mencetak sampai beberapa lembar kopi 3) Menyimpan berbagai alamat
Dalam kamus administrasi perkantoran diartikan bahwa mesin dikte merupakan mesin kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambat-lambat, sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai.
1) Tekan tombol power 2) Tekan tombol printer 1) Tekan tombol power 2) Tekan nomor facsimile yang dituju 3) Tunggu jawaban 1) Tekan tombol power 2) Tekan perintah scanner PENGGUNAAN MESIN MICROFILM, TRANSPARANCY MAKER, DAN OHP
Menurut ensiklopedi administrative diartikan microfilm yaitu film berukuran 8 atau 16 milimeter yang dipergunakan untuk mengawetkan warkat-warkat yan pada akhirnya akan rusak apabila disimpan terlalu lama apalagi di bawah udara yang berubah-ubah.
1) Roll film ukuran 16 mm x 100 feet 2) Roll film ukuran 35 mm x 100 feet Berupa strip film yang berisi 12 frame yang dimasukkan ke dalam kantong plastic ukuran 4 x 6 inci yang dapat memuat 5 jalur atau 12 x 5 = 60 arsip. 1) Microfiche yang dibuat langsung dengan microfiche camera processor 2) Microfiche yang dibuat secara tidak langsung yaitu dengan menduplikasikan microfilm jaket menjadi mikrifiche memakai peralatan microfilm duplicator Berbentuk lembaran film yang berukuran 35 mm. Bentuknya seperti roll film tetapi berada dalam kotak dengan film berukuran 16 mm x 100 feet.
Transparancy ada dua jenis yaitu:
Cara menggunakan transparency maker adalah:
Keunggulan OHP antara lain:
Di samping itu OHP juga memiliki keuntungan yaitu:
MATERI 2 PENGGUNAAN MESIN-MESIN PENGGANDAAN KOMPETENSI DASAR 2 Mengoperasikan Peralatan INDIKATOR PEMBELAJARAN
2.Kerusakan diidentifikasi se-cara benar dan mengambil tindakan perbaikan sesuai instruksi penggunaan
Memiliki ciri-ciri yaitu:
Keuntungan mesin stensil listrik jika dibandingkan dengan mesin stensil manual adalah:
Di bawah ini merupakan bagian-bagian mesin scanner dengan merk Gestetner tipe 455
Bahan gandaan yang asli dan gandaan induk dipasang pada silinder mesin scanner yang asli di sebelah kiri dan stensilnya di sebelah kanan. Warkat berputar dan disoroti dengan sinar listrik yang terus tembus pada lembaran induk. Alat peraba di sebelah kiri meraba bahan gandaan sebelah kanan dan pada saat yang sama pula sebuah stylus memindahkan gandaan pada lembaran induk stensil berupa lubang-lubang yang sama dengan huruf dan tanda pada naskah asli. Huruf-huruf pada warkat itu lebih banyak menyerap panas dan akan menimbulkan salinan-salinan sesuai dengan tulisan aslinya.
Mesin ini dapat memperbanyak warkat dalam jumlah yang banyak sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan. Langkah-langkah operasional:
Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotokopi terdapat system zoom, system reduction, system fullsize, dan system document feeder Adalah system fotokopi yang dapat memperbesar hasil kopi dari aslinya Adalah system fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya Adalah system fotokopi yang hasil kopinya sesuai atau sama dengan aslinya Adalah system fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotokopi dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman Keunggulannya yaitu:
Juga disebut thermoflax. Berguna untuk:
Macam-macam mesin offset:
MATERI 3 MEMELIHARA PERALATAN KANTOR KOMPETENSI DASAR 3 Memelihara Peralatan INDIKATOR PEMBELAJARAN 1.Peralatan atau sumber daya dipelihara sesuai instruksi penggunaan
4.Peralatan dan sumber daya disimpan sesuai instruksi penggunaan
Pengertian keselamatan dan kesehatan kerja adalah aturan-aturan yang berkaitan dengan keselamatan dan kesehatan kerja yang ditujukan untuk mencegah dan melindungi tenaga kerja dari risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja.
Kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat terjadi pada saat seseorang mengoperasikan alat kerja atau alat produksi antara lain sebagai berikut:
Bencana kecelakaan kerja tersebut dapat menimbulkan korban dan kerugian dalam bentuk:
Berdasarkan ketentuan pasal 2 Undang-undang Nomor 1 Tahun 1970 bahwa yang diatur dalam Undang-undang nomor 1 Tahun 1970 ialah keselamatan kerja dalam segala tempat kerja baik di darat, di dalam tanah, di permukaan air, di dalam air maupun di udara yang berada di dalam wilayah kekuasaan hukum Republic Indonesia. Tujuan dan sasaran Undang-undang Nomor 1 Tahun 1970 tentang keselamatan kerja antara lain:
Penggunaan alat kerja harus selalu memperhatikan beberapa hal antara lain sebagai berikut:
Manfaatnya yaitu:
1) Pemeliharaan sehari-hari 2) Pemeliharaan berkala 1) Barang bergerak 2) Barang tidak bergerak
Pengurusan pemeliharaannya daplat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut:
1) Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap yang halus 2) Bersihkan jari-jari tuts dengan mempergunakan sikat yang halus 3) Periksa semua kunci apakah semua dalam keadaan normal 4) Bersihkan penggulung kertas dengan membuka penutup silinder 5) Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan menggunakan minyak mesin tik 6) Periksa pita mesin tik aopakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai 7) Apabila mempergunakan cairan penghapus, mulailah mengetik lagi aplabila penghapus itu benar-benar telah mongering 1) Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik 2) Periksa lebih dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan normal 3) Sebelum mulai mengetik bebaskan dahulu semua kunci 4) Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah lembaran kertas yang akan diketik 5) Tenaga yang diperlukan disesuaikan dengan alilran listrik rumah atau kantor 6) Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak 7) Tutuplah mesin menggunakan penutup mesin 1) Bersihkan pelubang itu setiap saat 2) Pakailah sedikit minyak pada tempat-tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak 3) Bukalah penutup pelubang kertas yang ada di bawah apabila potongan kertas yang ada di dalamnya sudah penuh 4) Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin pelubang kertas tersebut 1) Bersihkan bak tinta 2) Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak 3) Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus 4) Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap pbersih sehingga apabila digunakan tidak mengotori kertas 1) Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur dasn perut kawat jepret 2) Apabila dipandang perlu, olesi dengan sedikit minyak plada as penjepret kertas 3) Pakailah untuk menjepret waekat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut 1) Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat 2) Minyakilah mesin pada tempat tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan 3) Pergunakan mesin sesuai dengan kemampuannya 1) Bersihkan body mesin dengan menggunakan lap yang bersih 2) Bersihkan baki kertas dan baki penadah 3) Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa-sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah kanan dan kirpi 4) Bersihkan semua kotoran yang melekat plada bagian mesis setelah penyetensilan 1) Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan lap yang bersih 2) Bersihkan baki kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang menempel 3) Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin dalam posisi off 4) Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin 5) Pada tempat-tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak 6) Tutuplah mesin setelah selesai menyetensil
Yang perlu diperhatikan adalah:
Sumber: http://missindah99.blogspot.co.id/2015/04/peralatan-kantor-dan-syarat-menjadi.html |