Sebutkan proses perencanaan sumber daya manusia

Sumber daya manusia adalah individu produktif yang bekerja sebagai penggerak organisasi di organisasi pemerintahan, bisnis, dan organisasi lain yang memiliki fungsi sebagai aset. Maka dari itu, karyawan ini harus perusahaan coba kembangkan dan dilatih kemampuannya. Perusahaan sebaiknya melakukan perencanaan SDM untuk meningkatkan kinerja karyawannya.

Secara umum, sumber daya manusia dibagi menjadi dua kategori yaitu sumber daya manusia makro, yaitu jumlah penduduk usia produktif di suatu wilayah tertentu, dan sumber daya manusia mikro, yaitu jumlah penduduk usia produktif di suatu wilayah tertentu. Individu yang bekerja di suatu perusahaan atau institusi dianggap sebagai SDM mikro.

Dalam istilah awam, sumber daya manusia adalah orang-orang dengan keterampilan tertentu yang bekerja untuk sebuah perusahaan. Selain modal dan teknologi, salah satu elemen terpenting dalam pencapaian tujuan perusahaan adalah sumber daya manusia. Karena pentingnya SDM dalam perusahaan, maka keberadaan dari perencanaan SDM menjadi hal yang krusial. 

Dengan perkembangan teknologi digital saat ini, Anda dapat mengotomatiskan pengelolaan SDM pada perusahaan Anda dengan menggunakan sistem HRM. Dengan sistem tersebut, Anda dapat mengotomatiskan tugas HR, administrasi karyawan, menghitung gaji sesuai PPh 21 hingga memudahkan proses reimbursement.

Kemudian, untuk mengetahui lebih lanjut mengenai perencanaan SDM mulai dari definisi, faktor, hingga tantangannya Anda dapat membaca artikel berikut.

Baca juga: Pentingnya BPJS Ketenagakerjaan bagi Karyawan Perusahaan Anda

Pengertian Perencanaan SDM Menurut Para Ahli

Perencanaan sumber daya manusia (SDM) adalah proses berkelanjutan dari perencanaan ke depan yang sistematis untuk mencapai penggunaan yang optimal dari aset organisasi yang paling berharga, yaitu karyawan itu sendiri. Perencanaan sumber daya manusia memastikan bahwa karyawan dan pekerjaan cocok, dengan tujuan menghindari kekurangan atau kelebihan tenaga kerja.

Secara umum, perencanaan ini biasanya guna untuk merencanakan masa depan perusahaan, serta strategi untuk mempertahankan pasokan karyawan yang terampil. Inilah sebabnya mengapa ini juga dikenal sebagai perencanaan tenaga kerja. Proses ini digunakan untuk membantu bisnis dalam mengevaluasi kebutuhan mereka dan merencanakan sebelumnya untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Berikut beberapa pengertian perencanaan SDM menurut para ahli:

1. Robert L. Mathis dan John H. Jacson (2001) 

Perencanaan sumber daya manusia adalah proses analisis dan identifikasi tersedianya dan kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuan.

2. Andrew E. Sikula

Perencanaan sumber daya manusia adalah proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi.

3. Mondy & Noe (1995)

Perencanaan SDM adalah proses yang secara sistematis mengkaji keadaan sumber daya manusia untuk memastikan bahwa jumlah dan kualitas dengan keterampilan yang tepat, akan tersedia pada saat mereka dibutuhkan.

4. William B. Werther dan keith Davis

Perencanaan SDM adalah perencanaan yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai (demand) dan ketersediaan (supply) pada masa yang akan dating, baik jumlah maupun jenisnya sehingga departemen SDM (HRD = Human Resource Department), dapat merencanakan pelaksanaan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan aktivitas lainnya dengan baik.

Baca juga: Inovatif adalah Keterampilan yang Penting dalam Bekerja

Tujuan dan Fungsi Perencanaan SDM

Menganalisis tujuan organisasi

Tujuan organisasi yang harus dipenuhi dapat Anda bagi menjadi tujuan yang lebih terfokus pada tujuan yang harus dipenuhi di setiap unit kerja atau bagian. Target tertentu ditetapkan untuk departemen produksi, pemasaran, dan keuangan, misalnya. Perbedaan antara tujuan dan rencana keseluruhan ini memungkinkan penilaian kebutuhan sumber daya manusia untuk setiap departemen dan aktivitas.

Menilai ketersediaan sumber daya manusia

Setelah mempelajari tentang pekerjaan yang tersedia melalui analisis tujuan organisasi, langkah selanjutnya adalah mempelajari sumber daya manusia yang tersedia saat ini. Inventarisasi ini meliputi jumlah tenaga kerja, kapasitas dan kemampuannya, latar belakang pendidikan, kinerja, dan kompetensinya. Lebih lanjut, untuk meningkatkan kualitas karyawan pada perusahaan Anda, kini Anda dapat menggunakan sistem manajemen kompetensi. Penggunaan sistem tersebut dapat membantu Anda untuk mengukur performa karyawan Anda dengan lebih mudah dan mengidentifikasi karyawan yang membutuhkan pelatihan berdasarkan skil yang dimiliki.  

Merumuskan rencana tindakan terhadap SDM yang dimiliki

Setelah inventarisasi, langkah selanjutnya adalah memperkirakan tenaga kerja di masa depan. Organisasi atau perusahaan akan mempertimbangkan apakah diperlukan penambahan tenaga kerja, apakah perlu untuk meningkatkan produktivitas dan kemampuan karyawan yang ada melalui pelatihan dan pengembangan keterampilan baru, dan apakah ada calon karyawan yang potensial untuk dipekerjakan sebagai karyawan untuk mengisinya.

Memperkirakan permintaan SDM

Setelah inventarisasi, langkah selanjutnya adalah memperkirakan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk masa yang akan datang. Organisasi atau perusahaan akan mempertimbangkan apakah perlu ada penambahan tenaga kerja, apakah perlu meningkatkan produktivitas dan kemampuan karyawan yang ada melalui pelatihan, dan mengembangkan keterampilan baru dan apakah ada calon yang potensial untuk direkrut sebagai karyawan untuk mengisi pekerjaan tersebut.

Merumuskan strategi dan implementasi pencarian SDM

Jika ada kesenjangan dalam perkiraan, tindakan harus diambil. Ini bisa berupa mutasi departemen atau bahkan pemutusan hubungan kerja secara paksa.

Pemantauan, pengendalian, dan umpan balik

Setelah tindakan SDM diambil, maka perlu dilakukan pemantauan, pengendalian, dan umpan balik yang diperlukan.

Baca juga: Inilah Cara untuk Mendaftar BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Perencanaan SDM

Perencanaan SDM atau perencanaan sumber daya manusia yang matang harus dilakukan oleh setiap perusahaan demi menjaga kestabilan sistem kerja yang sudah berjalan. Dalam melakukan perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan SDM, Anda perlu mengajak divisi Human Resource (HR) atau divisi Sumber Daya Manusia untuk berdiskusi.

Anda harus berdiskusi dengan divisi Sumber Daya Manusia, karena proses perekrutan tenaga kerja dan seluruh hal yang berhubungan dengan sumber daya manusia di dalam perusahaan dipegang oleh divisi HR atau divisi Sumber Daya Manusia ini. Lantas, bagaimana cara membuat perencanaan SDM yang tepat untuk perusahaan Anda? Simak penjelasan mengenai cara melakukan perencanaan SDM atau perencanaan Sumber Daya Manusia melalui artikel Sodexo berikut ini!

Pengertian Perencanaan SDM untuk Perusahaan

Sumber daya manusia merupakan aset terpenting yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Sumber daya manusia menjadi aset yang sangat penting dikarenakan mereka merupakan tenaga kerja yang bekerja dengan membawa visi dan misi perusahaan untuk mencapai target yang sudah ditetapkan oleh perusahaan itu sendiri.

Baca Juga: Pengertian Indikator Kreativitas dalam Bekerja

Oleh karena itu, Anda perlu membuat sebuah rancangan sistematis berupa perencanaan SDM yang dapat mengukur potensi sumber daya manusia dalam menjalankan pekerjaan mereka masing-masing sehingga dapat menguntungkan kedua belah pihak yaitu perusahaan dan para tenaga kerja itu sendiri.

Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia di Perusahaan

Membuat perencanaan SDM tentu saja memiliki banyak manfaat yang bisa didapatkan bagi perusahaan dan tenaga kerja, ketika melakukan penerapan proses perencanaan SDM. Berikut ini adalah manfaat-manfaat perencanaan sumber daya manusia:

1. Mencapai Visi dan Misi yang Dimiliki Perusahaan

Manfaat utama yang bisa didapatkan dari adanya perencanaan SDM adalah sebagai salah satu upaya dalam memenuhi visi dan misi perusahaan. Pencapaian visi dan misi perusahaan bisa didapatkan melalui pencarian talent yang tepat dengan dedikasi yang tinggi.

2. Meningkatkan Produktivitas Sumber Daya Manusia di dalam Perusahaan

Manfaat kedua yang bisa Anda dapatkan dari penerapan perencanaan SDM adalah untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja di perusahaan. Dengan adanya perencanaan SDM, perusahaan dapat terbantu dalam memperoleh sumber daya manusia terbaik sesuai dengan tingkat kebutuhan tenaga kerja yang dimiliki perusahaan.

Produktivitas tinggi para tenaga kerja menjadi poin yang sangat penting dalam aktivitas bisnis bagi sebuah perusahaan. Tingginya produktivitas tenaga kerja dapat mendorong pemasukan perusahaan secara signifikan.

3. Menempatkan SDM Sesuai Tingkat Kebutuhan Tenaga Kerja

Manfaat perencanaan SDM yang ketiga adalah untuk membantu perusahaan dalam menempatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan dan kemampuan yang mereka miliki. Karena setiap sumber daya manusia yang ada dan dimiliki perusahaan punya keahlian yang berbeda, perencanaan SDM yang baik dapat membantu perusahaan dalam menempatkan para karyawan sesuai dengan keahlian yang mereka miliki.

Baca Juga: Kehabisan Ide? Ini 5 Cara Meningkatkan Kreativitas

Pemahaman terhadap perencanaan sumber daya manusia akan sangat memudahkan perusahaan dalam melakukan pemetaan tingkat kebutuhan sumber daya manusia. Pemetaan dalam perencanaan SDM ini membuat perusahaan bisa dengan mudah mengetahui divisi yang sedang perlu penambahan karyawan. Dengan adanya pemetaan dalam perencanaan SDM, perusahaan tidak akan mengalami kekurangan tenaga kerja dalam menjalankan aktivitasnya.

Langkah-langkah Perencanaan Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan

Dalam melakukan perencanaan SDM, diperlukan langkah-langkah yang tepat dan efektif. Adapun langkah-langkah dalam melakukan perencanaan SDM untuk perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Mengkaji Ulang Sumber Daya Manusia yang Sudah Ada

Sebelum Anda akan melebarkan sayap perusahaan dengan menambah SDM yang baru, Anda perlu melakukan kajian ulang terhadap tenaga kerja yang sudah tersedia. Anda bisa melakukan uji komprehensif yang dapat membantu penilaian aspek-aspek seperti skill, lama bekerja, jabatan, dan lain-lainnya. Bukalah juga forum diskusi untuk mengetahui masalah yang dihadapi oleh karyawan Anda agar dapat dicari solusi efektif sehingga SDM yang sudah ada dapat terbentuk sebagai sebuah tim yang solid dan mampu membantu Anda dalam membimbing calon tenaga kerja berikutnya.

2. Menganalisis Kebutuhan SDM Pada Masa Mendatang

Setelah Anda mengkaji ulang SDM yang sudah dimiliki, Anda dapat mengetahui posisi apa saja yang membutuhkan lebih banyak SDM demi menjaga keseimbangan sistem kerja perusahaan. Selain itu, Anda juga harus melakukan analisis akan kebutuhan SDM pada masa mendatang. Apalagi saat ini, kita hidup di era teknologi yang terus berkembang sehingga semakin dibutuhkan orang-orang dengan pengalaman atau skill di bidang tersebut.

3. Melakukan Pengembangan Skill Pada Masing-masing Tenaga Kerja

Untuk memaksimalkan SDM dengan sebaik mungkin, maka Anda perlu membekali masing-masing individu dengan pengembangan skill yang dapat mendukung proses kinerja mereka. Anda dapat memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengikuti workshop atau seminar yang berhubungan dengan pengembangan skill mereka atau Anda juga bisa bekerja sama dengan divisi HR untuk memberikan training bagi seluruh karyawan di perusahaan.

Baca Juga : 4 Cara Meningkatkan Kinerja Karyawan

4. Lakukan Evaluasi Terhadap Perencanaan Sumber Daya Manusia yang Sudah Berjalan

Evaluasi perlu dilakukan untuk melihat perkembangan dari perencanaan SDM yang Anda miliki. Apakah masing-masing individu sudah bekerja sesuai dengan target yang diharapkan atau kendala apa yang dimiliki oleh mereka dalam melakukan job desc yang sudah ditentukan.

Dengan demikian, Anda dapat melakukan penyesuaian terhadap SDM Anda untuk menghindari risiko operasional yang dapat mengganggu sistem kerja yang sudah berjalan di perusahaan Anda. Bahkan sebaliknya, dari evaluasi SDM ini Anda jadi dapat mengetahui apakah ada sistem yang salah di perusahaan Anda sehingga merugikan beberapa pihak di dalamnya.

Sejahterakan SDM yang Perusahaan Anda Miliki dengan Memberikan Reward

Perencanaan sumber daya manusia merupakan hal penting yang harus dimiliki oleh setiap perusahaan untuk menjaga kestabilan demi mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, Anda harus membuat perencanaan SDM yang sistematis dan terukur demi mengembangkan bisnis yang Anda miliki. Selain itu, pastikan bahwa seluruh karyawan merasa aman, nyaman, dan bahagia saat bekerja di perusahaan Anda dengan memberikan reward seperti voucher belanja Sodexo Gift Pass yang menawarkan jaringan merchant yang luas serta beragam pilihan jasa dan produk. Saat ini Sodexo Gift Pass dapat digunakan di lebih dari 560 merchant dan 23.300 outlet. Para karyawan dapat termotivasi untuk dapat bekerja lebih maksimal lagi berkat reward dari Sodexo!