3 hal penting yang harus diperhatikan dalam sistem Informasi Manajemen

Blog 25 Oktober 2019 / Mimin SMT

Terdapat puluhan jenis software sistem informasi yang tersedia di pasaran. Ketika memutuskan untuk membeli atau untuk membuat sebuah sistem informasi untuk sekolah, berikut ini beberapa hal yang harus diperhatikan :

Keamanan

Karena sharing data merupakan aspek utama dari sistem informasi, keamanan tentu saja menjadi perhatian utama. Perlu diberikan beberapa tingkatan keamanan untuk berbagai kelompok. Sebagai contoh, pimpinan sekolah, guru dan karyawan tata usaha masing-masing mempunyai kewenangan berdasarkan kepentingan masing-masing. Siswa dan orangtua dibatasi kewenangannya untuk mengakses informasi yang diperlukan.

Interoperability

Antara satu sistem informasi dengan yang lainnya sebaiknya memiliki basis data yang sama. Atau terdapat fitur impor dan ekspor data dari satu jenis data ke jenis data yang lainnya. Ini diperlukan agar sekolah tidak perlu mengentri data kembali ketika berganti sistem informasi.

Pelayanan

Kebanyakan pembuat software sistem informasi memberikan pelayanan. Perlu diperhatikan kualitas pelayanan yang ditawarkan oleh pembuat software. Apakah layanan yang diberikan dapat dilakukan melalui email, atau telepon misalnya. Hal ini penting karena masalah teknis akan dijumpai ketika memasukan data, serta dibutuhkan pula untuk melakukan update dan upgrade software.

Pengambilan Informasi

Beberapa pertimbangan penting adalah bagaimana informasi dapat diakses, bagaimana cara melihatnya, siapa yang dapat mengaksesnya, serta apakah dapat dilakukan akses dari beberapa user yang berbeda dalam waktu bersamaan (multi-user)

Biaya

Terdapat beberapa tipe pembayaran : lisensi per user, lisensi per institusi, lisensi tahunan atau pembelian langsung. Masing-masing memiliki keuntungan dan kerugiannya. Sekolah perlu memahami masing-masing tipe pembiayaan dan Batasan masing-masing tipe.

Demikian tadi beberapa hal yang perlu diperhatikan saat memilih sistem informasi di sekolah. Jika Anda sedang mencari referensi untuk sistem informasi sekolah Anda. Silahkan kunjungi https://sevenmediatech.co.id/work   

Bagikan ke sosial media :

Bagi sebuah perusahaan, mengadopsi sistem teknologi dipahami akan mampu mempermudah pekerjaan dan pengambilan keputusan secara lebih efektif dan efisien. Ketika seluruh sistem yang mengelola informasi telah berjalan dengan baik, maka perencanaan dan pengembangan bisnis menjadi lebih terukur. Seluruh divisi manajemen akan saling terhubung satu sama lain, dan informasi yang dihasilkan menjadi lebih baik dan minim kesalahan.

Nah. agar semua bagian di perusahaan itu saling terhubung, maka perusahaan harus menerapkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management Information System (MIS). Apa itu SIM? Secara sederhana, SIM merupakan sistem yang direncanakan untuk mengumpulkan, menyimpan dan menyebarluaskan data berupa informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan berbagai fungsi manajemen. SIM ini biasanya berbasis komputer, termasuk lembar excel sederhana atau platform yang lebih kompleks. Informasi yang dikumpulkan dan dianaliasa dalam sistem biasanya berasal dari sumber internal dan eksternal.

Dalam SIM ini terdapat lima komponen. Pertama, Sistem Administrasi dan Operasional. Sistem ini meliputi beberapa bagian dari manajemen yang melakukan kegiatan rutin dengan prosedur yang telah ditentukan. Prosedur ini ada pada bagian personalia, administrasi, dan lain sebagainya. Komponen ini perlu diawasi secara teliti sebab apabila ada perubahan maka dapat segera diantisipasi. Kedua, Sistem Pelaporan Manajemen, yang merupakan komponen informasi manajemen yang mencakup bagian yang mana memiliki tugas utama untuk menyusun laporan kinerja baik secara periodik maupun secara rutin.

Ketiga, Sistem Pencarian, yaitu komponen yang memberikan ragam informasi yang dibutuhkan perusahaan. Bentuk sistem pencarian tidak terstruktur tetapi penting untuk mengambil keputusan. Keempat, Sistem Database. Sistem ini adalah komponen yang memiliki manfaat untuk menyimpan semua data dan informasi mengenai kegiatan dari perusahaan. Kelima, Manajemen Data, yang memberi kepastian bahwa ragam data yang dimiliki lebih akurat, kekinian, aman, dan juga siap digunakan. Manajemen data berfungsi sebagai penghubung antara database dengan ragam komponen sistem informasi yang lain. Sistem ini menggunakan software yang akan membantu mendapatkan, memelihara, mengontrol, dan mengolah hingga akses data lebih mudah untuk digunakan.

SIM ini menggabungkan berbagai sistem utama yang ada di perusahaan. Antara lain:

Executive Information System (EIS), untuk membuat keputusan yang memengaruhi seluruh organisasi; Marketing Information System (MkIS), untuk melaporkan efektivitas histori proses pemasaran dan saat ini. Juga menggunakannya sebagai data yang dianalisa untuk merencanakan proses pemasaran di masa depan; Business Intelligence System (BIS), untuk membuat keputusan bisnis berdasarkan pengumpulan, integrasi, dan analisis data dan informasi yang dikumpulkan. Sistem ini mirip dengan EIS, tetapi manajer dan eksekutif tingkat bawah menggunakannya.

Customer Relationship Management System (CRM). Sistem ini menyimpan informasi penting tentang pelanggan, termasuk penjualan sebelumnya, informasi kontak, dan peluang penjualan. Tim pemasaran, layanan pelanggan, penjualan, dan pengembangan bisnis sering menggunakan CRM; Sales Force Automation System (SFA), yang mengotomatiskan banyak tugas yang dilakukan oleh tim penjualan. Ini dapat mencakup manajemen kontak, pelacakan dan pembuatan kontak, dan manajemen pesanan; Transaction Processing System (TPS). Pada tingkat dasar, TPS dapat berupa sistem point of sale (POS). Karyawan dapat menggunakan data yang dibuat untuk melaporkan tren penggunaan dan melacak penjualan dari waktu ke waktu.

Knowledge Management System (KMS). Layanan pelanggan dapat menggunakan sistem KMS untuk menjawab pertanyaan dan memecahkan masalah; Financial Accounting System (FAS): Sistem ini khusus untuk departemen yang berhubungan dengan keuangan dan akuntansi, seperti  untuk menghitung hutang dagang (AP) dan piutang dagang (AR); Human Resource Management System (HRMS): Sistem ini melacak catatan kinerja karyawan dan data penggajian; Supply Chain Management System (SCM): Perusahaan manufaktur menggunakan SCM untuk melacak aliran sumber daya, bahan, dan layanan dari pembelian hingga produk akhir dikirim.

Cara kerja SIM ini dimulai dari pemrosesan data, kemudian disimpan dalam database terpusat di mana informasi dapat diakses dan di-update oleh semua orang yang memiliki wewenang sesuai dengan tujuan mereka.

Pada intinya, SIM adalah untuk menyimpan data dan membuat laporan yang dapat digunakan para profesional bisnis untuk menganalisis dan membuat keputusan. Ada tiga jenis laporan dasar pada sistem ini. Pertama, Dijadwalkan. Dibuat secara berkala, laporan ini menggunakan aturan yang disediakan pemohon untuk menarik dan mengatur data. Laporan terjadwal memungkinkan perusahaan untuk menganalisis data dari waktu ke waktu (contoh: Sebuah maskapai penerbangan dapat melihat persentase bagasi yang hilang berdasarkan bulan), lokasi (contoh: Distributor dapat membandingkan angka penjualan dari toko yang berbeda), atau parameter lainnya.

Kedua, Ad-hoc. Ini adalah laporan satu kali yang dibuat pengguna untuk menjawab pertanyaan. Jika laporan berguna, Anda dapat mengubah laporan ad-hoc menjadi laporan terjadwal. Ketiga, Real-time. Jenis laporan ini memungkinkan seseorang untuk memonitor perubahan saat terjadi. Misalnya, kepala costumer service dapat melihat lonjakan volume panggilan yang tidak terduga dan menemukan cara untuk meningkatkan produktivitas atau mengecek beberapa panggilan di tempat lain.

SIM ini penting bagi perusahaan untuk mempelajari kebutuhan informasi manajemen organisasi di setiap tingkat guna pengambilan keputusan operasional, taktis dan strategis. Dan, tentunya banyak manfaat bagi perusahaan dari penerapan SIM ini, antara lain: Memudahkan pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, pengawasan, pengarahan dan pendelegasian kerja kepada semua departemen yang memiliki hubungan atau koordinasi; Meningkatkan kualitas sumber daya manusia karena unit sistem kerja yang terkoordinasi dan sistematis; Meningkatkan produktivitas dan penghematan biaya dalam perusahaan; Menyediakan informasi yang digunakan dalam penghitungan harga pokok produk, jasa, serta tujuan lain yang diinginkan oleh manajemen; Menyediakan informasi yang digunakan untuk merencanakan, mengendalikan, mengevaluasi, serta melakukan perbaikan yang berkelanjutan; Perusahaan dapat mendorong peningkatan alur kerja yang menghasilkan penyelarasan proses bisnis yang lebih baik dengan kebutuhan pelanggan; Dapat memudahkan akses data yang telah disediakan secara akurat dan real time (tepat waktu) bagi para user tanpa perlu melalui perantara sistem informasi secara langsung. (*dari berbagai sumber)

Seiring dengan berkembangnya bisnis saat ini, sistem informasi manajemen makin dibutuhkan dalam pengelolaan perusahaan. 

Sistem informasi manajemen adalah penerapan sistem teknologi informasi pada sebuah organisasi bisnis. Sistem ini menyediakan data dan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas berorganisasi.

Selanjutnya data serta informasi tersebut dikelola dan disatukan sehingga akhirnya menjadi salah satu dasar dalam pengambilan keputusan pihak manajemen agar tujuan organisasi tercapai. Cakupan dari penerapan sistem ini meliputi beberapa hal berikut.

• Tujuan  perusahaan.
• Pengoperasian.
• Produk.
• Jasa.
• Memperkuat posisi persaingan dagang.

Tentu jika berbicara mengenai manajemen bisnis, keuangan perusahaan menjadi prioritas yang harus dijamin sebagaimana adanya banyak risiko berbisnis. Namun hal ini bisa diminimalkan dengan asuransi properti yang akan menanggung kerugian yang diderita perusahaan.

Peran sistem informasi manajemen

Tugas utama sistem informasi manajemen  di dalam sebuah organisasi adalah sebagai aliran umpan balik atau feedback, baik dari posisi terbawah hingga ke atas. Selain itu, sistem ini dinilai sebagai sarana untuk menyelesaikan rencana dan alat pengawasan juga. Organisasi yang beroperasi dalam berbagai macam usaha disarankan menerapkan sistem ini. 

Berikut peran penting dari menerapkan pengelolaan sistem informasi dalam sebuah bisnis.

1. Mendukung proses bisnis dan operasi.
2. Mendukung pengambilan keputusan dari level karyawan hingga manajer.
3. Mengasah kemampuan perusahaan untuk mencapai keunggulan yang kompetitif.
4. Membantu setiap karyawan dalam perusahaan untuk membuat keputusan dengan baik.

Karakteristik sistem informasi manajemen

Syarat dapat diterapkannya sebuah sistem informasi manajemen adalah pengadaan sebuah organisasi itu sendiri. Selanjutnya akan dikelola oleh orang yang berada dalam organisasi tersevut dengan bantuan teknologi.

Apa yang membedakan sistem informasi manajemen dengan sistem lain dalam sebuah organisasi? Berikut karakteristik yang diterapkan di dalamnya dan sekaligus menjadi pembeda.

• Bergantung pada data organisasi serta alur perolehan informasi dalam organisasi.
• Sebagaimana sifatnya menghimpun dan menyebarkan informasi, biasanya sistem ini tidak sampai menganalisis sebuah masalah.
• Mesti ada perencanaan yang matang dan panjang.
• Berorientasi pada data yang sudah terjadi atau yang sedang terjadi.
• Fokus pada data internal organisasi.
• Membantu manajer secara operasional, kontrol, dan perencanaan.

Tujuan penerapan sistem informasi manajemen

Sistem informasi manajemen telah menjadi bagian dari pendekatan secara terorganisasi dan terencana untuk memudahkan peran manajemen dalam sebuah organisasi. Inilah alasan yang membuat sebuah organisasi tertarik untuk mencanangkan tujuan dari sistem ini. 

Berikut tujuan dari sistem menajemen informasi.

• Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam penghitungan harga pokok penjualan, produk dan tujuan sejenis lainnya.
• Menyediakan informasi dalam perencanaan, pengendalian, evaluasi, serta perbaikan yang bersifat berkelanjutan.
• Tolak ukur pengambilan keputusan.

Faktor keberhasilan sistem informasi manajemen

Keberhasilan sebuah organisasi dalam mengaplikasikan sebuah sistem akan bergantung dengan bagaimana cara merumuskannya kemudian melaksanakannya di setiap unit organisasi. Namun, sejumlah faktor lain turut memengaruhi keberhasilan organisasi dalam penerapan sistem manajemen bisnis ini. 

Berikut hal-hal yang harus diperhatikan agar sistem manajemen informasi bisa diterapkan dengan benar.

1. Cetak biru perusahaan

Bagaimana manajemen dan unit dalam sebuah perusahaan dapat memastikan kelanjutan pembangunan, sesuai dengan cetak biru perusahaan. Ini berkaitannya pada faktor pengalaman dalam semangat membangun. Termasuk juga peran semua bagian di dalam organisasi untuk menunjang kesuksesan sistem informasi manajemen.

2. Integrasi 

Integrasi setiap bagian organisasi mulai dari yang kecil hingga level teratas mesti dipastikan berjalan dengan lancar. Ini untuk menghindari hal-hal buruk yang dapat terjadi dalam sebuah organisasi. 

3. Tim yang membangun 

Dalam sebuah organisasi, solidnya tim dalam membangun sistem informasi manajemen amat diperlukan. Dalam sebuah tim harus ada yang profesional dan memahami sistem dalam sebuah organisasi. Gunanya adalah memastikan sistem yang dibangun tetap berjalan sesuai rencana. 

4. Teknologi informasi

Komponen-komponen teknologi informasi meliputi perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan. Agar tidak salah dalam memilih teknologi yang dibutuhkan, maka perlu diperhatikan kemampuan, kapasitas, hingga kecepatan teknologi informasi untuk menampung data. 

5. Perubahan budaya kerja 

Meninggalkan kebiasaan kerja yang masuk zona nyaman bisa dibilang adalah hal yang berbahaya. Apabila sudah mendarah daging, nyatanya sulit bagi pelaksana sistem untuk belajar menyesuaikan diri dengan sistem baru. Maka, manajemen harus memperhatikan budaya kerja dalam sebuah organisasi. 

Perkembangan sistem informasi manajemen

Era digital saat ini, terus membarui sejumlah sistem dalam sebuah organisasi. Di sisi yang selaras, sejumlah perusahaan dan organisasi modern telah menggantungkan metode pengolahan datanya melalui komputer.

Sebagaimana konsep sistem informasi manajemen terus berkembang, berbagai konsep-konsep baru dari sistem manajemen ini terus dihasilkan. Berikut sejumlah sistem informasi manajemen terkini yang menggunakan sistem berbasis komputer. 

1. Decision support system atau DSS, yaitu sistem yang menghasilkan informasi yang ditujukan pada masalah tertentu. Pengambilan keputusan pada sistem ini adalah manajer. 
2. Office automation. Metode ini dilakukan dengan memberikan fasilitas tertentu demi meningkatkan komunikasi dan produktivitas para manajer dan staf kantor. Dalam rangka meningkatkan dua hal tersebut, maka diberikan fasilitas penggunaan peralatan elektronik. 
3. Artificial Intelligence, yaitu konsep dengan gagasan bahwa komputer bisa diprogram untuk melakukan proses kerja yang logis menyerupai otak manusia. Saat ini konsep yang dikenal dengan sebutan AI ini terus mendapat perhatian positif dari masyarakat luas karena dinilai dapat menunjang kehidupan manusia sehari-hari.
4. Expert System, yaitu suatu aplikasi yang memiliki fungsi sebagai spesialis dalam area tertentu.

Contoh pengaplikasian sistem informasi manajemen

Saat ini, kedai kopi merupakan usaha yang ramai karena budaya ngopi telah menjadi gaya hidup. Mari kita ambil contoh penerapannya di dalam manajemen sebuah kedai kopi. 

Pada dasarnya, sistem ini dibangun untuk meningkatkan kontrol atas pembelian, persedian barang, dan omset dari kedai kopi tersebut. 

Pemilik kedai kopi harus memastikan ketersediaan bahan baku utamanya biji kopi yang akan disajikan. Sebagai pihak pengelola, informasi setiap bahan baku yang harus dipesan dan terpaksa melalui retur pembelian karena tidak terjual harus tercatat. 

Titik kritis dari sistem ini adalah mendeteksi jenis-jenis bahan baku yang tersedia dalam jumlah banyak, tetapi nyatanya jenis produk yang ada akan sulit dibedakan. 

Misalnya, terdapat 10 kilogram biji kopi arabika, tetapi baurannya terdapat arabika jawa, arabika sumatera, arabika sulawesi, dan arabika papua. Selain itu, titik kritis lain adalah pendeteksian barang yang tidak segar atau kurang layak konsumsi. 

Maka, dibutuhkan tingkat kontrol yang tinggi untuk menghindari terjadinya barang yang segera habis secara kuantitas maupun kualitas.

Pada esensinya, penerapan sistem informasi manajemen yang ideal, seluruh pihak terkait di dalam manajemen bisnis selayaknya dapat mengetahui permasalahan yang ada sekaligus dapat memproyeksikan solusi ke depannya.

Tanpa sistem manajemen yang baik, tentu saja akan sulit untuk mengembangkan potensi perusahaan dalam meraup keuntungan dan pengembangan jaringan berbisnis. Sebagai akibatnya, perusahaan akan mengalami kerugian dan berisiko gulung tikar.

Ada minat untuk mulai mengelola usaha sendiri untuk mendapatkan penghasilan tambahan? Kenapa tidak bergabung menjadi Mitra Lifepal untuk mendapatkan peluang penghasilan? Tidak tanggung-tanggung, kamu bisa dapat Rp30 juta per bulan!

Jika kamu memiliki kendala lainnya dalam perencanaan pengelolaan bisnismu, jangan ragu untuk mencari tahu apa solusinya di Lifepal. Kamu juga bisa tanyakan di Tanya Lifepal kapan saja.