Apa saja 8 unsur dari administrasi tersebut?

KOMPAS.com - Administrasi dapat dikaitkan dengan penyelenggaraan kebijakan di suatu bidang tertentu. Selain itu, administrasi juga dapat menyangkut kegiatan atau usaha di perkantoran.

Diperkirakan, ilmu administrasi sudah ada sejak zaman Bangsa Romawi dan kemudian dibudayakan oleh masyarakat Eropa Barat. Hingga saat ini, ilmu administrasi masih diterapkan di berbagai bidang di Indonesia serta negara lainnya.

Menurut Mariati Rahman dalam buku Ilmu Administrasi (2017), administrasi merupakan bimbingan, kepemimpinan serta pengawasan usaha terhadap sekelompok orang agar tujuan bersama tercapai.

Dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi (2020) karya Alemina Henuk-Kacaribu, disebutkan jika secara etimologis, adminitrasi berasal dari Bahasa Yunani, “administrare”, berarti melayani atau membantu.

Dalam artian sempit, administrasi dapat diartikan sebagai aktivitas tulis menulis atau ketatausahaan. Lebih spesifiknya, administrasi menyangkut kegiatan menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan dokumen atau semacamnya.

Baca juga: Apa Perbedaan Administrasi Negara dengan Administrasi Swasta?

Jika melihat arti luasnya, administrasi bisa didefinisikan sebagai proses kerja sama antar beberapa individu yang dilakukan secara efisien untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan.

Mengutip dari buku Administrasi Bisnis (2017) oleh Apiaty Kamaluddin, ruang lingkup administrasi berkaitan dengan tugas pelayanan di organisasi atau perusahaan tersebut. Ruang lingkup administrasi meliputi: 

1. Menghimpun
   Adalah kegiatan pencarian serta usaha untuk mendapatkan keterangan atau informasi, yang di kemudian hari siap untuk digunakan. Kegiatan menghimpun ini lebih berfokus pada informasi yang belum pernah didapatkan.
2. Mencatat
   Adalah kegiatan pencatatan berbagai informasi dalam bentuk tulisan dengan memakai peralatan yang disediakan, sehingga hasil catatan tersebut bisa dibaca, dikirim serta disimpan.
3. Mengelola
   Adalah kegiatan mengerjakan dan mengelola berbagai informasi, termasuk menyajikannya dalam bentuk yang bermanfaat.
4. Mengirim
   Adalah kegiatan menyimpan keterangan atau informasi dan kemudian menyebarkannya dari satu pihak ke pihak lainnya.
5. Menyimpan
   Adalah kegiatan meletakkan barang atau menyimpan informasi di tempat yang aman, dengan cara apapun.

Baca juga: 6 Unsur Manajemen

Unsur administrasi merupakan bagian atau unsur yang harus ada dalam setiap kegiatan administrasi.

Jika unsurnya tidak lengkap, maka kegiatan administrasi bisa terganggu atau tidak terlaksanakan dengan baik.

Unsur administrasi dibagi menjadi dua, yaitu unsur pokok dan unsur umum. Berikut penjelasannya:

Artinya unsur yang harus ada atau tidak bisa dihilangkan dalam kegiatan administrasi. Unsur pokok tersebut meliputi:

1. Dua orang manusia atau lebih
   Unsur pokok yang harus ada dalam administrasi karena setiap manusia membutuhkan bantuan orang lain. Kegiatan administrasi bisa berlangsung dengan baik jika ada dua orang manusia atau lebih yang saling membantu.
2. Tujuan
   Merupakan nilai atau kebutuhan manusia, baik secara jasmani ataupun rohani. Tujuan organisasi atau perusahaan bisa didapatkan jika dua orang manusia atau lebih saling bekerja sama untuk meraih tujuan tersebut.
3. Tugas dan pelaksanaan
   Setiap orang yang terlibat dalam kegiatan administrasi sudah memiliki tugas dan peranannya masing-masing. Mereka harus melaksanakan tugas sesuai dengan bidangnya.
4. Peralatan dan perlengkapan
   Agar kegiatan administrasi berjalan dengan baik dan tujuan organisasi dapat tercapai, setiap orang yang bekerja di dalamnya memerlukan peralatan serta perlengkapan.

Baca juga: Peluang Usaha: Pengertian, Kriteria, Cara, dan Penyebabnya

Artinya unsur ini harus dimiliki di segala bentuk kegiatan administrasi. Unsur umum tersebut meliputi:

Apa saja yang masuk di dalam unsur-unsur administrasi perkantoran? Untuk membahas topik ini tentunya kita harus tahu dulu apa itu unsur. Pengertian unsur adalah bagian dari sesuatu, sehingga gabungan dari satu kesatuan unsur membuat sesuatu menjadi ada.

Di dalam unsur administrasi, secara mutlak harus ada beberapa hal berikut ini, yaitu:

• Sekelompok manusia
• Adanya kerjasama
• Punya tujuan tertentu

Nah, jika salah satu dari tiga unsur mutlak tersebut tidak ada, maka suatu kegiatan tidak termasuk dalam kegiatan administrasi.

Baca juga: Pengertian Administrasi

Unsur-Unsur Administrasi Menurut Para Ahli

Beberapa ahli pernah menjelaskan tentang beberapa unsur administrasi secara umum. Berikut ini penjelasannya:

1. Sondang P Siagian

Unsur-unsur administrasi menurut Sondang P Siagian adalah:

• Terdiri dari dua orang manusia atau lebih
• Memiliki tujuan
• Terdapat tugas yang akan dilakukan
• Adanya peralatan dan perlengkapan

Sondang P Siagian mengatakan keempat unsur tersebut merupakan unsur mutlah dalam administrasi.

2. The Liang Gie

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie, terdiri dari 8 unsur yang saling berhubungan satu sama lain, yaitu:

• Organisasi
• Manajemen
• Komunikasi
• Kepegawaian
• Keuangan
• Perbekalan
• Ketatausahaan
• Hubungan Masyarakat (Humas)

Baca juga: Pengertian Administrasi Perkantoran

Penjelasan Unsur-Unsur Administrasi

Agar lebih memahami masing-masing unsur administrasi maka kita perlu menguraikannya satu persatu. Berikut penjelasannya:

1. Organisasi

Pengertian organisasi adalah suatu tempat berkumpulnya sekelompok orang untuk bekerjasama dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. Di dalam suatu organisasi terdapat kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan, penyusunan, pembagian tugas dari suatu usaha kerjasama dalam upaya untuk mencapai tujuan tertentu.

2. Manajemen

Pengertian manajemen adalah suatu proses mengatur sesuatu yang dilakukan oleh sekelompok orang atau organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Kegiatan dalam manajemen adalah untuk menggerakkan segenap orang serta mengarahkan semua fasilitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

3. Komunikasi

Pengertian komunikasi adalah suatu aktivitas penyampaian informasi, baik itu pesan, ide, dan gagasan, dari satu pihak ke pihak lainnya. Komunikasi dalam aktivitas administrasi dapat dilakukan secara verbal, melalui bahasa tubuh, maupun secara tertulis.

4. Kepegawaian

Pengertian kepegawaian adalah proses yang berhubungan dengan pengaturan tenaga kerja di dalam organisasi. Proses kepegawaian dalam organisasi dimulai dari penerimaan, pengangkatan, penempatan, pembimbingan, pengarahan, pemberhentian, promosi, hingga pemberhentian/ pensiun.

5. Keuangan

Pengertian keuangan dalam administrasi adalah sesuatu yang berkaitan dengan pembiayaan di dalam hubungan kerjasama, diantaranya; cara mendapatkan biaya, pertanggungjawaban biaya, pengelolaan segi pembayaran, penentuan sumber-sumber biaya, dan lain-lain.

6. Perbekalan

Pengertian perbekalan adalah kegiatan yang berhubungan dengan perlengkapan dan peralatan yang diperlukan organisasi. Beberapa kegiatannya adalah pengadaan barang, penyimpanan barang, hingga pemusnahan barang yang tidak diperlukan.

7. Ketatausahaan

Pengertian ketatausahaan dalam administrasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan pelayanan atas penyelenggaraan usaha. Misalnya, pencatatan, penyimpanan, pengiriman, dan lain-lain. Biasanya kegiatan tata usaha ini disebut dengan “office work” yang dilakukan di dalam kantor.

8. Hubungan Masyarakat (Humas)

Pengertian Humas atau public relation adalah suatu bagian dari organisasi yang fungsinya untuk melakukan interaksi, hubungan, dan kerjasama dengan masyarakat yang terkait dengan organisasi tersebut. Tujuan dari kegiatan humas tersebut adalah untuk mendapatkan dukungan penuh dari masyarakat terhadap organisasi tersebut secara sadar dan sukarela.

Baca juga: Pengertian Administrasi Keuangan

Demikianlah penjelasan tentang unsur-unsur administrasi perkantoran secara ringkas dan padat. Pada dasarnya unsur-unsur tersebut terdapat pada hampir semua jenis administrasi, mulai dari administrasi perkantoran, administrasi pendidikan, dan lain-lain. Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan kamu.

Apa saja unsur unsur administrasi sebutkan?

Unsur administrasi menurut The Liang Gie ada 8 unsur apa saja dan jelaskan?

Apa saja unsur unsur administrasi perkantoran?

Apa saja unsur unsur administrasi menurut The Liang Gie?