Mencatat, menghimpun data asset yang dikusai perusahaan atau organisasi merupakan tujuan dari

Pengertian Inventarisasi

Penatausahaan barang milik organisasi atau pemerintah merupakan suatu bentuk pertanggung jawaban atas pengelolaan barang. Secara historis barang kekayaan organisasi atau pemerintah pada hakikatnya adalah kekayaan masyarakat. Oleh karena itu tanggung jawab moral bagi pengelola barang amat berat. Namun masih banyak dijumpai di berbagai organisasi baik pemerintah maupun swasta kurang mengetahui secara pasti berapa tepatnya kekayaan yang dimiliki, dan bahkan tidak mengetahui dimana aset tersebut berada.

Pada umumnya aset atau saran dan prasarana kebanyakan berupa alat atau perabotan yang digunakan oleh organisasi dalam menunjang kegiatan operasional organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Namun apakah pengelolaan sarana dan prasarana organisai sudah dilakukan dengan baik? Pertanyaan ini kebanyakan akan dijawab sudah baik, karena jika ternyata fakta di lapangan terjadi sebaliknya mereka akan menghindar dan melepas tanggung jawabnya. Artinya masih banyak sekali kasus hilangnya barang-barang milik/kekayaan organisasi baik swasta maupun pemerintah yang sulit di lacak keberadaannya. Mengapa terjadi demikian?

Terhadap pertanyaan di atas secara umum boleh dikatakan karena masih lemahnya pengelolaan atau pengadministrasian dan penata usahaan barang milik/kekayaan organisasi. Penatausahaan barang milik/kekayaan organisasi perlu mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh. Karena apabila tidak dilakukan dengan sungguh-sungguh sangat merugikan organisasi.

Penatausahaan barang milik/kekayaan organisasi layaknya disebut inventarisasi. Inventaris menunjuk pada barang/benda yang secara resmi menjadi milik organisasi. Sedangkan inventarisasi merupakan suatu proses penghitungan, pencatatan, penggolongan, pengklasifikasian, pengkodean, terhadap barang/sarana prasarana yang dimuat dalam suatu daftar. Karena itu Inventarisasi adalah suatu kegiatan yang meliputi pendaftaran, pencatatan dalam daftar, penyusunan atau pengaturan barang-barang milik negara atau daerah serta melaporkan pemakaian barang-barang kepada pejabat yang berwenang secara teratur dan tertib menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku sehingga mempermudah dalam penyajian data kekayaan negara baik barang-barang tetap maupun barang-barang bergerak. Kegiatan pencatatan sampai dengan pelaporan ini disebut inventarisai, sedangkan barang sebagai obyek yang dicatat yang berupa benda/barang tahan lama disebut barang inventaris.

Tujuan, Manfaat, dan Dasar Hukum

Tujuan Inventarisasi.

Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah. Secara khusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:

1. Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu organisasi.
2. Untuk menghemat keuangan baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana.
3. Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu organisasi dalam bentuk materiil yang dapat dinilai dengan uang.
4. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu organisasi.

Manfaat Inventarisasi

Menurut Sanderson (2000) inventarisasi memiliki beberapa manfaat sebagai berikut:

• Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasahi unit organisasi/ departemen.
• Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan aset organisasi/ negara.
• Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau negara.
• Menyediakan informasi mengenai aset organisasi/negara yang dikuasai departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen.
• Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.

Hal-hal yang masih relevan pada PP Nomor. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah, adalah hal yang mengatur tentang hak kepemilikan pengelolaan dan hak atas kuasa harta/kekayaan milik negara. Dalam PP tersebut menyebutkan institusi dan pejabat penangnggung jawab atas kekayaan milik negara, yaitu:

• Pembina Umum (Penum): adalah presiden, yang secara fungsional dilakukan oleh menteri keuangan yang selanjutnya dilimpahkan kepada Direktur Jendral Moneter.
• Pembina Barang Inventarisasi(PBI):adalah menteri, yang secara fungsional dilakukan oleh pejabat eselon 1
• Penguasaan Barang Inventaris: Semua semua pejabat eselon I, dan Kakanwil (Pembantu penguasaan).
• Unit Pengurusan Barang (UPB): Kantor atau satuan kerja, dimana barang milik/kekayaan negara berada.
• Penanggungjawab Pengawas Barang Inventaris (PPBI): Kepala kantor(Kuasa materi/ barang).
• Unit Pengelola Barang (UPB): yaitu orang yang karena negara ditugasi menerima, menyimpan dan mengeluarkan barang atas perintah Kuasa Barang. Pada umumnya bendahara material adalah penguasa gudang.

Langkah-Langkah Inventarisasi

1. Menyiapkan Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris (LHOPBI)
2. Menyiapkan Buku Induk Barang Inventaris (BIBI)
3. Menyiapkan Buku Golongan Barang Inventaris (BGBI)
4. Menyiapkan Kode Klasifikasi Barang Inventaris
5. Menyiapkan Daftar Kode Akuntan Pengguna Barang
6. Menyiapkan Daftar Kode Wilayah

VIDEO 

video mind mapping materi inventarisasi

Sumber : Modul Guru Pembelajar Program Keahlian Administrasi Perkantoran

Page 2

You're Reading a Free Preview
Pages 6 to 11 are not shown in this preview.

You're Reading a Free Preview
Pages 15 to 20 are not shown in this preview.

 A.    Petunujuk Pemanfaatan Sarana dan Prasarana Kantor

a.    Melaksanakan pengawasan dan pembinaan secara terus-temerus terhadap kegiatan pemanfaatan sarana dan prasarana kantor oleh personel perusahaan

b.    Melatih semua personel perusahaan untuk mengoprasikan dan merawat sarana dan prasarana kantor sesuai dengan petunjuk teknis yang telah disesuaikan

c.    Memotivasi semua personel yang telah dilatih agar selalu menggunakan  sarana dan prasarana kantor berdasarkan petunjuk teknis yang telah disediakan.

d.    Mengingatkan bagian pengadaan agar tidak lupa meminta petunjuk teknis pemakaian kepada toko ataupun penjual ketika membeli peralatan dalam perkantoran.

e.    Mengkaji dan memahami semua isi petunjuk teknis pemanfaatan serta mendeskripsikan kembali dalam bentuk yang sekiranya lebih mudah dipahami semua pihak yang akan menggunakan sarana dan prasaran kantor tersebut.

f.     Menyampaikan isi petunjuk yang telah di deskripsikan kepada semua pihak atau personel perusahaan yang akan menggunakan sarana dan prasaran kantor.

B.    Pengaturan kegiatan pemakaian serta pemanfaatan sarana dan prasaran kantor

Sistem pengaturan yang digunakan sebelum alat-alat kantor dapat dioperasikan disebut dengan istilah pengaturan awal. Kegiatan pengaturan awal terdiri atas beberapa langkah yaitu :

a.    Memberikan identitas pada alat, yaitu nomor inventaris dengan kode tertentu untuk jenis tertentu.

b.    Pencatatan alat kedalam buku inventaris

c.    Penempatan alat kedalam ruang atu lemari yang sudah diberikan kode tertentu.

Berkaitan dengan pengaturan serta pemanfaatan sarana dan prasarana kantor maka sarana dan prasarana dapat dibedakan menjadi dua kategori yaitu sebagai berikut :

-       Alat alat langsung yang berkaitan dengan produktivitas perusahaan seperti mesin kantor, perabot kantor, dan alat komunikasi kantor.

-       Alat alat tidak langsung yang berkaitan dengan produktivitas perusahaan seperti bangunan perusahaan, meja, kursi, dan kamar kecil.

C.    Pemanfaatan saran dan prasana kantor

a.    Banyaknya sarana dan prasarana

b.    Banyaknya ruangan dalam suatu perusahaan

c.    Banyaknya personel dalam suatu perusahaan

Adanya penggunaan asas sentralisasi dan desentralisasi maka pengaturan pemanfaatan sarana dan prasaran kantor dapat dilaksanakan dengan beberapa tatanan yaitu :

a.    Sarana dan prasarana untuk kegiatan produktivitas tertentu

b.    Sarana dan prasaran untuk menunjang beberapa kegiatan sekaligus

Pengaturan sarana dan prasaran diantaranya :

-       Sarana dan prasarana digunakan secara bergantian

-       Sarana dan prasaran disimpan dalam ruangan tertentu. Personel perusahaan yang memiliki kepentingan atas alat tertentuk akan datang keruangan tempat alat tersebut disimpan.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memanfaatkan sarana dan prasarana kantor yaitu sebagai berikut :

1)        Hendaknya kegitan kegiatan pokok perusahaan merupakan prioritas utama dalam memanfaatkan saran dan prasarana kantor.

2)        Waktu dan jadwal pemanfaatan hendak dilakukan dengan melihat kalender produksi suatu perusahaan.

3)        Penugasan atau penunjukan  personel sesuai keahlian pada bidangnya agar pemanfaatan sarana dan prasarana tidak cepat rusak

Page 2

Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasai unit organisasi departemen 2

Pengertian Inventarisasi

Penatausahaan barang milik organisasi atau pemerintah merupakan suatu bentuk pertanggung jawaban atas pengelolaan barang. Secara historis barang kekayaan organisasi atau pemerintah pada hakikatnya adalah kekayaan masyarakat. Oleh karena itu tanggung jawab moral bagi pengelola barang amat berat. Namun masih banyak dijumpai di berbagai organisasi baik pemerintah maupun swasta kurang mengetahui secara pasti berapa tepatnya kekayaan yang dimiliki, dan bahkan tidak mengetahui dimana aset tersebut berada.

Pada umumnya aset atau saran dan prasarana kebanyakan berupa alat atau perabotan yang digunakan oleh organisasi dalam menunjang kegiatan operasional organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Namun apakah pengelolaan sarana dan prasarana organisai sudah dilakukan dengan baik? Pertanyaan ini kebanyakan akan dijawab sudah baik, karena jika ternyata fakta di lapangan terjadi sebaliknya mereka akan menghindar dan melepas tanggung jawabnya. Artinya masih banyak sekali kasus hilangnya barang-barang milik/kekayaan organisasi baik swasta maupun pemerintah yang sulit di lacak keberadaannya. Mengapa terjadi demikian?

Terhadap pertanyaan di atas secara umum boleh dikatakan karena masih lemahnya pengelolaan atau pengadministrasian dan penata usahaan barang milik/kekayaan organisasi. Penatausahaan barang milik/kekayaan organisasi perlu mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh. Karena apabila tidak dilakukan dengan sungguh-sungguh sangat merugikan organisasi.

Penatausahaan barang milik/kekayaan organisasi layaknya disebut inventarisasi. Inventaris menunjuk pada barang/benda yang secara resmi menjadi milik organisasi. Sedangkan inventarisasi merupakan suatu proses penghitungan, pencatatan, penggolongan, pengklasifikasian, pengkodean, terhadap barang/sarana prasarana yang dimuat dalam suatu daftar. Karena itu Inventarisasi adalah suatu kegiatan yang meliputi pendaftaran, pencatatan dalam daftar, penyusunan atau pengaturan barang-barang milik negara atau daerah serta melaporkan pemakaian barang-barang kepada pejabat yang berwenang secara teratur dan tertib menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku sehingga mempermudah dalam penyajian data kekayaan negara baik barang-barang tetap maupun barang-barang bergerak. Kegiatan pencatatan sampai dengan pelaporan ini disebut inventarisai, sedangkan barang sebagai obyek yang dicatat yang berupa benda/barang tahan lama disebut barang inventaris.

Tujuan, Manfaat, dan Dasar Hukum

Tujuan Inventarisasi.

Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah. Secara khusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:

1. Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu organisasi.
2. Untuk menghemat keuangan baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana.
3. Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu organisasi dalam bentuk materiil yang dapat dinilai dengan uang.
4. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu organisasi.

Manfaat Inventarisasi

Menurut Sanderson (2000) inventarisasi memiliki beberapa manfaat sebagai berikut:

• Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasahi unit organisasi/ departemen.
• Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan aset organisasi/ negara.
• Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau negara.
• Menyediakan informasi mengenai aset organisasi/negara yang dikuasai departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen.
• Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.

Hal-hal yang masih relevan pada PP Nomor. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah, adalah hal yang mengatur tentang hak kepemilikan pengelolaan dan hak atas kuasa harta/kekayaan milik negara. Dalam PP tersebut menyebutkan institusi dan pejabat penangnggung jawab atas kekayaan milik negara, yaitu:

• Pembina Umum (Penum): adalah presiden, yang secara fungsional dilakukan oleh menteri keuangan yang selanjutnya dilimpahkan kepada Direktur Jendral Moneter.
• Pembina Barang Inventarisasi(PBI):adalah menteri, yang secara fungsional dilakukan oleh pejabat eselon 1
• Penguasaan Barang Inventaris: Semua semua pejabat eselon I, dan Kakanwil (Pembantu penguasaan).
• Unit Pengurusan Barang (UPB): Kantor atau satuan kerja, dimana barang milik/kekayaan negara berada.
• Penanggungjawab Pengawas Barang Inventaris (PPBI): Kepala kantor(Kuasa materi/ barang).
• Unit Pengelola Barang (UPB): yaitu orang yang karena negara ditugasi menerima, menyimpan dan mengeluarkan barang atas perintah Kuasa Barang. Pada umumnya bendahara material adalah penguasa gudang.

Langkah-Langkah Inventarisasi

1. Menyiapkan Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris (LHOPBI)
2. Menyiapkan Buku Induk Barang Inventaris (BIBI)
3. Menyiapkan Buku Golongan Barang Inventaris (BGBI)
4. Menyiapkan Kode Klasifikasi Barang Inventaris
5. Menyiapkan Daftar Kode Akuntan Pengguna Barang
6. Menyiapkan Daftar Kode Wilayah

VIDEO 

video mind mapping materi inventarisasi

Sumber : Modul Guru Pembelajar Program Keahlian Administrasi Perkantoran

Page 2

Video yang berhubungan