Contoh dokumen vital yang tidak boleh hilang adalah

Ijazah sebagai salah satu arsip pribadi yang diperoleh setelah menempuh pendidikan atau kursus sebaiknya kita simpan dengan baik. Selain sebagai bentuk pengakuan yang sah dari negara, ijazah juga memiliki banyak manfaat lainnya, antara lain sebagai syarat untuk melanjutkan pendidikan ke tingkat yang lebih tinggi dan syarat untuk mendapatkan pekerjaan atau melamar pekerjaan. Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia nomor 14 tahun 2017 tentang Ijazah dan Sertifikat Hasil Ujian Nasional pasal 1 ayat (1) disebutkan bahwa ijazah adalah sertifikat pengakuan atas prestasi belajar dan kelulusan dari suatu jenjang pendidikan formal atau pendidikan nonformal.

Dalam bidang kearsipan, Ijazah merupakan jenis arsip dinamis, yaitu arsip vital. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Berdasarkan tingkatannya, menurut Betty R. Ricks (1992), arsip vital terdiri dari :

1. Arsip Vital (arsip kelas satu) : Arsip yang sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan, tanpa jenis dokumen ini perusahaan tidak dapat beroperasi, tidak dapat diganti, isi informasinya memberi bukti status hukum, kepemilikan, melindungi kepentingan perusahaan pemegang saham. 2. Arsip Penting (arsip kelas dua) : Arsip yang diperlukan untuk kelangsungan urusan, bisa diganti/direproduksi tetapi memerlukan biaya dan waktu. 3. Arsip Berguna (arsip kelas tiga) : Arsip yang diperlukan untuk kegiatan yang tidak dapat ditunda, dokumen ini bisa diganti jika hilang.

4. Arsip Tak Berguna (arsip kelas empat) : Arsip yang tidak mempunyai nilai lagi karena urusan sudah selesai dan sudah tidak bernilai guna baik secara primer maupun sekunder.

Seringkali kita dibuat kebingungan bahkan sampai kesal bila kita mencari Ijazah atau Kartu Keluarga manakala dokumen itu dibutuhkan. Tak jarang kita harus memarahi seluruh anggota keluarga karena tidak ada yang bisa memberitahukan keberadaannya. Semua bingung mencari hingga harus menumpahkan seluruh isi lemari. Dokumen yang biasanya dianggap tidak penting kadang membuat kita pusing tujuh keliling ketika tiba saatnya dibutuhkan. Itulah gambaran singkat bila kita tidak peduli dan sering mengabaikan arsip keluarga kita.

Ada beberapa dokumen yang harusnya disimpan secara khusus agar kita cepat untuk mengambilnya dikarenakan dokumen tersebut tergolong vital untuk keberlangsungan hidup kita sebagai warga negara. Dokumen tersebut di antaranya adalah;

1. Surat Nikah
2. Kartu Keluarga
3. Akta Tanah
4. BPKB
5. Akta Kelahiran
6. Kartu Tanda Penduduk (KTP)
7. Ijazah dan surat berharga lainnya

Setiap negara kini memiliki lembaga peyimpanan arsip nasional. Mengingat nilai informasi dalam arsip begitu penting, maka diperlukan cara khusus untuk merawat dan meyimpan arsip agar nilai informasi di dalamnya tetap aman dan terjaga. Tak terkecuali arsip-arsip yang tergolong dokumen pribadi. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait cara pemeliharaan dan penyimpanan arsip pribadi.

1. Pilah Dokumen

Pilah dokumen sesuai dengan kelompok. Apakah dokumen tersebut termasuk arsip pribadi atau arsip keluarga. Contoh arsip keluarga adalah Kartu Keluarga (KK), akta tanah, dan Surat Pemberitahuan Pajak Terhutang Pajak Bumi dan Bangunan (SPPT-PBB). Sedangkan contoh arsip pribadi adalah akta kelahiran, Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan ijazah.

Pilah dokumen berdasar nilai guna dokumen, dokumen penting atau tidak, dokumen asli atau foto kopi. “Tidak semua dokumen perlu kita pelihara. Misalkan pembayaran PBB hanya perlu kita simpan tiga tahun terakhir, lainnya bisa kita musnahkan.

2. Jangan Melaminating Dokumen/Arsip

Jangan melaminating dokumen, laminating press akan merusak dokumen. Tulisan dalam dokumen akan menempel di plastik laminating. Dokumen seperti ijazah, akta, surat nikah sudah bebas dari asam. Sehingga hanya dengan perawatan sederhana dapat membuat dokumen tahan sampai dengan 100 tahun tanpa perlu dilaminating. Kalau memang mau dilaminating boleh namun bukan cara press. Hanya seperti disampul namun jangan lupa untuk memberikan rongga sedikit untuk sirkulasi udara.

3. Back-up Dokumen

Semua dokumen penting difotokopi dan dilegalisir untuk mem-back-up dokumen asli apabila terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti rusak atau hilang. Dan simpan di tempat yang berbeda karena fungsinya sebagai back-up dan juga yang akan sering kita ambil untuk keperluan yang tidak membutuhkan dokumen aslinya.

4. Menyimpan Dokumen

Simpan semua dokumen baik asli ataupun yang legalisir di tempat yang tidak lembab yang memiliki sirkulasi udara bagus. Jauhkan dari tempat yang mudah basah, lembab, dan dekat dengan arus listrik. Pastikan dokumen aman, tidak mudah dijangkau oleh anak-anak maupun orang yang tidak berhak. Tempatkan dokumen asli di dalam map plastik agar setiap dokumen memiliki sekat. Sehingga dokumen tidak saling bersentuhan dan lengket. Dokumen fotokopi atau legalisir ditempatkan terpisah dari dokumen aslinya.

5. Pengecekan Dokumen/Arsip

Lakukan pengecekan secara periodik dengan membuka dokumen. Hilangkan debu untuk menghindari kerusakan. Cek apakah ada jamur, binatang atau serangga yang merusak dokumen. Jika terdapat dokumen yang rusak, maka keluarkan dokumen yang rusak tersebut untuk diperbaiki dan melakukan restorasi atau perbaikan secara mandiri apabila kerusakan dokumen tergolong ringan misalnya jika dokumen robek, pemilik perlu melakukan penambalan dengan isolasi kertas di bagian belakang jika tidak ada informasi di halaman belakang dokumen dan apabila kerusakan dokumen tergolong berat lebih baik dibawa ke dinas kearsipan setempat untuk direstorasi dan dilapisi kertas tisu jepang. Sebab, beberapa dinas kearsipan telah menyediakan fasilitas penanganan dokumen penting untuk masyarakat.

Penulis : Zanna Afia

Editor: Fista Chairani Zein

Sumber: Website Unair News, Dinas Kearsipan Daerah

Page 2

2. Tahap Penyimpanan Dalam Amplop

Dalam tahap ini, foto disimpan di dalam amplop yang telah diberi nomor di sudut kanan atas amplop. Setiap satu amplop foto digunakan untuk menyimpan satu foto atau satu negatif foto/VCD. Untuk arsip master negatif kamera digital/VCD disimpan kedalam amplop dengan bahan kertas bebas asam.

3. Tahap Penataan Amplop Dalam Box Foto

Setelah foto dimasukkan ke dalam amplop, amplop foto kemudian ditata sesuai dengan kode klasifikasi foto di dalam box foto (penyusunan arsip foto sama dengan penyusunan naskah dinas/surat pada proses pemberkasan di dalam filing cabinet). Pada box foto dicantumkan nama organisasi/instansi, nama kegiatan/peristiwa/subyek arsip foto dan nomor rak atau nomor urut penataan box. Terakhir, box foto ditata di lemari arsip.

4. Tahap Penyusunan Daftar Arsip Foto

Tahap penyusunan daftar arsip foto merupakan tahap terakhir dari penataan arsip foto. Daftar arsip foto dapat digunakan dalam kegiatan penyusutan dan sarana penemuan kembali arsip. Kolom-kolom pada Daftar Arsip Foto dapat dibuat seperti pada Daftar Arsip Aktif, antara lain nomor, kode klasifikasi, nomor berkas, pencipta arsip, judul kegiatan, jenis/series dan deskripsi Arsip, tahun, jumlah (item), media arsip, retensi, lokasi penyimpanan, keterangan dan tingkat perkembangan

Penataan arsip foto sebagai salah satu kegiatan dalam pengelolaan arsip yang efisien, efektif dan sistematis sebagai sarana bantu penemuan kembali arsip statis dan membantu menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya sesuai tujuan kearsipan berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Kantor Arsip USU Tips Arsip 26 June 2020

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip menjadi suatu hal yang penting karena data atau informasi di dalamnya. Maka dari itu arsip tidak cukup disimpan dengan rapi saja, melainkan juga harus dirawat agar kualitasnya tetap terjaga.

Perawatan arsip adalah aktivitas untuk menyimpan dan mempertahankan arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan terhadap arsip yang rusak agar informasinya terpelihara. Pada umumnya, kerusakan arsip yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air, dan terbakar.

Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

• Faktor Internal yaitu penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan lain-lain.
• Faktor Esternal yaitu penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik seperti suhu dan kelembapan udara, organisme perusak seperti debu yang dapat menjadi sarang bagi jamur dan penanganan yang salah

Kerusakan terhadap arsip harus di perhatikan karena arsip merupakan suatu dokumen yang sangat penting untuk di jaga dan di pelihara dengan baik, agar tidak rusak dan masih utuh pada saat di butuhkan. Indonesia memiliki beberapa wilayah yang rentan terjadi bencana alam musiman seperti banjir adalah salah satu alasan agar mulai mempertimbangkan pengelolaan dan perawatan arsip yang benar melalui prosedur yang tepat demi mencegah kerusakan arsip.

Lalu, bagaimana penanganan arsip yang rusak, baik karena basah atau terkena lumpur akibat banjir?

Berikut cara penanganan arsip yang terdampak bencana:

1. Merelokasi arsip atau dokumen dari tempat yang basah ke tempat yang kering, aman dan bersih. Memisahkan arsip atau dokumen yang rusak berat, sedang dan yang ringan untuk memudahkan carapenanganan lebih lanjut.
2. Bersihkan arsip dari kotoran/lumpur dengan air bersih atau air hangat
3. Semprotkan atau celupkan arsip ke alkohol/etanol untuk menghindari tumbuhnya jamur dan membunuh bakteri
4. Pisahkan/urai lembar per lembar arsip yang lengket
5. Keringkan secara alami dengan kipas angin (tidak dijemur dan terkena paparan langsung sinar matahari)
6. Lakukan restorasi/perbaikan arsip (bila perlu)
7. Lakukan penanganan dokumen secara sabar, teliti, dan hati-hati.

Adapun agar dokumen penting tidak rusak baik karena banjir, longsor bahkan kebakaran, sebaiknya dokumen penting dipisahkan dengan dokumen lainnya dan disimpan ditempat yang aman. Sehingga akan lebih memudahkan relokasi saat bencana banjir terjadi.

Sumber:

www.kompas.com

Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol.1, No.2, Maret 2013, Seri A

1. Tips Merawat Dokumen/Arsip Pribadimu