Apa yang dimaksud dengan organisasi organisasi kantor jelaskan?

(Kajian Pada Jurusan Manajemen Pendidikan Islam)

Makalah Ini Disusun Guna Memenuhi Tugas Terstruktur Pada Mata Kuliah Administrasi Perkantoran semester V

Oktani Nodelva Putri        11710324150

MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Alhamdulillahirabbilalamin, banyak nikmat yang Allah berikan, tetapi sedikit sekali yang kita ingat. Segala puji hanya layak untuk Allah Tuhan  sekalian alam atas segala berkat, rahmat, taufik, serta hidayah-Nya yang tiada terkira besarnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Makalah dengan judul ”Organisasi Perkantoran ”.

Dalam penyusunannya, saya memperoleh banyak bantuan dari berbagai pihak, karena itu saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: Kedua orang tua dan segenap keluarga besar penulis yang telah memberikan dukungan, kasih, dan kepercayaan yang begitu besar. Dari sanalah semua kesuksesan ini berawal, semoga semua ini bisa memberikan sedikit kebahagiaan dan menuntun pada langkah yang lebih baik lagi.

Meskipun kami berharap isi dari makalah ini bebas dari kekurangan dan kesalahan, namun selalu ada yang kurang. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar makalah ini dapat lebih baik lagi.

Akhir kata, kami berharap agar makalah ini bermanfaat bagi semua pembaca.

Wassalamualaikumwarahmatullahiwabarakatuh.

KATA PENGANTAR.....................................................................................................   i

DAFTAR ISI....................................................................................................................   ii

A. Latar Belakang....................................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah................................................................................................... 1

C. Tujuan Masalah....................................................................................................... 1

A.    Pengertian Organisasi Perkantoran........................................................................ 2

B.     Budaya Organisasi Kantor..................................................................................... 3

C.     Struktur Organisasi Kantor.................................................................................... 4

D.    Prinsip Organisasi Kantor...................................................................................... 9

E.     Tugas dan Tanggung Tawab Personil Kantor....................................................... 10

A.    Kesimpulan.............................................................................................................. 13

B.     Saran .......................................................................................................................  14

DAFTAR PUSTAKA....................................................................................................... 15

Sebagai makhluk sosial, manusia membutuhkan orang lain dalam menjalani kehidupan. Keterbatasan yang dimiliki oleh manusia menuntut adanya kerja sama dengan orang lain untuk mencapai suatu tujuan atau lebih dikenal dengan organisasi. Organisasi merupakan suatu sistem yang terdiri dari sekelompok orang yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Terbentuknya suatu organisasi didasari dengan adanya tujuan yang ingin dicapai oleh sekelompok orang.

Setiap orang yang terjun dalam dunia organisasi memiliki latar belakang, kebiasaan, keahlian dan kemampuan yang berbeda-beda yang akan berpengaruh besar organisasi tersebut. Maka dari itu, untuk keefektifan sebuah organisasi perlu adanya manajemen dalam mengatur perbedaan-perbedaan yang dibawa oleh masing-masing individu.

Dewasa ini, prinsip pengorganisasian yang digunakan manajer berasaal dari berbagai teori manajemen yang telah berkembang dalam beberapa tahun terakhir. Prinsip ini memberikan petunjuk dasar yng berguna dalam mendesain beberapa aktivitas perusahaan untuk memandu pencapaian. Sehingga keorganisasian perkantoran semakin lama akan semakin berkembang dari tahun ke tahun.

1.      Apa pengertian organisasi perkantoran ?

2.      Bagaimana budaya organisasi kantor ?

3.      Bagaimana sruktur  organisasi kantor

4.      Bagaimana prinsip organisasi perkantoran ?

5.      Bagaimana tugas dan tanggung jawab organisasi perkantoran ?

1.      Untuk  mengetahui apa pengertian organisasi perkantoran.

2.      Untuk mengetahui bagaimana budaya organisasi kantoran.

3.      Untuk mengetahui bagaimana struktur organisasi kantoran.

4.      Untuk mengetahui bagaimana prinsip organisasi perkantoran.

5.      Untuk mengetahui Bagaimana tugas dan tanggung jawab organisasi perkantoran.

A.    Pengertian Organisasi Perkantoran

Organisasi berasal dari istilah Yunani yaitu “organon” dan istilah latin “organum” yang berarti : alat, bagian, anggota atau badan. Organisasi adalah sistem hubungan yang terstruktur yang mengkoordinasikan usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

James D. Mooney, mengatakan “Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama”. Sedangkan Chester. I.Barnard memberi pengertian organisasi sebagai suatu sistem daripada aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Jadi, menurut kami organisasi adalah kumpulan dua orang atau lebih yng saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

2.      Pengertian perkantoran

Perkantoran adalah sebuah ruangan atau bangunan tempat runtuhan kegiata tatausaha terlaksana untuk memuai, membenahi, mengembangkan dan mengawasi kegiatan usaha.

3.      Pengertian organisasi perkantoran

a)      Organisasi perkantoran adalah suatu kolektivitas yang ada di lingkungan kantor, dimana aktivitas yang dilakukannya didesain secara sadar, terkoordinasi serta diatur oleh para anggotanya dalam rangka mencapai tujuan tertentu.

b)      Organisasi pekantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatanny untuk menerima, menyimpan, mengolah dan menyajikan informasi.

Jadi, menurut kami Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.

B.     Budaya Organisasi Kantor

Budaya organisasi merupakan sistem nilai yang dikembangkan dan berlaku dalam suatu organisasi, yang menjadikannya ciri khas sebagai sebuah organisasi. McShane dan Von Glinow menyatakan bahwa budaya organisasi merupakan pola dasar dari nilai dan asumsi organisasi yang mengarahkan pegawai dalam organisasi untuk berfikir dan bertindak terhadap masalah dan kesempatan. Dalam hal ini, budaya organisasi kantor adalah budaya yang hidup  dan berkembang di lingkungan kantor, yang menjadi ciri khas keberadaan kantor. Fungsi budaya organisasi kantor yaitu :

Budaya organisasi berfungsi sebagai pengikat seluruh komponen organisasi terutama pada saat organisasi menghadapi guncangan, baik dari dalam maupun dari luar akibatnya terdapat perubahan. Budaya organisasi kantor merupakan pengikat bagi seluruh komponen yang ada di lingkungan kantor untuk mencapai tujuan bersama.

Budaya organisasi merupakan alat untuk menyatukan keberagaman sifat, karakter, bakat dan kemampuan yang ada di dalam organisasi. Segala bentuk perbedaan di lingkungan kantor merupakan sumber daya yang perlu didayagunakan.

Budaya organisasi merupakan salah satu identitas organisasi, seperti logo organisasi yang memiliki lambang tersendiri. Dalam hal ini, maka identitas yang ada di lingkungan kantor mengidentifikasikan kinerja yang ada dalam organisasi.

Untuk mencapai kinerja yang tinggi, budaya organisasi berfungsi sebagai suntikan energi untuk mencapai kinerja yang tinggi. Jika energi di anggota-anggota menghasilkan output yang luar biasa. Budaya organisasi kantor yang memiliki energi yang tinggi akan menghasilkan kinerja kantor yang tinggi pula.

Budaya organisasi merupakan representasi dari ciri kualitas yang berlaku dalam organisasi tersebut. Kualitas kantor, salah satunya ditentukan oleh budaya organisasi kantor yang berlaku.

Budaya orgnisasi merupakan pemberi semangat bagi para anggota organisasi yang kuat akan menjadi motivator yang kuat bagi anggotanya. Dengan demikian, budaya organisasi kantor merupakan salah satu sumber motivasi bagi pegawai yang ada di lingkungan kantor.

7.      Pedoman gaya kepemimpinan

Seiring adanya perubahan, disengaja ataupun tidak, membawa pandangan baru tentang kepmimpinan. Pemimpin dikatakan berhasil apabila mampu membawa anggota organisasi keluar dari krisis  akibat perubahan yang terjadi

Salah satu fungsi organisasi adalah untuk meningkatkan nilai dari stakeholder-nya yaitu anggota organisasi, pelanggan, pemasok dan pihak-pihak yang berhubungan dengan organisasi. Budaya organisasi kantor yang positif, akan meningkatkan kinerja organisasi secara berkesinambungan.

Dalam suatu system harus jelas pembagian kerja, tugas, kewajiban, tanggung jawab dan wewenang setiap orangnya. Pembagian kerja dan penentuan tanggung jawab/ wewenang itu menciptakan struktur organisasi. Gibson menyatakan bahwa struktur organisasi merupakan cetak biru yang mengindikasikan bagaimana orang dan pekerjaan dikelompokan bersama dalam suatu organisasi. Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan anatara komponene atau bagian dalam suatu organisasi.

Menurut robbins dan judge ada enam elemen struktur organisasi:

Hakikat spesialis pekerjaan atau pembagian pekerjaan, maksudnya daripada pekerjaan dilakukan oleh satu orang  namun menangani banyak ha, lebih baik pekerjaan tersebut dipecah menjadi sejumlah pekerjaan yang spesifik , dimana pekerjaan spesifik tersebut diemban oleh seseorang atau beberapa orang pegawai.

Merupakan garis tidak putus dari rangkaian wewenang yang ada dalam organisasi dalam rantai komando ada yang paling penting, yaitu wewenang dan kesatuan komando.

a)      Wewenang, mengacu pada kemampuan untuk memberi perintah dan mengharapakan perintah tersebut  dipatuhi oleh pegawai.

b)      Kesatuan komando membantu mengamankan konsep garis wewenang yang tidak terputuskan.

Rentang kendali merujuk pada jumlah orang yang secara langsung mempertanggung jawabkan pekerjaannya sesuai  dengan tingkatan/hirarki organisasi dimana ia bekerja

d.      Sentarlisasi dan desentralisasi

a)      Sentralisasi, mengacu pada pengembilan keputusan yang terpusat pada satu titik tertentu dalam organisai. Konsep tersebut hnaya mencakup wewenang formal, yaitu hak-hak yang terkait dengan posisi pekerjaan.

b)      Desentralisasi, oragnisai yang tersentralisai lebih cepat untuk memecahkan masalh, Karen lebih banyak pegawai yang memberikan  masukan bagi keputusan orgabisasi.

Formalitas adalah derajat dimana organisasi menstandarkan perilaku melalui aturan, prosedur, pelatihan, dan mekanisme lain yang terkait. Formalitas dapat meningkatkan efesiensi dan pemenuhan, dapat juga menimbulkan masalah

Merupakan dasar yang dipakai dalam mengelompokan pekerjaan, yaitu menspesifikasi bagaimana suatu pekerja dan aktivitasnya dikelompokan. Departementalisasi merupakan strategi dasar untuk aktivitas koordinasi dalam organisasi karena departemen talisasi mempengaruhi perilaku denagn cara:

a)      Depertementalisasi memunculkan rantai komando, yaitu system supervise

b)      Depertementalisasi memfokuskan orang-orang pada mode mental atau cara berfikir yang umum

c)      Depertementalisasi menciptakan koordinasi melalui komunikasi informasi diantarasubunit dan pegawai

Ada macam-macam struktur organisasi:

Merupakan struktur organisasi yang paling tua dan sederhana, dimana kekuasaan mengalir secara vertical dan tingkat yang paling atas, melalui tingkat menengah dan sampai pada tingkat bawah. Struktur ini mensyaratkan karyawan bertanggung jawab secara langsung atas kinerja tugas yang diberikan oleh supervisor.

 Kelebihan struktur garis, karyawan lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan yang diembannya, karean struktur ini sederhana dan mudah dimengerti. Struktur ini juga menjadikan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat karena ada halangan birokrasi

Kekurangan struktur garis, kurang fleksibelnya dalam menyediakan spesialisasi yang dibutuhkan ketika perusahaab menjadi lebih luas dan lebih komleks.  Dibawah adalah struktur garis.

2.      Struktur garis dan staff

Struktur ini hampir sama dengan struktur garis, hanya ada tamabahan dimensi aktivitas staff ahli yang mendukung aktivitas struktur garis dengan menfasilitasi pencapaian tujuan utama organisasi. Kelebihan struktur ini adalah manejer mempunyai waktu lebih untuk melakukan aktivitas yang berperan langsung dalam pencapaian tujua perusahan. Sementara klemahannya adalah konflik anatara karyawan posisi garis dan staf sering terjadi

Struktur ini banyak ditemukan pada perusahaan/perguruan tinggi yang mempunyai area spesialisasi sebagai dasar eksestensi sebuah departemen. Kelebihan struktur ini  yaitu keahlian yang dimiliki seorang spesialis fungsional. Dan kelemahan struktur ini adalah kebingungan ketika karyawan memiliki dua atau lebih supervaisor. Pada struktur organisasi ini banayk ditemukan di perguruan tinggi seperti: rector memili wakil rector dan di fakultas memiliki dekan , dan dekan memiliki bawahan wakil dekan. Untuk bertanggung jawab langsung dekan kepada rector dan untuk koordinasi oleh wakil rector 1 dengan dan wakil dekan.

Struktur ini digunakan jika perusahaan memutuskan untuk menggunakan produk yang mereka hasilkan sebagai dasar penetapan atau pembuatan struktur organisasi sebuah perusahaan. Kelebihan struktur ini adalah struktur  memungkinkan beberapa divisi untuk mengembangkan proses dan prosedur yang dianggap baik untuk mereka. Dan kekurangnnya dengan kemungkinan tiap divisi untuk berjalan dengan caranya masing-masing dibandingkan dengan struktur lainnya, hal ini dapat mengakibatkan kegagalan beberapa divisi dalam mencapai tujuan perusahaan

Merupakan salah satu jenis struktur perusahaan, struktur ini memberikan fungsi utama pad kebanyakan perusahaan. Kelebihan struktur ini adalah rekomendasi yang di berikan komite kadangkala diterima lebih baik daripada yang dibuat oleh individu atau bawahan yang terdapat dalam wewenang garis. Kekurangannya adalah , komite sering kali dikritik karena membutuhkan waktu yang lama untuk berfungsi dengan baik.

Merupakan struktur terbaru dari semua struktur organisai yang ada dan paling sering digunakan oleh perusahaan yang melakukan proyek yang rumit. Struktur ini mengintekritasikan hubungan vertical dan horizontal dengan unti lain dalam sebuah proyek.

Kelebihan struktur ini, memungkin perusahaan memperkerjakana karyawan dengan keahlian tertentu untuk mneyelesaikan suatu proyek yang rumit. Kekurangannya karyawan mungkin memiliki dan supervaisor, manajerdari area fungsional dan manajer proyek.

D.  Prinsip Organisasi Kantor

Menurut Neuner dan Keeling ada delapan, yaitu:

Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalitas. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.

2.      Prinsip kesatuan fungsi

Setiap organisasi perkantoran terdirir atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu sistem yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.

3.      Prinsip hubungan individual

Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Organisasi perkantoran juga merupakan sebuah sistem, namun individu-individu yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.

Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interalisasi yang jelas mengurangi keraguan.

5.      Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawabnya

Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia bertanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.

6.      Prinsip laporan kepada pimpinan tunggal

Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalam organisasi perkantoran tersebur harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan/

7.      Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan

Kepemimpinan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif mesti ditegakkan sehingga tujuan organisasi. Perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.

8.      Prinsip Jangkauan pengawasan

Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan dibawah pengawasan langsung dari seorang manajer kantor atau seorang pengawas dibatasi , semakin jauh pengawasan manajer kantor, maka semakin besar kemungkinan menurutnya pertambahan kemampuan pengawasan.

E.  Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Personil kantor adalah orang-orang yang menjalankan pekerjaan kantor disebut personel kantor. Sama seperti orang-orang lain dengan fungsi lain di organisasi yang sama, personel kantor merupakan aparat organisasi, yakni alat atau sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi. Kekhususan personel kantor adalah bahwa ia mengelola informasi-informasi yang diperlukan untuk berjalannya keseluruhan organisasi.

2)      Jenis dan besarnya suatu organisasi kantor

Jenis dan besarnya suatu organisasi sangat menentukan tugas dann tanggung jawab personel kantor yang bersangkutan. Dalam sebuah organisasi kecil, pekerjaan kantor diserahkan kepada satu sekretaris saja, sehingga mengerjakan berbagai macam tugas mengetik surat, mengarsip surat, mencatat pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan, membayar gaji karyawan, menerima tamu, dan sebagainya. Sebaliknya, dalam sebuah organisasi yang besar pekerjaan kantor dibagi-bagi ke dalam unit-unit tersendiri dengan tim personel masing-masing yang dimiliki tugas dan tanggung jawab berbeda-beda pula.

a.       Kantor dengan penggunaan satuan kerja kantor skup kecil

Kepala kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di antara seluruh personel kantor, mengawasi kebenaran, ketepatan dan kerapian kerja para personel, mengurus pemenuhan perlengkapan-perlengkapan kantor sesuai kebutuhan, dan sebagainya.

Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat masuk dan keluar.

Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.

Penerima tamu bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu dan menerima telpon.

Petugas keuangan bertanggung jawab atas pengolaan kas dan pembukuan secara cermat.

b.      Kantor dengan penggunaan satuan kerja kantor skup besar

Secara umum, menurut mulyani ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil kantor, yaitu:

Direktur bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.

Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar.

Administrator, bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dari surat masuk serta urusan kearsipaan dan kepegawaian pada umumnya.

Bagian keuangan, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk.

Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, juga melayani telepon masuk dan telepon keluar.

Personil kantor yang terampil adalah personil yang dapat bekerja sesuai dengan standar ukuran/ukuran yang telah ditentukan, artinya personil tersebut dapat bekerja sesuai dengan mutu, jumlah, dan waktu yang telah ditetapkan.

Organisasi perkantoran adalah suatu kolektivitas yang ada di lingkungan kantor, dimana aktivitas yang dilakukannya didesain secara sadar, terkoordinasi serta diatur oleh para anggotanya dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Organisasi pekantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatanny untuk menerima, menyimpan, mengolah dan menyajikan informasi. Jadi, menurut kami Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.

Budaya organisasi merupakan sistem nilai yang dikembangkan dan berlaku dalam suatu organisasi, yang menjadikannya ciri khas sebagai sebuah organisasi. McShane dan Von Glinow menyatakan bahwa budaya organisasi merupakan pola dasar dari nilai dan asumsi organisasi yang mengarahkan pegawai dalam organisasi untuk berfikir dan bertindak terhadap masalah dan kesempatan. Budaya organisasi memiliki fungsi budaya organisasi kantor diantaranya, yaitu :

g)      Pedoman gaya kepemimpinan

Dalam suatu system harus jelas pembagian kerja, tugas, kewajiban, tanggung jawab dan wewenang setiap orangnya. Pembagian kerja dan penentuan tanggung jawab/ wewenang itu menciptakan struktur organisasi. Dalam tugas dan tanggung jawab personil kantor adalah orang-orang yang menjalankan pekerjaan kantor disebut personel kantor. Sama seperti orang-orang lain dengan fungsi lain di organisasi yang sama, personel kantor merupakan aparat organisasi, yakni alat atau sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi. Kekhususan personel kantor adalah bahwa ia mengelola informasi-informasi yang diperlukan untuk berjalannya keseluruhan organisasi.

Penulis berharap makalah ini dapat digunakan dengan baik dan dapat diambil manfaatnya dikemudian hari. Segala kesalahan dan kekurangan dalam penyusunan makalah ini mohon untuk dimaklumi. Dan untuk perbaikan dan penyempurnaan dimasa yang akan datang, kami mengharapkan saran dan kritiknya. Atas perhatiannya penulis ucapkan terimakasih.

Firmansyah, A. (2018). Manajemen. Surabaya: Deepublish.

Garnida, A. (2019). Manajemen Perkantoran. Jakarta: Alfabeta.

M.Sukoco, B. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.

Priansa, D. J. (2015). Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien dan Profesional. Jakarta: Alfabeta.

Rusdiana. (2014). Manajemen Perkantoran Modern. Bandung: Insan Komunika.

Suparjati. (2000). Tata Usaha dan Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius.