Mengapa suatu kantor harus menyelenggarakan kegiatan korespondensi nya dengan baik

Anda pernah membuat kuitansi?Anda pernah membuat bukti tanda terima?atau Anda pernah menerima brosur suatu produk?Nah anda telah bersentuhan dengan hal yang bernama korespondensi. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, korespondensi diartikan sebagai perihal surat menyurat. Korespondensi dapat dilakukan pada berbagai tempat. Misalnya di kantor pemerintahan, institusi pendidikan, bank, dll.
Beberapa hal penting yang disampaikan oleh Bapak Samsul Bahktiar, dalam sesi Seminar Enterprenurship yang diadakan oleh Mien R.Uno Foundation bekerjasama dengan Komunitas Tangan Diatas (TDA) Surabaya dan Karya Salemba Empat (KSE) bertempat di ruang seminar perpustakaan pusat ITS lt.2 Kampus ITS Sukolilo, Sabtu (22/5).  Owner  sekaligus Chief Executive Officer (CEO)  PT. Miniaturindo tersebut selalu mengingatkan bahwa kegiatan korespendensi tersebut tidak dapat dipandang  sebelah mata. Karena banyak usaha yang baru dimulai, biasanya korespondensi banyak dikesampingkan. Bahkan  kegiatan korespondensi yang sangat lengkap dan baik wajib diterapkan dalam suatu usaha dengan administrasi yang  sudah tertata dengan baik.

Masih menurut pria yang juga Ketua Divisi Mastermind  TDA Surabaya ini, dengan adanya korespondensi, terdapat  beberapa fungsi yang dapat kita peroleh, antara lain: 1. Sebagai bukti untuk dijadikan kekuatan hukum. Fungsi korespondensi yang satu ini jelas mengacu pada bukti konkrit yang nantinya dapat meminimalisir adanya penyelewengan atau kegiatan curang yang dapat merugikan salah satu subjek yang bertransaksi. Dan legalitas nhukumnya menjadi semakin jelas. Bentuk korespondensi yang memiliki fungsi pertama ini anatara lain adalah Surat perjanjian, kuitansi, bukti tanda terima, faktur, dan lain- lain. 2. Sebagai referensi dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu transaksi Hal ini lebih memosisikan korespondensi sebagai penjelas yang sifatnya kearah petunjuk teknis dan juga dokumentasi bagi suatu kegiatan. Bentuk korespondensi yang memiliki fungsi ini antara lain adalah Notulen rapat, jadwal pengerjaan, surat penunjukan, dal lain-lain. 3. Jaminan keamanan dan kepemilikan Menjadi sesuatu hal yang penting ketika kita menghadapi suatu keadaan yang mengharuskan kita menunjukkan bukti bahwa apa yang kita usahakan itu adalah legal. Sehingga diperlukan suatu korespondensi yang dapat sewaktu- waktu dapat ditunjukkan pada pihak yang berwenang. Beberapa korespondensi yang memiliki fungsi ini adalah surat jalan, sertifikat, dan lain-lain. 4. Sebagai Media Promosi Untuk mengenalkan atau mempromosikan perusahaan atau produk kita dibutuhkan suatu hal yang secara bersamaan dapat dilakukan. Hal ini dikarenakan akan menjadi sangat tidak efektif jika kita, sebagai pemilik perusahaan atau produk tertentu, harus menjelaskan satu persatu ke banyak pihak. Terlebih secara bersamaaan. Sehingga disini korespondensi sangat diperlukan dalam usaha memperlacar usaha tersebut. Contoh bentuk korespondensi dengan fungsi ini anatar lain adalah Surat pemasaran, brosur, pamflet, company profile, pricelist, dan lain-lain. Beliau mengisahkan manfaat menggunakan korespondensi yang baik dari pengalamannya sendiri ketika mendapat pesanan (order) produk yang dijual perusahaannya dari pemesan asal Iran. Bahkan pernah suatu ketika pesanan yang diterima rusak karena proses pengiriman. Pihak pemesan yang merasa baranga rusak menghubungi. "Nah,disini peran korespondensi sangat penting". Kemudian segera pihak PT.Miniaturindo segera merespon dengan cepat.

Terlihat dari hal -hal diatas bahwa korespondensi sangat penting dalam kelancaran kegiatan suatu usaha, sehingga kemmapuan dalam membuat korespondensi yang baik sangat diperlukan. Sering usaha-usaha, terlebih pada tahap awal, hal ini kurang diperhatikan. Untuk itu seiring berkembangnya usaha, jika kita terus mengembnagkan kemampuan korespondensi. Maka saat usaha kita telah menjadi besar, kemampuan korespondensi kita juga sudah mapan. Toh, semua untuk menunjang kesuksesan usaha kita. Bagaimana? masih mengesampingkan korespondensi?. Selamat belajar.

Page 2

Dasar Korespondensi Yang Perlu Diketahui  adalah istilah umum yang merujuk kepada aktivitas penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain. Korespondensi dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan, organisasi atau atas nama perseorangan. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat dalam aktivitas disebut koresponden. Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:

1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.

2. Korespondensi Interen,yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Surat mempunyai fungsi esensial sebagai alat komunikasi, sementara untuk penghubung korespondensi bisnis surat memiliki banyak macamnya. Komunikasi yang bisa dihubungkan oleh surat adalah ide, pengabaran dan permintaan. Ada pula manfaat lain surat yakni :

• Sebagai pemberitahuan.
• Surat untuk wakil dalam acara tertentu.
• Sebagai bukti perjanjian tertulis.
• Surat untuk panduan dalam menjalankan arahan.
• Sebagai alat untuk memperingati
• Surat untuk dokumen sejarah suatu peringatan atau informasi.

Terdapat beberapa jenis surat yang didasarkan atas sifat, peruntukkan, wujud, keamanan isi surat, proses penyelesaiannya, dan dinas pos.

1.  Jenis surat berdasarkan sifatnya

Berdasarkan sifatnya, surat dapat dibagi ke dalam beberapa jenis yaitu surat pribadi, surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.

a. Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi atau disebut juga dengan surat perorangan karena isinya mengenai masalah perorangan, baik masalah kekeluargaan maupun masalah yang berkaitan dengan perorangan dengan sebuah instansi.

b. Surat dinas

Surat dinas atau disebut juga dengan surat resmi adalah surat yang isinya berkaitan erat dengan urusan dinas dari suatu lembaga atau instansi. Tujuan dibuatnya surat dinas oleh suatu lembaga atau instansi adalah untuk menyampaikan berita secara tertulis yang umumnya berupa penjelasan, pemberitahuan, pernyataan pendapat dari instansi kepada perorangan atau sebaliknya, dan pernyataan pendapat dari suatu instansi ke instansi lainnya.

c. Surat niaga

Surat niaga adalah surat yang dibuat oleh orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti perindustrian, usaha jasa, perdagangan, koperasi, dan perusahaan negara. Surat niaga meliputi surat pesanan, surat pembayaran, surat penagihan, surat penawaran,  surat pengaduan, surat pengiriman barang, dan surat proporsi penjualan.

d. Surat sosial

Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh organsiasi kemasyarakatan seperti  organisasi kedaerahan,  perkumpulan olahraga, dan organisasi masyarakat lainnya. Biasanya, surat sosial yang dibuat oleh organisasi kemasyarakatan ini tidak dimaksudkan untuk mencari keuntungan.

2.  Jenis surat berdasarkan peruntukannya

Berdasarkan peruntukannya, surat dapat dibagi ke dalam beberapa jenis surat yaitu surat edaran, surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan.

a. Surat edaran

Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada sekelompok orang dan masyarakat umum. Contohnya adalah surat edaran pembuatan e-KTP.

b. Surat pengumuman

Sebagaimana halnya surat edaran, surat pegumuman juga merupakan surat yang ditujukan kepada sekelompok orang dan masyarakat umum.

c. Surat perjanjian

Surat perjanjian adalah surat yang ditujukan kepada orang atau pihak tertentu untuk keperluan pegangan atau pedoman dan pelaksanaan atau penggarapan suatu pekerjaan.

d. Surat keputusan

Sebagaimana halnya surat perjanjian, surat keputusan juga merupakan surat yang ditujukan kepada orang atau pihak tertentu sebagai pegangan atau pedoman dan pelaksanaan atau penggarapan suatu pekerjaan.

3.  Jenis surat berdasarkan wujudnya

Berdasarkan wujudnya, surat dibagi ke dalam beberapa jenis yaitu surat biasa, surat memo, surat telegram atau surat kawat, dan kartu pos.

a. Kartu pos

Kartu pos adalah salah satu media untuk berkirim surat tanpa menggunakan amplop sebagaimana surat pada umumnya. Karena itu, isi surat biasanya bersifat umum atau tidak rahasia dan ditulis dengan singkat.

b. Surat telegram (surat kawat)

Surat telegram atau surat kawat adalah berita yang dikirim dengan menggunakan telegraf. Isi surat ditulis dengan singkat, padat, dan jelas. Biasanya huruf yang dipakai adalah huruf kecil. Namun, khusus telegram pemerintah, huruf yang digunakan adalah huruf kapital.

c. Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang ditulis di atas kertas surat biasa dan dikirimkan dengan biaya yang biasa. Dalam arti tidak menggunakan biaya kilat, kilat khusus, atau tercatat yang lebih mahal. Contohnya adalah surat perkenalan, surat keluarga, dan surat ucapan selamat.

d. Surat memo

Surat memo atau memorandum adalah surat yang digunakan sebagai sarana komunikasi internal di suatu kantor atau organisasi, biasanya bersifat informal, dan dibuat oleh atasan kepada bawahannya atau sebaliknya, atau antarpejabat yang setingkat. Umumnya berupa permintaan, pemberitahuan, atau hal lainnya.

4. Jenis surat berdasarkan keamanan isi surat

Berdasarkan keamanan isi surat, ada dua jenis surat yaitu surat rahasia dan surat sangat rahasia.

a. Surat rahasia

Surat rahasia adalah surat yang isinya berupa dokumen ringan atau tidak sepenting surat sangat rahasia. Surat jenis ini biasanya hanya boleh diketahui oleh satu atau beberapa orang pejabat tertentu dalam suatu lembaga atau instansi.

b. Surat sangat rahasia

Surat yang ditandai dengan SRHS (singkatan dari sangat rahasia) ini adalah surat yang isinya berupa dokumen penting dan biasanya surat sangat rahasia berkaitan erat dengan keamanan atau rahasia negara.

5.  Jenis surat berdasarkan proses penyelesaiannya

Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat dapat dibagi ke dalam beberapa jenis yaitu surat biasa, surat segera, dan surat sangat segera (kilat).

a. Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang diproses secara biasa atau tidak perlu diselesaikan dengan segera dan tidak diistimewakan.

b. Surat segera

Jika surat biasa tidak perlu tergesa-gesa penyelesaiannya, surat segera adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera. Namun, ketersegeraannya tidak sesegera surat kilat.

c. Surat sangat segera (surat kilat)

Surat sangat segera perlu diselesaikan dengan sangat segera. Dalam arti, surat sangat segera atau kilat harus didahulukan untuk diselesaikan dibandingkan dengan surat-surat lainnya, tidak hanya dalam proses pembuatan melainkan juga proses pengirimannya.

6.  Jenis surat berdasarkan dinas pos

Berdasarkan dinas pos, surat dibagi ke dalam beberapa jenis yaitu surat biasa, surat kilat, surat kilat khusus, dan surat tercatat atau terdaftar.

a. Surat biasa

Surat biasa ialah surat yang dikirimkan dengan biaya atau perangko termurah sebagaimana yang telah ditetapkan oleh kantor pos. Besarnya biaya yang dibayarkan konsumen menentukan lamanya waktu yang diperlukan kantor pos untuk mengirim surat.

b. Surat kilat

Surat kilat ialah surat yang dikirimkan dengan biaya atau perangko yang lebih mahal dari surat biasa. Biasanya, surat kilat membutuhkan waktu kurang lebih 24 jam hingga sampai ke penerima.

c. Surat kilat khusus

Surat kilat khusus ialah surat yang membutuhkan waktu 1 x 24 jam untuk bisa sampai ke tempat tujuan. Hal ini dijamin oleh kantor pos dengan syarat di tempat tujuan juga bisa menerima surat kilat khusus.

d. Surat tercatat atau terdaftar

Seperti surat kilat khusus, surat tercatat atau terdaftar juga dijamin sampai ke tempat tujuan oleh kantor pos dalam waktu 1 x 24 jam. Bedanya, kantor pos selalu memonitor pengiriman surat jenis ini. Digunakannya resi sebagai bukti pengiriman dan penerimaan surat merupakan bentuk pengawasan yang dilakukan oleh kantor pos.