Apa yang dimaksud dengan penutupan closing pada fungsi management proyek

BABIIIMETODOLOGIMANAJEMEN PROYEK

Metodologi manajemen proyek seringkali disebut juga dengan istilah tahapan manajemen proyek Seperti yang telah disebutkan di awal, bahwa metodologi manajemen proyek terbagi dalam :1. Inisiasi Proyek (Initiation Project)2. Perencanaan Proyek (Planning Project)3. Pelaksanaan Proyek ( Execution Project)4. Monitoring Dan Pengontrolan Proyek (Monitoring & Controlling Project)5. Penutupan Proyek (Closing Project)

5.1 Inisiasi Proyek (Project Initiation)Inisiasi proyek adalah tahap awal suatu proyek dimulai. Pada intinya, inisasi proyek adalah mengawali sebuah proyek, dalam artian memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek. Dari defines proyek inilah akan akan kelihatan gambaran global sebuah proyek yang akan dikerjakan. Gambaran global ini biasanya bersi ruang lingkup proyek, lingkup proyek, tujuan proyek, waktu pengerjaan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya.Inisiasi proyek, dalam hal ini adalah dokumen definisi proyek yang akan dijadikan sebagai bahan, pegangan dan acuan dalam perencanaan proyek, yaitu pembuatan dokumen perencanaan manajemen proyek.

Tujuan Inisiasi Proyek1. Menentukan tujuan proyek secara rinci2. Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factor) untuk pelaksanaan proyek.3. Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek, serta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam membuat perencanaan manajemen proyek 4. Menetukan kriteria keberhasilan proyek.

Mekanisme Inisiasi Proyek1. Pemilik proyek memberi penugasan kepada manajer proyek dan tim proyek2. Manajer proyek dan tim proyek secara bersama-sama membuat definisi proyek dan disetujui oleh pemilik proyek3. Definisi proyek yang telah dibuat, selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan atau landasan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek.

5.2 Perencanaan Proyek (Project Planning)Setelah sebuah proyek didefinisikan, langkah selanjutnya adalah merencanakan proyek yang dimaksud. Perencanaan proyek ini biasanya dalam bentuk dokumen perencanaan manajemen proyek. Pada intinya, perencanaan manajemen proyek ini adalah deskripsi detail dari definisi proyek yang telah dibuat. Perencanaan proyek secara umum berisi : tujuan dan ruang lingkup proyek, waktu pengerjaan atau jadwal proyek, rencana anggaran biaya proyek, kualitas proyek, sumber daya proyek, perencanaan komunikasi, pengadaan serta integrasi.Namun pada prakteknya tidaklah harus selengkap yang telah dideskripsikan di atas. Hal ini sangat bergantung pada besar kecilnya proyek, juga pada kompleksitas sebuah proyek. Semakin kompleks dan besar sebuah proyek, maka seharusnya semakin lengkap pulalah perencanaan manajemen proyek tersebut.

Tujuan Perencanaan Proyek1. Mendefinisikan ruang lingkup proyek2. Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek3. Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek4. Menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek5. Menentukan kualifikasi, peran dan tanggunjawab, serta jumlah personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek6. Mengidentifikasi resiko-resiko proyek dan menentukan tindakan penanggulangannya7. Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek8. Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan menjadi acuan untuk mengukur kinerja proyek.

Mekanisme Perencanaan Proyek1. Manajer proyek bersama-sama dengan tim proyek mempelajari kembali definisi proyek2. Membuat perencanaan proyek berdasarkan definisi proyek yang telah dibuat3. Persetujuan dari pemilik proyek, bahwa project management plan tersebut akan dijadikan sebagai acuan dalam pelaksanaan proyek.

5.3 Eksekusi Proyek (Project Execution)Setelah proyek direncanakn secara matang dengan segala perhitungan dan pertimbangan yang ada, maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan perencanaan proyek tersebut dalam suatu tindakan. Pelaksanaan atau realisasi dari rencana proyek yang tertuang dalah project management plan inilah yang disebut dengan pelaksanaan atau eksekusi proyek. Jadi pada intinya eksekusi proyek adalah tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam project management plan.

Tujuan Eksekusi Proyek1. Merealisasikan perencanaan proyek yang tertian dalam perencanaan manajemen proyek.2. Mengkoordinasikan kinerja team proyek dan juga mengoptimalkannya, serta pemanfaatan sumber daya non-personil.3. Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui.

Mekanisme Eksekusi Proyekperencanaan manajemen proyek, serta dikukuhkan sebagai acuan pelaksanaan proyek, maka langkah berikutnya adalah :1. Manajer dan team proyek membentuk kerja sama team selama proyek berlangsung, atau sering disebut team building.2. Manajer dan team proyek melaksanakan semua tugas yang sudah tertuang di dalam perencanaan manajemen proyek.3. Mendapatkan persetujuan setiap fase pekerjaan proyek yang telah diselesaikan.

5.4 Pengontrolan Proyek (Project Controlling)Project Controlling adalah pengontrollan terhadap kegiatan atau aktifvitas-aktivitas suatu proyek. Mengontrol apakah langkah demi lang kah dalam pelaksanaan kegiatan proyek tersebut sudah sesuai dengan yang telah ditentukan dengan perencanaan manajemen proyek yang telah dibuat. Juga mengecek apakah kegiatan atau aktifivitas-aktifvitas proyek yang dilaksanakan sudah sesuai dengan estimasi dan rencana awal, serta sudah sesuai dengan target ataukah belum. Bila belum, tindakan apa sajakah yang harus dilakukan agar tujuan proyek bisa terpenuhi

Tujuan Eksekusi Proyek1. Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang telah ditentukan.2. Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana awal.3. Dengan melakukan control diharapkan adanya masukan apakah perencanaan manajemen proyek perlu diperbarui ataukah tidak.

Mekanisme Eksekusi ProyekKontrol terhadap semua pelaksanaan proyek, meliputi :1. Kontrol terhadadap time, scope dan quality, yaitu dengan cara : Membandingkan rencana jadwal, lingkup dan kualitas terhadap actual progress Penggunaan form activity tracking table.2. Kontrol terhadap biaya atau cost, yaitu dengan cara : Menentukan biaya yang telah dikeluarkan dari dimulainya suatu proyek sampai saat ini (actual expenditure). Membandingkan actual expenditure dengan rencana anggaran Menentukan biaya dan waktu saat ini sampai dengan selesainya suatu proyek (estimate to complete) Menentukan biaya dan waktu penyelesaian proyek (estimate at completion) Estimate at completion = actual expenditure + estimate to complete Penggunaan form estimate cost at completion3. Dari Informasi yang diperoleh terhadap scope, time cost, quality, selanjutnya adalah : Buat laporan tentang status dan kemajuan proyek Penggunaan form project progress report4. Bila dari hasil pengontrolan diperlukan perubahan rencana, maka : Lakukan re-planning Penggunaan project planning & project management plan update.

5.5 Penutupan Proyek (Project Closure)Project closure adalah merupakan akhir dari serangkaian kegiatan proyek. Pada intinya tahapan penutupan proyek ini adalah memberikan laporan tentang hasil-hasil apa saja yang diperoleh dari suatu rangkaian aktifvitas-aktifvitas proyek yang telah dilaksanakan. Bentuk-bentuk pelaporan tentang semua hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan tersebut dituangkan dalam bentuk dokumen laporan.Pada tahap ini harus diyakinkan bahwa semua deliverable telah terpenuhi. Demikian pula dengan pekerjaan-pekerjaan yang belum terselesaikan (outstanding task) harus segera dicatat dan kemudian diselesaikan. Setelah semua pekerjaan dinyatakan selesai yang tertuang dalam dokumen laporan resmi, maka langkah terakhir adalah pembubaran team proyek.

Tujuan Project Closure1. Secara formal mengakhiri proyek dengan semua pihak yang terlibat di dalam suatu proyek.2. Mengakhiri penugasa anggota team proyek.

Mekanisme Project Closure1. Manajer Proyek melakukan serah terima hasil pekerjaan berupa : Laporan Pelaksanaan Pekerjaan Laporan Penyelesaian Pekerjaan Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan2. Pembubaran team

Proyek Sistem Informasi Metodologi Manajemen Proyek

Diperbarui 01 Sep 2021 - Dibaca 13 mnt

Di dalam lingkungan profesional, project management atau manajemen proyek adalah salah satu aspek yang cukup penting, terutama ketika perusahaan sedang mengurus proyek-proyek besar. 

Metode ini dibutuhkan agar badan usaha mampu melaksanakan proyek dengan lancar tanpa perlu menghamburkan banyak biaya.

Oleh karena itu, perusahaan tak dapat mengabaikannya. Bahkan, di era modern ini, kandidat dengan pemahaman yang kuat tentang project management akan diunggulkan oleh rekruter.

Nah, kali ini, Glints sudah menyiapkan serba-serbi project management yang perlu kamu ketahui, mulai dari definisi hingga tahap kerjanya. Yuk, simak lebih lanjut di bawah ini!

Baca Juga: Apa Itu Manajemen Bisnis? Ketahui Lengkap di Sini

Apa Itu Project Management?

© Pexels.com

Dilansir dari Investopedia, project management adalah metode perencanaan dan pengelolaan sumber daya yang bisa digunakan perusahaan untuk menyelesaikan sebuah proyek.

Di dalamnya, terdapat berbagai proses yang dimulai dari inisiasi, pembentukan strategi, pelaksanaan, pengawasan, hingga penutupan.

Perbedaan project management dengan manajemen pada umumnya terletak pada rentang waktu yang dijalankan. 

Pasalnya, project management dibutuhkan ketika perusahaan ingin menjalankan sebuah proyek atau acara tertentu.

Sementara, manajemen konvensional meliputi aspek yang lebih luas dan rentang waktunya tidak dapat ditentukan oleh pihak penyelenggara.

Orang yang bertanggung jawab terhadap keberlangsungan proyek dan semua rincian di dalamnya biasa disebut sebagai project manager atau manajer proyek.  

Mereka adalah pemegang tanggung jawab yang harus memiliki banyak keahlian seperti komunikasi, negosiasi, dan pengetahuan bisnis yang memadai.

Aspek yang Perlu Diperhatikan

© Pexels.com

Nah, seperti yang sudah Glints jelaskan, project management adalah sebuah metode yang dapat melancarkan kegiatan sebuah proyek.

Di dalamnya, terdapat berbagai aspek yang harus diperhatikan penyelenggara agar proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana.

Menurut Project Management Institute sendiri, berikut adalah 10 aspek yang harus diperhatikan dalam project management.

• integrasi
• ruang lingkup proyek
• waktu 
• biaya 
• kualitas
• procurement
• sumber daya manusia
• komunikasi
• manajemen risiko
• manajemen stakeholder

Nah, aspek paling penting dari kesepuluh aspek project management di atas adalah ruang lingkup proyek yang merupakan inti dari keseluruhan acara.

Jika ada perubahan dari ruang lingkup proyek, biaya, waktu, dan aspek lainnya juga akan ikut berubah.

Manajemen risiko juga sangat penting, karena perusahaan tetap harus memikirkan aspek bisnis seperti return on investment dari proyek yang dijalankan.

Baca Juga: Panduan Lengkap Manajemen Kinerja yang Perlu Kamu Ketahui

Pendekatan dalam Project Management

© Pexels.com

Dilansir dari Wrike, project management adalah sebuah strategi yang terbagi menjadi dua pendekatan utama. Berikut pemaparannya.

Tradisional

Pertama adalah pendekatan tradisional, di mana ia memiliki sifat yang lebih mendasar dan dikembangkan untuk beberapa industri seperti manufaktur. 

Biasanya industri yang menggunakan pendekatan manajemen proyek ini menghasilkan produk fisik seperti mobil, komputer, bangunan, atau produk lainnya.

Nah, jenis pendekatan ini pun dibagi menjadi 3 kategori yang berbeda. Berikut penjelasan singkatnya.

1. Waterfall

Ketika menggunakan pendekatan ini, setiap tugas yang ada di dalam proyek harus diselesaikan satu persatu sebelum memulai tugas selanjutnya. 

2. Critical path method

Metode ini kurang lebih sama dengan Waterfall, di mana ia menggunakan pendekatan yang sequential.

Tugas penyelenggara yang menggunakan pendekatan project management ini adalah untuk memprioritaskan sumber daya yang dibutuhkan.

Selain itu, ia juga memprioritas tugas atau pekerjaan lain yang lebih penting untuk dilakukan terlebih dahulu. 

Pekerjaan lain yang mungkin dapat menghambat jalannya proyek akan dilakukan terakhir. 

3. Critical chain project management (CCPM)

Pendekatan manajemen proyek CCPM berfokus kepada sumber daya yang dibutuhkan untuk masing-masing tugas dan pekerjaan yang ada di dalam proyek.

Project manager akan mengidentifikasi tugas dengan prioritas paling tinggi, lalu membuat jadwal di sekitar prioritas tersebut. 

Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa fokus utama dari proyek dapat benar-benar terlaksana.

4. Agile

Agile dalam project management adalah sebuah pendekatan yang berfokus kepada kolaborasi tim, dibandingkan dengan struktur hierarki.

Pendekatan ini dikembangkan untuk software development pada tahun 2001. 

Serupa dengan pendekatan tradiosional, agile juga dikategorikan menjadi 4 jenis yang berbeda. Berikut pemaparannya.

5. Scrum

Berbeda dengan pendekatan tradisional, pendekatan Scrum memungkinkan anggota tim untuk memiliki beban tanggung jawab yang biasa diemban oleh project manager.

Jabatan pemimpin dan fasilitator dalam pendekatan ini dipegang oleh “Scrum Master”.

6. Kanban

Kanban dalam project management adalah sebuah pendekatan yang kurang lebih sama dengan Scrum.

Akan tetapi, ia hadir dengan periode kerja yang bersifat lebih kontinyu.

7. Extreme programming (XP)

Nah, pendekatan XP dikembangkan khusus untuk software engineering. 

Pendekatan ini cocok untuk proyek dengan klien yang belum mengetahui apa yang dibutuhkan dari hasil akhir nantinya.

Hal ini dikarenakan dengan menggunakan XP, project manager dapat melakukan percobaan dan memberi feedback terhadap klien. 

8. Adaptive project framework (APF)

Pendekatan APF juga cocok untuk proyek berbasis teknologi dan informasi yang membutuhkan fleksibilitas dan juga tingkat adaptasi yang tinggi.

Tahapan dalam Project Management

© Pexels.com

Ketika ingin melaksanakan sebuah proyek, tentu saja terdapat proses di dalamnya. Proses-proses ini akan dipimpin oleh orang yang ditunjuk sebagai project manager (manajer proyek).

Tahapan yang terdapat dalam project management adalah:

1. Permulaan (initiating)

Proses yang pertama dilakukan adalah inisiasi proyek. Di dalam proses ini, banyak variabel yang harus ditentukan.

Beberapa di antaranya adalah: 

• tujuan proyek
• ruang lingkup proyek
• memilih manajer proyek
• risiko yang berpotensi muncul
• budget yang dibutuhkan
• perkiraan timeline besar

Poin paling penting dalam perencanaan adalah menentukan tujuan proyek dan hal apa saja yang ingin dicapai, serta ruang lingkup proyek.

Pasalnya, inti dari project management adalah memastikan bahwa semua proses yang dilakukan akhirnya dapat sesuai dengan tujuan awal.

2. Perencanaan (planning)

Setelah menjabarkan berbagai macam variabel yang penting dalam proyek, proses selanjutnya adalah perencanaan.

Di dalam proses ini, manajer proyek harus membuat rancangan mengenai keseluruhan proyek mulai dari permulaan sampai akhir secara lebih rinci. 

Beberapa contohnya adalah:

• berapa sumber daya manusia yang dibutuhkan
• sumber daya eksternal yang dibutuhkan (vendor, supplier)
• membuat perencanaan dana (optimis, realistis, dan pesimis)
• timeline yang spesifik
• rencana pelaksanaan

Nah, saat merencanakan sebuah proyek, stakeholder juga masuk dalam pertimbangan.

Pasalnya, mereka perlu dilibatkan agar dapat mengetahui hal-hal penting seperti risiko dan juga progres saat proyek sedang berlangsung. 

3. Pelaksanaan (executing)

Ketika rincian perencanaan sudah dibuat dan disetujui oleh project manager dan juga stakeholder, maka proyek dapat dilaksanakan. 

Dalam pelaksanaannya, project manager memiliki tanggung jawab untuk memastikan semua hal berjalan sesuai dengan timeline dan anggaran dana yang sudah ditentukan. 

Mulai dari memilih sumber daya yang akan mengerjakan proyek, memilih team leader, membuat kontrak dengan vendor, supplier, dan pihak-pihak eksternal lainnya.

Ia juga harus memastikan pekerjaan di lapangan berjalan lancar dengan memilih tim yang sesuai, dan juga menjaga komunikasi yang baik dengan anggota tim serta stakeholder.

Dengan banyaknya hal yang dipertanggungjawabkan, seorang project manager diharapkan memiliki kapasitas yang mencukupi.

Hal itu seperti profesional, teratur, dapat berkomunikasi dan memimpin dengan baik.

4. Pengawasan (control and monitoring)

Saat mengawasi jalannya proyek, seorang project manager harus mengukur setiap progres yang ada agar sesuai dengan perencanaan.

Tak hanya mengukur progres, pengawasan juga dilakukan agar mengetahui ketika terjadi kesalahan atau kegiatan yang keluar dari jalur. 

Jika diperlukan perubahan atau pembenaran baik dari segi kinerja ataupun pelaksanaan sistem, biasanya itu semua dapat ditemukan di tahapan ini.

Intinya, pengawasan sangat dibutuhkan agar semua hal dapat terlaksana sesuai dengan rencana.

5. Penutupan (closing)

Ketika semua proses telah dilaksanakan dan disetujui oleh stakeholder, maka proyek dinyatakan selesai. 

Saat penutupan berlangsung, project manager akan menyelesaikan kontrak dengan pihak eksternal yang dilibatkan, membuat arsip dokumen-dokumen penting, dan juga membuat laporan proyek. 

Meskipun begitu, manajemen proyek belum bisa dibilang rampung. 

Pasalnya, terdapat proses kelanjutan seperti maintenance dan juga penyelesaian masalah-masalah yang ada.

Proses lanjutan tersebut tetap masuk ke dalam ruang lingkup kerja project management.

Baca Juga: Serba-serbi Strategic Management yang Perlu Kamu Ketahui

Itu dia serba-serbi project management atau manajemen proyek yang perlu kamu pahami sebelum masuk ke dunia profesional.

Nah, kamu bisa membekali diri agar lebih jago hal tersebut dengan ikut Glints ExpertClass.

Di sana, kamu bisa menemukan ragam kelas pengembangan diri dan skill yang dibawakan oleh para ahli.

Dengan mengikutinya, kamu akan mendapatkan insight penting dari praktisi berpengalaman yang bisa diterapkan untuk proyekmu.

Tunggu apa lagi? Yuk, cek kelasnya sekarang!