Sistem penyimpanan arsip ada banyak jenisnya, tapi tidak semuanya cocok jika Anda terapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang dikelola. Perlu Anda ketahui, sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau staf kearsipan ketika melakukan indexing, baik itu melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali, keduanya yang membutuhkan kemampuan arsiparis yang terampil dalam mengklasifikasi arsip. Show Untuk itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai setiap sistem penyimpanan arsip, sehingga nantinya Anda dapat memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan dari bagian kearsipan. Apa saja sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia? Berikut adalah penjelasan selengkapnya! Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?Menurut Muhidin dan Winata (2016) menyebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang”. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering DigunakanDi Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain: Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu. Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal. Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip. Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing. Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan. Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat. Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan. Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad. Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan. Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain. Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya. Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci. Itulah tadi beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Kira-kira manakah yang paling cocok bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Tentunya, sistem di atas juga dapat Anda kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc. Anda dapat menghubungi tim marketing kami untuk informasi selengkapnya.
 Kearsipan atau filling system merupakan suatu rangkaian kerja yang teratur, mulai dari proses penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan suatu dokumen menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Saat dibutuhkan, suatu arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan atau filling system memegang peranan penting dalam efektifitas kegiatan dalam sebuah perusahaan atau suatu organisasi. Yakni sebagai sumber informasi dan sebagai sumber referensi bagi suatu perusahaan organisasi. Mengingat arti pentingnya kearsipan atau filling system, pemerintah Indonesia bahkan menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini dapat terlihat dengan adanya peraturan dan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional. TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakanPERALATAN PENYIMPANAN ARSIP Berikut ini peralatan yang dibutuhkan untuk membuat penyimpanan arsip lebih efektif: Map Arsip/ Folder – yaitu lipatan yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpanan arsip atau surat-surat. Map arsip dibagi menjadi beberapa macam, antara lain sebagai berikut:Stopmap folio (map berdaun)Snelhechter (map berpenjepit)Brief Ordner (map besar berpenjepit)Portapel (map bertali)Hanging Folder (map gantung)Sekat Petunjuk/ Guide – yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.Lemari arsip atau Filing Cabinet – Lemari arsip merupakan sebuah lemari besi khusus yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting sebuah organisasi atau perusahaan, agar terhindar dari berbagai kerusakan yang mungkin terjadi seperti pencurian, kebakaran, serangga, dll. lemari arsip ada juga yang terbuat dari bahan logam, besi atau kayu. Gunakan lemari arsip besi yang memiliki kuat, aman serta memiliki ketahanan terhadap bahaya kebakaran, pencurian dan pembongkaran sangat disarankan untuk penyimpanan dokumen-dokumen berharga dan confidential. harga lemari arsip atau harga lemari arsip besi tergantung dari bahan dasar pembuatannya dan kualitas lemari arsip itu sendiri.Rak ArsipRak arsip merupakan lemari arsip tanpa pintu, digunakan unutk tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Terdapat rak arsip kayu dan rak arsip besi Arsip-arsip yang akan disimpan di rak file atau rak arsip, terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. rak arsip dikenal juga sebagai rak file atau rak dokumen dan harga rak arsip besi atau harga rak arsip kayu tentu disesuaikan dengan kualitas rak arsip itu sendiri.Kotak/ Almari Kartu/ Card CabinetAdalah tempat penyimpanan kartu kendali, kartu indeks dan lain-lain sehingga penyimpanannya terartur dan rapi dan mudah untuk ditemukan kembali.Tickler FileKotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.Kotak Arsip/ File BoxAdalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.Rak Sortir – adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpanTATA CARA PENYIMPANAN ARSIPHorizontal Filing (Flat Filing)Penyimpanan atau pempatan arsip atau dokumen atau map yang dilakukan mendatar (horizontal). Dokumen atau arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas, disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atasVertikal FilingPenempatan atau penyimpanan arsip atau dokumen atau map dilakukan secara tegak lurus (vertikal). Dokumen atau arsip dimasukkan dalam folder (map arsip) kemudian diletakkan berdiri atau tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder atau map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.Lateral FilingPenempatan atau penyumpanan arsip atau dokumen atau map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping. Arsip atau dokumen dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut: Sistem Abjad (Alphabetical Filing System) Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan urutan abjad. Keuntungan penyimpanan secara alpabetis: Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan sangat sederhanaBiaya pelaksanaannya lebih murahDengan penggunaan warna dalam pengkodean, kesalahan/penempatan berkas akan mudah diketahui.Sistem nama mudah diingat. Kerugian penyimpanan secara alpabetis; Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsistenKemungkinan adanya kesamaan nama sehingga membingungkan.Mudah mengubah beberapa alpabet dalam surat, sehingga serangkaian pemberkasan menjadi tidak sesuai aturan.Penambahan berkas dapat menyebabkan masalahPemberian label pada folder memakan banyak tenaga. Sistem Tanggal (Chronological Filing System) Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat. Kelebihan dari sistem tanggal: Cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klarifikasi. Kekurangan dari sistem tanggal: Terjadi kesulitan dalam penemuan kembali bila pinjaman menyebutkan perihal arsip.Sering terjadi kelalaian atau lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan. Sistem Nomor (Numeric Filing System) Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan kode nomor atau angka sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Kelebihan dari sistem nomor : Tidak membutuhkan daftar klasifikasi.Sangat fleksibel dan cocok untuk unit pengolah yang melayani masyarakat banyak.Tidak ada arsi yang memiliki kode yang sama. Kekurangan dari sistem nomor : Tidak ekonomis dan sulit mencari arsip bila tidak ingat kodenya. Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima. Kelebihan dari sistem wilayah Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks.Penentuan tempat berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya mengetahui subyek yang dibahas.Dapat diketahui dan diperoleh informasi untuk masing-masing daerah berdasarkan berkas yang disusun.Perkiraan aktifitas berkas dapat segera diketahui apabila berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun kembali dengan mudah. Kerugian dari sistem wilayah: Perlu kerja tambahan karena pemakain harus menyusun dua berkas, yaitu berkas berdasarkan wilayah dan berkas berdasarkan kartu indeks.Bila badan perorangan atau badan memiliki dua alamat, maka manajer arsip harus menyusun berkas kedua alamat tersebut.salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama atau nama jalan yang sama yang terletak di satu daerah atau beberapa daerah tertentu. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System) Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan kepada isi dari dokumen yang bersangkutan. Sedangkan yang dimaksud dengan pengelolaan arsip sistem pokok masalah adalah tata cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip (arsip surat masuk maupun surat keluar) berdasarkan subyek atau pokok masalah /perihal dari arsip itu. Kelebihan dari sistem pokok masalah/subyek : Pokok masalah/perihal mudah diingat.Dapat diterapkan untuk semua jenis organisasi.FleksibelBila peminjam lupa menyebutkan pokok masalah, dapat menyebutkan tujuan/asal surat. Kekurangan dari sistem pokok masalah/subyek: Dibutuhkan SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok permasalahan. |
Berikut ini yang bukan merupakan tujuan dari filling system adalah
Pos Terkait
Copyright © 2024 toptenid.com Inc.
