Pengolahan pasti ada kaitannya dengan sistem karena akan mempermudah pengolahannya sehingga kerja manusia menjadi lebih ringan. Termasuk di dalamnya pengelolaan dana kecil juga menggunakan sistem, yakni sistem dana fluktuasi dan sistem dana tetap. Meskipun terkadang ada yang menganggap dua jenis dana ini sama. Namun pada kenyataannya ada beberapa hal yang membedakan keduanya. Berikut ini kami akan menjelaskan kepada anda tentang perbedaan dana tetap dan dana fluktuasi dalam sistem pencatatan kas kecil. Akan tetapi, sebelum itu kita harus mengetahui terlebih dahulu tentang apa itu dana tetap dan dana fluktuasi.
Sistem dana tetap adalah sebuah sistem yang menyisihkan kas kecil dengan jumlah yang tetap dan tidak akan berubah untuk setiap periode pengisiannya. Perubahan ini hanya akan terjadi pada saat perusahaan memang menghendaki adanya perubahan jumlah dana tersebut yang tentunya melakukan beberapa pertimbangan sebelumnya. Salah satunya adalah perusahaan merasa bahwa dana kas kecil yang selama ini sudah disisihkan masih belum mampu memenuhi semua keperluan perusahaan yang bersifat operasional kecil. Hal ini membuat perusahaan mengeluarkan keputusan bahwa jumlah dana tersebut harus dikurangi. Ketika perusahaan sudah benar-benar melakukan perubahan terhadap jumlah dana kas kecil, maka perusahaan selanjutnya wajib melaksanakan pencatatan penyesuaian pengurangan nilai tersebut. Hal ini juga berlaku ketika perusahaan juga hendak menaikkan jumlah dana pada kas kecil dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Ada hal penting yang harus anda ingat. Pencatatan pengeluaran untuk kas kecil tidak langsung disaat pada saat ada pengeluaran. Namun harus dicatat ketika ada pengisian kembali. Ada beberapa prosedur yang harus diperhatikan ketika menggunakan sistem dana tetap:
Lalu apa saja kelebihan dan kelemahan menggunakan sistem dana tetap? Berikut ini jawabannya:
Sistem ini adalah sebuah sistem yang menetapkan nilai kas kecil dengan berdasarkan kebutuhan operasional. Maksudnya, saldo kas kecil tidak bersifat tetap melainkan fluktuatif sesuai jumlah transaksi pada kas kecil. Jumlah saldo akan terus berubah-ubah di setiap periode dengan menyesuaikan kebutuhan operasional. Di dalam sistem ini, pada saat terjadinya perubahaan pada dana kas kecil maka harus segera dicatat, baik yang termasuk pengurangan maupun penambahan. Artinya, buku kas kecil tersebut berfungsi sebagai buku jurnal serta menjadi dasar ketika ingin memasukkan ke buku bekas. Sama halnya dengan sistem dana tetap, sistem dana fluktuasi juga memiliki beberapa kelebihan dan kekurangannya yang akan kami jelaskan di bawah ini:
Setelah mengetahui pengertian dan kelebihan serta kekurangan dari masing-masing sistem. Di bawah ini ada beberapa perbedaan dari sistem dana tetap dan juga fluktuasi yang berkaitan dengan pencatatan kas kecil: Untuk penentuan dana pada sistem dana akan selalu sama pada setiap periodenya. Tidak akan ada perubahan kecuali perusahaan memang menghendaki demikian. Sementara untuk dana fluktuasi jumlah saldo bisa langsung diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Ketika berlangsung atau selesai transaksi pengeluaran, untuk dana tetap tidak akan dicatat atau dibukukan sampai nanti memasuki awal periode ketika dana diisi kembali. Kasir kas hanya akan membuat bukti adanya transaksi yang digunakan sebagai bukti pengeluaran. Di sisi lain, sistem dana fluktuasi akan langsung dilakukan pembukuan atau pencatatan ketika terjadi pengeluaran. Kasir akan langsung membukukan setiap transaksi yang dilakukan tanpa harus menunggu akhir atau awal periode. Perbedaan yang ketiga antara dana tetap dan dana fluktuasi juga berkaitan dengan prosedur atau tata cara pengisian kembali. Untuk dana tetap, pengisian dana harus menyesuaikan dengan kesepakatan atau aturan awal perusahaan. Sementara pada sistem dana fluktuasi pengisian kembali akan langsung dilakukan dengan melihat kebutuhan operasional. Kemudian, pada saat terjadi kekurangan dana maka perusahaan yang menggunakan sistem dana tetap tidak bisa melakukan apapun sampai menunggu akhir atau awal periode untuk melakukan pengisian dana. Sementara sistem dana fluktuasi bisa langsung menyuntikkan dana sesuai dengan kebutuhan operasional. Jadi, kedua sistem tersebut memiliki beberapa perbedaan, baik dalam pengisian, pembelanjaan, dan juga penentuan jumlah saldo. Demikian informasi yang bisa kami berikan mengenai pengertian serta apa saja perbedaan dana tetap dan dana fluktuasi dalam sistem pencatatan kas kecil. |