Apa saja kendala di saat kita menggunakan teknologi dalam komunikasi bisnis?

Kendala Dalam Komunikasi Bisnis

Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat r mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :

a. Struktur komunikasi yang buruk

Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya s atu orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. Struktur komunikasi yang baik, mengikuti pola :

1. Pembukaan

- isi

- penutup

selanjutnya : Umum à Detil à Umum atau Global à Detil à Global

b. Penyampaian yang lemah

Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan “sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat, tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.

c. Penggunaan media yang salah

Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks, berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih leluasa, sesuai kecepatan mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi, televise, radio, majalah, koran dan lain sebagainya.

d. Pesan yang campur aduk

Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan. Sementara, kriteria dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci secara jelas.

e. Salah Audience

Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience. Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.

f. Lingkungan yang mengganggu

Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat ), Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.

Masalah Komunikasi Bisnis dengan Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Dalam praktek komunikasi bisnis diperlukan sarana yang dapat menunjang proses komunikasi itu, teknologi informasi dan komunikasi yang semakin hari semakin berkembang dapat dimanfaatkan dalam praktek komunikasi bisnis.

Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistim informasi, komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris tanpa penghalang apapun .

Perkembangan teknologi yang semakin pesat, memungkinkan orang untuk berkomunikasi melalui berbagai macam media.

Perkembangan bisnis masa ini bergerak lebih cepat dibanding sebelumnya, sehingga mereka membutuhkan komunikasi yang lebih luas dan lebih baik, terutama dalam mempertahankan pelanggan dan pemasok, dan bahkan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat. Dengan solusi mobilitas diharapkan para karyawan akan lebih produktif, di manapun mereka berada. Itu karena mereka memiliki akses tertentu terhadap berbagai aplikasi perusahaan melalui berbagai perangkat bergerak atau berbagai akses lainnya.

Kesediaan prasarana dan sarana informasi serta tingkat pemilihan akses dan aset terhadap penggunaan informasi merupakan prasyarat untuk dapat memanfaatkan dan memberikan nilai ( volume ) terhadap sesuatu informasi. Semua prinsip informatika tersebut tidak terlepas dari tuntutan dan kebutuhan serta kegiatan manusia dan masyarakat di dalam kehidupannya sehari – hari. Dengan semakin mendalamnya keterlibatan setiap negara di dalam jaringan globalisasi ekonomi dan gaya hidup maka tuntutan dan kebutuhan serta kegiatan setiap negara termasuk masyarakatnya yang melibatkan pentingnya peranan informasi menjadi suatu keharusan.

Untuk itu komunikasi bisnis tanpa adanya dukungan infrastruktur sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi tentunya tidak akan berjalan dengan lancar. Selain itu tanpa adanya peranan teknologi informasi dan komunikasi praktek komunikasi bisnis akan menjadi ketinggalan zaman, informasi yang didapat akan jauh tertinggal, dan akan membawa dampak perkembangan bisnis akan menjadi lambat.

Kendala yang bisa saja muncul dalam praktek komunikasi bisnis dengan peranan teknologi informasi dan komunikasi adalah selain masalah infrastruktur sarana dan prasarana, juga masalah ketidakmampuan manusia dalam menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dengan baik, juga kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik menjadi hambatan yang seringkali muncul dalam praktek komunikasi bisnis.

Masalah infrastruktur. Sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi yang terbilang membutuhkan biaya yang tidak sedikit, sehingga bagi pelaku bisnis yang memiliki modal yang tidak banyak mengakibatkan kurangnya pembangunan infrastruktur pendukung Komunikasi bisnis.

Masalah kemampuan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Walaupun fasilitas komunikasi bisnis telah memadai, kendala yang bisa saja muncul adalah kemampuan sumber daya manusia dalam memanfaatkan fasilitas tersebut. Mungkin masih ada beberapa pelaku bisnis yang belum mampu menggunakan alat komunikasi dalam bisnisnya, sehingga walaupun peralatan yang digunakan adalah peralatan dengan teknologi canggih sekalipun, jika manusianya tidak dapat mengoperasikan/ menggunakan peralatan tersebut akan menjadi percuma.

Kemampuan individu dalam berkomunikasi. Masalah yang paling mendasar dalam praktek komunikasi bisnis baik dengan peran teknologi informasi dan komunikasi dan tanpa peran TIK tersebut, masalah yang mendasar adalah kemampuan komunikasi dari individu itu sendiri. Apabila seseorang memiliki kemampuan komunikasi yang kurang baik, maka secara otomatis praktek komunikasi bisnisnya tetap mengalami kendala, walau telah didukung oleh peranan teknologi informasi dan komunikasi. Cara orang tersebut menyampaikan pesan kepada pihak lain itulah yang menjadi hal yang paling penting untuk diperhatikan.

Page 2

Oleh Yunus Purba September 05, 2021

Teknologi yang melibatkan pengembangan, perawatan, dan penggunaan sistem komputer adalah merupakan teknologi informasi yang banyak dipakai dijaman era digital saat ini. Dimana dengan menggunakan sistem komputer ini maka melalui teknologi jaringannya kita dapat memprosess dan mendistribusikan data melalui perangkat lunak yang ada didalamnya.

Dalam komunikasi bisnis teknologi informasi dijaman era digital saat ini sangat dibutuhkan sekali baik dalam memproses data, juga dalam mendistribusikan data melalui jaringan yang ada. Komunikasi bisnis adalah suatu kebutuhan yang teramat penting dijaman era digital saat ini.

Dibawah ini adalah penggunaan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis yaitu :

Teknologi informasi memiliki manfaat jangka panjang dalam hal penghematan biaya, karena mengurangi man power untuk bepergian. Artinya dari komputer atau HP kita sudah bisa berbisnis tanpa harus bertemu langsung sehingga menghemat biaya operasional lapangan.

Selain bisa berbisnis tanpa harus bertemu langsung dengan konsumen, kitapun sudah menghemat waktu, sehingga waktu yang dihemat itu bisa dipergunakan untuk mengembangkan usaha. Karena untuk turun ke lapangan saja, sudah berapa banyak waktu yang terbuang. Belum lagi kalau ada kendala pada saat kita sudah dilokasi, hujan misalnya.

Perbaikan proses perlu dijalankan seperti sistem perencanaan sumberdaya perusahaan, dimana perlu mengkaji ulang penjualan, biaya, serta berbagai kegiatan didalamnya. Jika tidak perlu lagi man power, maka dengan teknologi informasi yang sudah canggih, man power tersebut bisa dialih tugas ke pekerjaan yang lebih bermanfaat.

Dalam metode pemasaran saat ini, kita dimudahkan dengan teknologi jaringan internet. Internet akan membawa kita ke teknik pemasaran yang efektif, dimana tanpa harus keluar kantor, kita sudah bisa memasarkan produk kita. Dengan situs internet, kita bisa membuat website atau aplikasi sosial media seperti Facebook misalnya untuk berjualan secara online.

Berinteraksi Dengan Konsumen

Berinteraksi dengan konsumen

adalah sangat penting. Dalam rangka untuk menemukan, mengikat, dan mendukung konsumen, maka dialog terbuka sangat diperlukan dalam hal ini. Gunakanlah media sosial dalam melakukannya (Facebook, WA, Zoom dan lain - lain)

Memelihara Hubungan Antara Produsen dan Konsumen

Gunakan teknologi informasi untuk merancang dan membangun serta memelihara hubungan pembeli dengan pihak pengusaha. Dengan menggunakan Facebook, WA, Zoom dan lain - lain, sudah cukup untuk memelihara hubungan dengan konsumen atau pembeli tersebut.

Menciptakan dan Mengembangkan Produk dan Jasa

Untuk menciptakan, mengembangkan, serta mengirimkan produk dan jasa kepada konsumen, maka teknologi informasi harus kita manfaatkan sebagai sarana untuk semua itu demi tercapainya hasil yang maksimal dan efisien.

Memudahkan Akses Informasi dan Komunikasi

Dengan berbagai aplikasi untuk sarana memudahkan akses informasi dan komunikasi sudah tersedia di satu alat yaitu HP atau smartphone. Lewat HP kita dapat mengkomunikasikan segala sesuatu tentang produk yang kita jual dengan pesan tulisan atau pesan suara, ataupun pesan gambar bahkan video. Misalnya saja dengan HP melalui aplikasi Whatsapp saja sudah sangat cukup untuk melakukannya.

Perusahaan dapat menyimpan dan memelihara sejumlah data penting dengan manajemen data menggunakan teknologi informasi lewat server PC, sehingga data lebih efisien tersimpan dalam waktu yang lama bahkan lewat internet pun lewat aplikasi Dropbox dapat dilakukan.

Sistem Informasi Manajemen

Perusahaan dapat melacak data penjualan, ekspansi dan tingkat produktivitasnya dengan menggunakan sistem ini yaitu Sistem informasi manajamen. Setiap saat kita dapat mengetahui profit perusahaan, sehingga perusahaan bisa melakukan perbaikan setiap saat.

Semoga bermanfaat. Salam sehat dan semangat pagi..