4 Hal hal apa saja yang harus direncanakan ketika rapat?

Makul  : Dasar-dasar administrasi

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

• Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.  
• What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat 
• Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang 
• Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat. 
• When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan 
• How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.

Adapun hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum memulai rapat adalah:

1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat.

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikan terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Susunan acara rapat tersebut harus sistematis.

Dari agenda rapat yang telah ditentukan maka dapat memastikan peserta rapat yang akan diundang. Setelah itu sekretaris mengkonsultasikan kembali kepada pimpinan rapat apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Waktu pengiriman undangan hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Undangan tersebut hendaknya dikirimkan satu minggu sebelum rapat dilaksanakan.

1. Membuat Daftar Hadir Rapat

Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti: konsumsi, kursi, serta sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

1. Mempersiapkan Bahan untuk Rapat

Bahan rapat yang perlu disiapkan berupa agenda rapat, notula/hasil rapat yang lalu, bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat.

1. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat

Peralatan dan perlengkapan yang harus dipersiapkan antara lain whiteboard, spidol, penghapus, flip chart, LCD proyektor atau OHP, sound system, map, block note serta bolpoinnya, laptop atau komputer.

Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam ruang rapat sebagai berikut : cahaya yang diperlukan disesuaikan dengan kebutuhan luas ruangan, ventilasi udara yang sejuk agar ruangan tidak terlalu panas, pengaturan tempat duduk yang harus disesuaikan dengan jumlah peserta dan luas ruangan.

1. Akomodasi atau Penginapan

Bila rapat dilakukan lebih dari satu hari biasanya para peserta akan menginap pada suatu tempat, untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk penginapan.

Jika rapat tidak diadakan dalam kantor tentunya sekretaris harus mempersiapkan transportasi untuk peserta rapat.

Konsumsi harus berupa makanan ringan atau makanan berat, hal ini akan berdampak pada motivasi peserta rapat.

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

1. Pengecekan Persiapan Rapat

Sebelum rapat dimulai sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatu siap dipergunakan.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, berikut rincian dari sebelum rapat, selama rapat dan sesudah rapat :

Keberhasilan atau kegagalan rapat sering dapat diketahui jauh sebelumnya. Banyak rapat tidak perlu diselenggarakan sama sekali. Kalau memang harus diadakan, pengundangannya harus memiliki tujuan-tujuan jelas. Keputusan harus di buat tentang siapa yang perlu di undang, siapa yang memimpin, tanggal, dan waktu dilakukannya rapat. Agenda yang baik serta laporan yang diperlukan atau bahan-bahan pendukung harus disiapkan. Peserta dan orang-orang yang turut telibat harus diberi tahu pada waktu yang tepat. Pekerjaan-pekarjaan administrative, termasuk akomodasi dan komsumsi, harus diselenggarakan. Bantuan sekertariat perlu disiapkan. Peserta harus menyelesaikan persiapan mereka sendiri.

Yang dimaksud dengan perangkat keras adalah setiap objek fisik yang berhubungan dengan rapat: ruangan, mebel, dan peralatan. Sarana-sarana ini dapat berpengaruh besar terhadap berhasil atau gagalnya sebuah rapat. Usahakan sedapat mungkin agar ukuran ruang sesuai kebutuhan, cukup nyaman, memiliki sistem pendingin atau pemanas dan bertukaran udara yang baik, dan bebas dari gangguan yang mengacau konsentrasi seperti telepon, tamu, dan sebagainya. Ruangan harus memiliki dekorasi dan perabotan yang baik. Demikian pula susunan meja dan kursi yang sebaiknya di sesuaikan dengan banyak sedikitnya peserta rapat atau tingkat formalitasnya. Semua peralatan, termasuk alat-alat visual, haurs sesuai kebutuhan, diletakan dengan baik, dan diuji sebelumnya.

Kelompok dapat memperlihatkan tingkah laku yang ekstrim. Agar bekerja efektif, mereka membutuhkan sasaran yang dapat dicapai, jelas, struktur tim yang menyatu, dan pimpinan yang jelas dan diterima. Ketua harus bisa melihat peranannya, apakah sebagai “juri” atau “kapten kesebelasan”, dengan baik tanpa keraguan. Ia harus menjelaskan strateginya sampai dimengerti oleh kelompok. Ia harus mengenal siapa-siapa pemainnya, memanfaatkan kemampuan mereka dan menghindarkan kelemahannya. Rapat harus memiliki aturan-aturan yang jelas dan ditaati. Ketua perlu waspada terhadap gejala-gejala negative dan destruktif didalam kelompok-kelompok dan berupaya sebaik mungkin untuk menghindarinya.

Sekretaris rapat adalah orang penting kedua setelah ketua. Ia harus memastikan apakah semua pengaturan administrasi telah terselesaikan dengan baik dan berjalan sempurna, sebelum, ketika, dan sesudah rapat. Ia harus membuat rekaman yang akurat selama rapat berlangsung, dan setelah itu menulis notulen atau catatan yang permanen dan resmi. Ia harus tahu semua peraturan rapat yang berlaku, dan memberikan nasehat bila perlu. Ia harus membantu pimpinan. Ia harus menyiapkan dan terbiasa dengan semua jenis dokumentasi yang relevan dengan rapat dan menyebarkannnya dan menyediakannya dimana perlu.

            Sebelum rapat, bila perlu, seseorang dapat saja menjalankan 2 peran secara bersamaan. Tugan-tugas sebelum rapat dapat dilakukan baik oleh ketua, maupun sekretaris, atau dijalankan bersama, tetapi pada waktu rapat, tugas sekretaris begitu penting sehingga tidak mungkin lagi digabung dengan tugas-tugas ketua, kecuali bila rapat tersebut merupakan rapat sederhana dan pendek. Sekretaris yang harus mengikuti seluruh liku-liku perjalanan diskusi, merekam, serta menyajikan informasi tentang fakta dan prosedur, dengan sndirinya sulit bagi dirinya kalau masih haurs merangkap sebgai ketua. Ketua tidak akan mungkin mengendalikan rapat dan membuat catatan-catatn dengan benar dalam waktu bersamaan.

Peran ketua dalam sebuah rapat juga sama pentingnya. Ia harus mengilhami rapat dengan rapat dengan arah dan tujuan yang jelas, membangun dan mempertahankan motivasi, mengarahkan perdebatan, merangsang semua peserta agar mampu memberikan sumbangan pikiran terbaik mereka, mengawasi tata tertib, menjalankan peraturan-peraturan dan prosedur tanpa perlu khawatir atau menjadi berat sebelah, dan menjelaskan kesimpulan-kesimpulan yang dihasilkan rapat. Kalau ia kadang-kadang ditertawakan peserta, tidak berarti bahwa ia tidak mampu bertindak sebagai seorang ketua yang sempurna.

Sebaiknya peserta rapat hanya menerima undangan bila kehadirannya dapat dibenarkan. Sebelum datang menghadiri rapt ia wajib mempelajari agenda dan semua dokumen yang berkaitan dengannya, kenali permasalahan dan peserta-peserta lain yang mungkin hadir, pikirkan sasaran-sasaranya sendiri dan strategi rapatnya ia harus datang pada saat yang tepat, meraba “suasana” rapat,mendengarkan dengan seksama, dan menyumbangan sebuah pikirannya pada waktu dan cara yang paling efektif. Ia wajib mengetahui semua perosedur dan peraturan rapat. Ia juga perlu waspada, dan selalu mencek, terhadap setiap aspek reaksi pribadi yang mungkin dapat menghalangi keefektifan kerjanya.

Orang-orang yang mengeluh hampir dapat dipastikan adalah peserta biasa, tetapi keberhasilan suatu rapat sebagian besar terletak di tangan mereka. Satu orang peserta sudah cukup mampu merusak rapat. Seperti juga perilaku berbagai segi, merusak jauh lebih mudah dari pada memperbaiki.

Setelah rapat dinyatakan selesai, pekerjaan sesungguhnnya sebenarnya baru saja dimulai. Semua catatan rapat harus segera disusun dan disebarluaskan secepat mungkin. Demikian pula tugas-tugas administrative, mulai dari merapatkan ruangan sampai denagn penyelasaian masalah keundangan, harus segera dihadapi. Mereka yang terlibat dengan hasil rapat tetapi tidak hadir harus segera diberi tahu tentang segala sesuatu yang terjadi. Peserta-peserta yang diberi tugas oleh rapat harus segera melaksanakan keputusan tersebut. Pada rapat-rapat biasa, ketua dan sekretaris adalah orang-oarang yang bertangung jawab menangani semua permasalahan sampai dengan rapat berikutnya, dan merencanakan agar rapat selanjutnya dapat terus berlangsung.

Sedikit saja rapat yang diadakan dengan maksud melakukan lebih banyak hal daripada sekedar memulai suatu progress. Bila orang menggerutu tentang rapat, kegagalan melakukan tindak lanjut adalah salah satu sebab munculnya rasa kesal yang paling umum terjadi. Tidak ada artinya kelompok orang yang bekerja keras dan efektif tetapi tidak melaksanakan keputusan-keputusan.

Tugas-tugas yang segera dihadapi setelah berakhirnya rapat, antara lain :

·  Permasalahan masuk kembali.

·  Analisis jalannya rapat.

·  Catatan-catatan/notulen.

·  Memantau dan melaporkan kembali hasil pantauan.

·         Drs. Wursanto, Ignatius. 2006.Kompetensi Sekretaris. (Jakarta : ANDI).

·         Peel, malcolm. 1993. Kiat Sukses Rapat. (Jakarta : Gramedia pustaka utama)

·         Merdi, sedarmayanti. 1997.  Tugas dan Pengembangan Sekretaris, (Bandung : Mandar Maju)