Bagaimana upaya saudara agar PERENCANAAN tersebut dapat diterima oleh anggota organisasi

Tahapan Proses Perencanaan | Secara mendasar kegiatan perencanaan mempunyai 4 tahapan seperti ulasan berikut:

Menetapkan target atau tujuan, perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan target atau tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya secara tidak efektif.
Merumuskan keadaan saat ini, pemahaman akan posisi atau keadaan organisasi sekarang ini dari pada tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan merupakan hal sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan organisasi saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melalui komunikasi dalam organisasi.
Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan, segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.
Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan, Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

Baca juga:

Indikator Kinerja Sasaran
Perencanaan Anggaran

Oleh : Khusuma Ari

Suatu organisasi dapat bergerak dengan baik apabila memiliki pedoman dengan perencanaan yang matang. Perencanaan ini dilakukan melalui penilaian, evaluasi, dan pengambilan keputusan yang menghasilkan pedoman kerja bagi organisasi untuk kurun waktu 3 sampai 5 tahun ke depan yang dikenal dengan nama perencanaan strategis. Dasar dari perencanaan strategis adalah kemampuan organisasi dalam mengelola dan mengidentifikasi kelemahan secara internal untuk melakukan perubahan perencanaan dan manajemen secara cepat dan tepat. Hal ini merupakan upaya agar organisasi tetap berjalan strategis dan relevan.

Di Indonesia, berbagai organisasi telah menerapkan perencanaan strategis dalam pengelolaan mereka. Namun tidak sedikit juga yang masih beranggapan bahwa perencanaan strategis termasuk dalam perencanaan jangka panjang (konvensional) sehingga perencanaan strategis tidak dilakukan. Penggunaan perencanaan strategis dinilai mampu menetapkan isu dalam permasalahan program, menyadarkan dan mengingatkan kembali seluruh pelaksana program ataupun pemangku kepentingan organisasi terhadap visi dan misi organisasi. Serta berkontribusi terhadap meningkatnya partisipasi keseluruhan pelaku organisasi dalam proses pengambilan keputusan di organisasi tersebut.

Berikut merupakan langkah-langkah pembuatan rencana strategis dalam suatu organisasi, yaitu :

Rencana strategis dimulai dengan pembahasan organisasi melalui fasilitator diskusi dengan melibatkan pemangku kepentingan. Pembuatan struktur organisai dengan mencantumkan nama staf beserta perananannya dalam bidang dan tanggungjawabnya.

IDENTIFIKASI MASALAH ORGANISASI

Melakukan identifikasi kelebihan dan kelemahan organisasi dengan mengelompokkan berbagai permasalahan dalam beberapa kategori misalnya masalah intenal, eksternal dan zona abu-abu /greyzone.

ANALISIS SEBAB AKIBAT DALAM ORGANISASI

Analisis sebab akibat dilakukan dengan menyusun masalah dalam skala prioritas dengan menuliskan rencana jangka pendek yang relevan sebagai penyelesainnya. Kemudian dilanjutkan dengan mengkaji ulang setiap permasalahan yang timbul dengan menyertakan perencanaan tambahan.

PENYUSUNAN MATRIKS PERENCANAAN PROGRAM (MPP)

Membuat penyusunan MPP mengenai pembenahan manajemen, beserta pengembangan sarana pendukung untuk memberikan gambaran kondisi organisasi dan disajikan dalam bentuk tabel.

Contoh Format :

NAMA PROGRAM Pembenahan Sistem Organisasi	MATRIK PERENCANAAN PROGRAM	JANGKA WAKTU ( Tahun – )
Tujuan Program	Indikator	Asumsi	Risiko


Hasil (output)

Mengkategorikan penyusunan rencana kerja yang mengacu pada isu-isu strategis dan dengan kesepakatan pendapat yang relevan dengan visi dan misi organisasi.

Mengetahui tingkat kemajuan atau kegagalan dari program.

Penyusunan ini diharapkan dapat memberikan gambaran kepada seluruh pelaksana program dan pemangku kepentingan di organisasi sehingga keberhasilan perencanaan strategis menjadi lebih besar. Selanjutnya untuk memonitor dan mengevaluasi hasil kerja, perlu dilakukan pertemuan rutin untuk membahas berbagai permasalahan di lapangan dan memberikan alternatif untuk mencapai tujuan organisasi.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai cara membuat perencanaan stategis dalam organisasi, kamu dapat unduh artikel lengkapnya pada tautan berikut :

CARA MEMBUAT PERENCANAAN STRATEGI UNTUK ORGANISASI

Referensi :

Miftahuddin, M (2000). Perencanaan Strategis bagi Organisasi Sosial. Jakarta. Pustaka Pelajar
Arora S . (2016). How to Undertake Strategic Planning for your NGO. Tersedia https://www2.fundsforngos.org/featured/undertake-strategic-planning-ngo/ [19 Juni 2016]
Sukma D. (2012). Rencana Strategis dalam Cetak Biru Kegiatan dan Rencana Kerja Organisasi. Tersedia http://keuanganlsm.com/rencana-strategis/ [19 Juni 2016]

Perencanaan serta langkah-langkahnya

Perencanaan dalam sebuah perusahaan dan oprganisasi merupakan hal penting yang harus dilakukan agar program-program tersebut dapat menunjang terlaksananya tujuan dari perusahaan atau organisasi yang tentunya ditentukan bagaimana cara seorang manager menyusun sebuah perencanaan tersebut. Seperti halyang yang dikatakan oleh Stephen Robins dan Mary Coulter perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.

Menurut Robbins dab Coulter perencanaan tersebut ada dua macam bentuknya yaitu :

Rencana formal adalah rencana tertulis yang telah ditetapkan dan harus dilaksanakan suatu perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu dan merupakan rencana bersama anggota korporasi. Maksunya setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu agar tujuan dapat diwujudkan. Rencana formal ini dibentuk untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan untuk tujuan bersama sebuah organisasi atau perusahaan.
Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Rencana informal ini biasanya mencakup pada kemampuan anggota dalam hubungannya dengan seorang manager. Maksudnya tidak tertulis disini adalah rencana yang tidak ada dalam ADRT sebuah perusahaan atau organisasi, rencana ini bersifat tidak tetap hanya berada pada kondisi tertentu saja.

Pada sebuah rencana formal atau rencana bersama tentunya memiliki tujuan tertentu agar mengikat anggota untuk tetap berada pada komitmen menjalankan sebuah tugas bersama. Oleh karena itu perencanaan tersebut memiliki tujuan seperti yang dikemukakan lagi oleh Robbins dan Coulter yaitu :

Pengarahan Pada Manager dan Anggota atau Karyawannya

Melalui sebuah perencanaan, anggota sebuah organisasi atau karyawan sebuah perusahaan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan menghasilkan usaha yang terkoordinasi, dimana dengan sebuah perencanaan seorang manager dengan sendirinya akan bekerja sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan termasuk dalam mengarahkan anggotanya dalam target yang ditentukan. Sehingga anggota dan karyawan bekerja sesuai arah koordinasi seorang manager yang tidak terlepas dari perencanaan awal. Karyawan dan anggota pun akan melakukan apaupun untuk mencapai sasaran program.

Pengurangan Ketidakpastian

Perencanaan yang dibuat dapat mengurangi ketidakpastian dengan mendorong seorang manajer untuk melihat arah kedepan. Artinya seorang manager dapat mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan dampak perubahan, dan menyusun tanggapan yang tepat terhadap perubahan tersebut. Perencanaan juga dapat menjelaskan akibat dari berbagai tindakan yang mungkin dilakukan oleh manajer dalam rangka menanggapi perubahan. Meskipun perencanaan tidak dapat menghapuskan perubahan, merencanakan supaya dapat mengantisipasi perubahan dan membuat tanggapan yang paling efektif dan tepat.

Peminimalisiran Pemborosan.

Perencanaan yang terarah dan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan maka anggota atau karyawan akan bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Perencanaan juga dapat mengurangi kegiatan-kegiatan yang tumpang tindih dan sia-sia. Jika berbagi kegiatan kerja dikoordinasikan perencana yang mapan, pemborosan waktu dan sumber daya serta berbagai kegiatan rangkap dapat diminimalkan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan ketidakefesiensian dalam perusahaan.

Penetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya

Perencanaan juga bertujuan agar dalam menentukan standar pada tahap selanjutnya berjalan dengan baik, karena melaui perencanaan yang matang secara tidak langsung akan ditemukan proses pengontrolan dan pengevaluasian yang matang pula. Perencanaan digunakan sebagai sasaran atau standar untuk mengendalikan. Apabila kita tidak pasti mengenai apa yang ingin kita capai, kita tidak akan mengetahui apakah kita sudah benar-benar mencapainya atau belum. Dalam perencanaan, kita menyusun sasaran dan rencana itu. Kemudian melalui fungsi pengendalian, kita memperbandingkan kinerja aktual terhadap sasaran tersebut, mengindentifikasi setiap penyimpangan yang besar, dan mengambil tindakan koreksi yang perlu. Tanpa perencanaan tidak akan ada cara untuk mengendalikan.

A. PERENCANAAN YANG BAIK DAN EFEKTIF

Perencanaan yang baik dan efektif akan berjalan baik dan baik atau tidaknya menurut George R Terry dapat diketahui melalui pertanyaan-pertanyaan dasar mengenai perencanaan, yaitu 5W+1H :

Membicarakan masalah tentang apa yang menjadi tujuan sebuah perencanaan dan hal-hal yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan perencanaan tersebut.

Membicarakan masalah mengapa tujuan tersebut harus dicapai dengan mengapa beragam kegiatan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut

Membicarakan masalah dimana program dalam perencanaan tersebut dilaksanakan

Membicarakan masalah kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan dan diakhiri.

Membicarakan masalah siapa yang akan melaksanakan program tersebut.

Membicarakan masalah bagaimana cara melaksanakan program yang direncanakan tersebut.

Dengan melakukan kategori di atas, maka seorang manager akan mudah dalam melaksanakan program atau kegiatan yang direncanakannya. Hal ini dikarenakan, metode yang dilakukannya terpola secara baik dan berkesinambungan yang melibatkan berbagai macam objek penunjang pelaksanaan program atau kegiatan.

Perencanaan yang Efektif mencakup dua hal penting:

Tujuan merupakan hasil utama yang diinginkan sebuah perusahaan atau organisasi, baik itu dalam bentuk apapun seperti tujuan perusahaan atau organisasi (visi dan misi), tujuan program, atau tujuan berjangka. Tujuan dijadikan arah bagi semua keputusan manajemen dan membentuk kriteria yang digunakan untuk mengukur hasil pencapaian kerja. Jika tidak mengetahui apa target atau hasil yang inginkan, maka tidak akan bisa menetapkan rencana untuk mencapainya.

Untuk menetukan sebuah tujuan maka tujuan tgersebut harus diklasifikasikan agar tidak terjadi percampuran tujuan yang tidak sesuai dengan program yang tel;ah direncanakan. Tujuan tersebut dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu tujuan yang dinyatakan (stated goals) dan tujuan riil. Stated goals merupakan tujuan yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. tujuan seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan tujuan riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan yang hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggota atau karyawan sebuah perusahaan atau organisasi.

Untuk menentukan sebuah rencana yang baik dan efektif, maka diperlukan sebuah penentuan rencana yang merupakan hal pokok sebuah perusahaan atau organisasi. Hal ini dikarenakan rencana adalah dokumen yang merangkum cara mencapai sasaran dan biasanya menggambarkan alokasi sumber daya, penyusunan jadwal, dan tindakan lain yang diperlukan untuk mencapai sasaran itu. Ketika para manajer merencana, mereka membuat sasaran dan sekaligus rencana. Efisiensi rencana diukur berdasarkan jumlah kontribusinya kepada maksud dan sasaran setelah biaya ditutupi dan berdasarkan konsekuensi lainnya yang tidak dicari, yang diperlukan untuk memformulasi dan mengoperasikannya.

Adapun jenis-jenis rencana menurut menurut Stoner dan Wenkel adalah rencana strategis (strategic plan) dan rencana operasional (operational plan). Rencana strategis merupakan rencana yang ditentukan untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih luas yang memuat visi dan misi organisasi atau perusahaan. Sedangkan rencana operasional adalah rencana yang berfungsi sebagai pelaksanaan dari rencana strategis. rencana operasional juga merupakan rencana sekali pakai (single use plan); dikembangkan untuk mencapai tujuan khusus dan dibubarkan bila rencana ini telah selesai dilaksanakan, dan juga termasuk rencana tetap (standing plan); untuk menangani keadaan yang selalu berulang-ulang dan dapat diperkirakan seperti legitimasi, undang-undang sebagai sebuah peraturan dan prosedur-prosedur lainnya.

Perencanaan yang efektif dan baik memiliki langkah-langkah sebagai berikut

Menyadari adanya perluang. Artinya, kesadaran akan suatu kesempatan merupakan titik awal yang sebenarnya dari perencanaan. Hal itu meliputi suatu pandangan pendahuluan terhadap kemungkinan adanya peluang-peluang di hari depan dan kemampuan untuk melihatnya dengan jelas dan lengkap, suatu pengetahuan tentang dimana kita berdiri pada sudut kekuatan dan kelemahan kita, suatu pengertian tentang mengapa kita ingin memecahkan ketidakpastian, dan suatu visi tentang apa yang menurut harapan kita akan kita dapatkan.
Menentukan tujuan. Artinya, tujuan-tujuan yang menentukan hasil-hasil yang diharapkan menggambarkan hal-hal akhir yang harus dilakukan, dimana penekanan penting harus ditempatkan, dan apa yang harus dicapai oleh jaringan strategi, kebijakan, prosedur, peraturan, anggaran dan program-program.
Menentukan Premis. Artinya, Premis adalah asumi-asumi perencanaan. Dengan kata lain, lingkungan yang diharapkan dari rencana-rencana yang sedang dilaksanakan. Apabila premis perencanaan yang konsekuen makin dipahami oleh perencana, maka akan semakin terkoordinasilah perencanaan perusahaan itu.
Menentukan arah tindakan alternatif. Artinya, langkah keempat di dalam perencanaan adalah mencari dan memeriksa arah-arah alternatif dalam tindakan, khususnya yang tidak nampak dengan segera.
Mengevaluasi arah tindakan alternatif. Artinya, dalam langkah ini, tindakan dan kegiatan yang telah dilakukan perlu dilakukan evaluasi kekurangan dari tindakan alternative yang diambil dan dirasa menghambat atau menggangu jalannya kegiatan tujuannya agar tidak terjadi kesalahan para tahap-tahap selanjutnya dari kegiatan tersebut
Memilih satu arah tindakan, artinya langkah yang terakhir dari perencanaan ini merupakan langkah yang paling menentukan untuk melanjutkan pada proses pelaksanaan.

Dilain hal, sebeuh perencanaan yang baik dan efektif haruslah memiliki criteria-kriteria sebagai berikut :

Logis dan Rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan.
Komprehensif. Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat komprehensif. Artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung terhadap perusahaan. Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus kita jalankan, tetai juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan.
Fleksibel. Artinya, perencanaan yang baik diharapkan dapat beradaptasi dengan perubahan dimasa yang akan datang, tapi bukan berarti perencanaan itu dapat diubah seenaknya.
Komitmen. Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.
Realistis, perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan realistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.

Hambatan Perencanaan Yang Efektif Dan Baik

Seorang manajer bertindak otoriter

Manajer disini, tidak memikirkan kebutuhan karyawan hanya megutamakan aturan yang mengikat karyawan dalam membuat perencanaan

Kurangnya koordinasi antara atasan dengan bawahan sehingga menyebabkan perncanaan kurang terarah

Kurangnya sumber daya manusia

Sumber daya manusia dalam kategori jumlah dan keterampilan

Kurangnya sumber daya modal
Karyawan atau anggota lebih memikirkan kebutuhan pribadi
Penyusunan rencana yang lamban seringkali membuat fungsi-fungsi dari setiap bagian perusahan tidak berjalan dengan smestinya.

B. KRITERIA PENILAIAN YANG BAIK PERENCANAAN

Perencanaan yang baik dapat dinilai jika adanya :

Perencanaan disusun sesuai dengan tujuan perusahaan
Tepat sasaran
Manager menjalankan fungsinya sebagai seorang coordinator
Anggota atau karyawan berada dalam satu koordinasi
Anggota atau karyawan menjalankan fungsinya sesuai dengan perencanaan program
Adanya peningkatan kualitas kerja karyawan atau anggota
Perencanaan berhasil membuat sebuah pelaksanaan
Adanya pembagian sub-sub koordinasi untuk menjalankan sebuah program
Adanya kesepahaman antara manager dengan karyawan atau anggotanya dalam membuat sebuah perencanaan

Dengan kriteria-kriteria tersebut seorang manager akan dapat melakukan dan melaksanakan dari perencanaan yang telah disusun, dan menjadi patokan bagi perusahaan, organisasi, kelompok, atau individu lain sebagai penilaian yang baik terhadap perusahaan atau organisasi dalam

James A.F Stoner. Manajemen Eisi Kedua, jilid I. Erlangga, Jakarta. 1996

www.wikipedia.com. Perencanaan, diakses tanggal 24 November 2013

Stephen P Robbins & Mary Coulter, Manajemen, Jakarta, Indeks Group Garamedia. 2004

Susmitro, Andi. 2007. Manajemen perencanaan. Jakarta. www.wikepedia.com diakses tanggal 01 November 2009