 Tujuan Pengarsipan Adapun di bawah ini adalah tujuan dari pengarsipan, yaitu:
A. Macam-macam pengarsipan Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu: Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Menurut sudut hukum dan perundang-undangan, arsip dibedakan menjadi dua jenis, yaitu: Yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. B. Asas Pengarsipan Adapun asas-asas pengarsipan sebagai berikut ini: Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Semua surat-surat yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip. Keuntungan Asas Sentralisasi:
Kerugian Asas sentralisasi:
Desentralisasi berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Desentralisasi cocok untuk organisasi besar dengan ruangan yang terpisah. Keuntungan asas desentralisasi:
Kerugian asas desentralisasi:
Kombinasi berarti semua arsip yang masih aktif atau masih bisa dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang di pergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di Sentral Arsip. Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap merupakan tanda pengenal sari suatu surat atau warkat yang disimpan dan tergantung dari sistem yang digunakan. Peraturan-peraturan mengindeks yaitu sebagai berikut:1. Nama orang Indonesia2. Nama tunggal dan singkatan3. Awalan Nama Keluarga4. Nama perusahaan5. Kata sandang “The”6. Singkatan7. Bentuk usaha dan kata sambung8. Gelar dan pangkat9. Nama bank dan nama sekolah 10. Gelar Nyonya (Ny./Mrs.) C. System Pengarsipan Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan nomor yang sudah ditetapkan. Nomor yang dimaksud adalah nomor urut surat atau nomor kode permasalahan surat yang terdapat pada daftar klasifikasi. Kebaikan sistem nomor, antara lain :
Kelemahan sistem nomor adalah sebagai berikut :
Di dalam sistem nomor ada 4 macam :
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini adalaha. Perlengkapan yang diperlukan adalah- Filling cabinet- Guide- Folderb. Daftar klasifikasi nomor. Kartu kendaliDalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.Guna daftar klasifikasi adalah- Sebagai pedoman pemberian kode surat- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan suratUraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depanCara penyimpanan surat- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya- Memberi kode surat- Mencatat surat kedalam kartu kendali- Mencatat surat pada kartu indeks- Menyimpan surat- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan- Menyimpan kartu kendali. a.) Merancang daftar klasifikasi sistem nomor Dewey Sisem nomor Dewey menggunakan daftar klasifikasi yang sesuai dengan permasalahan yang ada di kantor tersebut. Daftar klasifikasi nomor adalah daftar yang memuat segala persoalan atau kegiatan yang tedapat dalam kantor. Persoalan atau kegiatan kantor ini kita klasifikasikan dan diberi nomor tertentu. Kegunaan daftar klasifikasi nomor ini adalah sebagai berikut :
Kolom –kolom yang diperlukan dalam daftar klasifikasi sistem nomor Dewey adalah sbb: a) Lajur pembagian utama (kelompok besar) Lajur ini memuat macam-macam kegiatan atau pekerjaan yang terdapat di kantor tersebut. b) Lajur pembagian pembantu Kelompok pembagian masalah utama ini diuraikan lagi dalam 10 pembagian yang disebut sebagai pembagian pembantu. Jika dalam pembagian pembantu tersebut belum tersedia cukup uraian dalam 10 bagian maka dapat disediakan cadangan sebanyak 10 pembagian lagi. d) Dalam kelompok pembantu diuraikan lagi dalam 10 pembagian disebut pembagian kecil. b.) Tempat dan alat penyimpanan surat dalam sistem nomor Mengenai tempat dan alat penyimpanan surat, hal-hal yang perlu dipersiapkan adalah sebagai berikut : Dalam sistem nomor Dewey ini kita memerlukan sebanyak 10 laci dan tiap laci diberi nomor kode seperti tercantum didalam surat tersebut. c) Penyimpanan dengan map (gantung) d) Penyimpanan dengan map ordner e) Penyimpanan dengan kotak
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikuta. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guideb. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folderc. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor. Share This Post To : Kembali ke Atas Artikel Lainnya :Komentar :
Kembali ke Atas |
Jelaskan apakah yang dimaksud guide dalam Perlengpakan kantor?
Pos Terkait
Copyright © 2024 toptenid.com Inc.
