Dibawah ini yang bukan perlengkapan yang dibutuhkan dalam sistem Filing abjad adalah

Sistem penyimpanan arsip ada banyak jenisnya, tapi tidak semuanya cocok jika Anda terapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang dikelola. Perlu Anda ketahui, sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau staf kearsipan ketika melakukan indexing, baik itu melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali, keduanya yang membutuhkan kemampuan arsiparis yang terampil dalam mengklasifikasi arsip.

Untuk itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai setiap sistem penyimpanan arsip, sehingga nantinya Anda dapat memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan dari bagian kearsipan. Apa saja sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?

Menurut Muhidin dan Winata (2016) menyebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang”. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering Digunakan

Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain:

Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.

Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.

Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.

Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing.

Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.

Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat. 

Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.

Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad.

Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.

Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.

Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya.

Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci.

Itulah tadi beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Kira-kira manakah yang paling cocok bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Tentunya, sistem di atas juga dapat Anda kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc. Anda dapat menghubungi tim marketing kami untuk informasi selengkapnya.

Berbagiruang.com – Berikut adalah Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Sistem Kearsipan yang terdiri dari 30 soal pilihan ganda. Dengan adanya soal latihan ini semoga bisa sebagai bahan pembelajaran dan latihan sebelum menghadapi ujian.

1. Kata arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani, yaitu ….
A. Archium * B. Archief C. Filling D. File

E. Archives

2. Berikut ini bukan merupakan syarat sistem kearsipan yang baik adalah …. A. Fleksibel B. Sederhana C. Praktis D. Aman

E. Konsumtif *

3. Surat – surat atau warkat disimpan di dalam …, setelah itu ditempatkan dalam guide pada laci/filling cabinet.
A. Folder * B. Guide C. Tab D. Indeks

E. File

4. Suatu alat bantu untuk mempermudah penemuan arsip adalah …. A. Kartu pinjam

B. Kartu indeks *

E. Filling cabinet

5. Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali arsip disebut …. A. Mengode

B. Mengindeks *

E. Daftar klasifikasi

6. Kelompok yang berfungsi sebagai petunjuk tempat arsip disimpan, yaitu …. A. Folder

B. Guide *

E. Laci

7. Manfaat adanya sistem penyimpanan arsip adalah …. A. Melatih petugas kearsipan B. Menambah tugas sekretaris C. Mengurangi kebutuhan akan arsip

D. Mudah dalam mencari bila sewaktu-waktu diperlukan *

8. Di bawah ini yang paling coock untuk menggunakan penyimpanan surat sistem abjad adalah …. A. Kantor penerbit B. Perpustakaan C. Sekolah D. Perusahaan ekspor – impor

E. Kantor pos *

9. Peraturan mengindeks nama orang asing yang benar adalah …. A. Nama orang Barat diindeks berdasarkan nama depannya B. Nama orang Eropa diindeks berdasarkan nama keluarga C. Nama orang Indonesia diindeks berdasarkan nama tengahnya

D. Nama orang Korea diindeks tetap nama keluarga *

10. Penyimpanan surat menurut abjad memerlukan hanging folder paling sedikit sebanyak …. A. 12 buah

B. 26 buah *

E. 31 buah

BACA JUGA : Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Penanganan Surat atau Dokumen

11. Dalam penyimpanan sistem tanggal, jika satu laci membuat arsip dalam satu tahun, jumlah guide yang dibutuhkan adalah … guide.
A. 12 * B. 26 C. 30 D. 31

E. 356

12. Tahap pertama, prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal adalah …. A. Menyiapkan filling cabinet B. Memberi kode dari tahun, bulan, dan tanggal C. Mengisi kartu indeks

D. Melihat daftar klasifikasi *

13. Satu laci filling cabinet berkode 00-09 merupakan ciri …. A. Nomor dewey B. Nomor seri

C. Nomor urut *

E. Middle digit

14. Salah satu laci filling cabinet berkode 000 merupakan ciri kode …. A. Nomor dewey

B. Nomor seri *

E. Middle digit

15. Ketika mengindeks dalam sistem nomor terminal digit, unit 1 adalah …. A. Dua angka dari urutan paling awal sebagai kode laci

B. Dua angka dari urutan paling akhir sebagai kode laci dan guide *

E. Satu angka dari urutan paling awal sebagai kode laci dan guide

16. Sistem penyimpanan yang proses penyimpanannya menekankan pada daerah asal surat disebut …. A. Abjad B. Tanggal C. Pokok masalah D. Nomor

E. Wilayah *

17. Jika wilayah utama adalah nama provinsi, subwilayah berdasarkan pembagian menurut wilayah administrasi negara adalah nama ….
A. Kota/kabupaten * B. Kecamatan C. Kelurahan D. RW

E. negara

18. pada pengelolaan arsip sistem pokok masalah, diperlukan daftar …. A. Indeks B. Nama C. Folder D. Guide

E. Klasifikasi *

19. Untuk membantu menemukan kembali arsip sistem subjek sebelumnya harus mencari ….
A. Kartu indeks * B. Filling cabinet C. Lembar disposisi D. Daftar nama pengirim

E. Alamat surat

20. Sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang membuat kode pada tab-nya disebut …. A. Filling cabinet

B. Guide *

E. Kartu indeks

BACA JUGA : Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Manajemen

21. Kata tangkapam uamh menekankan pada nama masalah/perihal/isi surat disebut …. A. Abjad B. Tanggal

C. Subjek *

E. Nomor

22. Tanda tertentu sebagai pengenal arsip yang diperoleh dari indeks adalah ….
A. Kode * B. Klasifikasi C. Indeks D. Guide

E. Caption

23. Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentidikasi dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan disebut …. A. Kode B. Klasifikasi C. Indeks D. Filling abjad

E. Caption *

24. Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat menggunakan abjad nama orang atau nama organisasi menurut tata urutan abjad adalah …. A. Kode B. Klasifikasi C. Indeks

D. Filling abjad *

25. Berfungsi untuk memeriksa penyimpanan surat dengan melihat adanya tanda merupakan bagian …. A. Peraturan mengindeks B. Menyusun daftar klasifikasi C. Menyiapkan peralatan dan perlengkapan

D. Prosedur penyimpanan arsip *

26. Yang dijadikan subjek pada penyimpanan arsip sistem tanggal adalah …. A. Tanggal B. Hari

C. Tahun *

E. Bulan

27. Siapa yang menciptakan filling sistem nomor dewey …. A. The Liag Gie B. Alvin Dewey

C. Melvil Dewey *

E. Engelbertus Martono

28. Daftar klasifikasi memuat berapa jalur …. A. 1

B. 2 *

E. 5

29. Di bawah ini yang bukan kelebihan penggunaan sistem nomor adalah …. A. Dapat digunakan dalam segala bentuk dokumen atau surat B. Penyimpanan dapat lebih teratur dan teliti C. Nomor dokumen dapat diperluas

D. Banyak waktu yang digunakan untuk mengindeks *

30. Dapat mencari dan menyimpan arsip dengan mudah apabila sudah diketahui letak wilayahnya merupakan … A. Kelemahan

B. Kelebihan *

E. Klasifikasi

Itu lah Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Sistem Kearsipan semoga bermanfaat dan bisa menjadi bahan latihan untuk mengasah materi lebih dalam. Semoga bermanfaat.